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Sistema de control de asistencia: una herramienta indispensable en tu empresa

Déjame hacerte unas preguntas: ¿con qué sistema de control de asistencia cuentas?, ¿tienes un checador?, ¿realmente puedes llevar un registro?, ¿tu sistema de control de asistencia te permite tomar decisiones o crear estrategias a favor de la empresa?

¿Los empleados tienen muchas inasistencias?, ¿cuántas de ellas son justificadas?, ¿existen retrasos e impuntualidad?, ¿los trabajadores comienzan la jornada hasta 30 minutos o una hora después de la hora de llegada? No se trata de tener un cuartel militar, pero si un control y conocimiento sobre el nivel de productividad, el uso de las horas dentro de la oficina.

 

Lo que quiero decir es que la productividad de una empresa depende de varios factores, y uno de ellos es tener un control sobre la asistencia y puntualidad de los empleados en la empresa.

 

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Por eso, contar con un sistema adecuado, que te permita tener un control real es indispensable, sobre todo si se quiere alcanzar las metas que se han fijado en la empresa.

 

Por qué es importante tener un sistema de control de asistencia

 

Un sistema de control de asistencia te permitirá tomar mejores decisiones, puesto que tendrás información completa e informes detallados con datos precisos y útiles. Al mismo tiempo, contar con herramientas que ayuden el monitoreo de la asistencia de los trabajadores se traduce en la disminución de costos, tiempo y estrés.

 

Un adecuado sistema de control de asistencia promueve el aumento de la productividad y la eficiencia.

 

Qué clase de soluciones se pude tener con un sistema de control de asistencia

 

  • Control a través de tarjetas

Quizá lo hayas escuchado, pues representa uno de los sistemas con más alto índice de uso. Funciona por medio de un lector que lee una tarjeta de banda magnética, o bien, una tarjeta de proximidad.

Cuando se trata de tarjetas de proximidad, estas son leídas por radiofrecuencia, es decir, cada tarjeta tiene dentro un circuito.  La ventaja de este tipo de tarjetas es que son más duraderas que las de banda magnética, esto ocurre debido a que no es necesario algún contacto para que sea detectada.

Mientras tanto, las tarjetas de banda magnética cuentan con un dispositivo electrónico, y es eso precisamente lo que el aparato lee para registrar la asistencia.

 

  • Sistema de control biométricos

No te voy a mentir, estos sistemas de control de asistencia son costosos, pero tiene una razón, su tecnología es de primera, y da la posibilidad de identificar a los empleados a través de sus rasgos físicos.

Este sistema ofrece 5 maneras de identificación, es decir, se puede optar por adquirir cualquiera de los distintos sistemas de control.

Esta el sistema de identificación por biometría vascular, este lo que hace leer las venas de las manos, también está la identificación por huellas dactilares, uno de los más seguros.

Otro sistema que se aplica a la lectura de las extremidades superiores es la biometría de perfil de mano, aquí se identifica la morfología de las manos.

Por supuesto, también esta la identificación por escáner de ojo o de iris, claro, aquí ya estamos hablando de necesitar una seguridad extrema. Y, por último, está la identificación por biometría facial.

 

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  • Sistema de informes

Esto es, reunir la información sobre la asistencia de los empleados, por supuesto, esto abarca, además de las horas totales de trabajo, información acerca de las inasistencias, días de vacaciones, entre otros.

En fin, los reportes sobre la asistencia tienen como objetivo contar con datos reales y confiables, y uno de sus fines es saber cuántas horas fueron las que se trabajaron realmente y así poder medir la productividad.

 

  • Time trackers

No todo en los sistemas de control de asistencia es súper tecnología, también existen programas que pueden instalarse en computadoras y ayudan a realizar un balance de las horas que se trabajaron; básicamente, la hora en que se encendió la computadora y el minuto en que se apagó.

Y no solo eso, también se puede tener control sobre la cantidad de horas que se utilizó para cada una de las actividades del día.

 

  • Software especializado

También puedes echar mano de algún software especializado y utilizarlo como tu sistema de control de asistencia. Lo especial de estos softwares es que el registro lo llevan en tiempo real, lo que elimina la posibilidad de obtener reportes alterados o un recuento de asistencia con error.

Esto significa que estos programas ayudan con los problemas de productividad de una empresa, dando información confiable para continuar con el flujo de trabajo.

 

Finalmente, existen diversos tipos de sistemas de control de asistencia, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades de la organización, pero también de sus políticas como empresa.

En este sentido, la tecnología a crecido y se ha implementado dentro de los sistemas de asistencia, y hoy en día es común tener un software para mantener el control de asistencia, de hecho, se ha establecido como una necesidad.

¿Por qué es una herramienta tan importante?, la razón es simple, tener un sistema de control de asistencia no se presenta como una opción, sino como una realidad. Entonces, lo mejor es poseer un sistema que garantice el monitoreo, la obtención de información y datos, así como el conocimiento de las funciones y tareas.

Toda esto ayuda para tomar decisiones, acercarse a las metas de la organización y maximizar la productividad.

 

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Ahora dime, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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Time Management: Planificar prácticas sencillas pero efectivas para la Administración del Tiempo

Time management es saber usar de manera inteligente el tiempo con el objetivo de convertirse en alguien productivo, eficiente y útil en la oficina. Pero hay algo más, en el fondo esta práctica abarca otro aspecto: poder tener control de uno mismo; es decir, tener la capacidad de mantenerse enfocado y concentrado en los resultados que se quieren obtener.

Imagina lo que podrías conseguir si cuentas con un sistema de administración de tiempo que te da las herramientas adecuadas, precisas y oportunas para llegar a tus metas, y, además, tienes la capacidad de enfocarte y concentrarte. ¡El paquete completo!

Qué métodos de Time Management te ayudan a gestionar tu tiempo

¿Te ha pasado que las actividades dentro de la oficina superan las horas de trabajo?, seguro que sí, tareas apiladas esperando a ser terminadas. Lo triste es que si extendieras tu jornada laboral, dos o tres horas más para terminar tus pendientes, no los terminarías.

En consecuencia, es normal llenarse de frustración al ver que la lista de tareas no baja.

Lo que quiero decir es que contar con una buena administración de tiempo que te de herramientas para poder terminar proyectos, pendientes y actividades diarias, debe ser prioritario.

Prácticas que puedes implementar:

1.- Cuantificar el tiempo.

¿Qué actividades vas a realizar?, ¿cuántas horas te tomará cada una de ellas? Para hacerlo más preciso considera el tiempo que pasas en la oficina, así como la cantidad de actividades que realizas. Al hacer esto sabrás lo que tienes que hacer al día.

