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5 beneficios para tu empresa al contar con autoservicio de empleados

El departamento de recursos humanos tiene el objetivo de dar al empleado información que sea precisa y oportuna, ya sea de su trabajo, sueldo o cualquier dato que competa al trabajador. Para poder cumplir con esto muchas empresas están implementando un portal de autoservicio de empleados, de esta manera podrán llegar a su meta con más facilidad y lograrán mantener la comunicación fluida con los trabajadores.

Es importante entender qué es un portal de autoservicio, comprendiéndolo como sistemas que se basan en la nube y que tienen la funcionalidad de dar acceso a los empleados a registros de recursos humanos. Al mismo tiempo que les da la capacidad de realizar cambios en la información de nómina o beneficios por su cuenta, siempre bajo el control de los encargados.

 

Ventajas que se obtienen al implementar un autoservicio de empleados

 

Este sistema aporta un gran beneficio tanto para los empleados como para el departamento. Los encargados de RRHH de inicio puede resentir el cambio; sin embargo, las ventajas son innegables para toda la organización:

 

  1. Minimizar costos. Cuando los empleados pueden acceder a su información a través de una plataforma basada en la nube también puede reducir costos relacionados con la fuerza laboral. La capacidad de responder sus propias preguntas y resolver problemas por ellos mismos ayuda a minimizar costos.

 

 

  1. Seguridad en la información. Siempre existe la posibilidad de cometer algún error cuando los empleados obtienen información de sus compañeros encargados de la gestión del talento humano. Sucede que dicha información podría ser vital para el bienestar financiero y profesional del empleado.

 

 

Sin embargo, esto puede contrarrestarse con un sistema de autoservicio de empleados, en donde el elemento de error humano se elimina al obtener la información directamente de la fuente. Pues son los mismos empleados los que verifican y cambian sus propios datos, reduciendo así la posibilidad de equivocaciones. Obtener información precisa es de vital importancia.

 

 

  1. Facilidad al acceder a la información sobre beneficios. Sin importar el tamaño de la empresa, siempre tendrán mucha información que manejar para mantenerse al día, y asegurarse que su fuerza laboral esté completamente cubierta con los beneficios que les otorga su empleo. En este sentido, un sistema de autoservicio puede ayudar a rastrear y monitorear toda la información de beneficios, como las contribuciones de los empleados, los detalles de la cobertura y el historial de pagos.

 

 

  1. Fortalecer a los empleados. Además del ahorro de tiempo y dinero, el hecho que los empleados puedan acceder al autoservicio, hace que se involucren y que estén capacitados para tener el control de su propia información personal. Pueden cambiar o actualizar la información de forma rápida y sencilla, y si desean acceder a sus datos de empleo pueden verificarlo en cualquier momento desde cualquier dispositivo sin tener que esperar a estar en la oficina.

 

 

  1. Ahorra tiempo. Es una realidad que dentro del departamento de recursos humanos, se concentra mucho tiempo en realizar tareas administrativas como lo es el procesar información para los empleados y responder preguntas sobre sus dudas. En cambio, no se presta la atención debida a la planificación estratégica de negocios, la contratación y la retención y las mejoras en el lugar de trabajo.

 

Al contar con autoservicio de empleados este tiempo dedicado a responder preguntas ya no será necesario, pues los mismos trabajadores podrán acceder a sus datos, ya no tienen que esperar a que alguien los ayude. Ellos mismos pueden acceder a información sobre sus beneficios, compensación y otros datos, cuando sea más fácil y conveniente para ellos. De esta manera el departamento de RRHH tiene más tiempo para dedicarlo a otras tareas de operación estratégica.

 

 

Sin duda el mayor beneficio que la empresa da a sus empleados es el excelente servicio que le brinda a su fuerza laboral, su elemento más importante. Para tener un buen control, confianza, seguridad y transformar su forma de operar y dejarle más tiempo para hacer crecer su negocio lo ideal es implementar los módulos de SuccessFactors, como Employee Central Payroll, el cual es una herramienta para que el funcionamiento de la organización fluya sin problemas.

Además, el sistema de autoservicio de empleados es intuitivo y sencillo de usar, está basado en la nube, lo que permite el acceso en cualquier sitio, dando facilidad de manipular la información cuando así lo necesiten. El dar poder a los empleados les proporciona confianza y les hace sentir que se les considera y toma en cuenta. Permite que tus trabajadores puedan contactar con lo que necesiten del departamento de RRHH desde un canal periférico.

