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Principales razones por las que las empresas invierten en un sistema para gestión de tiempo

Para las empresas hacer un seguimiento del tiempo invertido por sus empleados es importante, puesto que de esta manera pueden tener un mejor sistema para gestión de pago, cuando la administración de asistencia es adecuada pueden controlarse las facturas y lo pagos de los colaboradores, además, disminuye el tiempo invertido en proceso de nómina y gestión de asistencia que los encargados de recursos humanos realizan.

Por eso, es importante encontrar un buen sistema que dé el soporte necesario y que se convierta en una herramienta imprescindible para que la administración de tiempo y asistencia no colapse y se realice de manera confiable.

 

¿Cuáles son los sistemas populares de gestión de asistencia?

Invertir en un sistema de gestión de asistencia es más que solo llevar un control de las horas, es poder utilizar sus beneficios para que la empresa pueda tener una excelente gestión de pago de nómina. Esto es posible gracias a que estos programas tienen funcionalidades diversas como la creación de informes en tiempo real, administración de horas extras, entre otras.

 

sistema para gestión de pago

 

Kissflow HR Cloud. Es un programa que se basa en la nube y es ideal para empresas de todos los tamaños, además, da oportunidad de que sean los mismos empleados quienes marquen sus asistencias. Una de sus ventajas es que puede ser integrado a sistemas biométricos, lo que elimina la posibilidad de algún engaño en el seguimiento de asistencia. Además, las organizaciones podrán realizar actividades de forma más ágil y segura.

 

GreytHR. Un gran auxiliar para el departamento de recursos humanos. Sus funcionalidades abarcan el control de asistencia y dan la posibilidad de conectarse con un sistema para gestión de pago, además captura datos de asistencia en tiempo real de diversas fuentes. Es perfecto para empresas pequeñas y medianas.

 

Gente Zoho. Cuenta con un portal de autoservicio para que los empleados puedan registrar sus actividades, asimismo, es posible realizar distintos procesos recursos humanos que incluyen la asistencia y el seguimiento del tiempo. También es posible conectar al sistema biométrico de la organización. Funciona muy bien para pymes y empresas medianas.

 

Gestión de la fuerza laboral de Kronos. Kronos Workforce Management, tiene el privilegio de ser el pionero en lo que se refiere a dar seguimiento del tiempo con su primer reloj de tiempo patentado basado en microprocesador. Cuenta con una gran trayectoria, a través de los años ha ido modificando y avanzando en su tecnología para ofrecer lo mejor a sus clientes.

Pone a disposición de las organizaciones cinco productos dentro del tiempo y seguimiento de asistencia. Este sistema ayuda a optimizar y automatizar procesos de recursos humanos, de la misma manera involucra a los empleados, hace que la gestión de pago de nómina sea más eficiente y pueda cumplirse con las normas internas y externas, como las cuestiones fiscales.

Da información y flexibilidad en las tareas y monitorea el tiempo, tiene la habilidad de administrar la fuerza de trabajo. Además, hace que se cumplan los procesos y se unifiquen, también minimiza costos y da la funcionalidad de autoservicio para empleados.

 

SumHR. Con este sistema los empleados pueden rastrear, registrar y enviar su asistencia diaria, además, tiene un diseño para capturar el tiempo de asistencia basado en el “primero en entrar” y el “último en salir” de los empleados. Es perfecto para empresas pequeñas y startups.

 

 

Características vitales que todo sistema de gestión de asistencia debe tener

Es verdad que cada empresa tiene sus necesidades muy particulares y serán únicas, sin embargo, al momento de elegir un programa de asistencia que además tenga la opción de conectarse con sistema para gestión de pago debes poner atención a las funcionalidades que tiene, ya que no todos ofrecen lo mismo.

 

 

gestión de pago de nómina

 

 

Sistema de gestión de asistencia basado en la nube. Con un sistema que está en la web los procesos manuales y las hojas de cálculo pueden dejarse en el pasado, puesto que un programa así almacena información y la muestra en tiempo real.

Tener los archivos almacenados en la nube en donde se pueden ver los detalles de asistencia aumenta la precisión de los procesos, además da seguridad en la veracidad de los datos, mejora la productividad de los empleados.

También ayuda a que el trabajo administrativo disminuya, al igual que los costes, en general la eficiencia de los encargados de recursos humanos mejora notablemente pues se están apoyado con un sistema completo, que te está dando toda la información en un solo lugar.

 

Trabajo remoto. Al estar basado en la nube da oportunidad a retraer el tiempo empleado en el trabajo a trabajadores que estén fuera de la oficina ya sea porque sus actividades las tiene que hacer fuera, o bien, porque se trata de trabajadores remotos.

Es por eso por lo que un sistema que sea interno y local no da las ventajas en un mercado laboral en donde cada vez es más normal tener empleados remotos. Lo que necesitan es un sistema de gestión de asistencia que siempre este accesible y basado en la nube que rastree las horas de entrada y salida de los empleados mientras viajan o están fuera de la oficina.

 

Solicitudes de licencia. No hay que olvidar que monitorear las ausencias de los empleados es tan importante como tener control de la presencia de los empleados, las horas de trabajo y la asistencia. Las bajas pueden darse por distintos motivos como enfermedad o vacaciones planificadas, también debe permitir ver de forma sencilla las solicitudes de tiempo libre, en general poder rastrear y aprobar o rechazar sin tanto protocolo.

La gestión de licencias es un aspecto importante al momento de los procesos de recursos humanos y tiene un impacto directo en el flujo de una organización, por lo tanto debes contar con un sistema que te permita un adecuado manejo de estas situaciones.

 

 

Finalmente, tener un sistema de gestión de asistencia que funcione adecuadamente, que tenga herramientas y funcionalidades de acuerdo con las necesidades de tu organización permitirá ahorrar tiempo, mejorar procesos, control en información, confianza en informes y reportes, automatización de tareas.

También hará que el trabajo del área de RRHH sea más eficiente y si este software puede conectar con un sistema para gestión de pago tendrás un respaldo que te asegura un flujo empresarial que dejará fuera los errores, aumentará la productividad y mejorará la satisfacción laboral. Esto lo puede encontrar con el sistema Time Management Kronos de SAP.

Pon atención a lo que voy a contarte, un software de rh es la solución completa para gestionar los rrhh en las empresas. Podrás acceder a información, automatizar actividades y ahorrar costos.

¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿precisas contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, o quizá, ¿necesitas que tu sistema de nómina este fluidamente unido al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso?

No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con los módulos de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors y Employee Central Payroll puedes hacerlo.

 

 

¿Quieres saber más sobre estos módulos? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software de recursos humanos. Estarás dando un paso para implementar un nuevo sistema sin problemas y haciendo que tu departamento aumente su eficacia.

 

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¿Qué esperar de un sistema para la gestión de puntualidad y asistencia?

A diferencia de otros sistemas de gestión de puntualidad y asistencia, el software Employee Central Time and Attendance Management da soluciones para monitorear tanto la asistencia, como la realización del manejo del cronometraje del tiempo invertido en las actividades diarias. En comparación a un sistema simple que solo realiza un seguimiento de asistencias en donde solo ve las horas que imprime el trabajador en la culminación de una tarea.