Con este control podrás tomar mejores decisiones y realizar planeaciones que te acerquen a la meta de la organización.

2.- Contar con plantillas de actividades.

Esta práctica de Time Management tiene como objetivo crear una rutina. Por ejemplo, dentro de la plantilla puedes poner que por la mañana al llegar a la oficina lo primero que harás es revisar tu correo electrónico, lo segundo será checar las actividades pendientes y a media mañana quizá te tomarás un tiempo para descansar y distraerte un poco, etc.

Esto significa que tener una rutina hará que la eficiencia aumente, puesto que tendrás la guía de actividades. Por supuesto, la lista la tendrás que haber hecho de manera previa.

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Además, el tener una plantilla te dará control y podrás detectar qué aspectos no están funcionando. Por ejemplo, podrás ver si existen distracciones innecesarias o si se está involucrando en actividades qué bien podrías delegar.

3.- Localizar metas

¿Sabes cuál es tu meta?, ¿sabes a dónde quieres llegar? Esto es importante si se quiere medir y saber qué tanto se ha avanzado o cuál ha sido el progreso del trabajo.

En este sentido es importante ponerse objetivos inteligentes; es decir, metas que se puedan medir que sean realistas y específicas.

4.- Tareas pendientes

¿Qué proyectos quedaron pendientes del día anterior o incluso de la semana anterior? Haz una lista de lo que te queda por hacer, esto disminuirá el estrés, puesto que sabrás lo que te toca realizar al día y te ayudará a concentrarte en lo que es urgente y, más allá en lo que es importante.

La ventaja de hacer una lista de tareas es la posibilidad de tener el panorama total, y poder controlar la administración de tiempo.

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5.- Aprende a priorizar

Es importante que sepas distinguir entre lo que es urgente lo que es importante, solo así podrás enfocarte en las tareas que te ayuden a ir hacia las metas. Y es que si te detienes un momento te darás cuenta que lo urgente no suele ser importante y lo importante no suele ser urgente.

En este sentido, puedes dividir las actividades en grupos que te facilitarán identificar a lo que debes prestar atención:

  • Urgentes e importantes
  • Importantes y no urgentes
  • Urgentes y no importantes

Recuerda, las tareas importantes son las que te hacen llegar al objetivo organizacional.

6.- Sin evadir

No evites hacer alguna actividad, y si deliberadamente estás procrastinando o tardas más de lo debido, cuestiónate qué problema puedes estar teniendo que te impide realizar esta actividad de manera fluida.

Recuerda, las cosas se deben hacer bien, pero también hacerlas de forma correcta.

7.- Hecha mano de herramientas de Time Management

Hoy en día existen herramientas de administración de tiempo que hacen sencillo tu día a día en la oficina. Puedes usar tu teléfono para recordarte citas importantes o reuniones, también existen softwares especializados para llevar a la práctica el time management.

Lo importante aquí es mantener un equilibrio, terminar las tareas importantes, disminuir el estrés, aumentar la productividad, y por supuesto, tener mayor organización y poder dar seguimiento a todos los proyectos de la empresa.

Finalmente, time managenet es un método que se puede aprender y mejorar, y que mejor si cuentas con una actitud positiva para implementarlo; pero, sobre todo, tener herramientas y sistemas de administración de tiempo que te respalden.

En definitiva, esto se trata de una actividad del día a día, no se llega a un fin cuando se trata de gestionar el tiempo. Entonces toca evaluar y ver de qué manera se gastan las horas en la oficina, ¿se hace de manera inteligente?, ¿qué métodos se usan?, ¿se ha considerado el uso de un software que facilite el proceso y de mayor control?

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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Por qué es importante la gestión de tiempo en el trabajo

Imagina lo que podrías conseguir al implementar un buen sistema de gestión de tiempo en la oficina. Es común tener distracciones, montones de tareas y pendientes por hacer, el agobio puede ser tal que pareciera que el tiempo se esfuma.

No es sencillo tener control de cada actividad del día, pero es algo que debe hacerse o por lo menos intentarse. Esto es serio, porque se habla de objetivos que deben cumplirse.

Pero despreocúpate, que no hay razón para volverse loco, siempre que administres bien el tiempo.

¿Qué es la gestión de tiempo?

Pero, ¿qué es exactamente la gestión de tiempo?, te preguntarás con toda la razón del mundo. Es la técnica de planear y dar dirección al uso de tiempo de manera consciente; encaminándolo a realizar tareas concretas de una forma eficiente, inteligente y controlada.

Es un ejercicio para lograr un equilibrio y aumentar la productividad.

¿Qué pasa cuando administro mal el tiempo?

Imagina que tienes que entregar el reporte del mes, y por estar en actividades que no son de tu área, te atrasas. Por lo tanto, te ves en la obligación de realizar dicha tarea a toda prisa y así poder entregarlo a tiempo.

Sí, la falta de planeación, de control de tiempo y dar prioridad a los que no lo es, trae consecuencias:

  • Plazos no cumplidos
  • La calidad del trabajo disminuye de forma considerable
  • Aumento del estrés
  • El prestigio profesional se ve mermado
  • Se produce una inestabilidad laboral (¿se lograrán las metas?)
  • El flujo de trabajo es ineficiente
  • Baja la productividad
  • Existen perdida de tiempo
  • Distracciones constantes
  • Se termina por poner énfasis en la velocidad y no en calidad del trabajo
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Qué beneficios existen cuando hay una buena gestión de tiempo dentro de la oficina

Los esfuerzos siempre se ven recompensados, y con la administración de tiempo es igual. Tener la disciplina para planear y controlar el uso de las horas, te beneficiará en diversas maneras.

1.- No hay retrasos en los plazos para entregar trabajos

¿Por qué sucede esto?, bueno, cuando ya tienes un horario para cada tarea, tu cerebro también se programa para cumplir con el lapso de tiempo. Es cuando se pueden cumplir con los plazos establecidos.

2.- La calidad del trabajo mejora

Saber priorizar es un aspecto significativo de la gestión de tiempo, puesto que trae como consecuencia mayor concentración al realizar las tareas que llevarán a conseguir el objetivo de la empresa.

Al priorizar, es sencillo dejar lo mejor en cada actividad.

3.- Aumenta la productividad

Si te dedicas a actividades que no son prioridad o ni siquiera son importantes, la productividad bajará. Por el contrario, cuando sabes que tareas sí importan y te centras en ellas, la jornada de trabajo será más provechosa.  

4.- Reduce el estrés

Si mantienes una buena gestión de tiempo, por lo tanto, una planeación de tus actividades, no tendrás una saturación de trabajo, ni verás como se llena la pizarra de tareas y proyectos que no terminarás a tiempo. En consecuencia, el estrés disminuirá.

