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Acceso biométrico para gestionar a tu personal

Para asegurarte que la gestión del personal es correcta y que los empleados se encuentran en el sitio adecuado a la hora correcta, es necesario contar con un sistema que lo garantice, de esta manera podrás saber que el servicio que se brinda o el producto que se entrega se reciban. La herramienta que uses debe ser digital o de alta tecnología, de esta manera evitará que se cometan errores u omisiones como cuando se hace de forma manual.

Por eso, usar biometría para poder tener un mejor control de las asistencias de los trabajadores, y por lo tanto de la satisfacción de los clientes, es ideal. Ya que si no se tiene la certeza que los colaboradores llegarán a tiempo la experiencia de cliente puede verse afectado lo cual traerá consecuencias.

El objetivo es poder organizar a todos tus empleados para que realicen sus tareas de forma individual y en equipo. Conforme se vayan comprendiendo estos aspectos se podrá ir perfeccionando y optimizando el rol del área de recursos humanos y con ello la gestión del capital humano.

Es verdad que al inicio la biometría era una tecnología cara, sin embargo, con el paso del tiempo se ha abarato lo suficiente para poder ser utilizada en otras área que no tienen que ver con la seguridad.

De esta manera, al día de hoy es posible encontrarla en empresas de distinto giro dando así a la organización información sobre la asistencia de sus empleados, permitiéndole tener un mejor control del personal. Gracias a la biometría es posible resignificar el valor de los colaboradores debido a la posibilidad de encontrar soluciones para la gestión de tiempo y asistencia de los mismos.

 

El uso de la biometría y sus avances

Estos avances permiten poder conocer la ubicación de los empleados cuando están fuera de la oficina, siempre y cuando se encuentren en actividades laborales, es decir, además de registrar el ingreso de las personas también pueden permiten visualizar otras aspectos.

Estos datos son una herramienta para poder tener información y registros que faciliten estrategias a problemas o simplemente almacenar los datos para realizar análisis y de esta manera hacer un comparativo y realizar las mejoras correspondientes.

 

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El éxito del uso de la biometría es poder validar la identidad, para esto puede usarse la huella dactilar y no hay riesgo de falsificación ya que no hay dos personas que tengan la misma. Al mismo tiempo, también existe la identificación por medio del patrón de voz, sin embargo, este es más común cuando se trata de generar una interacción con el usuario,  ejemplo, los bancos suelen usarlo mucho.

También está la biometría por análisis de iris, este es un método muy confiable. Sin embargo el más usado es el de la huella dactilar, al menos en lo que se refiere a llevar una gestión de tiempo y asistencia.

 

 

La biometría y su eficiencia en recursos humanos

Ahora bien, la biometría se ha implementado para poder tener un control de asistencia y puntualidad en los empleados, es decir, se convierte en una gran herramienta para recursos humanos y los problemas en el área de asistencia que pudieran surgir. Desde su  implementación al día de hoy esta herramienta ha evolucionado, al poder dar información para crear reportes que maximicen el control de las entradas y salidas.

En general, esta tecnología se integra perfectamente en los procesos de recursos humanos, sobre todo en lo que se refiere a tener un control de tiempo y asistencia, un área de suma importancia dentro de este departamento. Ya que de aquí puede medirse la productividad de los empleados, los retrasos, y el control de tiempo utilizado en cada tarea y más.

 

 

 

Por otra parte, la biometría y los resultados que arroja, pueden perfectamente implementarse a la nómina y por lo tanto utilizar los datos para la realización de este proceso. Esto hace que las actividades del departamento de recursos humanos fluyan de forma más sencilla. En realidad, esta tecnología es una ventaja para los módulos de RRHH, así como al usar el sistema de gestión de tiempo y asistencia y de nómina.

Como ves, los avances tecnológicos además de poder integrarse entre ellos, también son una palanca para la administración del capital humano, de esta manera podrás generar planeación y estrategia para modificar los problemas detectados, esto a su vez estará contribuyendo a generar una productividad que se vea reflejada en la satisfacción del cliente. Al mismo tiempo, al poder tener una mejor gestión de los empleados y sus números, dará lugar a reconocerle su esfuerzo, lo que a su vez también provocará su satisfacción.

Si deseas que los procesos de recursos humanos sean óptimos, eficientes y seguros además de implementar la biometría incluye un software de  tiempo y asistencia, es compatible con esta tecnología y hace que la gestión del personal, así como las actividades de nómina puedan estar a tiempo y sean confiables.

 

 

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender las necesidades de tu departamento de recursos humanos?, con SuccessFactors y sus distintos módulos para la gestión del talento humano, como Employee Central Time and Attendance Management y Employee Central Payroll podrás optimizar esta área de la organización.

 

 

Pon atención a lo que voy a contarte, un software de rh es la solución completa para gestionar los rrhh en las empresas. Podrás acceder a información, automatizar actividades y ahorrar costos.

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No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con los módulos de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors y Employee Central Payroll puedes hacerlo.

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Haz las cosas que quieres hacer con una correcta gestión de tiempo

Hagamos lo que hagamos no podemos cambiar el hecho que solo disponemos de 24 horas  al día para poder realizar todas las actividades que tenemos programadas. Por lo tanto, es necesario tener una correcta planeación para contar con una gestión de tiempo en el trabajo que sea inteligente.

Desde hace mucho tiempo se han comenzado a instaurar prácticas que nos enseñaban a realizar un acomodo de nuestras actividades separando las tareas importantes de las prioritarias, y así ir bajando hasta llegar a las menos trascendentales.

Sin embargo, al día de hoy y con los cambios que han ocurrido en el mundo laboral y la forma de realizar las asignaciones, nos damos cuenta que si hacemos esa lista será algo que no tiene fin. En muchas ocasiones nos encontramos contradicciones como: lo urgente no es importante, o quizá que lo que se planea a largo plazo no guarda una relación con las metas a corto plazo.

Por lo tanto hay que encontrar formas que nos permitan cumplir con las responsabilidades, al mismo tiempo que realizar todo aquello que es importante y urgente.

 

Formas que ayudan a tener una buena gestión de tiempo en el trabajo

Es común que las personas se asombren cuando ven a alguien más que tiene una vida profesional ajetreada, tiene su negocio o un puesto demandante, y aun así tiene tiempo para hacer ejercicio, pasar tiempo con su familia, amigos y un montón de actividades más. Es obvio que todos quieran saber cómo es que logra tal hazaña, cómo consigue realizar tantas actividades y hacerlas bien.

Para poder avanzar y llevar a cabo todo aquello que son responsabilidades, pero también que nos gustan y nos estimulan, es preciso crear prácticas que nos vayan dando un norte y nos permitan llevar un control de nuestro tiempo.

Crear un calendario requiere de ciertas reglas para poder conseguir el objetivo.

