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Conviértete en un experto en la gestión de tiempo

Sí, la gestión de tiempo casi siempre se considera una tarea difícil, pero esto no quiere decir que sea algo imposible; es decir, con constancia y dedicación es posible alcanzar un nivel de conocimiento y habilidades para poder administrar el tiempo de la manera más eficiente posible.

Sinceramente, tener una empresa exitosa que cumpla con las expectativas y metas de esta, es viable si se aprende a manejar el tiempo, por lo que, toda la plantilla de colaboradores y gerentes deben involucrarse en esta tarea.

Para ello existen estrategias que puedes seguir que te ayudarán a convertirte en un entendido de esta práctica.

 

Matriz de Eisenhower: una herramienta infalible para la gestión de tiempo

 

Con esta matriz es sencillo realizar listas de las actividades por hacer y dar prioridad a lo que realmente debe tenerlo; en otras palabras, podrás organizar tu día y enfocarte en aquellas tareas que te harán avanzar.

Las actividades se dividen en cuatro:

1. Urgente e importante. Toda actividad que debe hacerse en ese mismo día

2. Importante, sin ser urgente. Pueden esperar, pueden programarse

3. Urgente, sin ser importante. Estas actividades pueden delegarse

4. No es urgente ni importante. Estas tareas pueden desaparecer y no pasará nada

 

Una de las ventajas de esta matriz es que puede ser usada para planear tareas diarias y semanales.
Ahora bien, posiblemente te estarás preguntando la diferencia entre urgente e importante, ¿cómo identificar la una de la otra?
Empecemos con lo que se considera urgente, y para entender qué tan urgente es una actividad es preciso ver el tiempo que se tiene para terminarla; es decir, entre mas cerca este la fecha limite será urgente.

 

Por su parte, las tareas importantes se medirán de acuerdo a las prioridades, en otras palabras: la actividad que has catalogado como importante, ¿te aportará y te llevará a alcanzar, por ejemplo, el objetivo del departamento?
Una vez establecidas la división de las actividades debes definir cuándo te ocuparás de cada una de ellas. También debes tener claro el tiempo que te llevarán, el objetivo es terminarlas antes que se conviertan tareas urgentes.

 

Por supuesto, también están las emergencias, cuando surja alguna debe tener prioridad, eso sí, después de resolverla podrás regresar a la matriz y la división de tareas.
La Matriz de Eisenhower es un buen ejercicio para la administración de tiempo.

 

3 aspectos que tienes que solucionar si quieres ser un maestro en la gestión de tiempo

 

1. Que tu trabajo sea de valor

No se trata de estar todo el día lleno de actividades, sino de averiguar cuánto es el tiempo de verdadero trabajo; es decir, de las horas en total de la jornada semanal, ¿cuántas de esas horas es de trabajo?, y de esas horas, ¿cuántas dedicas a realizar tareas que ayuden a cumplir objetivos?
Esto no quiere decir que tendrás que trabajar mas horas, sobrecargarse es contraproducente, lo que quiero decir es que, si haces una buena planeación de tus actividades, creas un horario y avanzas en tareas importantes, habrás tenido una jornada exitosa.
Si quieres conocer más sobre prácticas sencillas pero efectivas para la Administración del Tiempo da click aquí

 

2. ¿La tarea en la que estás, te hará avanzar?

¿De verdad piensas que tener una bandeja de entrada vacía, que checar y contestar todos los mails es saber gestionar el tiempo?, por supuesto que hay correos que deben contestarse, pero no todos serán urgentes ni importantes como para pasar media mañana al pendiente de ellos.
Esta tarea puede volverse obsesiva o dar a pensar que terminarla es avanzar, por desgracia, existen otras actividades parecidas a esta que pueden tomar una buena parte de la jornada laboral sin aportar un progreso real.
Para evitar estas cuestiones, es primordial aprender a priorizar tareas y responsabilidades, reconocer lo importante de lo urgente.

3. Usa la tecnología a tu favor

La tecnología puede ayudar a bloquear todas aquellas páginas web y redes sociales, incluso, el correo electrónico; en fin, poner un muro en todo aquello que están quitando tiempo. Hay que evitar esas distracciones y delimitarlas a un espacio pequeño y específico de tiempo.
Por otro lado, usar la tecnología es también implementar software para la gestión de tiempo en el trabajo, el cual te ayuda a manejar distintas tareas, proyectos en equipo y personales. Te da plantillas compartidas en donde todos los involucrados están al tanto de los avances; actividades que como gerente puedes monitorear y conocer las horas de trabajo productivo de los empleados.

Y es que es necesario estar al pendiente de la productividad, del tiempo trabajado y del tiempo libre de los trabajadores, y para poder tener un verdadero control existen estos sistemas, que además están en el la nube.
Podrás obtener registros, reportes y datos duros que te ayuden a administrar mejor el tiempo, creando así mejores estrategias para obtener un beneficio directo de crecimiento y formar una fuerza laboral con mejores resultados.

 

Si quieres saber porque un sistema de control de asistencia es una herramienta indispensable en tu empresa da click aquí

Finalmente, si se deseas mantenerte en este mercado cada vez más competido, es preciso comenzar a implementar la tecnología de la manera más inteligente, echar mano de un software que te ayude a tener una gestión de tiempo optimizada y automatizada.
Que respalde tus estrategias y planes, que te haga convertirte en un verdadero maestro en la administración de las horas de trabajo.

 

Para saber para qué sirve un sistema de control de asistencia de personal en el trabajo da click aquí

Ahora dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.

 

 

 

Pon atención a lo que te voy a decir, con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.

 

¿Quieres saber más sobre el módulo de Employee Central Time and Attendance Management? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software. Estarás a paso a ser un experto en la gestión de tiempo.

 

 

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5 estrategias que funcionan para el control de tiempo y asistencia en la fuerza laboral moderna

El avance tecnológico no solo ha invadido la vida cotidiana, también ha llegado a las empresas. Por eso, las organizaciones han tenido que ir adaptándose a las innovaciones y a las nuevas herramientas como lo es un sistema de control de asistencia del personal.

En ese sentido, si las empresas quieren permanecer en un mercado de constante cambio y ser competitivas, deben plantearse seriamente dejar practicas obsoletas al controlar el tiempo y la asistencia en los empleados.

Y es que, la implementación de la tecnología en las organizaciones significa tener acceso a soluciones administrativas adaptadas a la fuerza laboral moderna. Además, introducirla en el área de trabajo no debería representar un conflicto, puesto que los trabajadores están adaptados al uso de esta en su día a día.

De manera particular en lo referente a la automatización de tiempo y asistencia, utilizar los programas como una herramienta para los procesos empresariales trae ventajas y beneficios, puesto que usar algún sistema de control de asistencia ayuda a incrementar el desempeño y por lo tanto la productividad.

Ahora dime, ¿quieres estar dentro de las empresas obsoletas o dentro de las mejores y en la vanguardia?

