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Cómo elegir el mejor sistema para controlar la asistencia mi empresa

¿Necesitas llevar un control de las actividades de tus empleados?, ¿requieres un registro de las asistencias, así como de las faltas, hora de llegada y salida, registro en los horarios de trabajo? En fin, requieres de un control de asistencia que sea eficiente y confiable dentro de tu organización.

Para esto existen softwares que te ayudan con este tipo de actividades, como un sistema para controlar la asistencia, haciendo las tareas sencillas y seguras. Las ventajas que te brindan estos programas son visibles, ya que te facilitan los procesos dentro de tu empresa.

control de asistencia y puntualidad en mi empresa

Por supuesto, dentro del mercado podrás encontrar diversos softwares, y para poder elegir el mas apropiado debes saber cómo seleccionar el mejor sistema de asistencia y puntualidad para tu empresa.

5 aspectos que debes considerar al momento de elegir un sistema para controlar la asistencia

  • Un software que de datos en tiempo real

Considera aquellas plataformas que te dan la oportunidad de obtener datos e información en tiempo real, a la vez que sea posible armonizarlo con el sistema de Recursos Humanos que se tenga dentro de la empresa.

El poder contar con lo datos en tiempo real, sin necesidad de invertir horas en actualizaciones y verificaciones, trae el beneficio de minimizar tiempos.

Un software que te permita un control de asistencia de manera eficiente y al día, es una herramienta más para el crecimiento de la organización.

  • Facilidad en su manejo

Imagínate que adquieres un software que te permite tener un buen control de asistencia y puntualidad, pero su manejo no es sencillo. Qué fastidio, ¿verdad?

Por eso, debes fijarte que sea un programa de uso fácil, intuitivo. De lo contrario se invertirá más tiempo y, lo que se desea con este tipo de sistemas es hacer la gestión de personal más sencilla y en menos tiempo.

También verifica que tenga diversas herramientas y funciones, como poder administrar los días de vacaciones, chequear salidas y entradas, etc.

Lo mejor de estos programas es que no se precisa ser un experto en TI para ponerlo en funcionamiento.

  • Soporte y seguridad

¿El sistema para controlar la asistencia tiene respaldo y guarda copia de los datos e información para que puedas recuperarlas si algo pasara?, debes considerar un sistema que te proteja y te respalde.

Por otro lado, por más intuitivo que sea un sistema de asistencia, es preciso que tenga un servicio al cliente que pueda asesorarte en caso de cualquier complicación, duda o problema, sobre todo si es la primera vez que usas este tipo de herramienta.

Por eso, fíjate si cuenta con un buen equipo de soporte para asesorarte y que tan disponible está.

control de asistencia y puntualidad en mi empresa
  • Un programa que este automatizado

Un sistema de control de asistencia te da la posibilidad de dejar atrás el control manual y el papeleo innecesario, es decir, te permite mantener un monitoreo constante y una supervisión de la asistencia y puntualidad de tus trabajadores. Además, puedes obtener informes precisos de horas trabajadas, hora de llegada y salida.

En este sentido, lo mejor será que te inclines por un sistema que te permita realizar todas estas tareas de forma automatizada, sin necesidad de invertir tiempo extra para realizar informes y monitoreos.

Así los encargados de mantener el control de los empleados ahorrarán tiempo en estas actividades y podrán concentrar en otras tareas importantes.

  • Personalizar de acuerdo a tus necesidades

Cada empresa tiene distintas necesidades y diversos aspectos que requieren estar en constante chequeo, es por eso que para que el sistema de asistencia y puntualidad de verdad funcione, lo mejor será elegir uno que pueda personalizarse según los requisitos de cada organización.

Lo que te funcionará es tener un software que pueda adaptarse a las horas de entrada y salida, a la jornada completa de trabajo y a los distintos turnos que pueda haber dentro de la empresa. De esta manera podrás obtener reportes a la medida, flexibles y observar los resultados que se adaptan a las características de la organización.

El control de asistencia es una de las gestiones que no puede pasarse por alto, ya que es uno de los pilares que hacen que el funcionamiento de una organización sea exitoso.

Sin importar el número de empleados y el tipo de contrato que estos tengan, las empresas deben llevar un registro de la actividad de sus trabajadores, puesto que esto asegura que se mantendrá una buena productividad.