5.- Aumenta la posibilidad de crecer dentro del ámbito de trabajo

Ofrecer una mejor calidad de trabajo, un aumento en la productividad, ser eficiente y entregar los trabajos a tiempo, te dará notoriedad y posibilidades de crecimiento.  

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6.- Evitas repeticiones

Un buen control hace que no inviertas tiempo en volver a realizar tareas a causa de errores; es decir, a mayor concentración las tareas salen como deben ser a la primera.

7.- No desperdicias tiempo

Al tener el día planeado no pierdes tiempo en ver qué otra cosa debes hacer. Tienes un horario para cada tarea, por lo tanto, sabes que se debe terminar sí o sí. No hay lugar para distracciones.

Qué puedes hacer para tener un mejor control de tu tiempo

La administración de tiempo no es cuestión de erudición, la realidad es que cualquier persona con disciplina y ganas, puede hacerlo.

En otras palabras, siempre se puede aprender a gestionar el tiempo.

Por eso, aquí te dejo 5 consejos que te ayudarán a tener dominio de las horas:

1.- Planificación

El desorden trae incertidumbre, en cambio, si se hace un espacio para planear el día, para colocar un horario para cada actividad, todo cambia.

Todo fluye, además, se puede tener una vista panorámica de todo lo que hay que hacer lo que te llevará a que tus decisiones sean más consientes, más inteligentes.

2.- Prioridades

¿Todas tus actividades son importantes?, no lo creo. El priorizar te abre los ojos a distinguir que tareas son realmente importantes o cuales son urgentes.

Te das cuenta que puedes postergar ciertas actividades y no pasa nada, poniendo así atención a lo que traerá resultados.

3.- No te satures de actividades

Una cosa a la vez, ya conoces el dicho: el que mucho abarca poco aprieta. Concéntrate en una sola actividad y termínala, solo entonces empieza otra, verás que avanzas con mas facilidad y te distraes menos.

4.- Planea la distracción

Sí, leíste bien, las distracciones van a estar ahí acechando, entonces, para ganarles la batalla, asigna un horario para checar tus redes sociales, contestar los mensajes de tu celular, correo personal, etc. 

Esto evitará que te veas tentado a interrumpir tu trabajo a cada momento.

5.- Software para administrar el tiempo

¿Quieres tener una buena gestión de tiempo dentro de la oficina?, entonces, un software se vuelve una excelente herramienta ya que te permite planear, hacer registros, controlar tareas, checar horarios, ver el tiempo invertido en cada actividad, etc.

Finalmente, la gestión de tiempo te asegura efectividad, un aumento de productividad, mejor control y la posibilidad de tomar decisiones más inteligentes. Para ello es preciso saber implementar herramientas y practicas que te lleven a manejar el tiempo en tu oficina de la mejor manera.

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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15 consejos de administración de tiempo para alcanzar tus metas

Para un segundo y contesta estas preguntas: ¿Te alcanza el tiempo para hacer todas las actividades del día?, ¿Sientes que las tareas te desbordan?, ¿Qué estrategias usas para la administración de tiempo en la empresa?

Considera que, al no tener un sistema de planeación de tiempo, será imposible aumentar la productividad, la eficacia y la calidad. En otras palabras, llegar a las metas planteadas será complicado.

La razón es simple, tener un buen sistema de gestión de tiempo es una excelente herramienta para sortear las exigencias diarias en una oficina.

Cómo lograr los objetivos de una organización con una buena gestión de tiempo

  1. Planea tu jornada laboral de manera previa

Si quieres tener una buena administración de tiempo debes planificar, de lo contrario reinará el caos. Lo mejor es hacerlo un día antes, es decir, al terminar tu día de trabajo planea el siguiente, así cuando llegues a la oficina sabrás por dónde empezar.

También puedes ampliar tu planeación a toda la semana, de esta manera tendrás una vista general y tan solo deberás colocar puntos o reajustar actividades para el día siguiente, puesto que ya tendrás el panorama completo.

  • Busca la mejor manera para controlar tu tiempo.

Existen diversos sistemas de gestión de tiempo, busca y encuentra cual es el mejor para la empresa.

Por ejemplo, puedes crear un cuadro en donde separes las actividades en urgentes e importantes, en sus diferentes combinaciones:

  • Urgentes e importantes
  • Importantes y no urgentes
  • Urgentes y no importantes
  • No importantes ni urgentes

Así sabrás en que enfocarte primero, priorizar actividades, dejar otras en segundo lugar e incluso para al día siguiente.

  • Analiza en qué gastas tu tiempo

¿Cuánto tiempo dedicas a cada tarea?, ¿cuánto tiempo pierdes?, ¿cuántas actividades importantes terminas al día?, ¿Haces buen uso de las horas de trabajo? Ve a detalle las tareas que realizaste en una semana, así sabrás en que gastaste tu tiempo.

Cuando hagas el análisis te impactarás en lo que inviertes los minutos. Y si lo haces de manera objetiva y sincera, sacarás gran provecho a esta práctica.

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  • Consigue un buen software de gestión de tiempo

Siempre tienes la opción de modernizarte, utilizar las nuevas tecnologías y tener control en la administración de tiempo dentro de tu organización.

Para ello, encuentra un software de gestión de tiempo que se adapte a lo que necesitas para lograr tus metas y ayudar a que las actividades se hagan rápido.

5.- No te quedes pegado a tu correo electrónico

No puedes estar pegado a tu correo electrónico o de lo contrario no avanzaras con tus actividades. Así que establece un horario para checarlo, puede ser por la mañana, recién inicies tu jornada laboral, y quizá, también al medio día.

6.- Descansa

Sí, leíste bien, descansa. Una jornada larga sin hacer pausa lo único que trae es cansancio y saturación mental. En consecuencia, tu concentración disminuye y los malestares corporales se hacen presentes.

Así que, tomate un descanso cada hora, no tiene que ser muy largo, con 10 minutos bastará. Incluso puedes hace un poco de estiramiento para regresar fresco y reanimado al trabajo.

7.- Desconéctate

Estar conectado a redes sociales puedes ser una gran tentación, pero si realmente quieres tener una buena administración de tiempo y terminar las actividades diarias de la oficia, lo mejor es mantenerte desconectado.

Elimina las alertas de tus redes sociales, ya tendrás tiempo para checarlas.

8.- Concédete distracciones

Esta bien, mantenerse alejado de las redes sociales y del teléfono celular contestando WhatsApp, quizá sea poco realista. Entonces, para mantenerte en control, planifica un horario para consultar y entrar a tus redes sociales.

Pon un horario, no más de 15 minutos, te distraerás, contestarás tus mensajes personales y regresarás a tus tareas con una dosis de calma.