 

 

¿Qué acciones se pueden tomar para implementar un sistema de control de asistencia del personal de acuerdo con las exigencias del mercado moderno?

 

 

  1. Automatización e información al instante

Si dentro de la empresa siguen existiendo sistemas manuales o programas sin automatización, el retraso es evidente.

Estoy hablando de dejar viejas técnicas y automatizar de manera total los procesos administrativos. Esta acción que pareciera pequeña, no lo es.

Al automatizar completamente se incrementa la productividad y los costos laborales disminuyen.

Asimismo, cuando se integra un software de asistencia con la nómina y actividades de RRHH, es posible contar con un panorama completo y unificado, tener datos duros, información precisa y confiable.

No hay duda de que al contar con esta información se puede tener más control de los problemas, retos o cambios que enfrenta la empresa.

 

 

  1. Controlar asistencias y ausencias

Si de verdad se quiere tener un impacto considerable en cuestión de eficiencia, cumplimiento de labores y aumentar bajos niveles de productividad, es preciso implementar sistema de control de asistencia del personal.

En un software de asistencia se pueden apuntar ausencias, controlar la hora de llegada; también usar aplicaciones para agilizar y flexibilizar la información y el control de asistencias.

Además, es posible supervisar el trabajo de los empleados, así como proyectos individuales o en equipo.

 

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  1. Visibilizar información

Además de integrar los sistemas de control de asistencia en actividades como la nómina y tareas de RH, también es bueno realizar mejoras en el trato y confianza con lo empleados. Esto se puede lograr con la tecnología.

Un software de asistencia da acceso a que los trabajadores puedan ver las hojas de asistencias, sus horas trabajadas, horas extras y días de vacaciones; en fin, información en cuanto a horarios y días laborados.

El objetivo es visibilizar la información no solo para gerentes o encargados de área, también para los empleados, para que puedan tener una idea de sus datos sin necesidad de acudir a cada momento al departamento de RH.

En otras palabras, contar con un sistema de autoservicio, pero que también sea fácil de usar y accesible.

 

 

  1. Toma de decisiones gracias al control de datos en tiempo real

Tener control sobre la información de la entrada y salida de los empleados es fundamental; pero lo valioso no son los datos por sí mismos, sino lo que se puede hacer con ellos.

Entonces, hay que implementar un sistema de control de asistencia de personal para recopilar todos los datos y que la información obtenida ayude al pago de los trabajadores y monitorear su desempeño.

Sin embargo, existen algo más que se puede hacer con la información.

Los procesos de la empresa pueden verse seriamente modificados gracias a esta información porque se empieza a tomar decisiones con datos reales. La rotación de personal disminuye y por ende la productividad refleja buenos números.

Cuando el sistema de control de asistencia se implementa, la información que se obtiene es de calidad y en tiempo real, convirtiéndose en una valiosa herramienta.

 

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  1. Flexibilidad y adaptabilidad de los sistemas de control de asistencia

Para lograr adaptarse a la nueva fuerza laboral es necesario implementar sistemas de control de asistencia de personal que sean sencillos de usar, programas que estén personalizados, que la información que arroje sea fácil de localizar y que sea intuitivo.

Al mismo tiempo, que el software de asistencia pueda consultarse dentro del celular, agiliza la adaptación de los empleados y afianza los procesos, puesto que los nuevos trabajadores están acostumbrados al uso de tecnología.

También se debe echar mano de la nube, los sistemas internos pueden reducir oportunidades, pero si las herramientas con las que se cuenta están siempre disponibles obtienes ventajas adicionales.

 

 

Finalmente, si se siguen implementando soluciones de tiempo y asistencias manuales o tradicionales. No hay duda, se quedarán atrasados.

Un sistema de control de asistencia de personal integra los procesos, los automatiza, los acelera, minimiza errores, aumenta productividad; en fin, crea toda una base para que la empresa pueda adaptarse a las exigencias y cambios laborales del día de hoy.

Estamos hablando de un sistema de control de asistencia de personal único, centralizado e integrador que empuje a la empresa a mantener mejores procesos y maximice la fuerza laboral.

 

 

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.

Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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Employee Central Time and Attendance Management y sus principales funcionalidades

Implementar un sistema de control de asistencia de personal es contar con un eje para el departamento de recursos humanos, es tener un soporte que, de información sobre los empleados, su productividad y su asistencia.

Es conocer de manera real cual es el desarrallo de los trabajadores.

Un software como este ayuda a eliminar frustraciones de empleados, cuando ven que el tiempo que invierten en cada proceso los consume y sienten que no avanzan o no logran objetivos.

Employee Central Time and Attendance Management respalda a tu empresa, ya que cada una de sus funcionalidades sirve para solucionar y optimizar las tareas de RH; además es sencilla de usar.

Este software es de SAP SuccessFactors, una empresa con historia, fundada desde 2001, y tiene en su camino 120 millones de usuarios en alrededor de 150 países.

 

 

Características principales del sistema de control de asistencia de personal Employee Central Time and Attendance Management

 

 

¿Necesitas mejorar el uso del tiempo y mantener un registro administrativo de la asistencia?, la verdad es que transformar y controlar estas actividades significa poder tomar estrategias inteligentes.

Con un software de control de asistencia podrás concentrarte en el trabajo que aporte valor y dedicar menos tiempo a la supervisión.

 

 

¿Quieres saber que funcionalidades del sistema hacen esto posible?

 

 

  1. Puedes gestionar desde la nube

Es posible manejar el sistema de control de asistencia de personal desde la nube, en otras palabras, podrán conectarse desde cualquier dispositivo.

Lo que lleva a empleados y altos mandos a tener acceso al sistema en donde quiera que estén, y así dar seguimiento a las acciones, minimizando tiempo y esfuerzo.

El flujo del trabajo y supervisión no se detienen.

 

  1. Reducción de esfuerzo

 

Employee Central Time and Attendance Management

 

¿Qué significa esto?, esto quiere decir que los empleados podrán completar la hoja de asistencia, solicitar días libres, verificar cuales son los saldos de sus vacaciones, etc.

Asimismo, los trabajadores podrán registrar sus ausencias y ver en tiempo real su saldo, considerando sus días vacacionales, horas extras, etc. Sin duda, la vida laboral de los encargados de RH será más sencilla.

Y para facilitar esto, los asalariados pueden hacer este tipo de consulta en donde estén.

 

 

  1. Control del tiempo extra

Mantener un control de las horas extras no es tan sencillo como parece, y más cuando se utilizan diversas plataformas para guardar registros y datos necesarios para calcular el saldo final del trabajador.

Sin embargo, con el sistema de control de asistencia de personal este problema se resuelve y queda en el olvido, puesto que puedes gestionar el tiempo y la asistencia manteniendo los registros en una sola plataforma.  

Asimismo, podrás gestionar las ausencias, lo que permite identificar problemas y causas que provocan ausentismo.