Además, un sistema de control de asistencia y puntualidad garantiza conocer a ciencia cierta cuáles empleados cumplen con los horarios y cuáles no, y por lo tanto tomar medidas correctivas para que la empresa siga en crecimiento.

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

control de asistencia y puntualidad en mi empresa

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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Time and Attendance la mejor herramienta para la gestión de tiempo para empleados_imgdest

El Software de gestión de tiempo y asistencia: la mejor herramienta para para empleados

Todos los que trabajan en el área de recursos humanos, específicamente en el cálculo de las nóminas, saben que este es un tema que puede ser mucho más complejo de lo que parece. Hay algo más en la gestión de la fuerza laboral que capturar cuando un empleado ha faltado o ha llegado tarde, la gestión de tiempo y asistencia de los empleados. Es necesario contar con tecnologías que permitan acceder a datos granulares de trabajo detallados y automatizar incluso las reglas de pago más compleja y diversa.

En esta publicación te contamos todos los detalles sobre el módulo Software de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors, una tecnología incluida en la suite y preparada cumplir con esta misión crítica y con capacidades combinadas para adaptarse a las necesidades de tu gente.

Para comenzar, destacaremos los puntos clave del módulo de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors:

  • Visibilidad en tiempo real de tu fuerza de trabajo
  • Transparencia total
  • Reducción de errores de nómina y mayor precisión en los pagos
  • Seguimiento de asistencia y otras políticas laborales
  • Cumplimiento simplificado de las leyes locales o estatales

Beneficios del módulo de gestión de tiempo y asistencia de SAP

  • Ayuda a reducir los costos y aumentar la eficiencia

El módulo Software de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors es una plataforma completa que permita digitalizar todos tus procesos y datos de RRHH. Paga tarifas, horas extras, diferenciales de turno, deducciones de comida y cualquier otro tipo de “excepción laboral” con el sistema sin errores ni contratiempos.

Este sistema es la solución definitiva para automatizar todas las reglas de pago para los empleados, validar el tiempo y trabajo en tiempo real, pre visualizar y calcular nominas brutas y procesar hasta las nóminas más complejas a través de un sistema seguro y eficiente que se integra perfectamente con tus sistemas de ERP, nómina y recursos humanos básicos.

  • Reduce los errores y los costos de nómina

Este sistema también proporciona información en tiempo real sobre todos los costos asociados a tu fuerza laboral. El Software de gestión de tiempo y asistencia para empleados incluye tareas básicas como la capacidad para ver cuentas y saldos de tiempo libre pagado, proyectado y actual o también, funciones mucho más avanzadas con capacidades detalladas de análisis e informes ideales para hacer que tu departamento de recursos humanos sea capaz de hacer mejores negocios y tomar decisiones mucho más inteligentes y estratégicas.

  • Simplificar el cumplimiento

Cumplir con las políticas corporativas, las normas sindicales y cualquier otro tipo de regulación compleja que deba cumplirse en tu localidad ya no será un dolor de cabeza. Con el módulo de gestión de tiempo y asistencia de SuccessFactors podrás configurar este tipo de excepciones y programarlas para que sean aplicadas automáticamente.

Al mismo tiempo, el sistema también permite hacer un seguimiento de auditoría de todas las interacciones y cambios dentro de la nube, lo cual ayuda a simplificar la confianza y garantizar el cumplimiento.

  • Aumentar la satisfacción de los empleados

El sistema de gestión de tiempo para empleados de SuccessFactors faculta a los empleados y gerentes con funciones de autoservicio y herramientas fáciles de usar. Además, esta es una herramienta que ofrece flexibilidad para administrar las hojas de asistencia o para dejar solicitudes a través de vacíos canales como teléfonos inteligentes o tabletas.

Las notificaciones pueden ser enviadas usando múltiples métodos, incluidos correos electrónicos y mensajes de texto, para garantizar que la información llegue a los empleados de forma rápida y coherente en el momento en el que se hace un cambio.

SuccessFactors es mucho más que una herramienta para la gestión de tiempo y asistencia

Sabemos que tu gente necesita algo más que una herramienta para hacer seguimiento del tiempo y por eso, hemos incorporado dos funcionalidades claves para gestionar tu recurso humano y hacer un uso óptimo de los recursos.  Estas son:

  • Costeo basado en actividades

Proporciona ventajas prácticamente ilimitadas. Tu empresa podrá realizar seguimiento de la distribución de la mano de obra y los costos a través de la empresa al mismo tiempo que contabilidad monitorea los costes de cada proyecto, tarea, departamento, orden de trabajo, etc. con el fin de determinar con mayor precisión los costos asociados al recurso humano.

