Es verdad que la administración de tiempo y asistencia dentro de una oficina de principio no está relacionada con sistemas digitales, pero por fortuna la tecnología ha ido avanzando y al día de hoy se cuenta con Software de control de tiempo y asistencia, estos sistemas se han convertido en una herramienta fundamental para llevar la gestión de tiempo, automatizar tareas, realizar análisis específicos y sobre todo trasladar el control desde la nube.
Sabías qué una herramienta digital ayuda a llevar la administración de tiempo y asistencia dentro de una organización, da flexibilidad al estar en la nube, por lo tanto, el acceso al sistema se podrá realizar desde cualquier lugar y dispositivo electrónico. Además, permite mejorar la distribución de los costos en esa área. Si quieres que tu negocio este dentro a la era digital, avanzado junto con los cambios del mercado, debes tener un control total del tiempo y asistencia en la empresa.
Qué características buscar en un Software de control de tiempo y asistencia
Para poder realizar un eficiente control de tiempo y asistencia de los empleados, lo ideal es fijarse en qué características debe tener el sistema que estás pensando implementar.
- Mantenimiento de los registros. Poder mantener los registros de entrada y salida es fundamental en esta gestión, en este sentido, habrá que darle la facilidad a los empleados para que estos puedan anotar y registrar sus asistencias, sus faltas, sus descansos. Y esto puede hacerse sencillo, por ejemplo, mediante lectores de tarjetas, identificación biométrica, pero también existe la alternativa de realizarlo mediante números de teléfonos personalizados que están integrados al sistema. En fin, cada empresa escoge la forma que más le convenga.
- Unificación con la nómina. El software deberá poder estar vinculado con la nómina, esto facilitará el cálculo de las horas trabajadas, días vacacionales, ausencias, etc. al mismo tiempo, el mismo sistema podrá dar datos para que puedan crearse nóminas en donde el tipo de contrato es distinto al tradicional, por ejemplo, de medio tiempo. Un auxiliar para la realización de la nómina.
- Reportes. Es importante poder crear informes y reportes sobre el tiempo y asistencia en la empresa en relación a las horas trabajadas, ya que esto es un instrumento especial para el departamento de recursos humanos. Entonces, el sistema deberá dar la posibilidad de crear estos reportes en plantillas que puedan personalizarse e irse adecuando a los avances de la empresa.
- Sistemas de asistencia. El Software de control de tiempo y asistencia debe ofrecer distintas opciones, por ejemplo, la asistencia biométrica, este tipo de técnica es muy confiable ya que usa las huellas dactilares para el registro de los empleados, de esta manera se evitan fraudes. Además, el registro de las asistencias se mantiene en control sin la posibilidad de malos manejos.
- Alertas automáticas. Estas alertas se activan cuando por alguna razón los trabajadores olvidan registrar sus entradas, salidas u horas de descanso. Esto es una herramienta útil ya que al lanzar la alarma puede tomarse acción en tiempo real y de esta manera mantener el control de tiempo y asistencia en los empleados.
- Calendario sincronizado. Los calendarios digitales son sumamente útiles pues en ellos pueden realizarse anotaciones y compartirse al resto del equipo, por tanto, todos sabrán las actividades a realizar, horas y tiempos que cumplir. Estas posibilidades son excelentes cuando se tiene un equipo de trabajo fuera de la oficina o los gerentes suelen viajar mucho, de esta forma estará al tanto de lo que pasa, pues al estar en la nube facilita conexión.
- La nube. Esta es una excelente herramienta, el poder contar con un sistema desde la nube, permite conexión desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, además no es preciso instalación de alguna aplicación para poder usarlo, de ahí que sea fácil poder acceder en cualquier aparato. Esta característica hace que la productividad aumente puesto que el empleado no tiene que esperar a llegar a la oficina para poder trabajar.
- Autoservicio. Esta es un excelente beneficio que puedes obtener con este Software de control de tiempo y asistencia, ya que los empleados pueden consultar sus datos de manera personal sin necesidad de acercarse a recursos humanos, lo que quita presión al departamento. Asimismo, es el trabajador quien puede colocar sus horas, corregir datos, consultar datos y más. Sabías que el auto servicio también da la sensación de confianza en el empleado, pues al estar a cargo y poder el mismo consultar y gestionar sus dudas, se le está diciendo que se confía en él. Por supuesto, todas estas actividades pueden ser monitoreadas por un encargado.
- Análisis. Con este sistema puedes realizar análisis detallados y concretos, esto da la posibilidad para detectar errores y poder crear planeaciones estratégicas basadas en los datos que se obtienen, por supuesto, esto aumenta la optimización en la productividad.
Ahora ya sabes cuales son las principales características de este Software de control de tiempo y asistencia, la mejor decisión que puedes tomar es implementarlo en tu organización, solo así podrás ayudar a optimizar, automatizar y crear procesos confiables y digitalizados en tu empresa.
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