 

  • No te olvides de nada. Para poder tener una gestión de tiempo en el trabajo adecuada y que se extienda a toda tu vida, es necesario que apuntes todas las actividades que debes hacer. Incluye la jornada de laboral y dentro las tareas por realizar también agenda reuniones, capacitaciones y más actividades que tengan que ver con el trabajo. También debes anotar tu tiempo personal como hacer ejercicio, salir con los amigos, familia, o si llevas clase o curso como pintura, yoga u otro. Muy importante colocar el tiempo libre, este también cuenta.

 

  • Dar prioridad a las situaciones que importan. Siempre habrá cosas que importan más que otras, entonces hay que colocar en lo primero de la lista a aquellas que realmente ocupan un lugar especial en nuestra vida. Esto incluye las cosas laborales, quizá estudiar para un examen de promoción y realizar una propuesta para ese proyecto. Pero también están las cuestiones personales, por ejemplo, cuidar de tu salud, y si para ti esto es hacer ejercicio y tener un buen desayuno, entonces dedica tiempo a esto antes que cualquier cosa. Esto te dará paz y tranquilidad y no estarás con el pendiente el resto del día de que tienes algo importante que hacer.

 

  • Aprender a decir no, o bien, dejarlo para después. Para poder hacer esto se debe tratar de una actividad que no es importante y que además no está en lineamiento con las metas que se tienen. Cuando se detecta esto entonces lo mejor es decir que no a esa tarea, o bien, comentarle a quien te la propuso que mejor se discuta sobre ella en días después, la verdad es que casi nadie da un seguimiento de estas propuestas.

 

 

 

  • Flexibilidad. Si has programado actividades pero no podrás hacerlas todas, entonces siempre tendrás la oportunidad de reacomodarlas. Por ejemplo, si has estado ocupado toda la mañana con reuniones o reportes y ya no te dará tiempo de hacer toda la rutina de ejercicio, entonces redúcela y haz 10 o 15 minutos. Si querías avanzar con un proyecto pero ya no hubo tiempo, entonces realiza el bosquejo y avanza en los primeros puntos.

 

  • Duerme lo suficiente. Además de calendarizar cada tarea también es importante que descanses, dormir es algo que no debes sacrificar. Si tu descanso no es óptimo batallarás para concentrarte y por ende tu productividad disminuirá.

 

  • Planificación de manera anticipada. Si crees que invertir tiempo en planificar solo te quitará tiempo no es así, en realidad está comprobado que cuando planificas es más probable que realices aquello que has puesto por escrito, te estás comprometiendo a realizarlo.

 

 

 

 

  • No hagas multitareas. Si quieres ser efectivo y cumplir con las tareas asignadas al día entonces lo que tendrás que hacer es no realizar multitareas. No hay porque hacer más de una actividad al mismo tiempo, esto solo te distrae, sobre todo cuando se trata de situaciones que nada tienen que ver con ese proyecto. Por lo tanto, si quieres una buena gestión de tiempo en el trabajo deja tu teléfono lejos, así como la tentación de abrir las redes sociales.

 

  • Calendarización a conciencia. Para poder hacer esto debes saber qué horas son en donde tienes tu nivel de energía más alto, solo así podrás programar lo que es importante en ese rango de tiempo. Si sabes que tu máxima productividad es por las mañanas entonces coloca ahí lo más importante.

 

  • Descansa. Es necesario tomar descansos lejos de la computadora, de esta manera lograrás despejar tu mente y cuerpo. Es importante colocarlos en el calendario, lo mejor es que hagas algo que te tranquilice, de paz o te ayude a estirar el cuerpo.

 

Ahora ya sabes, para lograr tener una correcta gestión de tiempo en el trabajo además de contar con prácticas eficientes y que te motiven a planificar e implementar herramientas digitales que hacen aún más sencillo el proceso. Una de ella es Employee Central Time and Attendance Management, te ayuda a tener un buen control de tu tiempo y el de tus empleados.  Asimismo, las actividades están monitoreadas, por lo que puedes saber cómo se dedica el tiempo de trabajo con el objetivo de hacer estrategias que hagan la jornada laboral más productiva y descansada.

 

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Estrategias efectivas de una gestión de tiempo

Para poder realizar una gestión de tiempo efectivo es necesario estar consciente, ya que mientras más desconcentrados estemos y nuestra atención esta dispersa, el control de tiempo que tengamos será deficiente volviéndonos improductivos e invirtiendo más horas de trabajo en tareas que pueden hacerse en menos horas.

 

Contar con una buena administración de tiempo puede traducirse en éxito profesional, pero no solo eso, también en triunfo personal, y es que existen estrategias efectivas que nos darán lo necesario para poder realizar todo aquello que deseemos, incluido el descanso.

Cuando avanzamos en nuestra vida laboral es cuando el desafío de poder establecer un equilibrio entre el trabajo y la vida privada debe comenzar a equilibrarse. Es aquí cuando nos enteramos de que tan diestros somos con nuestro tiempo. Es normal ver como los trabajadores terminan agotados por las pesadas jornadas, el estrés, así como los plazos irreales que en ocasiones imponen para entregar proyectos. Esto puede solucionarse si se administra bien el tiempo.

 

 

¿Qué estrategias considerar para mejorar en gestión de tiempo efectivo?

 

Para poder rendir mejor y que nuestra productividad no disminuya, al mismo tiempo que minimizamos el estrés, es necesario aplicar ciertas estrategias para poder cumplir con las responsabilidades sin morir en el intento.

 

  1. Comunica tus prioridades. Para poder tener una buena gestión de tiempo efectivo es necesario que te apropies del tiempo y que hables sobre cuáles son tus prioridades a los compañeros de trabajo, pero también a tus amigos y familiares. Aquí no se trata de hacer una lista de tareas, sino de prioridades; es decir, a qué actividades debes darle el primer lugar. Por ejemplo, responder los correos electrónicos rara vez son prioridad, en cambio, si les haces saber a tus colaboradores que les darás una respuesta, pero no de inmediato y cuando lo hagas será lo más detenidamente posible, ellos quedarán tranquilos. De esta manera estarás teniendo más control sobre tu tiempo.

 

 

  1. Aprovecha tus horas más productivas. El hecho de despertar a las 5 de la mañana no te convertirá en una persona exitosa. Esto será posible solo si eres de esas personas que su hora pico de productividad es por las mañanas. Para poder sacarle el mayor provecho debes tener claro que tipo de personas eres; es decir, si trabajas mejor por las noches, mañanas o tardes. La realidad es que hay muchos empleados que laboran desde la mañana siendo que su hora de productividad es en la tarde, lo que resulta un gran desafío para quienes tienen que trabajar y hacer un proyecto importante fuera de su horario pico.