En cambio, cuando se cuenta con un programa en completo, los empleados pueden ver el tiempo que necesitan para terminar proyectos en específico, de esta manera tendrán información que les ayuda a mejorar sus habilidades de administración de tiempo. Asimismo, los empleadores podrán conocer cómo es el desempeño de sus colaboradores.

Cuando se tiene un sistema de gestión de puntualidad y asistencia, sabrás el tiempo que le toma a un empleo realizar actividades concretas a lo largo de la semana. Esto ayuda a administrar mejor la jornada de trabajo evitando que se labore horas extras, además de conocer qué aspectos son los que causan insatisfacción en el trabajador.

Mientras más específica sea la información obtenida es mejor, es decir, así se puede conocer el tiempo empleado de manera diaria, semanal y mensual, así como la puntualidad y otras características del desempeño. Esto da como resultado un mejor control.

 

 

¿Por qué un software de gestión de tiempo y asistencia da resultados?

 

Si continúas realizando la administración de tiempo así como el chequeo de entradas y salidas de forma manual o con programas obsoletos, debes conocer algunos de los factores que un buen sistema da para que te decidas a cambiar:

Productividad. No importa el tipo de contrato que tenga el empleado, con un sistema para la gestión de puntualidad y asistencia, los gerentes tienen herramientas para ver la productividad de cada uno de sus trabajadores, así como para determinar las mejoras necesarias y aumentar la eficiencia en la organización y en la forma de gestionar el capital humano.

 

 

gestión de puntualidad y asistencia

 

Además, el software es ideal para el ahorro de tiempo y esfuerzo, ya que los encargados de estas actividades ya no necesitarán tener tarjetas de asistencia y nómina, es decir, acciones manuales. Esto les ayudará a usar sus horas de trabajo en otras actividades más productivas.

Reducción de errores. Al dejar de lado los procesos manuales las equivocaciones quedan en el pasado, además, existirá más precisión a la hora de realizar las compensaciones laborales, así como dar el seguimiento a los trabajadores

Documentación automática. Si tienes alguna situación problemática con la asistencia de un trabajador, al contar con un seguimiento de tiempo automático y de asistencia estás apoyándote en una herramienta que te da seguridad. El sistema facilita mucho la obtención de la información, además, las horas de trabajo se controlan día a día, lo que hace que sea fácil tener un control y visualizar los patrones de cada empleado.

 

 

¿Qué debe tener el mejor software de tiempo y asistencia contiene?

 

Sistema de asistencia biométrica. Hoy en día la mayoría de las empresas se inclinan por un sistema de asistencia de biometría, es así porque con él se están eliminando por completo las posibilidades de fraude que pueda cometer cualquier empleado, puesto que las huellas digitales son únicas.

El sistema biométrico de tiempo y asistencia es fácil de integrar al programa de gestión de puntualidad y asistencia a fin de poder obtener datos en tiempo real para generar informes. Además, al contar con un sistema de asistencia de huellas dactilares se elimina la necesidad de otras herramientas, como el uso de tarjetas.

Por otro lado, con un sistema de asistencia biométrica, si un empleado deja la organización, todo lo que necesita hacer es eliminar sus datos. Agregar un nuevo empleado es igual de fácil; solo registre su huella digital y listo.

Software de seguimiento de tiempo de descanso. Un sistema de seguimiento de tiempo tiene una característica única para las políticas de duración de descanso, es decir, los empleados pueden ingresar y salir varias veces durante el día, y el programa seguirá monitoreando la jornada de trabajo.

 

 

puntualidad y asistencia

 

 

Sistema de inicio de sesión web. Un sistema de cronometraje también debe ofrecer un sistema de inicio de sesión web como respaldo. Esto trae grandes beneficios cuando se trata de empleados que trabajan desde casa o son trabajadores remotos.

Un sistema de inicio de sesión web le permite ingresar desde cualquier lugar, en cualquier momento. Además, puede ser útil en caso de que un empleado esté trabajando en un turno distinto desde una ubicación diferente o esté en una zona horaria distinta.

Monitoreo de asistencia. La característica más básica de cualquier sistema de gestión de puntualidad y asistencia es la asistencia de los empleados. De verdad, la tarea es enorme, hacer un seguimiento de la entrada de cada empleado a la oficina, sobre todo cuando tienen horarios diferentes.

En un programa de tiempo y asistencia, puedes diseñar de forma sencilla diferentes políticas de asistencia para cada empleado y asignarlas en un solo clic. Y por si fuera poco tienes acceso a todos los registros anteriores de asistencia del trabajador.

No hay duda que dar continuidad al tiempo de los empleados con un software que sea capaz de hacer una buena gestión de puntualidad y asistencia es tu mejor opción. Te da la posibilidad de características como el seguimiento de tiempo y la gestión de las horas de trabajo, así como la supervisión de la asistencia. En este sentido, todas las funciones que se mencionaron anteriormente las tiene Employee Central Time and Attendance Management, un sistema que optimiza los procesos de recursos humanos, automatiza tareas, ahorra tiempo y costes.

 

 

 

 

Dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia en la empresa? con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.

Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.

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Digitaliza la gestión del tiempo de la fuerza laboral para operaciones inteligentes de RRHH

Contar con procesos de recursos humanos que sean eficientes, automatizados, rápidos y confiables ayuda a tener un empoderamiento en la organización así como una buena gestión de tiempo de los empleados, aumentando la eficiencia. Además, la implementación de sistemas para la administración de tiempo da la posibilidad de gestionar a los trabajadores ya sean que laboren en jornada completa, por hora, medio tiempo o tengan algún otro tipo de contrato

La digitalización de la gestión de tiempo da información, flexibilidad y la posibilidad de administrar la fuerza laboral de manera más eficiente, a la vez de crear estrategias y planeaciones para solucionar los problemas que se hayan detectado en esta área.

Su operación es intuitiva y da herramientas para impulsar la productividad, la estandarización, la automatización y la escalabilidad. El departamento de recursos humanos ha sido uno de los más favorecidos por esta evolución de la tecnología y la implementación de sistemas que facilitan los procesos y contribuyen a tener un mejor control y prácticas.

 

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La movilidad que se ha generado de los procesos manuales y la implementación a sistemas tecnológicos ha permitido la estandarización y la automatización. Al mismo tiempo, es posible hacer una diferenciación y respaldar el crecimiento estratégico y la ventaja competitiva.

La tecnología hace posible que puedas sacar provecho de las nuevas maneras de llevar los negocios y prácticas de recursos humanos, así como la implementación de herramientas y procesos más agiles y confiables. Al mismo tiempo, se minimiza la complejidad de la administración de tiempo y asistencia, también es posible que la gestión del capital humano se realice a través de mejores prácticas y que la digitalización sirva de apoyo para su funcionamiento.

