Es importante que todos los empleados de la empresa estén en la misma sintonía, que estén enfocados y concentrados en sus tareas durante la jornada laboral. Aprovechar el tiempo en el trabajo es vital si se quiere lograr objetivos de la empresa y también para tener horas libres para uno y la familia.

Piensa, si ocupas tiempo de trabajo para ver tus redes sociales o cualquier otra cosa que represente una distracción, lo más seguro es que tendrás que realizar horas extras para poder terminar ese reporte que urge. En cambio, si tienes un buen time management será posible controlar el tiempo y dedicarse a la realización de proyectos y actividades concretas que ayudarán a mejorar la productividad, ser más eficiente y dar pasos sólidos para el éxito profesional.

Por desgracia no todos tenemos el mismo tipo de concentración o de voluntad para lograrlo, es por eso que, si tú sí puedes tener una buena gestión de tiempo, no quiere decir que tus empleados lo tengan, y despreocúpate, que lo único que necesitan es un empujón.

¿Qué ocasiona que la administración de tiempo no sea buena?

Las razones por las cuales las personas gestionan de mala manera su tiempo son varias, puede ir desde no tener objetivos o tenerlos mal identificados, es decir, debe haber una meta que alcanzar, si no se cuenta con ella será difícil concentrarse y encontrar el camino que debe seguirse. Las personas se verán perdidas y no habrá una línea de actividades que hacer para llegar al objetivo.

Por otro lado, existen distintas herramientas que pueden usarse para que la gestión sea más sencilla; sin embargo, si no se utilizan de una de la manera adecuada no servirán de mucho. Pueden ser desde técnicas manuales o estrategias como dividir las tareas en importante y urgentes; también están las aplicaciones y software de administración de tiempo en el trabajo, estos últimos son muy útiles.

Pero si el empleado no sabe cómo manejar este tipo de programas, si no los entiende y en general no saben cómo sacarles provecho de nada va a servir, al contrario, será una distracción más.

Otro de los problemas es el no saber distinguir lo importante de lo urgente, esto es más común de lo que se piensa, y los empleados pueden tender a enfocarse en actividades que si bien son urgentes no son importantes. O bien, pueden voltear a ver solo aquellas que les resultan más sencillas realizar dejando lo importante a un lado. Y si esto se junta con la tan común multitarea entonces ya tendrás un combo perfecto para que el tiempo en el trabajo no esté bien aprovechado.

La comunicación también tiene un factor fundamental, aquí los altos mandos son los que deberán de tener cuidado en ello, dar órdenes precisas, ser directos y sin rodeos, la comunicación debe ser adecuada. Al momento de convocar a juntas que sean cortas concisas y directas al punto que quieren tratar; perder horas y horas en juntas solo atrasa el trabajo y cansa a los empleados.

¿Qué puede hacerse para que la gestión de tiempo en el trabajo sea más eficiente?

Para que tus empleados puedan tener una buena gestión de tiempo dentro del horario de trabajo, hay algunos consejos que puedes seguir:

1. Objetivos definidos. Mucho se habla de tener objetivos claros, pero para que los empleados puedan tener metas precisas es necesario que desde arriba se tenga una buena comunicación y se definan lo que se desea alcanzar, de esta manera los trabajadores sabrán a donde tienen que llegar y qué acciones deben realizar para lograrlo. Comunicar los objetivos de una manera que se entiendan y que todos sepan que hacer para obtenerlos ayudará enormemente al flujo de trabajo y a la productividad.

2. Urgente e importante. Lo importante serán aquellas actividades que nos muevan a alcanzar el objetivo, en cambio lo urgente está relacionado a una fecha de vencimiento, tanto tú como tus empleados deben saber la diferencia. No olvides hacerles saber a todos cuales tareas son importantes, no es necesario que se las repitas cada día, con que aclares una vez ellos son profesionales y deben poder estar capacitados para distinguir lo urgente de lo importante.

3. Delimitar tiempos. Es importante que cada tarea tenga un tiempo delimitado, de lo contrario se invertirá demasiado tiempo en actividades que pueden hacerse en pocos minutos. Se debe ser muy escrupuloso y tener concentración para poder cumplir con este horario y poder manejar adecuadamente el time management.

4. Reuniones cortas. Es común que las juntas se alarguen horas, esto no es necesario, si con anticipación se determina los temas y se manda información a todos los implicados, esto hará más ágil la reunión y se tendrá que invertir menos tiempo en ella.

5. Utilizar software de administración de tiempo. Una herramienta ideal lo es un software de tiempo en el trabajo, ayudan a organizar tú tiempo, que la comunicación sea más ágil y que todos los que están dentro de un proyecto estén al tanto de lo que sucede. Además, tiene herramientas que ayudan a automatizar tareas y calendarizar actividades.

Si quieres que tus empleados logren tener una gestión de tiempo en el trabajo dales las herramientas necesarias, aprende a gestionar tú mismo el tiempo e implementa en tu negocio el software de time management y verás cómo mejora el flujo del trabajo y la productividad aumenta.

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