  • Múltiples asignaciones

Las asignaciones múltiples son ideales para entornos donde los empleados pueden trabajar en múltiples trabajos, reportando a Administradores separados, dentro de un único período de pago. Esta extensión del Software de gestión de tiempo y asistencia crea y procesa una hoja de tiempo separada para cada posición y completa automáticamente toda la hoja de horas cruzadas para simplificar el pago y garantizar el cumplimiento.

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

No cabe duda que la suite de Workforce Time and Attendance es una solución flexible e ideal para administrar tu diversa fuerza laboral. Con esa tecnología que ofrece información en tiempo real, experiencia en dominios empaquetados y capacidades preparadas para satisfacer las necesidades empresariales en constante cambio, podrás reducir los costos laborales, demostrar el cumplimiento y aumentar el compromiso de los empleados, al mismo tiempo que maximizas la eficiencia operativa de tu organización.

Con el módulo Software de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors podrás tener ventajas desde el primer día de uso: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo Software de gestión de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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5 Consejos para una buena gestión de tiempo de los empleados_imgdest

Gestión de tiempo de los empleados: 5 Consejos eficientes

Como líder, ¿De qué forma has colaborado en la gestión de tiempo de los empleados? Por regla general, los trabajadores con mejor desempeño son aquellos que tienen la capacidad de gestionar correctamente su tiempo pero en algunos casos, tenemos empleados que muestran una gran vocación y entrega al trabajo pero que aún así no logran cumplir con sus actividades a tiempo.

Según una encuesta realizada por OCC Mundial, la bolsa de trabajo en línea líder en México, un 45% de los empleados admitieron ser impuntuales en su trabajo de manera esporádica al llegar a una cita o entregar su proyecto. Por otro lado, un 34% admitió que los retrasos son normales en su compañía.

Tomando en cuenta que el tiempo es un recurso escaso y de gran valor, es importante que como líder desarrolles estrategias para lograr que los miembros de tu equipo sepan sacar el máximo provecho al tiempo dentro de la empresa, lo que en otras palabras sería básicamente la gestión de tiempo de forma correcta.

 

¿Qué es la gestión de tiempo de los empleados?

La gestión de tiempo de los empleados gira en torno de realizar una buena planeación y organización de los procesos productivos, así como una eficiente implementación y control de los mismos, para obtener el mayor rendimiento del tiempo dedicado a ellos.

Por lo anterior, hemos reunido algunos consejos o estrategias que pueden ayudarte a mejorar la gestión de tiempo de los empleados. Veamos cuáles son:

 

¿Cómo hacer una correcta gestión de tiempo de los empleados? Aquí 5 consejos

 

  1. Fomentar el trabajo consciente y el buen ambiente laboral

Fomentar el trabajo consciente supone que los trabajadores aprendan a valorar el tiempo que pasan por oficina y aprovecharlo al máximo para trabajar por la empresa. Cuando un empleado toma parte de su mañana para calentar el café o pierde horas revisando las redes sociales significa que no es consciente del valor que tiene lo que hace.

Por esto, se hace necesario promover una cultura de consciencia en el que todos respeten tanto sus horarios de trabajo como el de los demás.

 

Asimismo, es imprescindible que los trabajadores puedan disponer de un ambiente adecuado para realizar las tareas. Aunque no lo parezca, una oficina ordenada y bien iluminada es muchas veces una fuente de motivación importante para los colaboradores. Así como también el hecho de que dispongan de todos los medios técnicos y tecnologías necesarias para desarrollar sus actividades de forma cómoda.

Una estrategia que no falla para la gestión de tiempo de los empleados eficientemente es promover las acciones colaborativas entre los trabajadores para mejorar la fluidez del trabajo y de la información así como también la realización y el cumplimiento de las metas.