El poder ver en tiempo real el registro de la jornada trabajada y las horas extras, trae sus ventajas, pues podrás llevar un mejor registro de la productividad de los empleados.

 

 

  1. Cumplimiento de los contratos

Si tu empresa cuenta con trabajadores en otro país, despreocúpate, que podrás cumplir los convenios y leyes locales. Esto es posible gracias a que el sistema puede configurarse y adaptarse a los tiempos y sueldos de acuerdo al perfil y tipo de contrato de cada trabajador.

Asimismo, de manera general, el pago del sueldo se calcula de forma automática, gracias al almacenamiento de los datos como horas extras, dependiendo del tipo de jornada, turnos trabajados, días festivos, días de descanso, ausencias, etc.

 

 

 

  1. Flexibilidad

Con el sistema de control de asistencia de personal, puedes gestionar el horario de trabajo, checar entradas y salidas, tener establecido y preparado el calendario con los días de vacaciones de cada empleado, también puede incluirse los días festivos, a fin de llevar un control y que el flujo de trabajo no se vea mermado.

Las ausencia y asistencias se quedan registradas y lo mejor es que puede hacerse desde cualquier dispositivo.

Asimismo, es posible monitorear el tiempo de trabajo, así como el tiempo libre de los empleados.

Además, el software de control de asistencia puede integrarse a la nómina, siendo los encargados de RH los autorizados en realizar correcciones y administrar las plantillas del sistema.

 

 

  1. Ofrece una visión completa de la productividad de los empleados

Las notificaciones e información se reciben en tiempo real, se pueden ver los progresos de los proyectos, las ausencias y las notificaciones. Tanto el gerente como el resto del equipo pueden ver la información.

El sistema de control de asistencia de personal ayuda tanto a los empleados como a los gerentes y encargados de RH, haciendo del negocio una institución confiable.

Es un software unificado, flexible y sencillo, que reúne toda la información una sola plataforma.

 

Finalmente, el sistema de control de asistencia de personal ayuda a automatizar los procesos de recursos humanos, minimizando estrés. También está la posibilidad de incluir a los empleados a ver sus registros creando confianza.

El software de control de asistencia abre las puertas a un negocio inteligente, fluido y capaz de adaptarse a las exigencias y rapidez de mercado.

 

 

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Por qué es importante reconocer y fomentar la puntualidad de los empleados

El tema de hoy es, sin duda, un punto clave dentro de las organizaciones: la puntualidad de los empleados. A nadie nos gusta tener que esperar, sin importar que se trate de compromisos sociales, ni mucho menos cuando es en un contexto de trabajo. Y, sin embargo, la impuntualidad dentro de la oficina es algo que desgraciadamente suele presentarse, en ocasiones, más de lo que se quisiera.

Siempre hay empleados que parecieran estar casados con el retraso.

En ese sentido, la puntualidad de los empleados es un punto clave que los altos directivos y encargados de área deben abordar y controlar, ya que esta ligada a la productividad, a un ambiente tranquilo y de respeto, así como a la reputación de la empresa.

Hay que considerar que la puntualidad de los empleados eleva la moral en la organización, evita que el flujo de trabajo se vea cortado, elimina el descontento por parte de los trabajadores que si son puntales y, que quizá, deban cubrir a sus compañeros mientras estos llegan.

 

Beneficios de la puntualidad de los empleados

 

¿Tienes empleados con buenas capacidades y destrezas técnicas?, ¿qué tan puntuales son?, en este sentido, es importante fomentar la puntualidad de los empleados ya que esto da confianza.

La puntualidad además de poner en evidencia el compromiso y respeto por los compañeros de trabajo y la empresa, también genera relaciones positivas y ricas entre los compañeros, haciendo que el empleado puntual sea más valorado por los encargados de la empresa.

¿Qué otros beneficios se obtienen al fomentar la puntualidad?

 

  1. Habrá fluidez en el trabajo en equipo

La puntualidad de los empleados evitará que existan retrasos en actividades y proyectos que deben realizarse en conjunto.

Eliminar la impuntualidad facilitará la coordinación, haciendo que los proyectos puedan terminarse a tiempo, aumentando así la productividad.

 

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  1. El salario que se paga a los empleados puntuales no tiene deducciones

Es normal que la paga del mes disminuya por retrasos, debido a que la mayoría de las empresas suelen hacer deducciones si el empleado incurre en impuntualidad por cierto número de días.

Y, nadie quiere ver su salario disminuido por descuentos a causa de la impuntualidad.

Por el contrario, hay empresas que ponen incentivos a la puntualidad, beneficiando así ambas partes.

 

  1. Hay más tiempo para planear el día de trabajo

Llegar tarde significa llegar directo a las actividades, a realizar el trabajo. En cambio, si se llega a tiempo se puede planear y ver qué tareas hay por hacer, qué estrategias hacer para poder terminar el trabajo del día.

Llegar a la hora a la oficina hará que se termine el trabajo a tiempo, y así se podrá dedicar el resto del día para las actividades personales.

 

  1. Organización

¿Tienes una reunión y llegaste tarde a la oficina?, esto significa que quizá no tendrás tiempo de checar el tema de la junta o de prepararte para ella. Incluso que no puedas terminar tus actividades a la hora para ir a la reunión.

Las juntas son importantes y se pueden usarlas para destacar y proponer, pero si no existe la puntualidad en los empleados no se podrá hacer.

 

  1. Se forma un ambiente de respeto

El respeto también se manifiesta en la puntualidad, si el empleado llega a tiempo esta transmitiendo que tiene consideración no solo por la empresa, también por sus compañeros.

Esto sin duda crea y fomenta relaciones de trabajo sanas, con respeto mutuo, confianza y fluidez en el trabajo.

 

 

 

  1. Mejora el desempeño laboral

La puntualidad disminuye el estrés y por ende la productividad aumenta. Al llegar tarde se debe terminar todo en el tiempo que queda y es ahí donde pueden ocurrir errores, o incluso olvido de alguna tarea.

Al impulsar la puntualidad de los empleados se podrá cumplir con los plazos asignados con facilidad, las actividades estarán bien hechas y sin tener que invertir energía extra y estrés innecesario.

 

  1. Consideración

¿Tienes una emergencia?, ¿necesitas llevar a tus hijos al doctor?, cuando se trata de empleados puntuales es sencillo que se den un par de horas o la tarde para hacer este tipo de diligencias.

Sin embargo, si es un empleado impuntual, es probable que se tenga más problemas para poder conseguir permisos por salidas especiales.

 

  1. Obtienes valor

Es obvio que los empleados puntuales tendrán preferencia entre los que no lo son, ya que son más confiables, trasmiten compromiso y respeto.

En otras palabras, la puntualidad aumenta el valor como trabajador y da oportunidades de crecimiento.