 

 

 

  1. Dormir lo suficiente. Cuando no se ha dormido bien, cuando se está en el trabajo sin poder mantener los ojos abiertos, es difícil que se pueda ser productivo ni cumplir con la cuota diaria de tareas. Es importante que además de dormir las horas, estas sean de un descanso constructivo, es decir, un tiempo en donde realmente descansemos. Un buen sueño nos dará: restauración, consolidación de la memoria y salud metabólica, está comprobado que si dormimos lo suficiente estas tres funciones se cumplen en nuestro organismo.

 

 

  1. Descansos constructivos. Es verdad que hoy en día está mal visto que los empleados tomen descansos, la frenética jornada laboral no lo permite. Sin embargo, esta comprobado que tomar periodos breves que nos distraigan hará que nuestra concentración aumente y podamos tomar mejores decisiones, así como mantener una creatividad. De hecho, estar metido en una actividad por largo rato tan solo ocasiona un bajo rendimiento, por lo tanto, lo mejor es que ante una actividad que es larga lo más prudente es tomar descansos. Los tiempos libres pueden ser tomados cada 50 o 90 minutos. Para que tu reposo sea constructivo puedes realizar alguna actividad física para estírate o desentumirte, hablar con tus compañeros, comer algo, entre otros.

 

 

  1. Evitar reuniones inútiles. Las reuniones son el gran problema de muchas empresas, agendando junta tras junta y lo único que hacen es quitar tiempo valioso. Lo mejor es alentar que nuestros trabajadores a realizar sus tareas sin ser interrumpidos, estamos hablando que ellos son los que están detrás de la cara de la empresa, por qué quitarles el tiempo en reuniones que para su desempeño y puesto resulta improductivo y no está agregado valor. Los empleados no deberían verse obligados a permanecer o estar en reuniones en donde no son necesarios. Porqué hacer una junta semanal si puedes mandar mensajes a todo el equipo comunicando exactamente lo mismo en menos tiempo y sin quitar horas de trabajo.

 

 

Para poder tener una gestión de tiempo efectivo podemos seguir con las prácticas de antaño o implementar software de tiempo y asistencia para que nos ayude y se convierta en un auxiliar en cada uno de los procesos laborales, y así poder tener un mejor control y registro de cada una de las tareas de todos los empleados. 

 

Para llevar un buen manejo de nuestro tiempo y de toda la empresa está Employee Central Time and Attendance Management de SAP, que permite automatizar tareas, controlar asistencias, ausencias, llegadas y salidas, así como el tiempo dedicado a cada actividad, entre otras.

 

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¿Luchando para administrar las horas extras en tu organización?

Imagina que los trabajadores de tu empresa realizan horas extras, pero el cálculo de estas se hace mediante técnicas tan obsoletas como hojas de cálculo o tarjetas de tiempo. Si bien esto quizá pueda ser útil para pequeñísimas empresas, la realidad es que este tipo de herramientas traen más problemas que solución. La cuenta de las horas extras y en general la administración del tiempo no debería porque ser una actividad complicada ni causar dolores de cabeza o mal entendidos entre empleados o empleadores.

 

Para la correcta administración de las horas extras lo mejor es contar con sistemas avanzados y digitales que permitan hacerlo de manera fácil, automatizada y segura, dejando atrás prácticas arcaicas e inseguras.

 

Acciones que se pueden tomar para una buena administración del tiempo

 

Administrar horas extras puede dejar de ser un desafío y una lucha, para esto existen ciertos pasos que pueden llevarse a cabo y que ayudarán a que este proceso se realice sin complicaciones.

 

  1. Simplificación. Lo mejor es realizar una revisión detallada a las políticas de tiempo extra, esto puede ser revelador y darse cuenta de que en realidad están sumando muchos pasos innecesarios al momento de aprobar las horas extras. En otras palabras, debes fijarte que tu política no sea compleja ni esté retrasando el trabajo o haga complicado el proceso de gestión del tiempo.

El objetivo es que las políticas de las horas extras y su posterior administración sea más directa y coherente, sin necesidad de complicar la vida, ni a los empleados o encargados de llevar dicha gestión.

 

  1. Ampliar el enfoque. Además de centrarse en las horas extras, también es importante que se pueda gestionar de manera adecuada las vacaciones de sus empleados. De no ser así pueden darse situaciones como vacaciones no programas, lo que supondrá un desajuste con los horarios de los empleados y lo más probable es que para cubrir las horas del empleado que se encuentra de vacaciones, será necesario utilizar las horas extras.

 

Esto quiere decir que no es cuestión de enfocarse única y exclusivamente a las horas extras, también es necesario que se gestione toda la jornada, vacaciones, ausencias y más, para poder llevar una administración del tiempo y que una falta de algún empleado no represente necesariamente la utilización de horas extras.

 

 

  1. Sigue las horas de trabajo. Un error es dejar a los empleados, seguir ellos mismos su tiempo de trabajo. Siempre tendrán otras cosas que hacer u otras prioridades dentro de sus proyectos laborales. Ya que deben sacar otros pendientes que consideran más importantes que llenar la hoja de cálculo sobre las horas trabajadas. Esto siempre terminará en el último punto de la lista.

 

Hay más, cuando por fin se proponen a dar seguimiento a sus horas de trabajo incluidas la de administrar horas extras, seguro lo hacen días después, lo que sin duda provoca que los cálculos y las anotaciones no sean del todo precisas y sea tan solo un aproximado. El resultado era un registro poco confiable. Por lo tanto, para poder tener una buena gestión de tiempo de los empleados no hay nada mejor que estarlo haciendo en tiempo real, y esto es posible al momento de implementar un software de administración de tiempo.

 

  1. Analizar. Además de llevar un control sobre las horas extras, hay que realizar un análisis sobre las prácticas de la fuerza laboral, esto debería ir implícito en la gestión de horas. Es importante, ya que por un lado puedes ver cómo apoyar a los empleados, lo cual es crucial. Al mismo tiempo, estarás dándote cuenta qué acciones pueden tomarse para que la empresa continúe en crecimiento y mejore sus procesos.

 

Aquí es donde entran los beneficios de tener un sistema de seguimiento de tiempo, ya que al contabilizar de manera automatizada el tiempo invertido de cada trabajador en su jornada, podrás realizar un análisis más preciso del tiempo y la asistencia de cada uno de los empleados. Digitalizar estos procesos los hace más sencillos.

 

  1. Minimiza las horas extras. Existe otra acción que facilitará la administración de horas extra, y es el disminuirlas del sistema. Por supuesto, decirlo es más sencillo que hacerlo, sin embargo, no es imposible. Para poder minimizarlas habrá que tomar ciertas acciones, lo primero es darse cuenta si se está abusando de las horas extras. Si es positivo, quizá quiere decir que no se tiene los suficientes recursos para que las actividades se lleven a cabo en el tiempo establecido.

