No importa si te pagan cada 15 días o cada mes, cada que recibas tu salario usualmente se te entregará un recibo de nómina. Este documento te indicará qué cantidad recibes al mes y todas las deducciones que se te están realizando en caso de tener algún crédito o préstamo vigente.

Como trabajador tienes derecho a recibir este documento y como empresa tienes la obligación de dárselos a los empleados cada jornada de pago. En Paynext te vamos a mostrar qué es y para qué sirve, qué datos debe de tener el documento y cuál es el formato a entregar.

Tabla de contenido:

1. ¿Qué es y para qué sirve un recibo de nómina?
2. ¿Qué datos debe de incluir el recibo de nómina?
3. Recibo de nómina: ¿En papel o por correo electrónico?
4. Conclusiones

¿Qué es y para qué sirve un recibo de nómina?

Un recibo de nómina es un documento que refleja el pago o renumeración que recibe un empleado cada vez que recibe su sueldo. Este documento es dado por la empresa y debe de ser personal, ya que contiene datos de cada uno de los trabajadores. También son conocidos como recibos de honorarios o simplemente como recibos de pago.

Los recibos tienen varias utilidades para las empresas y los trabajadores. Sirven para que el dueño o empleador tenga una constancia legal de haber cumplido con el pago del salario de sus trabajadores. Además, sirven para notificar todas las deducciones que se han realizado al salario en caso de tener créditos.

Al empleador también le permite reportar con exactitud todos los aportes que han realizado a las instituciones de cada país, como por ejemplo las cuotas y los impuestos retenidos

Por su parte, al empleado le sirve para saber exactamente cuánto ha recibido de salario y como una constancia por sus servicios. Además, también es un documento que sirve como comprobante de ingresos en caso de que el empleado quiera contratar un servicio financiero como un crédito bancario o automotriz.

Este documento puede entregarse de manera física, de manera digital por correo electrónico o se puede descargar desde alguna plataforma oficial de la empresa o compañía en la que trabajas.

¿Qué datos debe de incluir el recibo de nómina?

Todos los recibos de pago tienen con contar con algunos datos muy importantes para poder ser válidos y legalmente aceptados. Deben de contar con información del empleador y los datos del trabajador:

Datos del empleador o la empresa

• Razón social y RFC de la empresa: ambos deben de estar vigentes y válidos ente las autoridades tributarias.
• Registro Patronal y/o Registro ante el IMSS: cada negocio debidamente registrado debe de contar con un documento de identificación que proporciona el IMSS por cada registro patronal, y contiene un registro patronal que haya sido asignado por el IMSS.
• Régimen Fiscal en el que tributa el patrón: son las normas que rigen la situación fiscal de la empresa o persona moral que está pagando el sueldo. Además, se pueden observar las obligaciones y derechos que conlleva la actividad empresarial.

Datos del personal

Los recibos de nómina deben de incluir todos o la gran mayoría de los datos del personal o empleado. Algunos son los siguientes:

• Nombre y RFC del empleado: el RFC debe de estar debidamente dado de alta y vigente para que tenga validez.
• Número de identificación personal: por lo regular se coloca la clave de elector o el código que está detrás de la credencial del INE. Algunos otros empleadores colocan el CURP para la identificación de los trabajadores.
• Número de afiliación del IMSS: también es conocido como NSS, y es un código único por cada trabajador. Esto permite el registro ante las autoridades si se están dando prestaciones.
• Área: todos los recibos de nómina deben de mostrar el área en donde el empleado efectua sus actividades y/o funciones.
• Días de pago: es el apartado en donde se verá el salario percibido durante el periodo de pago (semana, quincena, mes, etc.)
• Fecha de inicio: algunos empleados prefieren que se agregue la fecha de inicio de operaciones para poder demostrar antigüedad.
• Tipo de contrato: cuando el empleado firma el contrato, se mostrará una clave del tipo de contrato. Además, se puede mostrar otra información como la vigencia del contrato (temporal, indefinido, prácticas, aprendizaje, beca, etc.)
• Tipo de jornada: se puede mostrar el turno de trabajo, como diurna, nocturna, mixta.
• Forma de pago: una información muy importante, ya que aquí se muestra la forma de pago del salario, como efectivo, transferencia electrónica, cheque o vales.
• Percepciones: en algunos casos también se muestran las percepciones que se paga al empleador. Total de Sueldos, Total Separación, Jubilación, Pensión o Retiro son algunos ejemplos de lo que va aquí.
• Deducciones: debajo del sueldo siempre vienen las deducciones o los impuestos retenidos por el gobierno.
• Horas extras: cuando se trabajan horas extras, suelen mostrarse también en el recibo de nómina, así como el costo total por hora.
• Incapacidad: si recientemente pediste una incapacidad, se tiene que hacer referencia en el recibo de pago, ya que hay que demostrar ante la Seguridad Social que te pagaron tu sueldo, pero que estás ante una situación de no poder ir a trabajar.
• Salario diario: el salario por día.
• Salario diario integrado: es el reporte que indica el sueldo integrado por los pagos realizados, gratificaciones, prestaciones en especie, comisiones y alguna otra cantidad entregada, según las legislaciones actuales.
• Total del sueldo: el salario total que se te paga, ya con los extras y las deducciones.

Cabe destacar que los recibos de nómina deben de tener todos estos datos, aunque en algunas ocasiones (según la razón social) puede haber más información. Ten en cuenta que los datos deben de estar correctamente redactados para que no haya problemas.

Recibo de nómina: ¿En papel o por correo electrónico?

Hay que tener en cuenta que las legislaciones laborales mencionan que se debe de pagar de manera puntual y ofrecer un documento para probar que se ha dado esa cantidad. Pero, la obligación es sólo el pago, y no se menciona el formato en el que se da el recibo.

Desde hace algunos años el gobierno permite entregar el recibo en papel como tradicionalmente se hace, pero también hace la recomendación de entregarlo de manera digital (mencionando el cuidado del medio ambiente), ya sea por correo electrónico o por un sistema electrónico que la empresa le ofrezca a los trabajadores.

La empresa debe de aportar los recibos de nómina según los medios que ellos elijan, pero debe de seguir algunas reglas:

• Si es en papel, debe de estar en una fuente de fácil lectura para el empleador y con todos los datos que te mencionamos en la parte de arriba del artículo.
• Si es por correo electrónico, lo mejor es enviarlo a los email de la empresa (si es que lo hay). El formato digital debe de ser libre para que los empleados puedan abrirlo en cualquier dispositivo como computadoras o celulares.

Lo más importante es que, si como empresa eliges la opción de dar el recibo de nómina de manera electrónica, es tu obligación darle las herramientas necesarias a los empleados para poder consultarlos de manera puntual y, en su caso, imprimirlos como un comprobante válido.

Es muy recomendable  que esto lo pactes con tus empleados en una reunión o incluso antes de la contratación.

Conclusiones

Un recibo de nómina es un documento que es necesario otorgarle a todos los trabajadores que reciben un salario. Es un documento probatorio en el que se reflejan los datos del trabajador, el sueldo que se le está pagando y otros datos que ayudarán a comprobar ingresos.

Para la empresa, es importante tener comprobantes de egresos que ayuden a mostrar este tipo de gastos ante las autoridades de cada país. Recuerda que puedes darlo en formato físico o de manera electrónico.

Además, recuerda que es muy importante el pagar la nómina de tus empleados de manera oportuna y sin retrasos. El pago de nómina de los empleados es un proceso delicado y debe ponerse atención a cada detalle, el incumplimiento o malos procesos además de generar insatisfacción laboral, pueden llevar a la empresa a infringir cuestiones fiscales.