9.- Claridad

Cualquiera que sea la meta y los objetivos que se persigan, deben tener claridad. Si en una planeación o durante el proceso algo no está claro o existen trabas, detente.

Parar y clarificar te ahorrará tiempo, puesto que continuaras con las ideas claras y precisas de lo que se debe hacer.

10.- No digas sí a todo

Si te piden que te involucres en alguna actividad que te quitará tiempo y te impedirá terminar esa tarea que es importante, di no.

Aprende a priorizar, de lo contrario terminarás haciendo cosas que no te corresponden, saturado de trabajo y estresado.

11.- No te satures

Una cosa a la vez, asígnate una tarea y cuando la hayas terminado solo entonces empieza la otra. Esto te ayudará a enfocarte mejor en cada actividad, terminarla en menos tiempo y ser más productivo.

Además, cometerás menos equivocaciones al estar más concentrado.

12.- Limita tu tiempo para cada tarea

Pon un tiempo limite para terminar la tarea, antes de empezar asigna una o dos horas para cada actividad. Y si es un pendiente grande, quizá te pueda llevar un par de días.

Delimitando te apegarás al horario y avanzarás más.

13.- Delega

Si tienes muchas actividades y otro compañero está calificado para hacer alguna, delégasela. No pasa nada si no lo haces tú.

Estas rodeado de profesionales que pueden ayudarte. Así podrás enfocarte solo en las tareas importantes, gestionar el tiempo y lograr las metas.

14.- Revalúa si es necesario

Imagina que ya tienes la planeación de las actividades del día, pero sucede un imprevisto. No pierdas la calma.

Lo mejor es hacer un alto y volver a replantear el día, planea todo de nuevo si es necesario. Aunque parezca que pierdas tiempo haciendo esto, al final, verás los resultados.

15.- Mantén el orden

Mantén limpio tu escritorio, aún más, mantenlo en orden. Este orden se reflejará en tu trabajo y en tu mente. Para ello, tomate un tiempo al final de la semana y reorganiza tu espacio, así podrás empezar la siguiente semana de forma despejada.

Como ves, son varias las técnicas que puedes usar para la administración de tiempo, considera cada una de ellas. En particular, me gustaría resaltar el uso de un software para la gestión de tiempo.

Pon atención a lo que te voy a decir, entre todas las opciones que tienes esta WorkForce Time and Attendance, este sistema te permite visualizar toda la información de tiempo y trabajo de la plantilla completa de empleados, sin importar que se trate de jornadas de tiempo completo, parcial o por proyectos.

Además, puedes personalizar las aplicaciones de acuerdo a tus necesidades. Es sencillo de usar, y puede abrirse en computadoras, teléfonos celulares y tabletas, de esta manera la comunicación nunca se corta.

También te permite recopilar los datos de las actividades laborales, la eficacia obtenida, el rendimiento y los resultados en las distintas actividades.

En resumen, con WorkForce Time and Attendance, tienes una herramienta para la administración de tiempo que te ayuda a tener un control en los costes laborales, a simplificar las tareas, te respalda para la adaptación al cambio y mejora la productividad. Todos estos elementos te llevan a conseguir tus metas.

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Cómo elegir el mejor sistema para el control de asistencia y puntualidad en mi empresa

¿Necesitas llevar un control de las actividades de tus empleados?, ¿requieres un registro de las asistencias, así como de las faltas, hora de llegada y salida, registro en los horarios de trabajo? En fin, requieres de un control de asistencia que sea eficiente y confiable dentro de tu organización.

Para esto existen softwares que te ayudan con este tipo de actividades, haciendo las tareas sencillas y seguras. Las ventajas que te brindan estos programas son visibles, ya que te facilitan los procesos dentro de tu empresa.

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Por supuesto, dentro del mercado podrás encontrar diversos softwares, y para poder elegir el mas apropiado debes saber cómo seleccionar el mejor sistema de asistencia y puntualidad para tu empresa.

5 aspectos que debes considerar al momento de elegir un sistema de control de asistencia

  • Un software que de datos en tiempo real

Considera aquellas plataformas que te dan la oportunidad de obtener datos e información en tiempo real, a la vez que sea posible armonizarlo con el sistema de Recursos Humanos que se tenga dentro de la empresa.

El poder contar con lo datos en tiempo real, sin necesidad de invertir horas en actualizaciones y verificaciones, trae el beneficio de minimizar tiempos.

Un software que te permita un control de asistencia de manera eficiente y al día, es una herramienta más para el crecimiento de la organización.

  • Facilidad en su manejo

Imagínate que adquieres un software que te permite tener un buen control de asistencia y puntualidad, pero su manejo no es sencillo. Qué fastidio, ¿verdad?

Por eso, debes fijarte que sea un programa de uso fácil, intuitivo. De lo contrario se invertirá más tiempo y, lo que se desea con este tipo de sistemas es hacer la gestión de personal más sencilla y en menos tiempo.

También verifica que tenga diversas herramientas y funciones, como poder administrar los días de vacaciones, chequear salidas y entradas, etc.

Lo mejor de estos programas es que no se precisa ser un experto en TI para ponerlo en funcionamiento.

  • Soporte y seguridad

¿El software de control de asistencia tiene respaldo y guarda copia de los datos e información para que puedas recuperarlas si algo pasara?, debes considerar un sistema que te proteja y te respalde.

Por otro lado, por más intuitivo que sea un sistema de asistencia, es preciso que tenga un servicio al cliente que pueda asesorarte en caso de cualquier complicación, duda o problema, sobre todo si es la primera vez que usas este tipo de herramienta.

Por eso, fíjate si cuenta con un buen equipo de soporte para asesorarte y que tan disponible está.

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  • Un programa que este automatizado

Un sistema de control de asistencia te da la posibilidad de dejar atrás el control manual y el papeleo innecesario, es decir, te permite mantener un monitoreo constante y una supervisión de la asistencia y puntualidad de tus trabajadores. Además, puedes obtener informes precisos de horas trabajadas, hora de llegada y salida.

En este sentido, lo mejor será que te inclines por un sistema que te permita realizar todas estas tareas de forma automatizada, sin necesidad de invertir tiempo extra para realizar informes y monitoreos.

Así los encargados de mantener el control de los empleados ahorrarán tiempo en estas actividades y podrán concentrar en otras tareas importantes.

  • Personalizar de acuerdo a tus necesidades

Cada empresa tiene distintas necesidades y diversos aspectos que requieren estar en constante chequeo, es por eso que para que el sistema de asistencia y puntualidad de verdad funcione, lo mejor será elegir uno que pueda personalizarse según los requisitos de cada organización.