 

O bien, que es necesario una nueva contracción o redistribuir las tareas; tal vez tener un mejor manejo de la gestión de tiempo, esto también incluye a los gerentes. Una vez detectado el posible problema que esté generando el uso de horas extras, se debe hacer un análisis, planificación y estrategias para que estas no sean tan recurrentes.

 

 

  1. Gestión del cambio. Es necesario que los encargados de gestión de horas extraordinarias sepan cómo hacerlo, ya que los cambios y la manera en que se están llevando los recursos humanos en estos momentos tan cambiantes requieren que así sea. Por lo tanto, se debe realizar un buen análisis y una mejora continua de los procesos internos para poder hacer que las prácticas de gestión de tiempo sean eficientes y realmente efectivas para poder llevar un control total. Al mismo tiempo, dejar de lado todos los conflictos y complicaciones de esta práctica.

 

Ahora ya sabes, para proteger a tu organización de sorpresas, y a fin de prepararse mejor para el futuro, así como para ayudar a la reducción de gastos, proteger a la empresa de posibles acciones legales y aumentar la satisfacción laboral, debe tenerse una buena y correcta administración del tiempo.

 

Para simplificar todos estos procesos, tener seguridad, confianza y efectividad en tu gestión está Employee Central Time and Attendance Management, un sistema que automatiza las tareas, además, almacena los datos y el conteo de horas trabajadas, esto da la posibilidad de poder realizar análisis precisos y tener una visión completa de cada uno de los trabajadores y de su tiempo en el trabajo.

 

 

Dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia en la empresa? con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.

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Cómo pueden ayudar los gerentes a resolver los problemas de gestión de tiempo

Mucho se habla sobre la gestión de tiempo, se dice que se debe implementar en el trabajo y que los empleados deben saber cómo sacar el máximo provecho de las horas de oficina. Sin embargo, en varias ocasiones es necesario tener alguien que dirija o que ponga un orden. En este sentido, el gerente debe saber cómo capacitar a sus colaboradores, ya que en ocasiones hay que entrenar al personal para que realmente puedan hacer buen uso de su tiempo, otras veces habrá que quitarse del medio para no estorbarlos.

 

Hay que considerar que cada actividad y proyecto que se les asigne lleva tiempo y debe poder realizarse junto con las tareas diarias. Estas y otras cuestiones terminan creando problemas comerciales, pues a los altos mandos de las organizaciones casi nunca les parece importante poner en su lista de pendientes capacitar a sus empleados en la administración de tiempo. Esto debe comenzar a cambiar.

 

 

Acciones que puedes tomar para que tus trabajadores tengan una mejor gestión de tiempo

 

Por fortuna siempre habrá acciones que se puedan realizar para ir orientando a los trabajadores a que tengan un mejor manejo de su tiempo.

 

  1. Establece expectativas y plazos claros. En muchas ocasiones el trabajador tiene problemas con su gestión de tiempo, pero esto no siempre es por cuestiones personales, sino porque el liderazgo no se está haciendo de la mejor manera. Por ejemplo, los empleados no saben qué trabajo deben priorizar. También presentan problemas para decir no, aunque su carga de trabajo está saturada.

 

 

Suelen sentirse abrumados por excesos de tareas y proyectos asignados, otro factor que se ve es el aplazamiento de tareas, ya que el tiempo de entrega no está claro. Esto quiere decir que si rastreas el origen de estos problemas te darás cuenta que viene por mala comunicación, ya que no conocen cómo administrar su tiempo, incluso no saben a qué actividades pueden decir que no.

 

Para mejorar esto, lo idea es que revises las señales en donde los trabajadores se están atorando, como: plazos de entrega que no se entiende, así como aquellas tareas que no saben si entregar o no. Como gerente realiza un análisis de cómo trabajan. También ver si el empleado está siempre en reuniones o en llamadas, ¿realmente esto es útil y necesario? El objetivo es determinar si necesitan de tu ayuda, si tienen dudas con las fechas de entrega y con lo que se debe entregar. Tendrás que ser más claro, y en general, ver que es lo que se debe cambiar en el proceso.

 

  1. Ayuda a los empleados a descubrir cómo están invirtiendo su tiempo. Si le preguntas a tus trabajadores es seguro que todos respondan que disponen de 7 a 8 horas para realizar su trabajo del día. Sin embargo, se ha comprobado que gran parte del tiempo se destina a actividades como, revisar y con correos electrónicos, reuniones, mensajes, entre otras. Para que tus colaboradores sepan exactamente a donde se va la gran parte de su tiempo, debes poder enséñales qué es lo que hacen con las horas y a qué actividades realmente están orientando su esfuerzo. Para lograr una mejor gestión de tiempo puede hacerse una auditoría de tiempo.  

 

Esta actividad tiene el objetivo que los trabajadores escriban sobre cómo creen que gastan su tiempo, para después realizar un seguimiento de sus actividades. Al final, por lo general la diferencia que existe entre lo que se cree y lo que se hace es increíble. Cuando tengas la recopilación de tus trabajadores conversa con ellos para poder descubrir que es lo que les está impidiendo aprovechar las horas. Quizá lo que necesiten es delegar. En fin, que lo primero es ver cómo se manejan y a partir de ahí realizar las modificaciones.

 

  1. Enseña a planificar mejor el tiempo. Es común ver como las tareas que pensábamos nos llevarían un determinado tiempo al final necesitan de más horas. Por más que planifiquemos siempre terminaremos poniendo más de nuestro tiempo. Ahora, imagínate que los empleados además de esto tienen la presión y el estrés de no fallar en sus actividades. Es verdad que al realizar la auditoría de tiempo podrán aprovechar mejor las horas en la oficina. Sin embargo, ayuda a tus empleados en las planeaciones, en este sentido lo que puedes hacer es dividir los proyectos grandes en entregas pequeñas, así quitarás estrés.

 

Considera que el trabajador necesita de otros departamentos para poder realizar su trabajo, o quizá, de horas para hacer investigación, considera esto al poner fechas límites de entrega. Debes ser realista sobre el tiempo que toma la realización de una tarea. En otras palabras, involucrarte también en la planeación de tiempo.

 

  1. ¿Los sistemas que has implementado están ayudando a la productividad? No todo es culpa de los trabajadores. Por ejemplo, cuestiónate si la reunión de todos los jueves por la mañana está perjudicando a la productividad. Seguro que se tiene buenas intenciones con estas juntas, pero habrá que ver si realmente cumplen con su función. Cuando se realizan demasiadas reuniones interrumpen el flujo de trabajo, hay que tener cuidado que este tipo de actividades no sean solo un lugar en donde los trabajadores pierden el tiempo. Las juntas deben tener una agenda, un propósito y un objetivo, deben cumplirse, de lo contrario habrá problemas con la eficiencia de las mismas y los trabajadores.