 

  1. Define con claridad las tareas y obligaciones de cada uno

Cuando un empleado no tiene muy claro cuáles son sus funciones y actividades dentro de la empresa es muy difícil que logre ser productivo y gestionar correctamente su tiempo. Por eso, una de las cosas más importantes que debes hacer para ayudar a tus colaboradores a gestionar correctamente su tiempo es informarles desde su primer día en la oficina cuál es su puesto de trabajo y cuáles son sus tareas y objetivos.

Debes identificar cada trabajo que sea necesario hacer y el tiempo que necesita. Se pueden agrupar tareas por departamentos o por nivel de cualificación, con el objetivo de que cada trabajo lo realicen las personas adecuadas.

 

Es importante que entregues toda esta información de forma oportuna, no permitas que un trabajador, por ejemplo, no sepa que debe hacer la próxima hora o que no entienda cómo debe realizar alguna tarea.

Esto puede ser de gran ayuda no solamente para que todos los trabajadores logren engranar y ejecutar sus tareas eficientemente sino también para evitar un elemento muy perjudicial, la duplicidad de tareas.

Lo normal es que varios departamentos necesiten manejar una misma información o datos. Sería una gran pérdida de tiempo que cada uno realizara el mismo trabajo para conseguirlos.

La información que genera la empresa debe tener unos encargados concretos y estar a disposición de todos los que la necesiten.

 

»También te puede interesar leer: Software de administración de nómina ¿Por qué invertir en uno?

 

  1. Evitar actividades que “roben el tiempo”

Existen ciertas actividades que le roban el tiempo a los empleados y les impiden cumplir con sus actividades como por ejemplo, las visitas inesperadas o reuniones demasiado largas, el papeleo excesivo o lectura de documentación que no se necesita, un sistema de archivo ineficiente que les obliga a pasar mucho tiempo buscando un documento, una información poco clara que puede provocar repetir trabajos por haberlos entendido mal o simplemente las distracciones que roban la concentración como por ejemplo las interrupciones de personas en la oficina, demasiadas llamadas o ruidos.

Educa a tus empleados sobre cómo tratar este tipo de situaciones y por supuesto, evítalas.

 

5 Consejos para una buena gestión de tiempo de los empleados_quote

 

  1. Delegar

Gestionar correctamente el tiempo de los empleados es algo sencillo cuando aprendes a delegar tareas. Resulta imposible supervisar cada una de las actividades y operaciones que tus colaboradores realizan o paralizar los trabajos simplemente porque aún no tienen tu aprobación. Es imprescindible que cuentes con un equipo en el que puedas confiar responsabilidades y actividades importantes.

Esto puede ayudar significativamente a distribuir y aprovechar mucho más el tiempo. Además, delegar contribuye a generar un modelo de responsabilidad compartida al mismo tiempo que involucra a más personas en los objetivos planteados.

 

  1. Gestionar correctamente las urgencias

Algunos empleadores tienen el mal hábito de tratar todo como “urgente” y anteponer siempre lo que están haciendo los colaboradores para dar valor a las cosas que van llegando.

Es importante que enseñes a tus colaboradores la importancia de lo que están haciendo y su repercusión. No está bien anteponer las cosas que se consideran urgentes y dejar atrás otras actividades que también son importantes para la empresa sin justificación.

 

Los empleados deben ser conscientes de que hacer esto puede perjudicar la ejecución de otros procesos e incluso el trabajo de sus compañeros.

¿Sientes que necesitas una ayuda extra con la gestión del tiempo de los empleados? Entonces lo que necesitas es una buena herramienta de gestión del tiempo.

En Paynext te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

 

 

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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Software para nómina Employee Central Payroll Un sistema que aumenta la productividad y facilita los procesos_imagendestacada

Sistema de nómina Employee Central Payroll: Un sistema que aumenta la productividad y facilita los procesos

Imagínate que la nómina de tu empresa no esté a tiempo, o esté mal hecha. El sueldo de todos tus empleados sufrirá las consecuencias. Sin duda, un buen control en la nómina te asegura tranquilidad como empresa, y que mejor que con un buen software para nómina.

Eso sí, la tranquilidad no solo radica en que los empleados obtengan sus salarios a tiempo, también implica cumplir con las prestaciones señaladas y llevar un buen manejo en el departamento de recursos humanos.

Y es que imagínate, cuando una empresa no tiene una buena administración de la nómina o no tiene un buen control en sus procesos, ni orden con su personal, ocasiona un desajuste que puede generar en costos extras o perdidas. Mientras que un buen manejo de todo esto supondrá ahorro y eficiencia.