 

  1. Aumentará la seguridad en el trabajador

El empleado puntual tendrá más confianza, ya que será capaz de terminar cada una de su asignaciones, actividades y proyectos. Además, al contar con tiempo suficiente podrá hacer un buen trabajo, ya que podrá checar y verificar que todo esté en orden antes de entregarlo.

Tendrá menos posibilidad de olvidar algún punto.

 

  1. Se crea un ambiente de confianza

Si se llega tarde de manera constante, esto podría dar un mensaje sobre lo poco que importa el trabajo, sus compañeros, o que su permanencia en la empresa no es importante.

En cambio, la puntualidad en un trabajador crea confianza y asegura la permanecía en el trabajo, incluso aumenta la posibilidad de promoción a un puesto mejor.

La puntualidad ayuda a ganarse el respeto de los demás.

 

Finalmente, impulsar la puntualidad de los empleados traerá ventajas, es una cuestión de ganar-ganar, es un esfuerzo que debe hacerse si se desea crear un negocio que vaya creciendo, alcanzando metas y formando una plantilla confiable de trabajadores.

 

 

 

 

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con Employee Central Time and Attendance Management, software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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Para qué sirve un sistema de control de asistencia de personal en el trabajo

¿Sabías que la gestión de tiempo es uno de los pilares para que exista un flujo constante en el trabajo de cualquier empresa?, pero algo pasa que no se está poniendo la atención necesaria en este tema.

Todos quieren aumentar sus ganancias, ser mas productivos, pero, ¿qué están haciendo para optimizar las horas de trabajo y hacerlo de manera inteligente?

¿Has considerado utilizar los avances tecnológicos para administrar tu tiempo y mejorar la asistencia en el trabajo? Déjame decirte que al introducir las funciones de un sistema de control de asistencia de persona verás cambios en la manera de utilizar tu tiempo.

El software de control de asistencia simplifica tareas, y te da herramientas para solucionar tiempos y asistencias, para gestionar ausencias, administrar al personal, te da la opción de autoservicio para trabajadores, entre otras alternativas.

¿En qué te beneficia contar con un programa de este tipo?, evidentemente se aprovechará más el tiempo, mayor concentración en las actividades, menos pérdida de tiempo, en definitiva, se traducirá en una optimización de las operaciones dentro de la empresa.

Se pueden programar tareas, en fin, con un software de control de asistencia como este podrás disminuir tiempos, y así ocuparte en aquellas actividades de carácter importante para la organización.

Recuerda, contar con un sistema de control de asistencia de personal es crear un ambiente funcional y de flujo constante, sin importar el tamaño de la empresa (pequeña, media o grande)

 

 

La importancia de la gestión de tiempo

 

La gestión de tiempo a través de un software de control de asistencia te abre la posibilidad de cumplir con las normas de la organización; quiero decir, se podrá cumplir a cabalidad las horas de trabajo, los días de descanso, los permisos, etc.

Tener control del tiempo te da las herramientas para hacer seguimiento a los proyectos, tareas y actividades, ya sea de forma individual o en equipo. Además, tanto los altos directivos como los empleados, pueden acceder a la información, crear comunidad, trabajar en equipo, echar mano de los instrumentos para la administración del tiempo y por ende mejorar la productividad.

 

 

¿Puedes repartir las actividades a los empleados evitando así sobresaturar a unos y dejar libres a otros?, sí, es posible, ya que se podrá entender la rutina de trabajo, al poder ver las horas dedicadas por parte de cada empleado a las tareas.

Asimismo, la asistencia de los trabajadores podrá controlarse de manera efectiva, ya que se puede automatizar el monitoreo de hora de llegada y el de salida. En otras palabras, la información de asistencia pude verse en tiempo real.

Y, bueno, poder contar con todos estos datos hace que calcular las horas trabajadas, horas extras, permisos, etc. sea sencillo.

Además, la gestión de tiempo hace que planear y crear estrategias sea una tarea menos laboriosa, ya que proporciona datos duros y resultados.

En definitiva, tener control de la asistencia en el trabajo es una garantía, es de dar un paso gigante para alcanzar las metas de la organización.

Esto significa que saber identificar y separar las tareas urgentes de las importantes, da el empujón necesario para cumplir con los tiempos y metas establecidas.

¿Qué tanto produces tú y tus empleados con el mínimo de tiempo?, o, mejor dicho, ¿qué tanto optimizas el tiempo para hacer crecer a la empresa?, saber administrar el tiempo y la asistencia ayuda a crear un ambiente más optimo dentro de cualquier organización.

Y, ¿qué es lo que la gestión de tiempo te garantiza?, simple:

  • Efectividad
  • Aumento en la productividad
  • Decisiones inteligentes y mejores

¿Qué se debe hacer para lograrlo?, implementar herramientas, por ejemplo, un sistema de control de asistencia de personal, y por supuesto, sumarle las mejores prácticas y estrategias.

 

 

 

Time and Attendance y las ventajas de implementarlo en la empresa

 

Imagino que te has dado cuenta de que puedes encontrar una oferta amplia de sistema de control de asistencia de personal, sin embargo, dentro de todo este abanico de posibilidades, déjame decirte que Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors se posiciona como un sistema flexible, intuitivo y eficaz.

Este programa te da herramientas para que puedas mantener un registro al día de asistencias y ausencias laborales, realizar el cálculo exacto de las horas trabajadas, además, toda esta información la puedes aprovechar al momento de hacer tu nómina.

¿En qué otras tareas te ayudan?, es auxiliar en el manejo de solicitud de días libres y ayuda a crear normas de ausentismo.

Imagina lo que podrías conseguir al tener un departamento de recursos humanos que mantenga en control todos los compromisos y actividades de gestión de tiempo y asistencia en el trabajo.

Lo que quiero decir es, imagina lo que puedes conseguir al implementar el sistema Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors.

Este sistema es usado por empresas alrededor de 150 países; y puedes usarlo en cualquier dispositivo, estés dentro o fuera de la empresa, ya que esta aplicación está en la nube.

¿Realmente ayuda a reducir el esfuerzo de los empleados y por ende aumentar la concentración?, deja te respondo: el personal encargado de gestionar el tiempo y asistencia en el trabajo se ahorra hasta un 36% de energía al usar este sistema.

Entérate, la información que obtienes ayuda a formar registros administrativos confiables y por lo tanto a crear estrategias inteligentes.

 

 

Piensa, ¿qué te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con este sistema de control de asistencia de personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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Cómo mejorar la gestión de tiempo en el trabajo

¿Eres consciente del tiempo que pierdes?, ¿sabes qué situaciones son las que te quitan tiempo? Si tu objetivo es tener una buena gestión de tiempo en el trabajo, es necesario que identifiques en qué actividades inviertes tus horas, y cuántas de ellas no se traducen en productividad.

Para crear planeación y herramientas más útiles, es necesario ver a la administración de tiempo como la destreza de emplear las horas de trabajo efectivamente y, al mismo tiempo, como el implementar procedimientos que incentiven la eficacia.