 

Empresas como Toronto transit o Uniper SE, en el sector energético, han implementado el autoservicio, fortaleciendo su estrategia de recursos humanos centrados en los empleados. Cambiando por completo la experiencia para mejorar su participación.

 

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender las necesidades de tu departamento de recursos humanos?, con SuccessFactors y sus distintos módulos para la gestión del talento humano, como Employee Central Payroll podrás optimizar esta área de la organización.

 

¿Sabías que un software de rh es la solución completa para gestionar todos los procesos de rrhh en las empresas? Podrás acceder a información, automatizar actividades y ahorrar costos.

¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿precisas contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, o quizá, ¿necesitas que tu sistema de nómina este fluidamente unido al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso?

 

 

No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con el módulo de SAP SuccessFactors Employee Central Payroll puedes hacerlo.

¿Quieres saber más sobre estos módulos? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software de recursos humanos. Estarás dando un paso para implementar un nuevo sistema sin problemas.

 

PayNext | SAP SuccessFactors Payroll | Software de Nómina

 

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Recursos humanos y nómina: uniendo las piezas

Es verdad que recursos humanos y nómina pueden tener funciones distintas, sin embargo, tienen un punto que las une que son los empleados. Es decir, la nómina se dedica a realizar los pagos y también de hacer los cálculos de los impuestos, y el departamento de recursos humanos pone atención a las horas trabajadas, días vacacionales, los aumentos da salario, entre otros datos que se necesitan para llevar a cabo esta gestión.

Por lo tanto, estas dos áreas deben estar en constante comunicación, en pasarse información de manera eficiente, para asegurar que lo trabajadores no tengan problemas con su sueldo y que su pago sea correcto y que este a tiempo.

 

Por lo tanto es necesario que ambos departamentos se vean como un equipo, que están colaborando para realizar una misma tarea, cada uno aportando elementos importantes. Sin embargo, en mucha ocasiones no es así y lo que resulta es un proceso que puede verse obstaculizado por los frenos que cada uno le pone al otro.

 

Recursos Humanos y nómina ¿En qué departamento va realmente la gestión del pago a los empleados?

 

Un punto a considerar sobre la nómina es que a menudo no se sabe bien en donde colocarla, es decir, si bien es cierto es necesario que exista conexión con el departamento de recursos humanos, muchas empresas comienzan a ver su importancia y deciden ponerla dentro de RRHH. Otros tantos prefieren que este dentro de finanzas. En muchas ocasiones no se decide sobre qué área deberá estar al tanto de su supervisión.

En muchos casos esto quiere decir que es vista como algo que es necesario, pero igual les resulta indiferente hasta cierto punto. Malamente la nómina es vista como una tarea ingrata que solo se nota cuando hay un problema.

 

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La duda sobre quién debe hacerse cargo de la nómina se da ya que al tratarse de cálculos, impuestos, bonificaciones, prestaciones, todo esto se considera responsable de finanzas. Por otra parte, esos pagos van a personas dentro de la empresa, que son responsabilidad de RR.HH. y esos pagos son parte del esfuerzo por mantener la fuerza laboral motivada y el lugar de trabajo tranquilo. La duda continua si contemplamos y la privacidad de datos, y parece que la nómina pertenece tanto a RRHH como a finanzas.

 

Bueno, la verdad es que no existe una respuesta precisa para este cuestionamiento, tendrá que verse de acuerdo a la situación de cada empresa. Quizá entre más grande sea la organización la nómina se relegue para finanzas; y se trate de una empresa mediana se destine a RRHH.

Hay que tener cuidado de no ampliar la brecha entre recursos humanos y nómina, ya que lo que se quiere es que ambos compartan el propósito común que podría surgir cuando los dos departamentos comparten la responsabilidad de Nómina. Es importante ver que al mantener a RR.HH. involucrado permite al departamento aprender más sobre cada empleado y encontrar formas de mejorar la experiencia laboral.

 

Sin embargo, mientras no exista un sistema centralizado que alinee las dos distintas áreas pero esenciales, acortar brechas es casi imposible.

 

Conflictos que suelen darse en recursos humanos y nómina

 

  • Informes manuales. Tanto recursos humanos y nómina siguen utilizando informes manuales, esto sin duda crea un sistema desordenado. Entonces muchos de los cálculos aun se siguen realizando a mano. Todo esto hace que los trabajadores consuman una enorme cantidad de tiempo del personal y sigan estando plagados de posibles errores e ineficacia.