Entonces, es importante conocer sobre el cumplimiento fiscal y llevar a tiempo y de acuerdo a la ley el pago de los impuestos. Por supuesto, estar al día de esto no se aprende de la noche a la mañana y no a todos se les da.

Es por eso que como empresa no puedes delegar esta tarea a cualquiera, en cambio si el o los encargados de llevar toda esta gestión se apoyan en un software para nómina, piensa en la productividad que esto puede traerte.

Claro, los avances tecnológicos están en todas partes, y te ayudan a facilitar a que tus actividades sean más llevaderas y que los impuestos, así como el control de tu departamento de recursos humanos estén hechos de manera ordenada.

 

Cómo un software para nómina aumenta la productividad

 

¿Necesitas aumentar tu productividad en los procesos de nómina y tus actividades en recursos humanos?, ¿necesitas tener confianza en que todo el proceso se haga bien y en orden?

Para esto esta Employee Central Payroll que te ayudará a cubrir las necesidades de tu empresa en el área de administración de nómina del personal.

Es un sistema de nómina que ayuda a llevar con éxito las tareas del departamento de recursos humanos y procesos administrativos. Te da la opción de hacer servicios inteligentes, de automatizar funciones ahorrándote tiempo. Además, se maneja de manera intuitiva.

 

Software para nómina Employee Central Payroll un sistema que aumenta la productividad y facilita los procesos_quoteblog

 

El departamento de recursos humanos recibe un gran apoyo al obtener toda la información clave para la nómina, y despreocúpate que el programa tiene los parámetros de acuerdo a las leyes fiscales del país.

Esto da la seguridad que las tareas se harán y se harán bien.

 

15 beneficios de contar con el software para nómina Employee Central Payroll:

 

  1. Tu empresa opera a nivel internacional:

    Si tienes sucursales en otro país, el programa también te sirve, puesto que se adapta a las condiciones y leyes del país en donde operes. Puedes ver hasta los días feriados o las condiciones comerciales, dejándote tiempo para que te centres en tus actividades empresariales.

 

  1. Seguridad en tus actividades:

    Esto sucede ya que además de informarte sobre las leyes fiscales, arroja datos e información para que tengas la confianza al momento de realizar planeaciones comerciales. También te ayuda con formatos para informes y registros. Todo esto lo tienes sin necesidad de invertir en grandes investigaciones, obteniendo todo de un mismo lugar.

 

  1. Puedes obtener información al día sobre tu nómina:

    Con este software para nómina también puedes evaluar tu situación y arreglar los fallos que se encuentren.

 

  1. Soporte que te ayuda en caso de algún imprevisto:

    Te presenta opciones de soluciones establecidas basándose en las mejores prácticas empresariales.

 

 

  1. Calcular el salario también es posible:

    Se puede realizar contando las horas extras, las faltas, incapacidades, hacerlo de acuerdo con su puesto, etc.

 

  1. Sistema enfocado a resolver procesos en tiempo real:

    Ver información de tu nómina al momento.

 

  1. Minimizas tiempos:

    Al darte la opción de automatizar tareas hace que los encargados de llevar recursos humanos tengan una mejor gestión y terminen sus actividades con tiempo. Esta eficacia se ve reflejada en toda la empresa.

 

  1. Toda tu información está a salvo gracias a su programa de seguridad:

    Aparte de guardar tu información de una forma segura, también te da confidencialidad.

 

  1. Un sistema diseñado para todos:

    Este enfoque da como resultado una experiencia de usuario radicalmente simple para cada rol en la organización.

 

  1. Tener una percepción total de las actividades:

    Esto se logra gracias a la manera en que se te presenta la información de forma gráfica.

 

  1. Un sistema actualizado:

    El sueño de toda empresa es que las actividades de la nómina sean simples, con el sistema de software para nómina es posible. Además, te mantendrá al tanto de los cambios en las leyes y actividades fiscales.

 

Como ves, Employee Central Payroll resulta una herramienta que agiliza tareas haciendo que el día a día de tu empresa sea más productivo, te ayuda a terminar procesos y actividades importantes, a verificar que estén bien hechos.

Y es que cuando hablamos del departamento de recursos humanos, no nos referimos solo a realizar y poner al día la nómina, sino al espacio en donde se realiza la administración de tus empleados, de tu equipo de trabajo. En donde el software para nomina puede aportar un trabajo que haga que tu empresa en su totalidad avance.