Por otro lado, es posible que las horas de trabajo pueden aprovecharse de manera integral así como realizar tareas de forma automática y en tiempo real.

Ahora bien, al tener una excelente gestión de tiempo de trabajo a través de la digitalización, impulsarás el compromiso de los trabajadores, al mismo tiempo podrás crear una unicidad en los procesos de tiempo y asistencia. Por otro lado, se reducen costos administrativos, hay más precisión en las actividades y es posible permitir el autoservicio para los trabajadores.

 

La estrategia de la fuerza laboral y la digitalización

La gestión de tiempo de los empleados da ventajas, sobre todo cuando se realiza  a través de la digitalización, además, ofrece ayuda a RRHH y sus procesos, da herramientas y facilita la implantación de métodos que permiten que los empleados se involucren y se empoderen. Asimismo, es posible adoptar prácticas mejoradas y con más control, que sean auxiliares para que la satisfacción de los empleados aumente, útil para llevar a los colaboradores a encontrar un equilibrio entre su vida laboral y su vida personal.

Al momento de tener un mejor control del tiempo de la fuerza laboral es posible que puedan unificarse actividades, así como automatizar procesos. También es posible que los empleados que tengan distintos tipos de contratos pueden estar dentro del sistema de administración de tiempo. Los costos laborales pueden disminuir ya que la programación de la fuerza laboral podrá tenerse en mejor control y programar estrategias y planeación para su eficiencia.

 

 

Asimismo, la digitalización de gestión de tiempo de trabajo permite que las personas se conecten de forma óptima, por lo tanto, la organización mejora y las actividades se realizaran con más agilidad y las experiencias de los empleados serán más satisfactorias. En este sentido, su influencia también se refleja en procesos más armonizados, que la productividad empieza aumentar, la fuerza laboral se compromete y su afectividad operativa mejora, así como la asistencia se mantiene y en general las prácticas se vuelven más efectivas.

Al momento de conectarse a través de la tecnología basada en la nube, se da la oportunidad de mantenerse en colaboración con otros módulos de recursos humanos y de nómina, además de continuar con la flexibilidad y rapidez; y los resultados que se obtiene son de calidad. Al estar en la nube da lugar a que todos los implicados y encargados de esta área puedan conectarse en cualquier lugar, en cualquier momento.

No hay duda de que la tecnología siempre ha representado una ventaja y un papel importante dentro de una empresa.  Desde los primeros sistemas que nos permitían tener un control de tiempo y asistencia, hasta el día de hoy en donde la nube nos da la posibilidad de estar siempre conectados.

La digitalización de la administración de tiempo, permite tener una fuerza laboral más completa, más satisfecha y eficiente. Además, la posibilidad de poder integrarse con los distintos módulos de recursos humanos hace que sea una herramienta completa e integral.

En este sentido, tu empresa puede contar con Employee Central Time and Attendance Management, un sistema que facilita la gestión de tiempo de los empleados, además da las herramientas necesarias para que la administración de recursos humanos sea segura, confiable y eficiente. Da información para poder crear estrategia y planeación y así crear mejores prácticas y métodos que ayuden a la organización en general.

 

 

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Las 10 mejores formas de hacer que los empleados completen hojas de tiempo

Dentro de las empresas es normal que existan técnicas y métodos para poder dar un seguimiento al uso del tiempo de los trabajadores, sin embargo, también es común observar como estos empleados detestan tener que llenar esta hojas que tienen que estar precisas y sin faltar nada. Para las organizaciones llevar una buena gestión de tiempo de los trabajadores es importante ya que esto les dará información trascendental respecto a cómo se está desempeñando la productividad y como están utilizando las horas de trabajo.

 

¿Cómo conseguir que los trabajadores llenen las hojas de seguimiento de tiempo?

Si estas teniendo problemas para poder llevar un control de tiempo de tus empleados y te has dado cuenta de que ellos no tienen mucha disponibilidad en poner de su parte en participar en el control, puedes aplicar estos pasos para que puedas hacerlo con más facilidad y obtengas buenos resultados.

 

Hazlo simple. Si quieres que participen en el control de tiempo, entonces mantén los procesos sencillos y simples. Esto quiere decir que ellos deberán poder hacerlo en un par de minutos a lo máximo unos 10, de lo contrario además de sentirse fastidiados estarán invirtiendo mucho tiempo en lugar de estar haciendo las tareas para la empresa. Es irónico que en el afán de tener un mejor de control de tiempo en ocasiones se terminen implementando técnicas que absorben muchos minutos a los empleados. Entre más simple lo hagas no tendrás problema con que los trabajadores se impliquen.

 

Facilidad en el llenado. No solo basta con hacerlo rápido, tiene que ser fácil, si el proceso que estás implementando es complicado no tendrá buenos resultados. Debe ser en la medida de lo posible automatizado, sencillo, de esta manera los colaboradores podrán enviarte sus reportes al día  y sin demora.

 

 

 

Claridad. Para que los trabajadores quieran participar deben tener información, en este sentido, hazles saber cómo es que se usará la información que se obtenga; también es importante dejar en claro que uso no se le dará, esto crea confianza. Asimismo, si conocen la importancia de la gestión de tiempo, si saben que para la empresa todos los datos que se reúnen sirven para minimizar tareas, generar mejores horarios de trabajo, entre otras cosas, no lo dudes y comuníqueselos. Además, si les indica que al tener un mejor control de tiempo está ayudando a que los procesos de nómina y facturación sean más eficientes, te aseguro que no serán indiferentes a estas actividades.

 

Flexibilidad. Para una buena gestión de tiempo de los trabajadores no debe ser tan riguroso o exigir formas de registros súper precisas a cada minuto y segundo. Si no implementa un poco de flexibilidad los empleados solo inventarán excusas al momento de llenarla.

 

Agrupa los elementos a seguir. Si no agrupas los informes lo único que lograras es que se conviertan en enormes hojas de llenado además de pesadillas. Lo mejor es que los elementos que se encuentren de la misma categoría se coloquen en el mismo grupo, de esta manera estarás facilitando el llenado; además de hacerlo más sencillo, los empleados no se sentirán agobiados y no lo verán como algo interminable.

 

Automatización. Una gran herramienta para hacer que los empleados se impliquen en la actividad es la automatización de seguimiento del tiempo. Lo mejor es que se eliminen todos los procesos manuales los cuales solo atrasan el seguimiento. Por otro lado, al tener automatizado el proceso las equivocaciones humanas se irán disminuyendo de forma considerable. Al mismo tiempo al contar con una herramienta en la nube da accesibilidad y facilidad para los trabajadores ya que podrán llenarlo en donde quiera que estén.

 

Recordatorios automatizados. Si dentro del sistema pones recordatorios de forma automatizada para que los trabajadores hagan sus llenados de tiempo, harás que los envíos tardíos minimicen y no tendrás tanto problema en tener la recopilación de hojas de tiempo.