Lo que te funcionará es tener un software que pueda adaptarse a las horas de entrada y salida, a la jornada completa de trabajo y a los distintos turnos que pueda haber dentro de la empresa. De esta manera podrás obtener reportes a la medida, flexibles y observar los resultados que se adaptan a las características de la organización.

El control de asistencia es una de las gestiones que no puede pasarse por alto, ya que es uno de los pilares que hacen que el funcionamiento de una organización sea exitoso.

Sin importar el número de empleados y el tipo de contrato que estos tengan, las empresas deben llevar un registro de la actividad de sus trabajadores, puesto que esto asegura que se mantendrá una buena productividad.

Además, un sistema de control de asistencia y puntualidad garantiza conocer a ciencia cierta cuáles empleados cumplen con los horarios y cuáles no, y por lo tanto tomar medidas correctivas para que la empresa siga en crecimiento.

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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Time and Attendance: la mejor herramienta para la gestión de tiempo y asistencia para empleados

Todos los que trabajan en el área de recursos humanos, específicamente en el cálculo de las nóminas, saben que este es un tema que puede ser mucho más complejo de lo que parece. Hay algo más en la gestión de la fuerza laboral que capturar cuando un empleado ha faltado o ha llegado tarde, la gestión de tiempo y asistencia de los empleados. Es necesario contar con tecnologías que permitan acceder a datos granulares de trabajo detallados y automatizar incluso las reglas de pago más compleja y diversa.

En esta publicación te contamos todos los detalles sobre el módulo de gestión de tiempo y asistencia SAP SuccessFactors, una tecnología incluida en la suite de Workforce y preparada cumplir con esta misión crítica y con capacidades combinadas para adaptarse a las necesidades de tu gente.

Para comenzar, destacaremos los puntos clave del módulo de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors:

  • Visibilidad en tiempo real de tu fuerza de trabajo
  • Transparencia total
  • Reducción de errores de nómina y mayor precisión en los pagos
  • Seguimiento de asistencia y otras políticas laborales
  • Cumplimiento simplificado de las leyes locales o estatales

Beneficios del módulo de gestión de tiempo y asistencia de Workforce

  • Ayuda a reducir los costos y aumentar la eficiencia

El módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors es una plataforma completa que permita digitalizar todos tus procesos y datos de RRHH. Paga tarifas, horas extras, diferenciales de turno, deducciones de comida y cualquier otro tipo de “excepción laboral” con el sistema sin errores ni contratiempos.

Este sistema es la solución definitiva para automatizar todas las reglas de pago para los empleados, validar el tiempo y trabajo en tiempo real, pre visualizar y calcular nominas brutas y procesar hasta las nóminas más complejas a través de un sistema seguro y eficiente que se integra perfectamente con tus sistemas de ERP, nómina y recursos humanos básicos.

  • Reduce los errores y los costos de nómina

Este sistema también proporciona información en tiempo real sobre todos los costos asociados a tu fuerza laboral. El software de gestión de tiempo para empleados incluye tareas básicas como la capacidad para ver cuentas y saldos de tiempo libre pagado, proyectado y actual o también, funciones mucho más avanzadas con capacidades detalladas de análisis e informes ideales para hacer que tu departamento de recursos humanos sea capaz de hacer mejores negocios y tomar decisiones mucho más inteligentes y estratégicas.

  • Simplificar el cumplimiento

Cumplir con las políticas corporativas, las normas sindicales y cualquier otro tipo de regulación compleja que deba cumplirse en tu localidad ya no será un dolor de cabeza. Con el módulo de gestión de tiempo y asistencia de SuccessFactors podrás configurar este tipo de excepciones y programarlas para que sean aplicadas automáticamente.

Al mismo tiempo, el sistema también permite hacer un seguimiento de auditoría de todas las interacciones y cambios dentro de la nube, lo cual ayuda a simplificar la confianza y garantizar el cumplimiento.

  • Aumentar la satisfacción de los empleados

El sistema de gestión de tiempo para empleados de SuccessFactors faculta a los empleados y gerentes con funciones de autoservicio y herramientas fáciles de usar. Además, esta es una herramienta que ofrece flexibilidad para administrar las hojas de asistencia o para dejar solicitudes a través de vacíos canales como teléfonos inteligentes o tabletas.

Las notificaciones pueden ser enviadas usando múltiples métodos, incluidos correos electrónicos y mensajes de texto, para garantizar que la información llegue a los empleados de forma rápida y coherente en el momento en el que se hace un cambio.

SuccessFactors es mucho más que una herramienta para la gestión de tiempo y asistencia

Sabemos que tu gente necesita algo más que una herramienta para hacer seguimiento del tiempo y por eso, hemos incorporado dos funcionalidades claves para gestionar tu recurso humano y hacer un uso óptimo de los recursos.  Estas son:

  • Costeo basado en actividades

Proporciona ventajas prácticamente ilimitadas. Tu empresa podrá realizar seguimiento de la distribución de la mano de obra y los costos a través de la empresa al mismo tiempo que contabilidad monitorea los costes de cada proyecto, tarea, departamento, orden de trabajo, etc. con el fin de determinar con mayor precisión los costos asociados al recurso humano.

  • Múltiples asignaciones

Las asignaciones múltiples son ideales para entornos donde los empleados pueden trabajar en múltiples trabajos, reportando a Administradores separados, dentro de un único período de pago. Esta extensión de WorkForce Tiempo y Asistencia crea y procesa una hoja de tiempo separada para cada posición y completa automáticamente toda la hoja de horas cruzadas para simplificar el pago y garantizar el cumplimiento.

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

No cabe duda que la suite de Workforce es una solución flexible e ideal para administrar tu diversa fuerza laboral. Con esa tecnología que ofrece información en tiempo real, experiencia en dominios empaquetados y capacidades preparadas para satisfacer las necesidades empresariales en constante cambio, podrás reducir los costos laborales, demostrar el cumplimiento y aumentar el compromiso de los empleados, al mismo tiempo que maximizas la eficiencia operativa de tu organización.

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás tener ventajas desde el primer día de uso: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.


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Como fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados en el trabajo_imgdest

Cómo fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados en el trabajo

¿Qué tan puntuales están siendo tus empleados? Tener empleados impuntuales es un verdadero dolor de cabeza para cualquier empresa. La asistencia y puntualidad es crítica en el ámbito laboral, sobre todo para aquellos trabajos orientados al cliente. La mala asistencia socava la moral de los empleados, cuesta dinero, requiere tiempo y reduce el compromiso.

Si bien, algunos empleados vienen con malos hábitos y son impuntuales por naturaleza. Sin embargo, siempre hay algo que como empleador puedes hacer para fomentar la asistencia y tomar acciones que te permitan mantener la asistencia bajo control.