 

Los tiempos cambian y la manera de concebir el control y construcción de la nómina y el manejo de todo tu personal también debe cambiar para obtener mejores rendimientos.

Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube, ofrecida con seguridad, escalabilidad y flexibilidad. Con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.

 

 

Optimiza los RRHH y la nómina de tu empresa para lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos con la ayuda de este software para nómina de SuccessFactors.

¿Te interesa conocer mucho más sobre esta innovación de SuccessFactors? Solicita una Demo de SuccessFactors Payroll. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

PayNext | SAP SuccessFactors Payroll | Software de Nómina

control de puntualidad del personal

En qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad del personal

¿Imaginas estar en una oficina en la que cada empleado llegue y asista cuando mejor le parezca? Es imposible no plantearse un escenario completamente caótico cuando no se cuenta con un sistema de control de puntualidad del personal o cuando simplemente no se lleva una revisión de entradas y salidas, de asistencias o de las actividades diarias de cada trabajador.

La asistencia y la puntualidad de los empleados son muy importantes para cualquier empresa y la razón es muy simple: estas impactan directamente en la productividad. Si un empleado está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria mientras que un empleado que no dedique las horas necesarias a la empresa y falte constantemente a su lugar de trabajo difícilmente logre cumplir con sus objetivos a tiempo.

 

 

Lo sabemos, en ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora de entrada y salida de cada trabajador, sobre todo cuando el volumen de empleados es alto. Por suerte la tecnología ha permitido que, al igual que otros aspectos de la vida cotidiana, el control de puntualidad del personal pueda ser realizado de forma sencilla, rápida y eficiente a través de un sistema especializado.

Los profesionales de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilantes en la entrada de la oficina y apuntar en una anticuada carpeta a qué hora ha llegado y se ha ido cada trabajador. Con este tipo de sistemas puede llevarse un control de puntualidad y asistencia del personal de forma automatizada y segura.

A continuación, veamos con mayor detalle en qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad de personal:

 

La importancia de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa

 

  • Registro automatizado de incidencias

Con un sistema de control de puntualidad de personal es posible llevar un registro mucho más seguro y eficiente de incidencias como: faltas, retardos, vacaciones, permisos, ausencias, asistencias, entre otras.

Toda esta información es almacenada en la nube a disposición de los profesionales de recursos humanos o los encargados de nómina para que estos puedan hacer un correcto cálculo del pago de cada trabajador.

  • Pagos sin errores

El día de pago es probablemente el momento más esperado por todos los trabajadores, ¿Imaginas lo frustrante que podría ser recibir un pago equivocado para un empleado? sobre todo cuando este es mucho menos de lo que esperaba.

En el mundo laboral también aplica la típica frase de “cuentas claras, amistades largas”. Como responsable de nómina, es importante que hagas un cálculo correcto a trabajador al momento de pagar. Lo sabemos, esto puede verse cuesta arriba cuando hay una gran cantidad de empleados e incidencias que analizar.

Por suerte, esto ha dejado de ser una preocupación para muchas empresas ya que otra de las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad de personal es que permite calcular nóminas justas tomando en cuenta los horarios de la empresa y el registro de entrada y salida de cada trabajador.

Si un empleado ha trabajado una hora extra no tendrá que preocuparse por tener que hacértelo saber, el sistema lo registrará de forma automática y por supuesto, el trabajo extra estará reflejado en su recibo de pago.

 

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  • Mejores decisiones

Gracias a que toda la información es alojada en un mismo sistema, es posible tener diversos reportes que pueden ser exportados en diferentes formatos para su análisis. Toda esta información puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a tomar mejores decisiones con respecto a contrataciones de empleados, bonificaciones, promociones, etc.

Por lo general, estos reportes pueden adaptarse a las necesidades de cada organización. Algunos de los reportes más importantes con los que cuenta un sistema de control de puntualidad son: reporte de faltas y retardos, reportes de nómina, reporte de horas extras, reporte de accesos, reporte de vacaciones y justificaciones, reporte de Kardex, reporte de entradas y salidas.