 

 

No des penalizaciones por la honestidad. Si los empleados están dentro de un proyecto y se les pides que reporten el tiempo dedicado a esto, ellos lo harán. Sin embargo, cuando también dedican tiempo a otras actividades es posible que no las quieran reportar, pero si lo hacen, eso es una ventaja ya que de esta manera podrás detectar problemas para corregirlos, por lo tanto, no hay que sancionarlos, sino analizar lo que está pasando y  armar una estrategia para erradicar la situación que lo genera.

 

Escoge los proyectos. No todos los proyectos son problemáticos, hay algunos que se resuelven a tiempo y forma, en este caso no es necesario utilizar las hojas de seguimiento. Resérvelas para aquellas actividades que son necesarias horas extras o existen retrasos.

 

No des recompensas y penalización. Es posible que lo primero que piense es dar penalización a aquellos empleados que no cumplan con el plazo para enviar las hojas de seguimiento, sin embargo, ya sea que considere en penalizarlo o recompensarlo no es buena idea ya que aunque es posible que el problema se resuelva a corto plazo, esto puede generar un ambiente de desconfianza y frustración, lo que solo traerá más problemas.

 

Como ves, para tener una buena gestión de tiempo de los trabajadores debes simplificar procesos, a la vez que automatizarlos. Una buena herramienta para hacer sencilla esta actividad es la implementación del software de tiempo y asistencia de SAP, un sistema que te permite automatizar y dar la opción de hacer el llenado desde la nube.

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia en la empresa? con Employee Central Time and Attendance Management, es posible. Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

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Acceso biométrico para gestionar a tu personal

Para asegurarte que la gestión del personal es correcta y que los empleados se encuentran en el sitio adecuado a la hora correcta, es necesario contar con un sistema que lo garantice, de esta manera podrás saber que el servicio que se brinda o el producto que se entrega se reciban. La herramienta que uses debe ser digital o de alta tecnología, de esta manera evitará que se cometan errores u omisiones como cuando se hace de forma manual.

Por eso, usar biometría para poder tener un mejor control de las asistencias de los trabajadores, y por lo tanto de la satisfacción de los clientes, es ideal. Ya que si no se tiene la certeza que los colaboradores llegarán a tiempo la experiencia de cliente puede verse afectado lo cual traerá consecuencias.

El objetivo es poder organizar a todos tus empleados para que realicen sus tareas de forma individual y en equipo. Conforme se vayan comprendiendo estos aspectos se podrá ir perfeccionando y optimizando el rol del área de recursos humanos y con ello la gestión del capital humano.

Es verdad que al inicio la biometría era una tecnología cara, sin embargo, con el paso del tiempo se ha abarato lo suficiente para poder ser utilizada en otras área que no tienen que ver con la seguridad.

De esta manera, al día de hoy es posible encontrarla en empresas de distinto giro dando así a la organización información sobre la asistencia de sus empleados, permitiéndole tener un mejor control del personal. Gracias a la biometría es posible resignificar el valor de los colaboradores debido a la posibilidad de encontrar soluciones para la gestión de tiempo y asistencia de los mismos.

 

El uso de la biometría y sus avances

Estos avances permiten poder conocer la ubicación de los empleados cuando están fuera de la oficina, siempre y cuando se encuentren en actividades laborales, es decir, además de registrar el ingreso de las personas también pueden permiten visualizar otras aspectos.

Estos datos son una herramienta para poder tener información y registros que faciliten estrategias a problemas o simplemente almacenar los datos para realizar análisis y de esta manera hacer un comparativo y realizar las mejoras correspondientes.

 

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El éxito del uso de la biometría es poder validar la identidad, para esto puede usarse la huella dactilar y no hay riesgo de falsificación ya que no hay dos personas que tengan la misma. Al mismo tiempo, también existe la identificación por medio del patrón de voz, sin embargo, este es más común cuando se trata de generar una interacción con el usuario,  ejemplo, los bancos suelen usarlo mucho.

También está la biometría por análisis de iris, este es un método muy confiable. Sin embargo el más usado es el de la huella dactilar, al menos en lo que se refiere a llevar una gestión de tiempo y asistencia.

 

 

La biometría y su eficiencia en recursos humanos

Ahora bien, la biometría se ha implementado para poder tener un control de asistencia y puntualidad en los empleados, es decir, se convierte en una gran herramienta para recursos humanos y los problemas en el área de asistencia que pudieran surgir. Desde su  implementación al día de hoy esta herramienta ha evolucionado, al poder dar información para crear reportes que maximicen el control de las entradas y salidas.

En general, esta tecnología se integra perfectamente en los procesos de recursos humanos, sobre todo en lo que se refiere a tener un control de tiempo y asistencia, un área de suma importancia dentro de este departamento. Ya que de aquí puede medirse la productividad de los empleados, los retrasos, y el control de tiempo utilizado en cada tarea y más.

 

 

 

Por otra parte, la biometría y los resultados que arroja, pueden perfectamente implementarse a la nómina y por lo tanto utilizar los datos para la realización de este proceso. Esto hace que las actividades del departamento de recursos humanos fluyan de forma más sencilla. En realidad, esta tecnología es una ventaja para los módulos de RRHH, así como al usar el sistema de gestión de tiempo y asistencia y de nómina.

Como ves, los avances tecnológicos además de poder integrarse entre ellos, también son una palanca para la administración del capital humano, de esta manera podrás generar planeación y estrategia para modificar los problemas detectados, esto a su vez estará contribuyendo a generar una productividad que se vea reflejada en la satisfacción del cliente. Al mismo tiempo, al poder tener una mejor gestión de los empleados y sus números, dará lugar a reconocerle su esfuerzo, lo que a su vez también provocará su satisfacción.

Si deseas que los procesos de recursos humanos sean óptimos, eficientes y seguros además de implementar la biometría incluye un software de  tiempo y asistencia, es compatible con esta tecnología y hace que la gestión del personal, así como las actividades de nómina puedan estar a tiempo y sean confiables.

 

 

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender las necesidades de tu departamento de recursos humanos?, con SuccessFactors y sus distintos módulos para la gestión del talento humano, como Employee Central Time and Attendance Management y Employee Central Payroll podrás optimizar esta área de la organización.

 

 

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No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con los módulos de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors y Employee Central Payroll puedes hacerlo.

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Haz las cosas que quieres hacer con una correcta gestión de tiempo

Hagamos lo que hagamos no podemos cambiar el hecho que solo disponemos de 24 horas  al día para poder realizar todas las actividades que tenemos programadas. Por lo tanto, es necesario tener una correcta planeación para contar con una gestión de tiempo en el trabajo que sea inteligente.

Desde hace mucho tiempo se han comenzado a instaurar prácticas que nos enseñaban a realizar un acomodo de nuestras actividades separando las tareas importantes de las prioritarias, y así ir bajando hasta llegar a las menos trascendentales.

Sin embargo, al día de hoy y con los cambios que han ocurrido en el mundo laboral y la forma de realizar las asignaciones, nos damos cuenta que si hacemos esa lista será algo que no tiene fin. En muchas ocasiones nos encontramos contradicciones como: lo urgente no es importante, o quizá que lo que se planea a largo plazo no guarda una relación con las metas a corto plazo.

