Las empresas se han dado cuenta de la importancia de la seguridad en la nómina y los datos personales de los empleados. Esto adquiere importancia ya que una organización puede verse afectada por diferentes situaciones al perder datos personales, así como pasar por incidentes informáticos ya sea a causa de sus mismos empleados o ex empleados que puedan hacer uso inadecuado con información de la empresa destinada a la nómina.
Al mismo tiempo, en los últimos años se ha dado una tenencia en donde las empresas han decidido realizar sus procesos de nómina por ellos mismos, pues se han dado cuenta que al tercerizar esta actividad, el riesgo de perder la información o de ser utilizada por externos de maneras inapropiadas, es mayor.
En general, una empresa debe cuidar muy bien sus datos tanto de ex-empleados, proveedores antiguos, empleados actuales, criminales cibernéticos, sus competidores y de las subcontrataciones para gestionar la nómina. Estos son los principales factores que representan un peligro para las organizaciones.
La importancia de resguardar la información de los empleados
Una de las opciones que permite a las empresas mantener la gestión de la nómina dentro de sus instalaciones, y así proteger su información, son los sistemas digitales. Hoy en día contar con programas diseñados y orientados a este tipo de actividad es esencial, pues da autonomía y permite que continúen conservando los datos de sus empleados seguros.
Sí, es verdad que el software también manejan información valiosa, están en la nube, y es normal que se tengan dudas sobre si pueden mantener la seguridad en la nómina y los datos de los empleados. Sin embargo, a lo largo de los años han ido implementado fuertes soportes de seguridad, así como respaldos para proteger todo lo que se introduce en ella.
Existen estándares internacionales que deben cumplir si desean permanecer en el mercado; además, no estarían en auge de no ser porque pueden garantizar protección de información, sin poner en peligro la confianza que una empresa ya ha establecido con sus empleados.
Al mismo tiempo, la protección también es para evitar usos que no son debidos; actividades inadecuadas que puedan darse dentro de una empresa, es decir, que sus propios empleados puedan aprovecharse de estos datos.
La tercerización de la nómina y sus riesgos
Por otro lado, la subcontratación de proveedores externos para la realización de la nómina puede representar un riesgo de pérdida de información. Es verdad que deben asegurar la protección de los datos de las empresas, sin embargo, la protección nunca será completa pues son terceras personas los que manejan.
Al exponer datos privados la empresa presenta su vulnerabilidad, y debe confiar plenamente en quienes subcontraten, para poder dejar en sus manos la información de todos sus empleados.
Cuando la información de los trabajadores y de la empresa se ve quebrantada, la confianza de los empleados puede verse afectada, pues a nadie le gusta que su privacidad, y sobre todo, datos tan importantes se vean comprometidos. Y es la empresa la que debe velar por mantener seguros a sus empleados, es por eso que poco a poco las organizaciones se han dado cuenta que tercerizar puede disminuir la confianza y alterar la seguridad en la nómina y los datos de los empleados.
Cuando hablamos de la exposición de los datos personales de los empleados, pueden ser utilizados para diferentes fines, desde extorsiones, fraudes, problemas de robo de identidad y problemas legales, entre otros. Conservar la confianza entre los empleados es importante, no solo porque puede crecer la rotación, también porque el descontento puede ser tal que pueden ello mismos utilizar la información interna para fines indebidos.
Otra de las razones por las que las empresas están decidiendo no tercerizar sus nóminas, es que puede afectar la calidad de los pagos, no solo está en juego la seguridad de los datos. Al ser un externo quien se encargue de los números, en muchas ocasiones hace falta esa lealtad y compromiso que sí puede obtenerse de los empleados de la misma empresa. Subcontratar puede afectar la relación entre una empresa y sus empleados.
Tercerizar la nómina puede traducirse en pérdida de control, pues los datos salen de la empresa y son manejados por externos, esto puede llevar retrasos si existe algún problema o mal cálculo. Este tipo de situaciones puede llevar a una pérdida de confianza organizacional en la que tanto empeño ha puesto como empresa. Al mismo tiempo, es posible que los costos de la subcontratación no sean los mejores.
En cambio, implementar un software de nómina es la mejor inversión que puede hacerse, puesto que implica contar con un sistema respaldado con años de experiencia, garantizado por cientos de empresas que lo han usado y han confiado su información sin tener complicaciones, ni ver comprometida su integridad.
Inclínate por un proveedor de confianza y que da seguridad en la nómina y los datos de los empleados como lo es Employee Central Payroll de SuccessFactors. Un sistema que te da respaldo y ayuda a automatizar tareas, almacenar información, crear cálculos confiables, realizar pagos a tiempo. También cumplir con las normas fiscales, todo con seguridad y confianza.
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