  • Configuración de horarios

Configurar los horarios de tu empresa es importante; tal como mencionamos anteriormente, resulta muy difícil lograr que una empresa sea exitosa y trabaje de forma organizada cuando los empleados tienen la libertad de entrar y salir cuando mejor les convenga.

Con un sistema de control de puntualidad del personal puedes configurar fácilmente los horarios de tu empresa: horas de entrada, salida, comidas, horas extras permitidas y tolerancias de entrada.

Una vez que estos datos son ingresados en el sistema los profesionales de recursos humanos pueden dejar de jugar a ser vigilantes y centrarse en actividades mucho más estratégicas para el departamento.

Ahora que conoces las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa es momento de poner manos a la obra y encontrar el sistema ideal.

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La importancia de la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial

¿Recuerdas todos esos premios y estrellas doradas de asistencia que tus profesores te daban desde preescolar? Todos estos tenían un propósito: ayudarte a desarrollar una ética de trabajo y estar listo para asumir cualquier desafío que se te presentara. Lo mismo ocurre con los empleados en las pequeñas y medianas empresas, ya sea que apenas estén comenzando en su primer trabajo o haya pasado años en la fuerza laboral, llegar a tiempo a la oficina y listo para trabajar alimenta su éxito. Sin embargo, una buena asistencia significa mucho más que solo poner el cuerpo en el asiento a tiempo. En esta publicación abordaremos la importancia de la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial de tu negocio.

Como empleador, es importante que incluyas como parte de la ética empresarial iniciativas que premien y valoren la asistencia de tus empleados. Tener un equipo que se presente a trabajar todos los días a tiempo con una actitud feliz y positiva, no solamente ayuda a elevar la moral de todos sino que también permite aumentar la productividad y cumplir con los objetivos planteados.

A continuación, veamos algunos consejos para lograrlo:

 

¿Cómo impulsar la asistencia y puntualidad en la empresa?

 

  • Educa a tus colaboradores

Una buena asistencia no significa deslizarse por la puerta cinco minutos después de la hora. Cuando un empleado está a tiempo a la oficina y preparado para trabajar a nivel físico y mental su ética se ve demostrada y por eso, es importante que eduques a tu equipo y los motives a llegar a tiempo dándoles tips o herramientas de planificación con las que puedan ordenar su día a día y lograr salir a tiempo de casa, dándose el tiempo suficiente para garantizar que las necesidades de sus familiares, los atascos de tráfico y las alertas meteorológicas no se conviertan en un problema.

 

  • Impulsa la productividad con pequeños detalles

Son muchos los empleados que pierden una gran parte de tiempo cuando llegan a oficina encendiendo luces y computadoras, organizando escritorios y preparando todo lo que necesitan para comenzar a trabajar. Esto es un grave error.

Los gerentes o responsables de departamentos deben impulsar la productividad de sus equipos y una manera de hacerlo es asegurando que estos tengan todo preparado para comenzar a trabajar en cuanto lleguen. Esto también incluye tener el café listo o cualquier otra bebida que ponga a tus colaboradores en marcha y 100% productivos desde el minuto uno.

Esto puede ayudar a motivar a tus empleados a llegar a tiempo todos los días. Poco a poco te irás dando cuenta como comenzarán a preocuparse por la asistencia y puntualidad y desarrollar hábitos como por ejemplo llegar 15 minutos antes a la oficina para preparar todo, tomar café u ordenar cuáles son las tareas más urgentes del día.

 

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  • Controla el absentismo

¿Sabías que solo el 15% de los trabajadores en todo el mundo reportan sentirse entusiastas y altamente involucrados en su lugar de trabajo? Los empleados no comprometidos son un gran problema para la ética empresarial ya que suelen crear estrés para aquellos que por el contrario, si valoran la buena asistencia y puntualidad.

El ausentismo crónico conduce a un círculo vicioso y tóxico en las oficinas, detrás de un empleado irresponsable hay un compañero resentido por tener que asumir sus responsabilidades. Esto es algo que sin duda afecta el ambiente laboral y el logro de los objetivos empresariales.

Por eso, es importante que tengas controlado el temas de las ausencias de tus empleados y para esto puedes apoyarte en alguna tecnología especializada como un software de asistencia en el que cada empleado tiene su control de asistencia y registra su hora de llegada y salida, permisos especiales, solicitud de vacaciones, etc. a través de un sistema. La mayoría de estos sistemas están conectados con los softwares de recursos humanos o programas utilizados para el cálculo de salarios, bonificaciones e incentivos.