Por lo tanto hay que encontrar formas que nos permitan cumplir con las responsabilidades, al mismo tiempo que realizar todo aquello que es importante y urgente.

 

Formas que ayudan a tener una buena gestión de tiempo en el trabajo

Es común que las personas se asombren cuando ven a alguien más que tiene una vida profesional ajetreada, tiene su negocio o un puesto demandante, y aun así tiene tiempo para hacer ejercicio, pasar tiempo con su familia, amigos y un montón de actividades más. Es obvio que todos quieran saber cómo es que logra tal hazaña, cómo consigue realizar tantas actividades y hacerlas bien.

Para poder avanzar y llevar a cabo todo aquello que son responsabilidades, pero también que nos gustan y nos estimulan, es preciso crear prácticas que nos vayan dando un norte y nos permitan llevar un control de nuestro tiempo.

Crear un calendario requiere de ciertas reglas para poder conseguir el objetivo.

 

  • No te olvides de nada. Para poder tener una gestión de tiempo en el trabajo adecuada y que se extienda a toda tu vida, es necesario que apuntes todas las actividades que debes hacer. Incluye la jornada de laboral y dentro las tareas por realizar también agenda reuniones, capacitaciones y más actividades que tengan que ver con el trabajo. También debes anotar tu tiempo personal como hacer ejercicio, salir con los amigos, familia, o si llevas clase o curso como pintura, yoga u otro. Muy importante colocar el tiempo libre, este también cuenta.

 

  • Dar prioridad a las situaciones que importan. Siempre habrá cosas que importan más que otras, entonces hay que colocar en lo primero de la lista a aquellas que realmente ocupan un lugar especial en nuestra vida. Esto incluye las cosas laborales, quizá estudiar para un examen de promoción y realizar una propuesta para ese proyecto. Pero también están las cuestiones personales, por ejemplo, cuidar de tu salud, y si para ti esto es hacer ejercicio y tener un buen desayuno, entonces dedica tiempo a esto antes que cualquier cosa. Esto te dará paz y tranquilidad y no estarás con el pendiente el resto del día de que tienes algo importante que hacer.

 

  • Aprender a decir no, o bien, dejarlo para después. Para poder hacer esto se debe tratar de una actividad que no es importante y que además no está en lineamiento con las metas que se tienen. Cuando se detecta esto entonces lo mejor es decir que no a esa tarea, o bien, comentarle a quien te la propuso que mejor se discuta sobre ella en días después, la verdad es que casi nadie da un seguimiento de estas propuestas.

 

 

 

  • Flexibilidad. Si has programado actividades pero no podrás hacerlas todas, entonces siempre tendrás la oportunidad de reacomodarlas. Por ejemplo, si has estado ocupado toda la mañana con reuniones o reportes y ya no te dará tiempo de hacer toda la rutina de ejercicio, entonces redúcela y haz 10 o 15 minutos. Si querías avanzar con un proyecto pero ya no hubo tiempo, entonces realiza el bosquejo y avanza en los primeros puntos.

 

  • Duerme lo suficiente. Además de calendarizar cada tarea también es importante que descanses, dormir es algo que no debes sacrificar. Si tu descanso no es óptimo batallarás para concentrarte y por ende tu productividad disminuirá.

 

  • Planificación de manera anticipada. Si crees que invertir tiempo en planificar solo te quitará tiempo no es así, en realidad está comprobado que cuando planificas es más probable que realices aquello que has puesto por escrito, te estás comprometiendo a realizarlo.

 

 

 

 

  • No hagas multitareas. Si quieres ser efectivo y cumplir con las tareas asignadas al día entonces lo que tendrás que hacer es no realizar multitareas. No hay porque hacer más de una actividad al mismo tiempo, esto solo te distrae, sobre todo cuando se trata de situaciones que nada tienen que ver con ese proyecto. Por lo tanto, si quieres una buena gestión de tiempo en el trabajo deja tu teléfono lejos, así como la tentación de abrir las redes sociales.

 

  • Calendarización a conciencia. Para poder hacer esto debes saber qué horas son en donde tienes tu nivel de energía más alto, solo así podrás programar lo que es importante en ese rango de tiempo. Si sabes que tu máxima productividad es por las mañanas entonces coloca ahí lo más importante.

 

  • Descansa. Es necesario tomar descansos lejos de la computadora, de esta manera lograrás despejar tu mente y cuerpo. Es importante colocarlos en el calendario, lo mejor es que hagas algo que te tranquilice, de paz o te ayude a estirar el cuerpo.

 

Ahora ya sabes, para lograr tener una correcta gestión de tiempo en el trabajo además de contar con prácticas eficientes y que te motiven a planificar e implementar herramientas digitales que hacen aún más sencillo el proceso. Una de ella es Employee Central Time and Attendance Management, te ayuda a tener un buen control de tu tiempo y el de tus empleados.  Asimismo, las actividades están monitoreadas, por lo que puedes saber cómo se dedica el tiempo de trabajo con el objetivo de hacer estrategias que hagan la jornada laboral más productiva y descansada.

 

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia en la empresa? con Employee Central Time and Attendance Management, es posible. Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

 

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Estrategias efectivas de una gestión de tiempo

Para poder realizar una gestión de tiempo efectivo es necesario estar consciente, ya que mientras más desconcentrados estemos y nuestra atención esta dispersa, el control de tiempo que tengamos será deficiente volviéndonos improductivos e invirtiendo más horas de trabajo en tareas que pueden hacerse en menos horas.

 

Contar con una buena administración de tiempo puede traducirse en éxito profesional, pero no solo eso, también en triunfo personal, y es que existen estrategias efectivas que nos darán lo necesario para poder realizar todo aquello que deseemos, incluido el descanso.

Cuando avanzamos en nuestra vida laboral es cuando el desafío de poder establecer un equilibrio entre el trabajo y la vida privada debe comenzar a equilibrarse. Es aquí cuando nos enteramos de que tan diestros somos con nuestro tiempo. Es normal ver como los trabajadores terminan agotados por las pesadas jornadas, el estrés, así como los plazos irreales que en ocasiones imponen para entregar proyectos. Esto puede solucionarse si se administra bien el tiempo.

 

 

¿Qué estrategias considerar para mejorar en gestión de tiempo efectivo?

 

Para poder rendir mejor y que nuestra productividad no disminuya, al mismo tiempo que minimizamos el estrés, es necesario aplicar ciertas estrategias para poder cumplir con las responsabilidades sin morir en el intento.

 

  1. Comunica tus prioridades. Para poder tener una buena gestión de tiempo efectivo es necesario que te apropies del tiempo y que hables sobre cuáles son tus prioridades a los compañeros de trabajo, pero también a tus amigos y familiares. Aquí no se trata de hacer una lista de tareas, sino de prioridades; es decir, a qué actividades debes darle el primer lugar. Por ejemplo, responder los correos electrónicos rara vez son prioridad, en cambio, si les haces saber a tus colaboradores que les darás una respuesta, pero no de inmediato y cuando lo hagas será lo más detenidamente posible, ellos quedarán tranquilos. De esta manera estarás teniendo más control sobre tu tiempo.