En esta publicación te enseñamos algunos consejos para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados en el trabajo.

5 consejos para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados

Tal como mencionamos anteriormente, la asistencia y puntualidad de los empleados  es crítica para el orden y éxito de cualquier empresa, sobre todo cuando el trabajo de un empleado depende del trabajo del empleado anterior en trabajos tales como la fabricación o el ensamblaje de productos.

Los maestros, especialistas en atención al cliente, proveedores de asistencia técnica, profesionales de la salud y otros empleados de servicio directo son ejemplos de empleados que tienen estaciones de trabajo que los empleados deben contratar diariamente. De lo contrario, los empleadores no pueden programar y encontrar reemplazos de personal para hacer su trabajo.

Esta asistencia incluye la llegada oportuna a su estación de trabajo también. Por ejemplo, si una enfermera llega tarde al trabajo en la unidad de cuidados intensivos, la enfermera del turno anterior no puede irse a su casa para un descanso bien merecido. Si se espera que un empleado cuente con una estación intermedia en una línea de ensamblaje, uno de los empleados tiene que trabajar en dos estaciones, lo cual es inconveniente e incluso puede poner en peligro al empleado o al empleador para encontrar un reemplazo.

Para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados te proponemos estos 5 consejos:

  1. Comprométete a manejar el ausentismo

Una de las cosas más importantes que debes hacer para gestionar correctamente la asistencia y puntualidad de los colaboradores es administrar el ausentismo.

Tus empleados deben ser conscientes del impacto de su ausencia en el lugar de trabajo. Con esto no queremos decirte que cada vez que un empleado falte tengas que darle un discurso y hacerle sentir culpable por haber faltado; de hecho, muchas ausencias son legítimas y necesarias, sino más bien de describir el impacto que la ausencia tuvo en sus compañeros y en el lugar de trabajo en general.

Cuando los empleados toman conciencia de lo importante que es para la empresa el hecho de que asistan puntualmente todos los días, comienzan a pensarlo dos veces antes de ausentarse.

  1. Siempre que sea posible, se flexible

Al igual que cualquier otro proceso de recursos humanos, cuando se trata de gestionar la puntualidad de los empleados es necesario ser flexible.

Si un empleado informa que tiene una cita médica a primera hora o alguno de sus hijos está enfermo, puedes proponerle trabajar más tarde o más temprano para recuperar el tiempo, trabajar desde casa, etc.

Esto ayuda a ajustar la mentalidad de los empleados de cumplir con los objetivos que la empresa busca más que cumplir con un horario.

  1. Recompensa la buena asistencia

Recompensar o reconocer a tus empleados más puntuales puede marcar la diferencia. Si bien, es normal no querer que las personas sientan que debes pagarles más por hacer por su trabajo. Pero las recompensas por la asistencia positiva ayudan a hacerles saber que aprecias y valoras su compromiso.

» También te puede parecer interesante leer: Gestión de tiempo y asistencia de los empleados ¿cómo aumenta la productividad?

  1. Penaliza la mala asistencia

Los empleados que tienen buena asistencia y trabajan arduamente son afectados moralmente por aquellos que son impuntuales. Por ello, es importante que proporciones consecuencias en aquellos empleados que llegan tarde constantemente o que tienen un número elevado de ausencias al mes.

La disciplina progresiva es crítica para fomentarla asistencia y puntualidad. A largo plazo, tus empleados más comprometidos lo agradecerán.

  1. Apóyate en las tecnologías

Para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados es importante contar con herramientas que te permitan rastrear eficientemente el horario de entrada y salida de las personas como por ejemplo un software de asistencia. Este tipo de sistemas te permiten garantizar que las reglas de tiempo libre sean las mismas para todos los empleados, lo que es importante para el sentido de equidad y justicia en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, cuando los empleados se administran en todos los departamentos, debes asegurar que todos reciban el mismo trato y que no existan las excepciones al momento de gestionar las asistencias ya que un tratamiento dispar podría crear problemas con la motivación y el compromiso.

Estas herramientas de gestión de asistencia y puntualidad son importantes para gestionar las ausencias no programadas para las cuales muchos lugares de trabajo tienen problemas con la cobertura laboral.

Si aún no cuentas con un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, un software de nómina que ofrece las últimas innovaciones y entrega de servicios en una solución que representa la próxima generación de automatización de nómina.

Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube, ofrecida con seguridad, escalabilidad y flexibilidad. Con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.

Optimiza los RRHH y la nómina de tu empresa para lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos con la ayuda de este software de nómina de SuccessFactors.

¿Te interesa conocer mucho más sobre esta innovación de SuccessFactors? Solicita una Demo de SuccessFactors Payroll. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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5 Consejos para una buena gestión de tiempo de los empleados_imgdest

Gestión de tiempo de los empleados: 5 Consejos eficientes

Como líder, ¿De qué forma has colaborado en la gestión de tiempo de los empleados? Por regla general, los trabajadores con mejor desempeño son aquellos que tienen la capacidad de gestionar correctamente su tiempo pero en algunos casos, tenemos empleados que muestran una gran vocación y entrega al trabajo pero que aún así no logran cumplir con sus actividades a tiempo.

Según una encuesta realizada por OCC Mundial, la bolsa de trabajo en línea líder en México, un 45% de los empleados admitieron ser impuntuales en su trabajo de manera esporádica al llegar a una cita o entregar su proyecto. Por otro lado, un 34% admitió que los retrasos son normales en su compañía.

Tomando en cuenta que el tiempo es un recurso escaso y de gran valor, es importante que como líder desarrolles estrategias para lograr que los miembros de tu equipo sepan sacar el máximo provecho al tiempo dentro de la empresa, lo que en otras palabras sería básicamente la gestión de tiempo de forma correcta.

¿Qué es la gestión de tiempo de los empleados?

La gestión de tiempo de los empleados gira en torno de realizar una buena planeación y organización de los procesos productivos, así como una eficiente implementación y control de los mismos, para obtener el mayor rendimiento del tiempo dedicado a ellos.

Por lo anterior, hemos reunido algunos consejos o estrategias que pueden ayudarte a mejorar la gestión de tiempo de los empleados. Veamos cuáles son:

¿Cómo hacer una correcta gestión de tiempo de los empleados? Aquí 5 consejos

  1. Fomentar el trabajo consciente y el buen ambiente laboral

Fomentar el trabajo consciente supone que los trabajadores aprendan a valorar el tiempo que pasan por oficina y aprovecharlo al máximo para trabajar por la empresa. Cuando un empleado toma parte de su mañana para calentar el café o pierde horas revisando las redes sociales significa que no es consciente del valor que tiene lo que hace.