Como primer paso es necesario realizar un análisis profundo de la manera en que se invierte el tiempo. Esta actividad resulta muy reveladora y trae buenos resultados.

 

Prácticas que puedes implementar para mejorar tu gestión de tiempo en el trabajo

 

La gestión de tiempo en el trabajo contribuye a un aumento en la productividad, también en el desarrollo del perfil y reputación del trabajador y, por lo tanto, el poder aplicar a más oportunidades laborales interesantes e ir consiguiendo metas, tanto para la carrera del empleado como para la empresa.

Por otro lado, ten en cuenta que la administración de tiempo no es lo mismo que alargar tu jornada de trabajo; considera también que estar ocupado no es igual a ser productivo, ya que al final del día quizá te encuentres con la frustrante realidad de no haber avanzado tanto.

Entonces, el objetivo es saber usar el tiempo de forma inteligente.

 

  1. ¿Qué haces con el tiempo?

Cómo vas a realizar una planeación de tus horas de trabajo si no tienes idea de lo que haces en ella. Esta es la importancia de conocer en qué inviertes el tiempo, y para lograr saber qué haces con las horas de trabajo puedes usar Excel o alguna plantilla y desglosar tus actividades, o también alguna app para que monitoreo tus tareas y cada hora dentro de la empresa.

Cuando tengas pleno conocimiento de lo qué haces, podrás comenzar a crear procesos y decidir que herramientas te benefician más para dejar de invertir tiempo en esas actividades que bien podrías dejar pasar.

Es importante ubicar qué actividades son las que te están quitando tiempo, estas pueden ser tan variadas, como: redes sociales, celular, contestar correos electrónicos que no son importante ni urgentes, no contar con una planeación, la idea de ser perfecto, entre otros.

 

 

  1. Pon limites

Si sabes que necesitas estar concentrado para terminar esa tarea importante, lo mejor es hacer saber al resto de tu equipo que a cierta hora no deberán molestarte, y que pasado ese horario ya estarás en disposición de recibir mensajes o consultas.

La gestión de tiempo en el trabajo supone aprovechar tu tiempo y, si te encuentras con interrupciones constantes no podrás avanzar. Asegúrate de notificarlo de manera clara, por ejemplo, establecer bien el horario en que no se te puede molestar, salvo si existe una emergencia y notificarles lo que para ti es una emergencia.

 

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  1. Aparta tiempo para distraerte

No caeremos en la utopía de pensar que es posible trabajar tres horas seguidas sin parar, eso no es posible, no solo por las distracciones, también por el agotamiento físico y mental.

Y como se desea ser productivo, es preciso un descanso, desconectar por un momento para cargar pilas.

¿Qué hacer entonces?, programar en tu calendario un tiempo de descanso, debe haber un espacio para cada día. Puedes usar el tiempo para checar tus redes sociales o mensajes personales, pero también para estirarte un poco, quizá una pequeña rutina de ejercicio adecuada para realizarla en áreas de trabajo.

O quizá desees salir y respirar un poco; en fin, aquí puedes optar por la distracción o el descanso que más te guste.

 

 

  1. Usa la tecnología

Dentro de la gestión de tiempo en el trabajo se puede implementar la tecnología, hoy en día existen aplicaciones o softwares que te ayudan a utilizar el tiempo de manera inteligente.

Según sea tu necesidad podrás encontrar alguna aplicación, por ejemplo, para conocer en qué inviertes tu tiempo, evitar distracciones, tener un calendario en orden, o hacer listas de actividades, para cada una de estas tareas existen sistemas que te puede ayudar.

Entre ellos esta Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors, un programa que te auxilia en las actividades de tu departamento de recursos humanos y en general de toda la empresa.

 

Cómo mejorar la gestión de tiempo en el trabajo_notarel

 

 

  1. Sé ordenado

Esto no solo incluye tener en orden tu calendario o lista de actividades, también abarca tu espacio de trabajo, tus archivos, así estén dentro de tu computadora. Tener orden en tu lugar de trabajo además de generarte un buen ambiente te facilitará la realización de tus tareas.

 

 

  1. No intentes ser perfecto

Nadie es perfecto, así que, si quieres que todo te salga impecable deja de intentarlo ahora mismo; ya que esto significa que estarás en una actividad horas y horas, ya que consideraras que no es lo suficientemente bueno, cuando en realidad ya la terminaste y está bien.

Ser perfeccionista definitivamente es no hacer una correcta gestión de tiempo en el trabajo.

 

 

Finalmente, ubica el horario en que eres mas eficiente y productivo, quizá eres de las personas que tienes toda la energía y concentración por las mañanas, entonces programa las tares más importantes en ese tiempo y deja las que no son tan prioritarias para cuando tu rendimiento disminuya un poco.

Considera además el tomar un tiempo para hacer la planeación, en lo importante que es delegar, en priorizar actividades y en no realizar multitareas que te roben tiempo.

Como empresa toma en cuenta que la gestión de tiempo en el trabajo es mantener organizados a tus empleados, que sean eficientes, que disminuya el cansancio crónico y el tedio, así como el ausentismo.

Y para lograrlo, los encargados de recursos humanos no están solos, está Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors.

 

 

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Piensa, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

 

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7 beneficios de tener un sistema de control de asistencia de personal

Déjame hacerte unas preguntas: ¿Qué tipo de sistema de control de asistencia de personal usan dentro de tu organización?, ¿les funciona?.

Contar con un control de personal no es nuevo; sin embargo, esto ha ido cambiando y adaptándose a las nuevas maneras de llevar los negocios, y, sobre todo,  la tecnología.

Y no es lo mismo llevar un control a la manera tradicional, que introducir sistemas avanzados que facilitan los procesos.

Y sí, los beneficios de tener instalado un sistema de estos son varios. Así que, pon atención a lo que voy a contarte la utilidad de un sistema de control de asistencia de personal.

Pon atención a lo que viene a continuación, que te enumero algunos de los…

 

7 beneficios que puedes obtener al contar con un sistema de control de asistencia de personal:

 

  1. Precisión

Si aún llevas el control de asistencia de forma manual, es probable que además de invertir más tiempo del debido, tengas algunos errores o conteos inexactos. Esto es normal cuando se aplican técnicas tradicionales.

En cambio, al instalar un sistema de control de asistencia de personal, el fraude, el robo de tiempo y las equivocaciones se reducen, puesto que el control se realiza de manera automática.

 

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Tanto los encargados como los empleados son capaces de saber y monitorear sus tiempos y datos; además, todo es en tiempo real y queda registrado.

 

  1. Aumento de la productividad

Un sistema de control de asistencia de personal adecuado te traerá ahorro de tiempo. Las personas encargadas de estos procesos terminarán más rápido sus responsabilidades y podrán enfocarse en otras actividades importantes para la empresa.