 

 

  1. Aprovecha tus horas más productivas. El hecho de despertar a las 5 de la mañana no te convertirá en una persona exitosa. Esto será posible solo si eres de esas personas que su hora pico de productividad es por las mañanas. Para poder sacarle el mayor provecho debes tener claro que tipo de personas eres; es decir, si trabajas mejor por las noches, mañanas o tardes. La realidad es que hay muchos empleados que laboran desde la mañana siendo que su hora de productividad es en la tarde, lo que resulta un gran desafío para quienes tienen que trabajar y hacer un proyecto importante fuera de su horario pico.

 

 

 

  1. Dormir lo suficiente. Cuando no se ha dormido bien, cuando se está en el trabajo sin poder mantener los ojos abiertos, es difícil que se pueda ser productivo ni cumplir con la cuota diaria de tareas. Es importante que además de dormir las horas, estas sean de un descanso constructivo, es decir, un tiempo en donde realmente descansemos. Un buen sueño nos dará: restauración, consolidación de la memoria y salud metabólica, está comprobado que si dormimos lo suficiente estas tres funciones se cumplen en nuestro organismo.

 

 

  1. Descansos constructivos. Es verdad que hoy en día está mal visto que los empleados tomen descansos, la frenética jornada laboral no lo permite. Sin embargo, esta comprobado que tomar periodos breves que nos distraigan hará que nuestra concentración aumente y podamos tomar mejores decisiones, así como mantener una creatividad. De hecho, estar metido en una actividad por largo rato tan solo ocasiona un bajo rendimiento, por lo tanto, lo mejor es que ante una actividad que es larga lo más prudente es tomar descansos. Los tiempos libres pueden ser tomados cada 50 o 90 minutos. Para que tu reposo sea constructivo puedes realizar alguna actividad física para estírate o desentumirte, hablar con tus compañeros, comer algo, entre otros.

 

 

  1. Evitar reuniones inútiles. Las reuniones son el gran problema de muchas empresas, agendando junta tras junta y lo único que hacen es quitar tiempo valioso. Lo mejor es alentar que nuestros trabajadores a realizar sus tareas sin ser interrumpidos, estamos hablando que ellos son los que están detrás de la cara de la empresa, por qué quitarles el tiempo en reuniones que para su desempeño y puesto resulta improductivo y no está agregado valor. Los empleados no deberían verse obligados a permanecer o estar en reuniones en donde no son necesarios. Porqué hacer una junta semanal si puedes mandar mensajes a todo el equipo comunicando exactamente lo mismo en menos tiempo y sin quitar horas de trabajo.

 

 

Para poder tener una gestión de tiempo efectivo podemos seguir con las prácticas de antaño o implementar software de tiempo y asistencia para que nos ayude y se convierta en un auxiliar en cada uno de los procesos laborales, y así poder tener un mejor control y registro de cada una de las tareas de todos los empleados. 

 

Para llevar un buen manejo de nuestro tiempo y de toda la empresa está Employee Central Time and Attendance Management de SAP, que permite automatizar tareas, controlar asistencias, ausencias, llegadas y salidas, así como el tiempo dedicado a cada actividad, entre otras.

 

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¿Luchando para administrar las horas extras en tu organización?

Imagina que los trabajadores de tu empresa realizan horas extras, pero el cálculo de estas se hace mediante técnicas tan obsoletas como hojas de cálculo o tarjetas de tiempo. Si bien esto quizá pueda ser útil para pequeñísimas empresas, la realidad es que este tipo de herramientas traen más problemas que solución. La cuenta de las horas extras y en general la administración del tiempo no debería porque ser una actividad complicada ni causar dolores de cabeza o mal entendidos entre empleados o empleadores.

 

Para la correcta administración de las horas extras lo mejor es contar con sistemas avanzados y digitales que permitan hacerlo de manera fácil, automatizada y segura, dejando atrás prácticas arcaicas e inseguras.

 

Acciones que se pueden tomar para una buena administración del tiempo

 

Administrar horas extras puede dejar de ser un desafío y una lucha, para esto existen ciertos pasos que pueden llevarse a cabo y que ayudarán a que este proceso se realice sin complicaciones.

 

  1. Simplificación. Lo mejor es realizar una revisión detallada a las políticas de tiempo extra, esto puede ser revelador y darse cuenta de que en realidad están sumando muchos pasos innecesarios al momento de aprobar las horas extras. En otras palabras, debes fijarte que tu política no sea compleja ni esté retrasando el trabajo o haga complicado el proceso de gestión del tiempo.

El objetivo es que las políticas de las horas extras y su posterior administración sea más directa y coherente, sin necesidad de complicar la vida, ni a los empleados o encargados de llevar dicha gestión.

 

  1. Ampliar el enfoque. Además de centrarse en las horas extras, también es importante que se pueda gestionar de manera adecuada las vacaciones de sus empleados. De no ser así pueden darse situaciones como vacaciones no programas, lo que supondrá un desajuste con los horarios de los empleados y lo más probable es que para cubrir las horas del empleado que se encuentra de vacaciones, será necesario utilizar las horas extras.

 

Esto quiere decir que no es cuestión de enfocarse única y exclusivamente a las horas extras, también es necesario que se gestione toda la jornada, vacaciones, ausencias y más, para poder llevar una administración del tiempo y que una falta de algún empleado no represente necesariamente la utilización de horas extras.

 

 

  1. Sigue las horas de trabajo. Un error es dejar a los empleados, seguir ellos mismos su tiempo de trabajo. Siempre tendrán otras cosas que hacer u otras prioridades dentro de sus proyectos laborales. Ya que deben sacar otros pendientes que consideran más importantes que llenar la hoja de cálculo sobre las horas trabajadas. Esto siempre terminará en el último punto de la lista.

 

Hay más, cuando por fin se proponen a dar seguimiento a sus horas de trabajo incluidas la de administrar horas extras, seguro lo hacen días después, lo que sin duda provoca que los cálculos y las anotaciones no sean del todo precisas y sea tan solo un aproximado. El resultado era un registro poco confiable. Por lo tanto, para poder tener una buena gestión de tiempo de los empleados no hay nada mejor que estarlo haciendo en tiempo real, y esto es posible al momento de implementar un software de administración de tiempo.

 

  1. Analizar. Además de llevar un control sobre las horas extras, hay que realizar un análisis sobre las prácticas de la fuerza laboral, esto debería ir implícito en la gestión de horas. Es importante, ya que por un lado puedes ver cómo apoyar a los empleados, lo cual es crucial. Al mismo tiempo, estarás dándote cuenta qué acciones pueden tomarse para que la empresa continúe en crecimiento y mejore sus procesos.

 

Aquí es donde entran los beneficios de tener un sistema de seguimiento de tiempo, ya que al contabilizar de manera automatizada el tiempo invertido de cada trabajador en su jornada, podrás realizar un análisis más preciso del tiempo y la asistencia de cada uno de los empleados. Digitalizar estos procesos los hace más sencillos.