 

 

  1. Desarrolla estrategias que protejan el tiempo. El manejo del tiempo que tiene un gerente no es el mismo que el de un trabajador. Sobre todo cuando se trata de un empleado que tiene tareas precisas, como pueden ser un diseñador, un programador, entre otros. Sufrir interrupciones pueden dañar todo el desempeño de su día. Un alto mando de una organización esta acostumbrado cambiar actividades diariamente, porque surgen situaciones que solucionar en el momento, un trabajador de escritorio no. Con esto quiero decir que si se presenta problemas serios de gestión de tiempo dentro de sus empleados, es probable que estén manejando sus horas como si fueran un gerente.

 

En general, esto puede ser problema de comunicación, sin embargo, debe de haber un equilibro entre una buena comunicación y estorbar y obstaculizar las actividades de los colaboradores. También debes respetar el horario que cada uno de los empelados ocupa para realizar sus actividades, ya que no será  lo mismo que las que haga un gerente y por lo tanto requerirá de una planificación distinta.

 

Como ves, la gestión de tiempo no es solo un problema individual y como gerente o encargado de puesto de alto mando, tienes la oportunidad de ir guiando a los empleados a que poco a poco vayan transformándose en trabajadores más productivos, seguros y confiados. Que puedan hacer un buen manejo de su tiempo.

 

 

Para poder lograrlo necesitarás invertir horas y también implementar herramientas para que las tareas sean más sencillas. En este caso, existe software Employee Central Time and Attendance Management, sistema de gestión de tiempo y asistencia. Con el tienes todo lo necesario para que tú y tus empleados sepan cómo manejar el tiempo de la mejor forma. Al mismo tiempo tendrás más control en las tareas y en conocer en qué forma están gastando su día.

 

 

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Cómo lidiar con la flexibilidad laboral en la empresa

Hoy en día se ha comenzado a crear la tendencia de la flexibilidad laboral, esto quiere decir que los empleadores consideran a sus trabajadores y les ofrecen la oportunidad de trabajar fuera de la oficina, de esta manera pueden tener un mejor balance en su vida personal y laboral. Esto en parte se ha venido incrementando ya que las empresas se expanden a otros puntos más allá de su ubicación física, incluso fuera del país lo que provoca que se tenga que ser flexible con los horarios ya que los colaboradores estarán en distintos usos horarios.

 

Al día de hoy el promedio de las personas que están en edad de trabajar son jóvenes que prefieren y dan prioridad a sus compromisos personales, esto no quiere decir que no sean profesionales comprometidos, solo que prefieren horarios flexibles así como la posibilidad de trabajar de manera remota, ya que al final del día saben que terminarán el trabajo que se les pide.

 

Al contrario de lo que se puede creer, la flexibilidad de horario hace que los empleados estén más satisfechos y por lo tanto su productividad aumente. Es decir, dar la oportunidad de que los trabajadores salgan de la oficina y trabajen de manera remota o tengan un horario flexible trae beneficios para ambas partes.

 

¿Cómo lleva México el tema de la flexibilidad laboral? 

 

Por desgracia en México esto apenas se está empezando a expandir ya que la mayoría de los trabajadores, cerca de un 60% dicen que en su empresa no les es permiten realizar su trabajo fuera de la oficina a pesar de que sus actividades podrían realizarse correctamente de manera remota. Es pues una cultura de la flexibilidad laboral que poco a poco se comenzará a instaurar en este país, ya que si las empresas quieren permanecer y estar de acuerdo con los cambios de gestión empresarial deberán considerar esta situación.

 

La realidad es que los empleados desean tener un buen sueldo acorde a sus actividades y conocimientos al mismo tiempo que desean tener un horario flexible, ya que esto les permitirá tener un equilibrio en lo referente a su vida personal y laboral. De hecho estas características son las que las personas buscan como primera instancia cuando están en búsqueda de un empleo.

 

 

Es normal que al día de hoy las personas que están entrando al mundo laboral prefieran un trabajo que les permita tener un balance entre su vida privada y su carrera laboral.

Sin embargo, dentro de las empresas mexicanas aun es común encontrar cierto rechazado y desconfianza a este tipo de flexibilidad, eso sí, la ley federal de trabajo ha realizado y reglamentado el trabajo tanto de home office como el teletrabajo, por lo que será cuestión de tiempo para que las empresas terminen aceptando e incorporando estas medidas de flexibilidad laboral dándose cuenta de las ventajas que esto conlleva. De hecho, los empleados consideran que si pudieran hacer home office sin duda podrían ser más productivos.

 

Por otro lado, es importante que los trabajadores tengan seguridad, principalmente en lo referente al respaldo de su información personal y privada, ya que es esencial que los trabajadores tengan protección que la empresa en donde laboran con medidas para proteger sus datos. Esto puedo lograrse por medio de la tecnología, otra de las cosas que lo digital permite es el acceso a correos o aplicaciones para consultar información o mails corporativos y muchos de las personas prefieren hacerlo desde sus teléfonos celulares.

 

 

La realidad es que las empresas deben ir transformando su manera de gestionar sus horarios y la forma en que quieren controlar a sus empleados ya que entre más flexibilidad se da más productividad pues los empelados sienten confianza.

 

Beneficios de la flexibilidad laboral

 

Tus trabajadores estarán muy agradecidos si implementas la flexibilidad laboral, puedes hacerlo sin dificultad o miedo de no poder tener control de los horarios de trabajo ya que puedes utilizar el software de Time Management de SAP SuccessFactors, una plataforma para tener dominio en el tiempo asistencia de tus trabajadores.

 

Promover y tener la opción de un horario flexible es un incentivo que las personas que aspiran a un puesto de trabajo en tu organización tomarán en cuenta y lo considerarán como una ventaja al momento de decidir entrar a laboral dentro de tu negocio. Como gerente tendrás la seguridad que las personas que ingresen tendrán satisfacción laboral y por lo tanto tendrán buena productividad.

 

De cualquier manera, al contar con un sistema como Time Management de SAP SuccessFactors podrás tener más control, además tener toda la información en un solo lugar de todos tus trabajadores, podrás ver sus actividades en tiempo real.

 

También será posible ingresar, tanto ellos como los altos gerentes, al software en cualquier lugar en donde se encuentren ya que este sistema está basado en la nube lo cual ayuda bastante para la funcionalidad de horarios flexibles y la opción de home office.

 

Al final lo que debe importar es que al terminar el día el trabajador entregue las tareas que se espera de el sin importar que lo haya hecho dentro de la oficina o en su casa.

 

Ahora ya sabes que optar por implementar la flexibilidad laboral no tiene por qué representar un riesgo sino una ventaja y puedes hacerlo apoyándote en software como Time Management de SAP SuccessFactors.