Un software de asistencia minimiza considerablemente el tiempo para realizar una nómina; se avanza rápido sobre los cálculos de días laborados, vacaciones, faltas, etc. De esta manera se evita sobrecargar a los responsables.

La rapidez en los procesos se traduce en un aumento de la productividad.

 

 

  1. Reportes e informes confiables

Podrás recolectar toda la información y datos que necesites para tus operaciones de manera rápida y segura. Todo estará en un solo lugar; además, se crearán informes y estadísticas fácilmente visibles y entendibles.

Un sistema de control de asistencia te da las herramientas para que no tengas que ingresar la información de forma manual, ya que el programa los arroga. En todo momento puedes monitorear el sistema y verificar los datos.

 

 

  1. Fácil instalación

No hay porque espantarse y creer que un sistema de control de asistencia de personal es sinónimo de complicación y dificultad, porque no lo es. Instalar estos programas es sencillo, suelen ser programas intuitivos que cuentan con un soporte de respaldo al que puedes acudir si se presenta alguna duda o no se sabe cómo utilizar alguna herramienta del sistema.

Además, pueden instalarse en computadoras, tabletas y teléfonos celulares; es decir, son de fácil acceso.

 

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  1. Los empleados están más satisfechos

Tener una herramienta eficiente y confiable de asistencia hace que los pagos se hagan a tiempo y exactos, esto por supuesto trae contentamiento a los trabajadores.

También es importante el hecho que los mismos empleados pueden consultar su información, sobre sus tiempos, los días trabajados, las horas, etc. eso les da confianza. Además, les facilita la obtención de datos, ya que no será necesario que se acerquen con el responsable de Recursos Humanos.

 

 

  1. Horarios de trabajos flexibles

Estos softwares dan la oportunidad de crear un horario flexible, mientras se cumplan con el total de horas por trabajar. Esto se puede gracias a las distintas opciones que ofrecen sobre la gestión del horario de trabajo, sin importar si el empleado esta dentro de la oficina y trabajando de manera remota.

Esto hace posible que tanto el empleado como el encargado llevan un control de las horas trabajadas, y no se caiga en errores de cálculo o en robo de tiempo para ambas partes.

 

 

  1. Un sistema a la medida

Los sistemas de control de asistencia de personal se pueden personalizar de acuerdo a los requisitos de la organización. En este sentido, pueden crearse plantillas con distintos turnos, horarios, tipo de trabajadores que tienen, entre otros.

En fin, el programa se adapta a lo que la empresa necesita, y todo con un enfoque amigable y una configuración adaptable a la organización.

 

Imagina lo que podrías conseguir si cuentas con un sistema de control de asistencia de personal adecuado y eficaz. Opciones vas a encontrar, por lo que deberás analizar cual de ellas a logrado adaptarse mejor a las exigencias del día, y, sobre todo, cual se acomoda mejor al tipo de modelo de tu organización.

 

Déjame contarte que Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors, es hoy por hoy un sistema completo y capaz de cumplir con las necesidades de tu empresa, al tiempo que garantiza un control de personal.

La razón es simple, con este sistema podrás controlar los costos de la fuerza laboral, lo que te llevará a tomar mejores decisiones referente al personal y por ende ofrecer un mejor servicio dentro del departamento de Recursos Humanos.

Podrás cumplir con las normas, políticas y regulaciones ya que estarás al día con la información de las leyes. Además, todos los permisos, ajustes en horario y demás acuerdos, podrás incluirlos fácilmente en tu proceso de nómina.

Será posible tener una gestión de tiempo y asistencia transparente para cada departamento, pudiendo programar dentro del sistema a cada trabajador en poco tiempo y sin importar el tipo de contrato que tenga. Podrás programar rápido y con eficacia.

Esto significa que Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors, es un sistema de control de asistencia de personal que da un servicio integral, que además de generar productividad, crea confianza entre los trabajadores y te permite integrarlo a tus procesos de nómina.

 

 

Ahora dime, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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10 aplicaciones para una gestión de tiempo en el trabajo_imgdest

10 aplicaciones gratuitas que te ayudan a llevar una gestión de tiempo en el trabajo

¿Necesitas tener control en tu gestión de tiempo en el trabajo?, imagino que sí. Puesto que, si se quiere alcanzar las metas, cumplir objetivos y aumentar la productividad, es preciso saber administrar el tiempo.

Para tener éxito es imprescindible poner en práctica diversas habilidades y contar con herramientas que te facilitan el control de tu tiempo.

Y, dentro de las opciones con las que cuentas están las distintas aplicaciones de administración de tiempo; las puedes instalar en tu computadora, o bien, en tu teléfono celular.

Lo bueno es que puedes encontrar apps gratuitas y de buena calidad.

 

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10 aplicaciones gratuitas que funcionan para la gestión de tiempo en el trabajo

 

Y llegamos al punto clave, lee con atención y analiza y evalúa que apps se adaptan más a las necesidades de tu organización:

Además, construye informes donde se muestran estadísticas con la productividad del trabajador.

 

  1. Sesame Time

Sin importar el tamaño de tu empresa, es importante que cuente con una gestión de tiempo para el trabajo; en ese sentido, esta aplicación sirve para administrar los horarios laborales. Su uso es sencillo, y de entrada no es necesario que se instale.

¿Necesitas tener control en tus actividades?, ¿quieres que cada empleado se haga responsable de su gestión de tiempo, pero seguir teniendo información sobre cómo invierte sus horas laborales?, esta aplicación te lo permite.

Además, construye informes donde se muestran estadísticas con la productividad del trabajador.

 

  1. Trello

Esta aplicación es sencilla e intuitiva; además, si necesitas realizar tareas en grupo o de manera personal, puede hacerse. Tiene la ventaja de poder adaptarse a los distintos tipos de actividades de una oficina.

Es una de las más usadas para la gestión de tareas en equipos. Te permite tener control del trabajo a través de notas, las cuales puedes compartir con los demás integrantes; a su vez, ellos también queden realizar anotaciones.

Y todo lo puedes organizar dependiendo de las categorías de cada tarea o proyecto.

 

  1. ATracker

¿Quieres saber cuánto tardas en realizar cada una de tus actividades?, entonces esta aplicación te funcionará. Es una herramienta compatible con distintos dispositivos, y lo que hace es arrojar estadísticas a través de gráficos en donde se puede ver como se gasta el tiempo durante la oficina.

Al ver el gráfico se observará cuántas actividades se hicieron, cuánto tiempo se invirtió en cada una, cuáles tomaron más tiempo. Esta información es valiosa para tomar decisiones y llevar una gestión de tiempo en el trabajo.

 

  1. Wunderlist

Un buen control implica sencillez, y esta aplicación te lo da. Hacer listas es una práctica importante para la buena gestión de tiempo en el trabajo, puesto que así sabes lo que debes hacer.

En este sentido, Wunderlist te ayuda con la creación de listas de actividades del día a día.

