Imagina que los trabajadores de tu empresa realizan horas extras, pero el cálculo de estas se hace mediante técnicas tan obsoletas como hojas de cálculo o tarjetas de tiempo. Si bien esto quizá pueda ser útil para pequeñísimas empresas, la realidad es que este tipo de herramientas traen más problemas que solución. La cuenta de las horas extras y en general la administración del tiempo no debería porque ser una actividad complicada ni causar dolores de cabeza o mal entendidos entre empleados o empleadores.
Para la correcta administración de las horas extras lo mejor es contar con sistemas avanzados y digitales que permitan hacerlo de manera fácil, automatizada y segura, dejando atrás prácticas arcaicas e inseguras.
Acciones que se pueden tomar para una buena administración del tiempo
Administrar horas extras puede dejar de ser un desafío y una lucha, para esto existen ciertos pasos que pueden llevarse a cabo y que ayudarán a que este proceso se realice sin complicaciones.
- Simplificación. Lo mejor es realizar una revisión detallada a las políticas de tiempo extra, esto puede ser revelador y darse cuenta de que en realidad están sumando muchos pasos innecesarios al momento de aprobar las horas extras. En otras palabras, debes fijarte que tu política no sea compleja ni esté retrasando el trabajo o haga complicado el proceso de gestión del tiempo.
El objetivo es que las políticas de las horas extras y su posterior administración sea más directa y coherente, sin necesidad de complicar la vida, ni a los empleados o encargados de llevar dicha gestión.
- Ampliar el enfoque. Además de centrarse en las horas extras, también es importante que se pueda gestionar de manera adecuada las vacaciones de sus empleados. De no ser así pueden darse situaciones como vacaciones no programas, lo que supondrá un desajuste con los horarios de los empleados y lo más probable es que para cubrir las horas del empleado que se encuentra de vacaciones, será necesario utilizar las horas extras.
Esto quiere decir que no es cuestión de enfocarse única y exclusivamente a las horas extras, también es necesario que se gestione toda la jornada, vacaciones, ausencias y más, para poder llevar una administración del tiempo y que una falta de algún empleado no represente necesariamente la utilización de horas extras.
- Sigue las horas de trabajo. Un error es dejar a los empleados, seguir ellos mismos su tiempo de trabajo. Siempre tendrán otras cosas que hacer u otras prioridades dentro de sus proyectos laborales. Ya que deben sacar otros pendientes que consideran más importantes que llenar la hoja de cálculo sobre las horas trabajadas. Esto siempre terminará en el último punto de la lista.
Hay más, cuando por fin se proponen a dar seguimiento a sus horas de trabajo incluidas la de administrar horas extras, seguro lo hacen días después, lo que sin duda provoca que los cálculos y las anotaciones no sean del todo precisas y sea tan solo un aproximado. El resultado era un registro poco confiable. Por lo tanto, para poder tener una buena gestión de tiempo de los empleados no hay nada mejor que estarlo haciendo en tiempo real, y esto es posible al momento de implementar un software de administración de tiempo.
- Analizar. Además de llevar un control sobre las horas extras, hay que realizar un análisis sobre las prácticas de la fuerza laboral, esto debería ir implícito en la gestión de horas. Es importante, ya que por un lado puedes ver cómo apoyar a los empleados, lo cual es crucial. Al mismo tiempo, estarás dándote cuenta qué acciones pueden tomarse para que la empresa continúe en crecimiento y mejore sus procesos.
Aquí es donde entran los beneficios de tener un sistema de seguimiento de tiempo, ya que al contabilizar de manera automatizada el tiempo invertido de cada trabajador en su jornada, podrás realizar un análisis más preciso del tiempo y la asistencia de cada uno de los empleados. Digitalizar estos procesos los hace más sencillos.
- Minimiza las horas extras. Existe otra acción que facilitará la administración de horas extra, y es el disminuirlas del sistema. Por supuesto, decirlo es más sencillo que hacerlo, sin embargo, no es imposible. Para poder minimizarlas habrá que tomar ciertas acciones, lo primero es darse cuenta si se está abusando de las horas extras. Si es positivo, quizá quiere decir que no se tiene los suficientes recursos para que las actividades se lleven a cabo en el tiempo establecido.
O bien, que es necesario una nueva contracción o redistribuir las tareas; tal vez tener un mejor manejo de la gestión de tiempo, esto también incluye a los gerentes. Una vez detectado el posible problema que esté generando el uso de horas extras, se debe hacer un análisis, planificación y estrategias para que estas no sean tan recurrentes.
- Gestión del cambio. Es necesario que los encargados de gestión de horas extraordinarias sepan cómo hacerlo, ya que los cambios y la manera en que se están llevando los recursos humanos en estos momentos tan cambiantes requieren que así sea. Por lo tanto, se debe realizar un buen análisis y una mejora continua de los procesos internos para poder hacer que las prácticas de gestión de tiempo sean eficientes y realmente efectivas para poder llevar un control total. Al mismo tiempo, dejar de lado todos los conflictos y complicaciones de esta práctica.
Ahora ya sabes, para proteger a tu organización de sorpresas, y a fin de prepararse mejor para el futuro, así como para ayudar a la reducción de gastos, proteger a la empresa de posibles acciones legales y aumentar la satisfacción laboral, debe tenerse una buena y correcta administración del tiempo.
Para simplificar todos estos procesos, tener seguridad, confianza y efectividad en tu gestión está Employee Central Time and Attendance Management, un sistema que automatiza las tareas, además, almacena los datos y el conteo de horas trabajadas, esto da la posibilidad de poder realizar análisis precisos y tener una visión completa de cada uno de los trabajadores y de su tiempo en el trabajo.
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