Por esto, se hace necesario promover una cultura de consciencia en el que todos respeten tanto sus horarios de trabajo como el de los demás.

Asimismo, es imprescindible que los trabajadores puedan disponer de un ambiente adecuado para realizar las tareas. Aunque no lo parezca, una oficina ordenada y bien iluminada es muchas veces una fuente de motivación importante para los colaboradores. Así como también el hecho de que dispongan de todos los medios técnicos y tecnologías necesarias para desarrollar sus actividades de forma cómoda.

Una estrategia que no falla para la gestión de tiempo de los empleados eficientemente es promover las acciones colaborativas entre los trabajadores para mejorar la fluidez del trabajo y de la información así como también la realización y el cumplimiento de las metas.

  1. Define con claridad las tareas y obligaciones de cada uno

Cuando un empleado no tiene muy claro cuáles son sus funciones y actividades dentro de la empresa es muy difícil que logre ser productivo y gestionar correctamente su tiempo. Por eso, una de las cosas más importantes que debes hacer para ayudar a tus colaboradores a gestionar correctamente su tiempo es informarles desde su primer día en la oficina cuál es su puesto de trabajo y cuáles son sus tareas y objetivos.

Debes identificar cada trabajo que sea necesario hacer y el tiempo que necesita. Se pueden agrupar tareas por departamentos o por nivel de cualificación, con el objetivo de que cada trabajo lo realicen las personas adecuadas.

Es importante que entregues toda esta información de forma oportuna, no permitas que un trabajador, por ejemplo, no sepa que debe hacer la próxima hora o que no entienda cómo debe realizar alguna tarea.

Esto puede ser de gran ayuda no solamente para que todos los trabajadores logren engranar y ejecutar sus tareas eficientemente sino también para evitar un elemento muy perjudicial, la duplicidad de tareas.

Lo normal es que varios departamentos necesiten manejar una misma información o datos. Sería una gran pérdida de tiempo que cada uno realizara el mismo trabajo para conseguirlos.

La información que genera la empresa debe tener unos encargados concretos y estar a disposición de todos los que la necesiten.

»También te puede interesar leer: Software de administración de nómina ¿Por qué invertir en uno?

  1. Evitar actividades que “roben el tiempo”

Existen ciertas actividades que le roban el tiempo a los empleados y les impiden cumplir con sus actividades como por ejemplo, las visitas inesperadas o reuniones demasiado largas, el papeleo excesivo o lectura de documentación que no se necesita, un sistema de archivo ineficiente que les obliga a pasar mucho tiempo buscando un documento, una información poco clara que puede provocar repetir trabajos por haberlos entendido mal o simplemente las distracciones que roban la concentración como por ejemplo las interrupciones de personas en la oficina, demasiadas llamadas o ruidos.

Educa a tus empleados sobre cómo tratar este tipo de situaciones y por supuesto, evítalas.

5 Consejos para una buena gestión de tiempo de los empleados_quote

  1. Delegar

Gestionar correctamente el tiempo de los empleados es algo sencillo cuando aprendes a delegar tareas. Resulta imposible supervisar cada una de las actividades y operaciones que tus colaboradores realizan o paralizar los trabajos simplemente porque aún no tienen tu aprobación. Es imprescindible que cuentes con un equipo en el que puedas confiar responsabilidades y actividades importantes.

Esto puede ayudar significativamente a distribuir y aprovechar mucho más el tiempo. Además, delegar contribuye a generar un modelo de responsabilidad compartida al mismo tiempo que involucra a más personas en los objetivos planteados.

  1. Gestionar correctamente las urgencias

Algunos empleadores tienen el mal hábito de tratar todo como “urgente” y anteponer siempre lo que están haciendo los colaboradores para dar valor a las cosas que van llegando.

Es importante que enseñes a tus colaboradores la importancia de lo que están haciendo y su repercusión. No está bien anteponer las cosas que se consideran urgentes y dejar atrás otras actividades que también son importantes para la empresa sin justificación.

Los empleados deben ser conscientes de que hacer esto puede perjudicar la ejecución de otros procesos e incluso el trabajo de sus compañeros.

¿Sientes que necesitas una ayuda extra con la gestión del tiempo de los empleados? Entonces lo que necesitas es una buena herramienta de gestión del tiempo.

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ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa_imgdest

Software de asistencia en la empresa: 4 ventajas de contar con uno

A lo largo de nuestras publicaciones en el blog hemos abordado diversos temas sobre cómo lograr que tu empresa sea verdaderamente exitosa. Si bien, la mayoría de los temas que hemos platicado son cuestiones estratégicas que muchas veces, por más sencillo que queramos presentarlo, no dejan de ser sofisticadas y complejas. Pero hoy hemos venido con un tema que es tan sencillo como importante para cualquier organización: la puntualidad en la empresa apoyado de un software de asistencia. Así es, un sistema de control de asistencia que muchas veces es tan subestimado puede ayudarte a controlar el orden en tu organización, garantizar la eficiencia, mejorar la imagen, controlar los gastos, entre otras cosas.

¿Estás controlando la asistencia de tus empleados manualmente? Es momento de dejar de hacer de vigilante en la puerta cada mañana. En este post te explicaremos las ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa. Veamos:

¿Por qué es importante controlar la puntualidad en la empresa con un software de asistencia?

Una persona que llega diez minutos tarde al trabajo cada día habrá perdido unas 44 horas en un año.

Controlar la asistencia y puntualidad en la empresa es importante porque permite evitar la cohesión. La puntualidad de unos contrasta con la impuntualidad de otros y esto puede llegar a desanimar y desmotivar a aquellos trabajadores que se muestran más comprometidos con la empresa.

Por otro lado, controlar la puntualidad permite evitar daños a la imagen de la empresa. Si un empleado es impuntual muestra falta de organización, falta de interés, mala imagen, etc. y cuando los clientes, proveedores o público externo en general comienzan a notar esto, es inevitable que la imagen de la empresa se ve afectada.

Otra de las razones por las que resulta tan importante controlar la asistencia de los empleados es porque afecta directamente la productividad. Por ejemplo, en una reunión de trabajo la falta de puntualidad puede provocar tensiones, retrasos acumulados, pérdidas de ritmo, etc.

Por último, podríamos decir que cuando la impuntualidad comienza a formar parte de la cultura de la empresa favorece la creación de una cultura de retraso. No controlar la puntualidad en la empresa hace que llegar tarde sea algo completamente normal, que el hecho de que un proyecto esté listo a tiempo sea motivo de celebración y que todos aprendan a vivir con el retraso con resignación y paciencia.