Además, si precisas crear lista para trabajos en equipo, también puedes hacerlo. Por otro lado, una de sus ventajas es que es posible instalarla en dispositivos android, ios, windows, web, mac, windows pone.

 

  1. StayFocusd

¿Eres de los que se distraen constantemente?, las redes sociales representan una gran tentación para cualquier persona de la oficina. Si pierdes mucho tiempo en internet, esta aplicación te beneficiará.

Lo que hace es poner un bloqueo a todas esas páginas que representan una distracción constante, principalmente redes sociales. De esta manera será imposible entrar a ciertos sitios, mientras duré el tiempo programado de bloqueo.

 

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  1. Rescuetime

¿Quieres saber en qué inviertes tu tiempo mientras trabajas?, déjame decirte que esta aplicación no solo toma registro de las actividades propias de la oficina, sino que te da un recuento de cada una de las actividades que realizas dentro de tu computadora o celular, puesto que es posible descargarlo en windows, mac y Linux, y dispositivos android e ios.

Al ver las gráficas te impactará de que manera pierdes tu tiempo y en qué actividades lo haces. Es genial ya que te da los datos para poder realizar cambios en tus procesos de laborales, y dejar así de invertir el tiempo en tonterías.

 

  1. Timely

Si deseas crear un calendario con tus actividades en donde se pueda marcar el tiempo que invertirás para terminar cada tarea, esta aplicación es para ti. Podrás tener una excelente gestión de tiempo en el trabajo ya que te da la posibilidad de organizar el día a día.

Te da la opción de crear tus propios proyectos, ya sea de manera individual o en equipo, y te va marcando las horas que vas invirtiendo en ellos. Estos números se ven reflejados cuando se pone un límite de tiempo para cada actividad.

 

  1. Toggl

Sí, ya te he hablado de otras aplicaciones en donde puedes tener un registro de tus actividades diarias, y, por lo tanto, saber en qué gastaste tu tiempo. Pero esta aplicación además de proporcionarte esta información, se distingue por permitirte ver el tiempo que invertiste en cada actividad, y te presenta un comparativo de días anteriores, incluso semanas.

Un dato importante es que esta app te da la posibilidad de crear un presupuesto para cada tarea; es decir, puedes conocer cuál es el costo real para cada actividad o proyecto.

 

  1. Podio

Es una aplicación sencilla e intuitiva, esta orientada a la gestión de tiempo en el trabajo para actividades en equipo. Una de sus ventajas es que puede ser usada en la nube.

Además, si precisas de utilizar programas como CRM o sistemas internos de la empresa, puedes instalarlos dentro de la aplicación. Y si eres de los que usa Google y sus aplicaciones, déjame decirte que esta app también puede añadirse a ella.

 

  1. Time And Attendance

Esta aplicación resulta super útil, en donde puedes realizar la gestión de tu tiempo en el trabajo de manera rápida y transparente. Puedes ver los distintos tiempos de cada uno de los empleados en sus tareas. Esta aplicación también trabaja desde la nube.

Además, si necesitas tener una vista completa de las tareas de la totalidad de los empleados, lo puedes hacer. Te da herramientas para un control de asistencia, así como para monitorear las ausencias laborales.

Todo esto se traduce en la disminución de costos y aumento en la productividad.

 

En conclusión, lo mejor es realizar un análisis de tus metas y las necesidades para elegir la mejor app según el tipo de organización y objetivos que se han planteado.

Imagina lo que podrías conseguir al elegir una buena herramienta que ayude con el control de tiempo de tu trabajo.

La razón es simple, solo así serás capaz de aumentar la productividad y eliminar la pérdida de tiempo.

 

Ahora dime, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

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Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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Sistema de control de asistencia: una herramienta indispensable en tu empresa

Déjame hacerte unas preguntas: ¿con qué sistema de control de asistencia cuentas?, ¿tienes un checador?, ¿realmente puedes llevar un registro?, ¿tu sistema de control de asistencia te permite tomar decisiones o crear estrategias a favor de la empresa?

¿Los empleados tienen muchas inasistencias?, ¿cuántas de ellas son justificadas?, ¿existen retrasos e impuntualidad?, ¿los trabajadores comienzan la jornada hasta 30 minutos o una hora después de la hora de llegada? No se trata de tener un cuartel militar, pero si un control y conocimiento sobre el nivel de productividad, el uso de las horas dentro de la oficina.

 

Lo que quiero decir es que la productividad de una empresa depende de varios factores, y uno de ellos es tener un control sobre la asistencia y puntualidad de los empleados en la empresa.

 

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Por eso, contar con un sistema adecuado, que te permita tener un control real es indispensable, sobre todo si se quiere alcanzar las metas que se han fijado en la empresa.

 

Por qué es importante tener un sistema de control de asistencia

 

Un sistema de control de asistencia te permitirá tomar mejores decisiones, puesto que tendrás información completa e informes detallados con datos precisos y útiles. Al mismo tiempo, contar con herramientas que ayuden el monitoreo de la asistencia de los trabajadores se traduce en la disminución de costos, tiempo y estrés.

 

Un adecuado sistema de control de asistencia promueve el aumento de la productividad y la eficiencia.

 

Qué clase de soluciones se pude tener con un sistema de control de asistencia

 

  • Control a través de tarjetas

Quizá lo hayas escuchado, pues representa uno de los sistemas con más alto índice de uso. Funciona por medio de un lector que lee una tarjeta de banda magnética, o bien, una tarjeta de proximidad.

Cuando se trata de tarjetas de proximidad, estas son leídas por radiofrecuencia, es decir, cada tarjeta tiene dentro un circuito.  La ventaja de este tipo de tarjetas es que son más duraderas que las de banda magnética, esto ocurre debido a que no es necesario algún contacto para que sea detectada.

Mientras tanto, las tarjetas de banda magnética cuentan con un dispositivo electrónico, y es eso precisamente lo que el aparato lee para registrar la asistencia.

 

  • Sistema de control biométricos

No te voy a mentir, estos sistemas de control de asistencia son costosos, pero tiene una razón, su tecnología es de primera, y da la posibilidad de identificar a los empleados a través de sus rasgos físicos.

Este sistema ofrece 5 maneras de identificación, es decir, se puede optar por adquirir cualquiera de los distintos sistemas de control.

Esta el sistema de identificación por biometría vascular, este lo que hace leer las venas de las manos, también está la identificación por huellas dactilares, uno de los más seguros.

Otro sistema que se aplica a la lectura de las extremidades superiores es la biometría de perfil de mano, aquí se identifica la morfología de las manos.

Por supuesto, también esta la identificación por escáner de ojo o de iris, claro, aquí ya estamos hablando de necesitar una seguridad extrema. Y, por último, está la identificación por biometría facial.

 

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  • Sistema de informes

Esto es, reunir la información sobre la asistencia de los empleados, por supuesto, esto abarca, además de las horas totales de trabajo, información acerca de las inasistencias, días de vacaciones, entre otros.