 

  1. Minimiza las horas extras. Existe otra acción que facilitará la administración de horas extra, y es el disminuirlas del sistema. Por supuesto, decirlo es más sencillo que hacerlo, sin embargo, no es imposible. Para poder minimizarlas habrá que tomar ciertas acciones, lo primero es darse cuenta si se está abusando de las horas extras. Si es positivo, quizá quiere decir que no se tiene los suficientes recursos para que las actividades se lleven a cabo en el tiempo establecido.

 

O bien, que es necesario una nueva contracción o redistribuir las tareas; tal vez tener un mejor manejo de la gestión de tiempo, esto también incluye a los gerentes. Una vez detectado el posible problema que esté generando el uso de horas extras, se debe hacer un análisis, planificación y estrategias para que estas no sean tan recurrentes.

 

 

  1. Gestión del cambio. Es necesario que los encargados de gestión de horas extraordinarias sepan cómo hacerlo, ya que los cambios y la manera en que se están llevando los recursos humanos en estos momentos tan cambiantes requieren que así sea. Por lo tanto, se debe realizar un buen análisis y una mejora continua de los procesos internos para poder hacer que las prácticas de gestión de tiempo sean eficientes y realmente efectivas para poder llevar un control total. Al mismo tiempo, dejar de lado todos los conflictos y complicaciones de esta práctica.

 

Ahora ya sabes, para proteger a tu organización de sorpresas, y a fin de prepararse mejor para el futuro, así como para ayudar a la reducción de gastos, proteger a la empresa de posibles acciones legales y aumentar la satisfacción laboral, debe tenerse una buena y correcta administración del tiempo.

 

Para simplificar todos estos procesos, tener seguridad, confianza y efectividad en tu gestión está Employee Central Time and Attendance Management, un sistema que automatiza las tareas, además, almacena los datos y el conteo de horas trabajadas, esto da la posibilidad de poder realizar análisis precisos y tener una visión completa de cada uno de los trabajadores y de su tiempo en el trabajo.

 

 

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Cómo pueden ayudar los gerentes a resolver los problemas de gestión de tiempo

Mucho se habla sobre la gestión de tiempo, se dice que se debe implementar en el trabajo y que los empleados deben saber cómo sacar el máximo provecho de las horas de oficina. Sin embargo, en varias ocasiones es necesario tener alguien que dirija o que ponga un orden. En este sentido, el gerente debe saber cómo capacitar a sus colaboradores, ya que en ocasiones hay que entrenar al personal para que realmente puedan hacer buen uso de su tiempo, otras veces habrá que quitarse del medio para no estorbarlos.

 

Hay que considerar que cada actividad y proyecto que se les asigne lleva tiempo y debe poder realizarse junto con las tareas diarias. Estas y otras cuestiones terminan creando problemas comerciales, pues a los altos mandos de las organizaciones casi nunca les parece importante poner en su lista de pendientes capacitar a sus empleados en la administración de tiempo. Esto debe comenzar a cambiar.

 

 

Acciones que puedes tomar para que tus trabajadores tengan una mejor gestión de tiempo

 

Por fortuna siempre habrá acciones que se puedan realizar para ir orientando a los trabajadores a que tengan un mejor manejo de su tiempo.

 

  1. Establece expectativas y plazos claros. En muchas ocasiones el trabajador tiene problemas con su gestión de tiempo, pero esto no siempre es por cuestiones personales, sino porque el liderazgo no se está haciendo de la mejor manera. Por ejemplo, los empleados no saben qué trabajo deben priorizar. También presentan problemas para decir no, aunque su carga de trabajo está saturada.

 

 

Suelen sentirse abrumados por excesos de tareas y proyectos asignados, otro factor que se ve es el aplazamiento de tareas, ya que el tiempo de entrega no está claro. Esto quiere decir que si rastreas el origen de estos problemas te darás cuenta que viene por mala comunicación, ya que no conocen cómo administrar su tiempo, incluso no saben a qué actividades pueden decir que no.

 

Para mejorar esto, lo idea es que revises las señales en donde los trabajadores se están atorando, como: plazos de entrega que no se entiende, así como aquellas tareas que no saben si entregar o no. Como gerente realiza un análisis de cómo trabajan. También ver si el empleado está siempre en reuniones o en llamadas, ¿realmente esto es útil y necesario? El objetivo es determinar si necesitan de tu ayuda, si tienen dudas con las fechas de entrega y con lo que se debe entregar. Tendrás que ser más claro, y en general, ver que es lo que se debe cambiar en el proceso.

 

  1. Ayuda a los empleados a descubrir cómo están invirtiendo su tiempo. Si le preguntas a tus trabajadores es seguro que todos respondan que disponen de 7 a 8 horas para realizar su trabajo del día. Sin embargo, se ha comprobado que gran parte del tiempo se destina a actividades como, revisar y con correos electrónicos, reuniones, mensajes, entre otras. Para que tus colaboradores sepan exactamente a donde se va la gran parte de su tiempo, debes poder enséñales qué es lo que hacen con las horas y a qué actividades realmente están orientando su esfuerzo. Para lograr una mejor gestión de tiempo puede hacerse una auditoría de tiempo.  

 

Esta actividad tiene el objetivo que los trabajadores escriban sobre cómo creen que gastan su tiempo, para después realizar un seguimiento de sus actividades. Al final, por lo general la diferencia que existe entre lo que se cree y lo que se hace es increíble. Cuando tengas la recopilación de tus trabajadores conversa con ellos para poder descubrir que es lo que les está impidiendo aprovechar las horas. Quizá lo que necesiten es delegar. En fin, que lo primero es ver cómo se manejan y a partir de ahí realizar las modificaciones.

 

  1. Enseña a planificar mejor el tiempo. Es común ver como las tareas que pensábamos nos llevarían un determinado tiempo al final necesitan de más horas. Por más que planifiquemos siempre terminaremos poniendo más de nuestro tiempo. Ahora, imagínate que los empleados además de esto tienen la presión y el estrés de no fallar en sus actividades. Es verdad que al realizar la auditoría de tiempo podrán aprovechar mejor las horas en la oficina. Sin embargo, ayuda a tus empleados en las planeaciones, en este sentido lo que puedes hacer es dividir los proyectos grandes en entregas pequeñas, así quitarás estrés.

 

Considera que el trabajador necesita de otros departamentos para poder realizar su trabajo, o quizá, de horas para hacer investigación, considera esto al poner fechas límites de entrega. Debes ser realista sobre el tiempo que toma la realización de una tarea. En otras palabras, involucrarte también en la planeación de tiempo.

 

  1. ¿Los sistemas que has implementado están ayudando a la productividad? No todo es culpa de los trabajadores. Por ejemplo, cuestiónate si la reunión de todos los jueves por la mañana está perjudicando a la productividad. Seguro que se tiene buenas intenciones con estas juntas, pero habrá que ver si realmente cumplen con su función. Cuando se realizan demasiadas reuniones interrumpen el flujo de trabajo, hay que tener cuidado que este tipo de actividades no sean solo un lugar en donde los trabajadores pierden el tiempo. Las juntas deben tener una agenda, un propósito y un objetivo, deben cumplirse, de lo contrario habrá problemas con la eficiencia de las mismas y los trabajadores.