4 ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa

  1. Permite evitar los accesos no autorizados

Una de las claves que garantizan la seguridad tanto de una empresa como de cualquier otro lugar es controlar quien entra y quién sale, sobre todo cuando se cuenta con una plantilla de personas no autorizadas. Con un software de asistencia en la empresa es posible evitar el acceso a aquellas personas que no cuentan con autorización para acceder a las instalaciones y permitir la libre circulación del personal, así como controlar de forma fácil los tiempos de entrada y salida de los empleados.

Todo esto ha permitido que millones de empresas hayan mejorado los procesos y controles de asistencias del personal, los responsables de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilante en la entrada de la oficina para saber a qué hora ha entrado o salido cada trabajador. Toda esta información es registrada en el sistema de forma rápida y segura.

  1. Funciona como un sistema adicional de seguridad

Otra de las ventajas que tiene para las empresas contar con un software de asistencia es que puede trabajar como un sistema adicional de seguridad y cuanto mayor seguridad tenga una empresa es mejor, ¿Cierto?

Los sistemas de control de asistencia cada día cuentan con mayor implantación en las empresas, la posibilidad de integrarlos con cualquier sistema de control de accesos permite controlar de manera eficaz la seguridad de la organización.

»También te puede interesar leer: Puntualidad de los empleados en la empresa

  1. Ayuda a controlar los derechos de acceso de los empleados

Cada empresa es única y por eso, los nuevos sistemas de asistencia de empleados cuentan con campos configurables y 100% personalizables con los que los profesionales de recursos humanos pueden configurar qué derechos de acceso tienen los empleados.

Con un sistema de este tipo es posible crear grupos e incluso franjas de horario determinadas. Por ejemplo, si tu empresa ha decidido establecer un horario especial durante el mes de diciembre esto puede configurarse en el sistema fácilmente.

  1. Ofrece control eficaz del tiempo trabajado

Las empresas que manejan la asistencia de sus empleados manualmente difícilmente pueden monitorear con eficiencia cuantas horas realmente ha laborado un colaborador. Por suerte, los software de asistencia poseen funcionalidades especialmente diseñadas para contabilizar el tiempo trabajado de cada persona.

¿El resultado? Un departamento de recursos humanos sin dolores de cabeza y una nómina muy bien calculada.

El control de asistencia permite contabilizar el tiempo trabajado, las horas extras, las vacaciones, festivos y todas aquellas excepciones que puedan presentarse para así manejar mejor las remuneraciones de los empleados.

Existen diversos sistemas de control de asistencia, según tu empresa podrás escoger la tecnología que más te convenga y mejore tu eficiencia. Si aún no cuentas un sistema de control de asistencia para controlar la puntualidad en la empresa  te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

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control de puntualidad del personal

En qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad del personal

¿Imaginas estar en una oficina en la que cada empleado llegue y asista cuando mejor le parezca? Es imposible no plantearse un escenario completamente caótico cuando no se cuenta con un sistema de control de puntualidad del personal o cuando simplemente no se lleva una revisión de entradas y salidas, de asistencias o de las actividades diarias de cada trabajador.

La asistencia y la puntualidad de los empleados son muy importantes para cualquier empresa y la razón es muy simple: estas impactan directamente en la productividad. Si un empleado está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria mientras que un empleado que no dedique las horas necesarias a la empresa y falte constantemente a su lugar de trabajo difícilmente logre cumplir con sus objetivos a tiempo.

Lo sabemos, en ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora de entrada y salida de cada trabajador, sobre todo cuando el volumen de empleados es alto. Por suerte la tecnología ha permitido que, al igual que otros aspectos de la vida cotidiana, el control de puntualidad del personal pueda ser realizado de forma sencilla, rápida y eficiente a través de un sistema especializado.

Los profesionales de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilantes en la entrada de la oficina y apuntar en una anticuada carpeta a qué hora ha llegado y se ha ido cada trabajador. Con este tipo de sistemas puede llevarse un control de puntualidad y asistencia del personal de forma automatizada y segura.

A continuación, veamos con mayor detalle en qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad de personal:

La importancia de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa

  • Registro automatizado de incidencias

Con un sistema de control de puntualidad de personal es posible llevar un registro mucho más seguro y eficiente de incidencias como: faltas, retardos, vacaciones, permisos, ausencias, asistencias, entre otras.

Toda esta información es almacenada en la nube a disposición de los profesionales de recursos humanos o los encargados de nómina para que estos puedan hacer un correcto cálculo del pago de cada trabajador.

  • Pagos sin errores

El día de pago es probablemente el momento más esperado por todos los trabajadores, ¿Imaginas lo frustrante que podría ser recibir un pago equivocado para un empleado? sobre todo cuando este es mucho menos de lo que esperaba.

En el mundo laboral también aplica la típica frase de “cuentas claras, amistades largas”. Como responsable de nómina, es importante que hagas un cálculo correcto a trabajador al momento de pagar. Lo sabemos, esto puede verse cuesta arriba cuando hay una gran cantidad de empleados e incidencias que analizar.

Por suerte, esto ha dejado de ser una preocupación para muchas empresas ya que otra de las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad de personal es que permite calcular nóminas justas tomando en cuenta los horarios de la empresa y el registro de entrada y salida de cada trabajador.

Si un empleado ha trabajado una hora extra no tendrá que preocuparse por tener que hacértelo saber, el sistema lo registrará de forma automática y por supuesto, el trabajo extra estará reflejado en su recibo de pago.

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  • Mejores decisiones

Gracias a que toda la información es alojada en un mismo sistema, es posible tener diversos reportes que pueden ser exportados en diferentes formatos para su análisis. Toda esta información puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a tomar mejores decisiones con respecto a contrataciones de empleados, bonificaciones, promociones, etc.

Por lo general, estos reportes pueden adaptarse a las necesidades de cada organización. Algunos de los reportes más importantes con los que cuenta un sistema de control de puntualidad son: reporte de faltas y retardos, reportes de nómina, reporte de horas extras, reporte de accesos, reporte de vacaciones y justificaciones, reporte de Kardex, reporte de entradas y salidas.

  • Configuración de horarios

Configurar los horarios de tu empresa es importante; tal como mencionamos anteriormente, resulta muy difícil lograr que una empresa sea exitosa y trabaje de forma organizada cuando los empleados tienen la libertad de entrar y salir cuando mejor les convenga.

Con un sistema de control de puntualidad del personal puedes configurar fácilmente los horarios de tu empresa: horas de entrada, salida, comidas, horas extras permitidas y tolerancias de entrada.

Una vez que estos datos son ingresados en el sistema los profesionales de recursos humanos pueden dejar de jugar a ser vigilantes y centrarse en actividades mucho más estratégicas para el departamento.

Ahora que conoces las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa es momento de poner manos a la obra y encontrar el sistema ideal.

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