En fin, los reportes sobre la asistencia tienen como objetivo contar con datos reales y confiables, y uno de sus fines es saber cuántas horas fueron las que se trabajaron realmente y así poder medir la productividad.

 

  • Time trackers

No todo en los sistemas de control de asistencia es súper tecnología, también existen programas que pueden instalarse en computadoras y ayudan a realizar un balance de las horas que se trabajaron; básicamente, la hora en que se encendió la computadora y el minuto en que se apagó.

Y no solo eso, también se puede tener control sobre la cantidad de horas que se utilizó para cada una de las actividades del día.

 

  • Software especializado

También puedes echar mano de algún software especializado y utilizarlo como tu sistema de control de asistencia. Lo especial de estos softwares es que el registro lo llevan en tiempo real, lo que elimina la posibilidad de obtener reportes alterados o un recuento de asistencia con error.

Esto significa que estos programas ayudan con los problemas de productividad de una empresa, dando información confiable para continuar con el flujo de trabajo.

 

Finalmente, existen diversos tipos de sistemas de control de asistencia, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades de la organización, pero también de sus políticas como empresa.

En este sentido, la tecnología a crecido y se ha implementado dentro de los sistemas de asistencia, y hoy en día es común tener un software para mantener el control de asistencia, de hecho, se ha establecido como una necesidad.

¿Por qué es una herramienta tan importante?, la razón es simple, tener un sistema de control de asistencia no se presenta como una opción, sino como una realidad. Entonces, lo mejor es poseer un sistema que garantice el monitoreo, la obtención de información y datos, así como el conocimiento de las funciones y tareas.

Toda esto ayuda para tomar decisiones, acercarse a las metas de la organización y maximizar la productividad.

 

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Time Management: Planificar prácticas sencillas pero efectivas para la Administración del Tiempo

Time management es saber usar de manera inteligente el tiempo con el objetivo de convertirse en alguien productivo, eficiente y útil en la oficina. Pero hay algo más, en el fondo esta práctica abarca otro aspecto: poder tener control de uno mismo; es decir, tener la capacidad de mantenerse enfocado y concentrado en los resultados que se quieren obtener.

Imagina lo que podrías conseguir si cuentas con un sistema de administración de tiempo que te da las herramientas adecuadas, precisas y oportunas para llegar a tus metas, y, además, tienes la capacidad de enfocarte y concentrarte. ¡El paquete completo!

Qué métodos de Time Management te ayudan a gestionar tu tiempo

¿Te ha pasado que las actividades dentro de la oficina superan las horas de trabajo?, seguro que sí, tareas apiladas esperando a ser terminadas. Lo triste es que si extendieras tu jornada laboral, dos o tres horas más para terminar tus pendientes, no los terminarías.

En consecuencia, es normal llenarse de frustración al ver que la lista de tareas no baja.

Lo que quiero decir es que contar con una buena administración de tiempo que te de herramientas para poder terminar proyectos, pendientes y actividades diarias, debe ser prioritario.

Prácticas que puedes implementar:

1.- Cuantificar el tiempo.

¿Qué actividades vas a realizar?, ¿cuántas horas te tomará cada una de ellas? Para hacerlo más preciso considera el tiempo que pasas en la oficina, así como la cantidad de actividades que realizas. Al hacer esto sabrás lo que tienes que hacer al día.

Con este control podrás tomar mejores decisiones y realizar planeaciones que te acerquen a la meta de la organización.

2.- Contar con plantillas de actividades.

Esta práctica de Time Management tiene como objetivo crear una rutina. Por ejemplo, dentro de la plantilla puedes poner que por la mañana al llegar a la oficina lo primero que harás es revisar tu correo electrónico, lo segundo será checar las actividades pendientes y a media mañana quizá te tomarás un tiempo para descansar y distraerte un poco, etc.

Esto significa que tener una rutina hará que la eficiencia aumente, puesto que tendrás la guía de actividades. Por supuesto, la lista la tendrás que haber hecho de manera previa.

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Además, el tener una plantilla te dará control y podrás detectar qué aspectos no están funcionando. Por ejemplo, podrás ver si existen distracciones innecesarias o si se está involucrando en actividades qué bien podrías delegar.

3.- Localizar metas

¿Sabes cuál es tu meta?, ¿sabes a dónde quieres llegar? Esto es importante si se quiere medir y saber qué tanto se ha avanzado o cuál ha sido el progreso del trabajo.

En este sentido es importante ponerse objetivos inteligentes; es decir, metas que se puedan medir que sean realistas y específicas.

4.- Tareas pendientes

¿Qué proyectos quedaron pendientes del día anterior o incluso de la semana anterior? Haz una lista de lo que te queda por hacer, esto disminuirá el estrés, puesto que sabrás lo que te toca realizar al día y te ayudará a concentrarte en lo que es urgente y, más allá en lo que es importante.

La ventaja de hacer una lista de tareas es la posibilidad de tener el panorama total, y poder controlar la administración de tiempo.

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5.- Aprende a priorizar

Es importante que sepas distinguir entre lo que es urgente lo que es importante, solo así podrás enfocarte en las tareas que te ayuden a ir hacia las metas. Y es que si te detienes un momento te darás cuenta que lo urgente no suele ser importante y lo importante no suele ser urgente.

En este sentido, puedes dividir las actividades en grupos que te facilitarán identificar a lo que debes prestar atención:

  • Urgentes e importantes
  • Importantes y no urgentes
  • Urgentes y no importantes

Recuerda, las tareas importantes son las que te hacen llegar al objetivo organizacional.

6.- Sin evadir

No evites hacer alguna actividad, y si deliberadamente estás procrastinando o tardas más de lo debido, cuestiónate qué problema puedes estar teniendo que te impide realizar esta actividad de manera fluida.

Recuerda, las cosas se deben hacer bien, pero también hacerlas de forma correcta.

7.- Hecha mano de herramientas de Time Management

Hoy en día existen herramientas de administración de tiempo que hacen sencillo tu día a día en la oficina. Puedes usar tu teléfono para recordarte citas importantes o reuniones, también existen softwares especializados para llevar a la práctica el time management.

Lo importante aquí es mantener un equilibrio, terminar las tareas importantes, disminuir el estrés, aumentar la productividad, y por supuesto, tener mayor organización y poder dar seguimiento a todos los proyectos de la empresa.

Finalmente, time managenet es un método que se puede aprender y mejorar, y que mejor si cuentas con una actitud positiva para implementarlo; pero, sobre todo, tener herramientas y sistemas de administración de tiempo que te respalden.

En definitiva, esto se trata de una actividad del día a día, no se llega a un fin cuando se trata de gestionar el tiempo. Entonces toca evaluar y ver de qué manera se gastan las horas en la oficina, ¿se hace de manera inteligente?, ¿qué métodos se usan?, ¿se ha considerado el uso de un software que facilite el proceso y de mayor control?

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el Módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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