 

 

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Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

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5 consejos para aprovechar mejor el tiempo en el trabajo

Es importante que todos los empleados de la empresa estén en la misma sintonía, que estén enfocados y concentrados en sus tareas durante la jornada laboral. Aprovechar el tiempo en el trabajo es vital si se quiere lograr objetivos de la empresa y también para tener horas libres para uno y la familia.

 

Piensa, si ocupas tiempo de trabajo para ver tus redes sociales o cualquier otra cosa que represente una distracción, lo más seguro es que tendrás que realizar horas extras para poder terminar ese reporte que urge. En cambio, si tienes un buen time management será posible controlar el tiempo y dedicarse a la realización de proyectos y actividades concretas que ayudarán a mejorar la productividad, ser más eficiente y dar pasos sólidos para el éxito profesional.

Por desgracia no todos tenemos el mismo tipo de concentración o de voluntad para lograrlo, es por eso que, si tú sí puedes tener una buena gestión de tiempo, no quiere decir que tus empleados lo tengan, y despreocúpate, que lo único que necesitan es un empujón.

 

 

¿Qué ocasiona que la administración de tiempo no sea buena?

 

Las razones por las cuales las personas gestionan de mala manera su tiempo son varias, puede ir desde no tener objetivos o tenerlos mal identificados, es decir, debe haber una meta que alcanzar, si no se cuenta con ella será difícil concentrarse y encontrar el camino que debe seguirse. Las personas se verán perdidas y no habrá una línea de actividades que hacer para llegar al objetivo.

 

Por otro lado, existen distintas herramientas que pueden usarse para que la gestión sea más sencilla; sin embargo, si no se utilizan de una de la manera adecuada no servirán de mucho. Pueden ser desde técnicas manuales o estrategias como dividir las tareas en importante y urgentes; también están las aplicaciones y software de administración de tiempo en el trabajo, estos últimos son muy útiles.

Pero si el empleado no sabe cómo manejar este tipo de programas, si no los entiende y en general no saben cómo sacarles provecho de nada va a servir, al contrario, será una distracción más.

Otro de los problemas es el no saber distinguir lo importante de lo urgente, esto es más común de lo que se piensa, y los empleados pueden tender a enfocarse en actividades que si bien son urgentes no son importantes. O bien, pueden voltear a ver solo aquellas que les resultan más sencillas realizar dejando lo importante a un lado. Y si esto se junta con la tan común multitarea entonces ya tendrás un combo perfecto para que el tiempo en el trabajo no esté bien aprovechado.

 

La comunicación también tiene un factor fundamental, aquí los altos mandos son los que deberán de tener cuidado en ello, dar órdenes precisas, ser directos y sin rodeos, la comunicación debe ser adecuada. Al momento de convocar a juntas que sean cortas concisas y directas al punto que quieren tratar; perder horas y horas en juntas solo atrasa el trabajo y cansa a los empleados.

 

¿Qué puede hacerse para que la gestión de tiempo en el trabajo sea más eficiente?

 

Para que tus empleados puedan tener una buena gestión de tiempo dentro del horario de trabajo, hay algunos consejos que puedes seguir:

 

  1. Objetivos definidos. Mucho se habla de tener objetivos claros, pero para que los empleados puedan tener metas precisas es necesario que desde arriba se tenga una buena comunicación y se definan lo que se desea alcanzar, de esta manera los trabajadores sabrán a donde tienen que llegar y qué acciones deben realizar para lograrlo. Comunicar los objetivos de una manera que se entiendan y que todos sepan que hacer para obtenerlos ayudará enormemente al flujo de trabajo y a la productividad.

 

  1. Urgente e importante. Lo importante serán aquellas actividades que nos muevan a alcanzar el objetivo, en cambio lo urgente está relacionado a una fecha de vencimiento, tanto tú como tus empleados deben saber la diferencia. No olvides hacerles saber a todos cuales tareas son importantes, no es necesario que se las repitas cada día, con que aclares una vez ellos son profesionales y deben poder estar capacitados para distinguir lo urgente de lo importante.

 

  1. Delimitar tiempos. Es importante que cada tarea tenga un tiempo delimitado, de lo contrario se invertirá demasiado tiempo en actividades que pueden hacerse en pocos minutos. Se debe ser muy escrupuloso y tener concentración para poder cumplir con este horario y poder manejar adecuadamente el time management.

 

 

  1. Reuniones cortas. Es común que las juntas se alarguen horas, esto no es necesario, si con anticipación se determina los temas y se manda información a todos los implicados, esto hará más ágil la reunión y se tendrá que invertir menos tiempo en ella.

 

  1. Utilizar software de administración de tiempo. Una herramienta ideal lo es un software de tiempo en el trabajo, ayudan a organizar tú tiempo, que la comunicación sea más ágil y que todos los que están dentro de un proyecto estén al tanto de lo que sucede. Además, tiene herramientas que ayudan a automatizar tareas y calendarizar actividades.

 

 

Si quieres que tus empleados logren tener una gestión de tiempo en el trabajo dales las herramientas necesarias, aprende a gestionar tú mismo el tiempo e implementa en tu negocio el software de time management y verás cómo mejora el flujo del trabajo y la productividad aumenta.

 

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Cómo llevar un control de asistencia de los empleados sin perder la cabeza

Para una empresa llevar un control de asistencia de los empleados es importante, pues es una herramienta para poder crear estrategias basándose en el desempeño de sus  trabajadores, también es una oportunidad de tener información sobre la productividad, ausentismo, asistencia y detectar posibles factores que estén causando o puedan causar problemas dentro de la empresa, como rotación de personal o disminución de productividad.

 

¿Qué soluciones existen para llevar un control de asistencia de los empleados?

 

Las soluciones pueden dividirse en dos, las opciones de forma manual, es decir, las tradicionales, y por otro lado, es posible llevarlo a través de software de control de asistencia de los empleados, un medio que facilita y agiliza el proceso, dando confiabilidad y apertura a su negocio.

 

  1. Forma manual. Un registro manual es sencillo de manejar, los trabajadores firman su entrada y salida en una hoja impresa; sin embargo, pueden existir dificultades cuando los empleados tengan que laborar horas extras, ya que estas tendrán que contabilizarle y registrarse para la nómina de manera manual y por separado. Debe tenerse mucho cuidado con el conteo de horas, que no falté ni una y que no se pierdan las hojas ya que no se cuenta con respaldo, ni con un archivo en la computadora, esto representar una gran desventaja; además, una inversión de horas de trabajo para quien se encarga de este proceso.

 

Y hay más, cuando existan errores será complicado solucionarlo, de igual manera, llevar control de la veracidad de la hoja de control puede resultar complicado, pues nadie estará ahí para comprobar que las horas apuntadas sean las verdaderas.