 

  • Informes al azar. No conforme con realizar informes a mano, cada departamento tiene un sistema diferente para la recopilación de datos. Esto lo único que significa es una acumulación extra de trabajo, ya que al no cuadrar ambos sistemas, es decir, el no contar con un sistema centralizado, lo que hace es que se crea una desconexión entre los departamentos.

En cambio, para evitar ineficiencias por esto procesos, es necesario cerrar esa brecha para minimizar la carga de ambos departamentos y ahorrar tiempo y dinero a la empresa. Esto se consigue implementando sistemas digitales.

 

  • Distintas personalidades. Uno de las principales diferencias entre estos dos departamentos es la personalidad de cada uno. Sucede que mientras los recursos humanos se preocupan por las necesidades y satisfacción del personal, considerando aspectos como lealtad o motivación, lo que puede conservarse como algo abstracto, los encargados de la nómina se concentran en números, cálculos, pasan la jornada viendo que las cuentas sean claras y que no exista un descuadre. Por lo tanto, cada uno tiene un enfoque diferente, esa orientación en ocasiones resulta crucial para las diferencias.

 

Automatización: la solución

Una de las grandes soluciones a estas problemáticas es la implementación de sistemas, software especializado y centralizado, en donde ambos departamentos puedan unirse y desde ahí compartir información, realizar informes, crear comunicación sin terceros. Además de automatizar tareas, haciendo posible la vinculación de todas las diferentes funciones en un sistema único y eficiente.

Con un sistema automatizado la nómina y los recursos humanos se combinarían digitalmente, esto ocasionará que los cambios en las normas fiscales, las modificaciones en la nómina o los beneficios se configurarán en el software sin problema. Por ejemplo, el encargado de llevar el proceso de nómina  podrá supervisar el proceso y asegurarse de que se alinee con los objetivos de la empresa, al mismo tiempo, podría reportar a RR.HH. o finanzas sin afectar la coordinación entre los dos departamentos.

 

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Todos los datos de los empleados se ingresan en el sistema, y ​​este puede rastrear información importante como el registro de asistencia del empleado, el desempeño y las fluctuaciones en el salario. En sí, este sistema puede ahorrar una gran cantidad de tiempo cuando se trata de procesar la nómina. Esta forma de consolidación devuelve la función de nómina a Recursos Humanos y alinea los dos departamentos de manera natural e intuitiva para ambos departamentos.

 

 

Por fortuna está Employee Central Payroll de SuccessFactors, un módulo de gestión de nómina que se adapta perfecto para la unión de recursos humanos y nómina hace que las actividades sean sencillas, confiables y seguras. Además, permite la automatización y el almacenaje de toda la información en un mismo lugar, dejando atrás procesos manuales y confusiones y pérdidas de datos.

 

Dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender las necesidades de tu departamento de recursos humanos?, con SuccessFactors y su módulo para la gestión de la nómina Employee Central Payroll podrás optimizar esta área de la organización. Pon atención, un software de rh es la solución completa para gestionar los rrhh en las empresas. Podrás acceder a información, automatizar actividades y ahorrar costos.

 

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¿Te gustaría ver la información en tiempo real y que este incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, o quizá, ¿necesitas que tu sistema de nómina este fluidamente unido al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso?

No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con el módulo de Employee Central Payroll de SAP SuccessFactors puedes pagar la nómina de los empleados. ¿Quieres saber más sobre estos módulos? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software que te permite hacer tu nómina digital.

 

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Nómina y RRHH: ¿Es realmente el departamento de nómina responsabilidad de RRHH?

El día de hoy hablaremos de la relación entre nómina y rrhh ¿dónde ubicar la gestión de nómina?, siempre habrá dilema sobre cuál debería ser el departamento de nómina encargado; mientras unos argumenten que el área de finanza debe hacerse cargo, otros tantos apoyan el hecho de que es la nómina responsabilidad de RRHH. Algunos más dicen que es una tarea de ambos departamentos; sin embargo, la verdadera pregunta es si realmente importa determinar quién debe ser el encargado, o quizá cuestionarse más en sus procesos y su adecuada ejecución.

 

Al día de hoy la discusión sobre quién debe ser el responsable continua, ya que además de abarcar las finanzas y el flujo de efectivo, también existe gestión de los empleados; y es precisamente esta dualidad la que hace que sus procesos en muchas ocasiones no puedan ser direccionado a un área específica. Nadie niega la importancia de la administración de la nómina, pero en muchas ocasiones cuesta ubicarla dentro de la empresa.