 

 

  1. Desarrolla estrategias que protejan el tiempo. El manejo del tiempo que tiene un gerente no es el mismo que el de un trabajador. Sobre todo cuando se trata de un empleado que tiene tareas precisas, como pueden ser un diseñador, un programador, entre otros. Sufrir interrupciones pueden dañar todo el desempeño de su día. Un alto mando de una organización esta acostumbrado cambiar actividades diariamente, porque surgen situaciones que solucionar en el momento, un trabajador de escritorio no. Con esto quiero decir que si se presenta problemas serios de gestión de tiempo dentro de sus empleados, es probable que estén manejando sus horas como si fueran un gerente.

 

En general, esto puede ser problema de comunicación, sin embargo, debe de haber un equilibro entre una buena comunicación y estorbar y obstaculizar las actividades de los colaboradores. También debes respetar el horario que cada uno de los empelados ocupa para realizar sus actividades, ya que no será  lo mismo que las que haga un gerente y por lo tanto requerirá de una planificación distinta.

 

Como ves, la gestión de tiempo no es solo un problema individual y como gerente o encargado de puesto de alto mando, tienes la oportunidad de ir guiando a los empleados a que poco a poco vayan transformándose en trabajadores más productivos, seguros y confiados. Que puedan hacer un buen manejo de su tiempo.

 

 

Para poder lograrlo necesitarás invertir horas y también implementar herramientas para que las tareas sean más sencillas. En este caso, existe software Employee Central Time and Attendance Management, sistema de gestión de tiempo y asistencia. Con el tienes todo lo necesario para que tú y tus empleados sepan cómo manejar el tiempo de la mejor forma. Al mismo tiempo tendrás más control en las tareas y en conocer en qué forma están gastando su día.

 

 

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Cómo lidiar con la flexibilidad laboral en la empresa

Hoy en día se ha comenzado a crear la tendencia de la flexibilidad laboral, esto quiere decir que los empleadores consideran a sus trabajadores y les ofrecen la oportunidad de trabajar fuera de la oficina, de esta manera pueden tener un mejor balance en su vida personal y laboral. Esto en parte se ha venido incrementando ya que las empresas se expanden a otros puntos más allá de su ubicación física, incluso fuera del país lo que provoca que se tenga que ser flexible con los horarios ya que los colaboradores estarán en distintos usos horarios.

 

Al día de hoy el promedio de las personas que están en edad de trabajar son jóvenes que prefieren y dan prioridad a sus compromisos personales, esto no quiere decir que no sean profesionales comprometidos, solo que prefieren horarios flexibles así como la posibilidad de trabajar de manera remota, ya que al final del día saben que terminarán el trabajo que se les pide.

 

Al contrario de lo que se puede creer, la flexibilidad de horario hace que los empleados estén más satisfechos y por lo tanto su productividad aumente. Es decir, dar la oportunidad de que los trabajadores salgan de la oficina y trabajen de manera remota o tengan un horario flexible trae beneficios para ambas partes.

 

¿Cómo lleva México el tema de la flexibilidad laboral? 

 

Por desgracia en México esto apenas se está empezando a expandir ya que la mayoría de los trabajadores, cerca de un 60% dicen que en su empresa no les es permiten realizar su trabajo fuera de la oficina a pesar de que sus actividades podrían realizarse correctamente de manera remota. Es pues una cultura de la flexibilidad laboral que poco a poco se comenzará a instaurar en este país, ya que si las empresas quieren permanecer y estar de acuerdo con los cambios de gestión empresarial deberán considerar esta situación.

 

La realidad es que los empleados desean tener un buen sueldo acorde a sus actividades y conocimientos al mismo tiempo que desean tener un horario flexible, ya que esto les permitirá tener un equilibrio en lo referente a su vida personal y laboral. De hecho estas características son las que las personas buscan como primera instancia cuando están en búsqueda de un empleo.

 

 

Es normal que al día de hoy las personas que están entrando al mundo laboral prefieran un trabajo que les permita tener un balance entre su vida privada y su carrera laboral.

Sin embargo, dentro de las empresas mexicanas aun es común encontrar cierto rechazado y desconfianza a este tipo de flexibilidad, eso sí, la ley federal de trabajo ha realizado y reglamentado el trabajo tanto de home office como el teletrabajo, por lo que será cuestión de tiempo para que las empresas terminen aceptando e incorporando estas medidas de flexibilidad laboral dándose cuenta de las ventajas que esto conlleva. De hecho, los empleados consideran que si pudieran hacer home office sin duda podrían ser más productivos.

 

Por otro lado, es importante que los trabajadores tengan seguridad, principalmente en lo referente al respaldo de su información personal y privada, ya que es esencial que los trabajadores tengan protección que la empresa en donde laboran con medidas para proteger sus datos. Esto puedo lograrse por medio de la tecnología, otra de las cosas que lo digital permite es el acceso a correos o aplicaciones para consultar información o mails corporativos y muchos de las personas prefieren hacerlo desde sus teléfonos celulares.

 

 

La realidad es que las empresas deben ir transformando su manera de gestionar sus horarios y la forma en que quieren controlar a sus empleados ya que entre más flexibilidad se da más productividad pues los empelados sienten confianza.

 

Beneficios de la flexibilidad laboral

 

Tus trabajadores estarán muy agradecidos si implementas la flexibilidad laboral, puedes hacerlo sin dificultad o miedo de no poder tener control de los horarios de trabajo ya que puedes utilizar el software de Time Management de SAP SuccessFactors, una plataforma para tener dominio en el tiempo asistencia de tus trabajadores.

 

Promover y tener la opción de un horario flexible es un incentivo que las personas que aspiran a un puesto de trabajo en tu organización tomarán en cuenta y lo considerarán como una ventaja al momento de decidir entrar a laboral dentro de tu negocio. Como gerente tendrás la seguridad que las personas que ingresen tendrán satisfacción laboral y por lo tanto tendrán buena productividad.

 

De cualquier manera, al contar con un sistema como Time Management de SAP SuccessFactors podrás tener más control, además tener toda la información en un solo lugar de todos tus trabajadores, podrás ver sus actividades en tiempo real.

 

También será posible ingresar, tanto ellos como los altos gerentes, al software en cualquier lugar en donde se encuentren ya que este sistema está basado en la nube lo cual ayuda bastante para la funcionalidad de horarios flexibles y la opción de home office.

 

Al final lo que debe importar es que al terminar el día el trabajador entregue las tareas que se espera de el sin importar que lo haya hecho dentro de la oficina o en su casa.

 

Ahora ya sabes que optar por implementar la flexibilidad laboral no tiene por qué representar un riesgo sino una ventaja y puedes hacerlo apoyándote en software como Time Management de SAP SuccessFactors.

 

 

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