Este tipo de método quizá pueda funcionar si la empresa es muy pequeña.

 

 

  1. Reloj checador. Para tener un control de asistencia de los empleados, puede usarse este método en donde un sistema es el que va registrando las horas en que los empleados salen y entran. Estos relojes funcionan por lo general mediante el uso de un tarjetón que será el que avale la identificación del trabajador.

 

Por otra parte, existen métodos más avanzados como los aparatos biométricos, los más utilizados son donde se usa la huella dactilar para identificación, una de las ventajas de estos sistemas es que existen algunos que funcionan en conexión con un  software de control de asistencia de los empleados, como Employee Central Time and Attendance Management de SAP. Un beneficio de esto es que los errores disminuyen notablemente y existe confiabilidad en los horarios de entrada y salida marcados por los trabajadores. Además, los datos se archivan en el sistema y nadie puede reajustarlos o cambiarlos.

 

  1. Registro de horario por medio de software de tiempo y asistencia. Por fortuna también existe la posibilidad de llevar un control de asistencia a través de un software como Employee Central Time and Attendance Management, su implementación es sencilla y los empleados pueden acceder a ella incluso desde sus teléfonos celulares, desde donde anotan su horario de entrada y salida, este queda registrado y almacenado dentro del programa.

 

Lo mejor es que estos sistemas pueden incluirse fácilmente dentro tu sistema de nómina, lo que evita que se pierda o traspapele información importante. Además, dentro de este software de control de asistencia de los empleados, también es posible registrar horas extras, días vacacionales, incapacidades y más. Employee Central Time and Attendance Management es un sistema que agiliza procesos, da confiabilidad y seguridad en la información, haciendo que los errores puedan detectarse de forma sencilla y corregirse a tiempo; da flexibilidad y posibilidad que los empleados consulten información. Mantener los datos almacenados en un software es sencillo y no ocupa espacio.

 

 

Finalmente, el control de asistencia de los empleados puede resultar sencillo si se decide implementar un software de tiempo y asistencia, atrás quedaron los procesos manuales absorbentes y llenos de errores. Un sistema como este además de permitir un verdadero control de entradas y salidas, también permite un rastreo de horas trabajadas, monitoreando el tiempo que los trabajadores dedican a sus tareas.

 

Podrá tener la posibilidad de contar con un software que te permita controlar varios aspectos al mismo tiempo y desde un mismo lugar, además tiene la ventaja de ser un sistema basado en la nube. Todo esto evita que existan robo de tiempo o registro de entradas y salidas mal documentadas, esto se traduce en una contabilidad de horas trabajadas confiables, y por lo tanto en nóminas mejor realizadas y también en reportes precisos y completos.

Con Employee Central Time and Attendance Management tiene la seguridad de contar con una herramienta completa y funcional que te permite entrar al mundo de la digitalización empresarial, optimizando y automatizando procesos, manteniendo registros en un mismo lugar.

 

Ahora, ya sabes, si no quieres perder la cabeza al momento de mantener el control de entradas y salidas, tu mejor opción es llevar un registro dentro de un sistema de tiempo y asistencia como Employee Central Time and Attendance Management, respaldado por la experiencia de SAP SuccessFactors.

 

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Características de un Software de Control de Tiempo y Asistencia_imgdest

Estas son las principales características que debe tener un Software de Control de Tiempo y Asistencia

Es verdad que la administración de tiempo y asistencia dentro de una oficina de principio no está relacionada con sistemas digitales, pero por fortuna la tecnología ha ido avanzando y al día de hoy se cuenta con Software de control de tiempo y asistencia, estos sistemas se han convertido en una herramienta fundamental para llevar la gestión de tiempo, automatizar tareas, realizar análisis específicos y sobre todo trasladar el control desde la nube.

 

Sabías qué una herramienta digital ayuda a llevar la administración de tiempo y asistencia dentro de una organización, da flexibilidad al estar en la nube, por lo tanto, el acceso al sistema se podrá realizar desde cualquier lugar y dispositivo electrónico. Además, permite mejorar la distribución de los costos en esa área. Si quieres que tu negocio este dentro a la era digital, avanzado junto con los cambios del mercado, debes tener un control total del tiempo y asistencia en la empresa.

 

Qué características buscar en un Software de control de tiempo y asistencia

 

Para poder realizar un eficiente control de tiempo y asistencia de los empleados, lo ideal es fijarse en qué características debe tener el sistema que estás pensando implementar.

 

  • Mantenimiento de los registros. Poder mantener los registros de entrada y salida es fundamental en esta gestión, en este sentido, habrá que darle la facilidad a los empleados para que estos puedan anotar y registrar sus asistencias, sus faltas, sus descansos. Y esto puede hacerse sencillo, por ejemplo, mediante lectores de tarjetas, identificación biométrica, pero también existe la alternativa de realizarlo mediante números de teléfonos personalizados que están integrados al sistema. En fin, cada empresa escoge la forma que más le convenga.

 

  • Unificación con la nómina. El software deberá poder estar vinculado con la nómina, esto facilitará el cálculo de las horas trabajadas, días vacacionales, ausencias, etc. al mismo tiempo, el mismo sistema podrá dar datos para que puedan crearse nóminas en donde el tipo de contrato es distinto al tradicional, por ejemplo, de medio tiempo. Un auxiliar para la realización de la nómina.

 

 

  • Reportes. Es importante poder crear informes y reportes sobre el tiempo y asistencia en la empresa en relación a las horas trabajadas, ya que esto es un instrumento especial para el departamento de recursos humanos. Entonces, el sistema deberá dar la posibilidad de crear estos reportes en plantillas que puedan personalizarse e irse adecuando a los avances de la empresa.

 

  • Sistemas de asistencia. El Software de control de tiempo y asistencia debe ofrecer distintas opciones, por ejemplo, la asistencia biométrica, este tipo de técnica es muy confiable ya que usa las huellas dactilares para el registro de los empleados, de esta manera se evitan fraudes. Además, el registro de las asistencias se mantiene en control sin la posibilidad de malos manejos.

 

  • Alertas automáticas. Estas alertas se activan cuando por alguna razón los trabajadores olvidan registrar sus entradas, salidas u horas de descanso. Esto es una herramienta útil ya que al lanzar la alarma puede tomarse acción en tiempo real y de esta manera mantener el control de tiempo y asistencia en los empleados.

 

  • Calendario sincronizado. Los calendarios digitales son sumamente útiles pues en ellos pueden realizarse anotaciones y compartirse al resto del equipo, por tanto, todos sabrán las actividades a realizar, horas y tiempos que cumplir. Estas posibilidades son excelentes cuando se tiene un equipo de trabajo fuera de la oficina o los gerentes suelen viajar mucho, de esta forma estará al tanto de lo que pasa, pues al estar en la nube facilita conexión.