 

¿Nómina y RRHH?

 

Por otra parte, los que están a favor de que nómina y rrhh estén en el mismo departamento argumentan que los que gestionan el talento de una empresa tiene una mejor comprensión y mayor sensibilidad del procesamiento de la nómina, debido a los problemas que surgen si su proceso no está adecuado o no está a tiempo.

Además, los que trabajan en recursos humanos saben cómo manejar ese tipo de información pues tienen experiencia, ya que todos los datos de esta actividad son confidenciales.

 

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Lo que sucede es que algunos encargados de las empresas consideran que precisamente al llevar información confidencial y financiera, la nómina debe permanecer dentro de RRHH, ya que también pueden solucionar las dudas y situaciones que los mismos trabajadores pudieran tener con respecto a este tema. Además, es responsable de la mayor parte de los elementos procesados ​​en la nómina, como salario, bonificaciones, deducciones, entre otras.

 

Es verdad que la nómina también son finanzas y cuentas precisas, pero en su raíz es un trato con las personas, debido a que los trabajadores esperan un pago en tiempo y forma. Por lo tanto, si consideramos que el departamento de recursos humanos se encarga de gestionar a los empleados, podemos pensar que tiene la preparación y capacidad para tratar las preguntas y los problemas que surgen de la nómina.

Situaciones concretas como la contratación, el despido, los aumentos salariales, las deducciones de beneficios, días vacacionales, bonificaciones, entre otras son vistas y tratadas en RRHH. Es decir, en su mayoría los problemas que puedan presentarse con la nómina, los encargados de este departamento lo solucionan. Es por eso que algunos lo consideran como el departamento de nómina.

 

¿Nómina en departamento de finanzas?

Por otro lado, están los del bando financiero, aquellos que les parece más lógico que la nómina este dentro del departamento de finanzas. Al mismo tiempo, es necesario que quien la realice conozca de contabilidad, haga cálculos, sepa de normas fiscales y sus consecuencias en caso de incumplirlas, es decir, tener una detallada y precisa la legislación fiscal.

Se puede decir, a favor del área de finanzas, que la nómina está mejor posicionada dentro de la función financiera porque, después de todo, los profesionales de recursos humanos no están capacitados como contadores.

 

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Además, habrá quien argumente que la nómina pertenece al área de finanzas, puesto que representa el gasto más grande para la mayoría de las organizaciones y, por lo tanto, las conciliaciones y el cumplimiento tributario son vitales para la salud financiera de la empresa. Por lo tanto, parece lógico que sean ellos quienes lo manejen.

 

Dado que las opiniones son encontradas y fuertes sobre el posicionamiento del departamento de nómina y continúan generando discusión, la pregunta sigue siendo si realmente importa dónde se ubica los procesos de esta actividad. Quizás no haya una respuesta correcta o incorrecta y que el posicionamiento de la nómina y rrhh dependa de la empresa a la que atiende.

 

Mientras tanto, la realidad dentro de las organizaciones es que la gestión de la nómina no termina de pertenecer ni a uno u otro departamento, y que las opiniones realmente están divididas. Al mismo tiempo, nadie niega que exista un vínculo estrecho con ambas áreas.

 

Es posible que esta división lo que nos esté diciendo es que quizá la nómina debe estar entre ambos departamentos, puesto que la diferenciación de esta gestión se vuelve complicada.

 

Por otra parte, siempre habrá una pequeña fracción de personas que opine que lo mejor es llevar la administración de la nómina con terceros. Pero, ¿por qué sacar la información confidencial de la empresa si dentro existe personal capacitado para llevarla a cabo?

 

Quizá la pregunta debería estar orientada a los procesos que se tiene para realizarla, a cuestionarse si podrán mejorarse, a considerar implementar sistemas especializados, software que se encarguen de ser un soporte para la gestión de esta tarea.

Sin importar que sea RRHH o finanzas el departamento de nómina, o si ambos lo hacen, se pueda apoyar de un sistema basado en la nube que haga que las actividades sean confiables, seguras, automatizadas, cumpliendo con las normas fiscales. Además que minimicen errores, ahorren tiempo y costos.

 

En este sentido, está Employee Central Payroll, un software que te da todas esas ventajas y hace que la gestión de la  nómina se realice de forma efectiva, con las herramientas necesarias.

 

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