 

 

  • La nube. Esta es una excelente herramienta, el poder contar con un sistema desde la nube, permite conexión desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, además no es preciso instalación de alguna aplicación para poder usarlo, de ahí que sea fácil poder acceder en cualquier aparato. Esta característica hace que la productividad aumente puesto que el empleado no tiene que esperar a llegar a la oficina para poder trabajar.

 

  • Autoservicio. Esta es un excelente beneficio que puedes obtener con este Software de control de tiempo y asistencia, ya que los empleados pueden consultar sus datos de manera personal sin necesidad de acercarse a recursos humanos, lo que quita presión al departamento. Asimismo, es el trabajador quien puede colocar sus horas, corregir datos, consultar datos y más. Sabías que el auto servicio también da la sensación de confianza en el empleado, pues al estar a cargo y poder el mismo consultar y gestionar sus dudas, se le está diciendo que se confía en él. Por supuesto, todas estas actividades pueden ser monitoreadas por un encargado.

 

  • Análisis. Con este sistema puedes realizar análisis detallados y concretos, esto da la posibilidad para detectar errores y poder crear planeaciones estratégicas basadas en los datos que se obtienen, por supuesto, esto aumenta la optimización en la productividad.

 

Ahora ya sabes cuales son las principales características de este Software de control de tiempo y asistencia, la mejor decisión que puedes tomar es implementarlo en tu organización, solo así podrás ayudar a optimizar, automatizar y crear procesos confiables y digitalizados en tu empresa.

 

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Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

 

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Reportando incidencias laborales en la empresa_imgdest

Reportando incidencias laborales en la empresa

Las incidencias laborales son más proclives a suceder cuando las condiciones de seguridad no están al 100%, es por eso que debe considerarse como prioridad detectar incidentes, puesto que esta acción evitará que ocurran tragedias, y no solo hablamos de cuestiones físicas que afectan directamente al trabajador, también económicas. Y es posible que los reportes de las incidencias puedan hacerse y llevarse en control preventivo gracias a time management.

Sucede que los encargados de los departamentos deben tener muy claro que realizar un reporte a tiempo de cualquier tipo de incidente es prevención.

 

En este sentido, la comunicación es elemental, sin embargo, existen casos en donde falta algo más que palabras, me refiero que cuando se llevan a cabo comunicados por escrito, ya que estos pueden abarcar más temas y detallar situaciones. En general, cuando las especificaciones quedan sobre texto es para que él y los departamentos estén funcionando de manera fluida y cuando se presente algún incidente pueda detectarse a tiempo y reportarse.

Ahora bien, al contar con un software de gestión de tiempo estas asegurando que la comunicación este en tiempo real y que todos los encargados de los departamentos estén en constante comunicación.

 

Time Management y cómo realizar un informe de un incidente laboral

 

Un reporte de un incidente puede realizarse en 3 pasos:

  • Comunicar

De primera instancia cuando ocurre un incidente es normal que exista confusión, sin embargo, debe haber comunicación para aclarar cómo sucedieron las cosas. En este sentido, es necesario contar con todos los datos alrededor del incidente, por lo que hay que darse a la tarea de buscarlos.

Ahora bien, si el departamento de RH tiene un sistema de time management, el rastreo de la información será sencillo.

 

  • Recreación de los hechos

De acuerdo a la información que se pudo reunir, habrá que hacer un repaso de las acciones que se hicieron y ver quién hizo qué. De esta manera se tendrá claridad de lo sucedido, ya que al mismo tiempo se tendrá que hacer un análisis de las circunstancias de los hechos con el fin de identificar el origen de lo sucedido. Esto no es una caza de brujas, sino una manera de prevenir las mismas situaciones en futuras ocasiones.

 

 

  • Conclusión

Para poder dar por terminado el problema es preciso realizar un informe de los acontecimientos y al mismo tiempo presentar por escrito las medidas de prevención que se tomarán para que sí en el futuro vuelven a darse las mismas circunstancias pueda detenerse a tiempo.

 

 

Qué beneficios se obtienen al realizar reportes de incidencias laborales

  1. Da claridad de los errores y de todo aquello que los empleados no están haciendo bien, ya sea por descuido o porque no les queda claro algún procedimiento.
  2. Se tiene claridad de lo sucedido y por ende se toman medidas para llegar a la solución en el momento del incidente
  3. Se obtienen los pasos para prevenir situaciones similares en el futuro.

 

 

Es posible realizar un informe de las incidencias laborales en Time Management

 

 

Un control de las incidencias laborales también abarca la realización de un informe o reporte de lo sucedido. Puedes hacerlo a mano, o bien, utilizar las herramientas de time management para hacerlo.

 

Si decides usar el sistema para hacer el informe, puedes echar mano de las plantillas ya existentes, o quizá personalizarla. Eso sí, debes asegurarte que los datos de la empresa salgan bien, así como del o los empleados que estuvieron envueltos en el incidente y su departamento. También es importante describir la actividad que se estaba realizando. En fin, deberás incluir toda la información que explique lo sucedido.

 

 

Aunado a este reporte, lo ideal es también checar otros reportes en donde se observe el desempeño de los trabajadores, como el control de sus salidas y llegadas, horas extras, horas trabajadas, etc. Estos datos también pueden incluirse en el reporte de incidencia.

 

¿Se encontraron situaciones problemáticas?, no olvides colocarlas en el informe, al mismo tiempo, que se realiza un análisis de lo sucedido con las consecuentes propuestas para evitar que se vuelva a incurrir en las mismas situaciones en un futuro. Y para poder llevar un control real se debe tener un archivo en donde puedan encontrarse las incidencias ocurridas en los distintos periodos. Por supuesto, todo debe ir bajo el nombre del responsable de gestionar estas actividades.

 

No hay que voltear la cara a este tipo de circunstancias puesto que invisibilizarlas solo traerá problemas a la organización y ocasionará que estas situaciones se repitan constantemente sin ningún tipo de prevención. Sin embargo, si realmente se quiere prevenir accidentes considerables dentro de la empresa, este tipo de control, así como el correcto formato de los reportes, ahorrará fuertes dolores de cabeza.

 

 

En este sentido, puedes contar con la mejor herramienta para este tipo de situaciones: time management, el sistema que te apoya y te auxilia, no solo en cuestión de reportes para los incidentes, también porque dentro del software encontrarás información valiosa que te ayudará a entender que estaba pasando al momento del suceso.

 

Los incidentes pueden prevenirse, pero para que esto suceda debe tenerse toda una base de información de donde puedan surgir ideas para tomar acción. Y si aun así no es posible, tener un plan estratégico para que la situación no se agrave, de aquí la importancia de los reportes de incidencia.

 

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