 

 

  • Evita el presentismo

El presentismo es el hábito de ir a trabajar enfermo, agotado o distraído por asuntos personales u otras responsabilidades que no tienen nada que ver con el trabajo. Tener empleados enfermos, desatentos o distraídos que van a la oficina únicamente por el hecho de que “deben asistir” es un gran peligro para tu empresa, ya que son más propensos a tener accidentes, tener dificultades para trabajar en equipo y llevarse bien con los compañeros de trabajo, etc.

Por ello, es importante que observes a tus empleados frecuentemente, te acerques a ellos y detectes si realmente están involucrados con el trabajo o si se notan enfermos. Valora el bienestar de tus empleados y hazles saber que te preocupas por ellos.

La productividad perdida cuesta a las empresas más de $1,5 millones en todo el mundo. Con estos consejos verás como poco a poco tus empleados comenzarán a ver la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial y apreciar el tiempo que pasan en la oficina.

 

Si aún no cuentas un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

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Con el módulo de Time and Attendance by Workforce podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

 

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por que es importante llevar un control de asistencia del personal

Por qué es importante llevar un control de asistencia del personal

Una de las actividades esenciales que los gerentes o departamentos de recursos humanos necesitan realizar para llevar un máximo control de sus trabajadores y de las operaciones generales de la empresa es el control de asistencia. Marcar una tarjeta todos los días, anotar la hora de llegada o anunciarse cuando digan su nombre son algunos de los mecanismos utilizados para saber si un empleado está o no cumpliendo sus horas de trabajo. Pero, ¿Qué tan importante es el control de asistencia del personal para una empresa? En este artículo te lo contamos.

La primera función de un control de asistencia es básica: saber cuando un empleado entra o sale de la empresa. Los empleadores necesitan saber qué colaboradores están trabajando, cuándo y todo lo relacionado el tiempo dentro de oficina.

La otra razón es porque los empleadores tienen que considerar el costo del ausentismo el cuál aunque no lo parezca, tiene un impacto mayor que el costo de los salarios y beneficios; recopilar los datos de asistencia permite ir más allá de conocer la cantidad de horas que los empleados trabajan, comprender las necesidades laborales, las tendencias de vacaciones y tener una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.

 

Con un control de asistencia bien desarrollado los gerentes pueden conocer con certeza el monto exacto de los costos indirectos de la empresa como, por ejemplo: la rotación de personal, productividad perdida, volumen de negocios, reentrenamiento, programación, etc. y así, detectar las fallas que pudieran existir, optimizar el presupuesto de recursos humanos, etc.

 

Ahora, veamos con mayor detalle otras razones por las que es importante llevar un control de asistencia del personal:

 

Importancia de llevar un control de asistencia del personal:

 

  • Define un horario para todos

Si bien, los millenials y las nuevas generaciones de empleados han demostrado el poder de la autonomía en el trabajo. Sin embargo, para que una empresa sea exitosa debe ser ordenada y controlar todos sus procesos, entre esos el horario de entrada y salida de cada colaborador. Establecer un horario para todos permite que tus empleados sean conscientes de que deben cumplir sus funciones dentro de ese tiempo, ser más productivos y responsables con la empresa.

 

  • Mayor orden en la nómina

Disponer de un control de asistencia ayuda a calcular de forma ágil y exacta  si los empleados cumplen con las horas pautadas y así, pagar de acuerdo a las horas trabajadas. Esto también es importante cuando se trabaja con distintos tipos de horas laborales: extras, nocturnas, festivos, etc.

 

control de asistencia del personal

 

  • Permite recopilar información valiosa

Monitorear la asistencia de los empleados permite a las empresas obtener y recopilar información con la que pueden hacer un seguimiento más profundo como, por ejemplo: verificar qué empleados tienen más ausencias injustificadas, qué empleados tienen retrasos constantes, etc. y así tomar decisiones de contratación importantes para la empresa, detectar necesidades laborales en los empleados e idear planes que permitan aumentar la productividad y generar mayores ganancias.

Cuando se monitorea la asistencia de los empleados debe seguirse la premisa de que los empleados que están a tiempo son los más están preparados para cumplir con sus deberes y por ende, los que cumplirán con todas sus tareas diarias.

 

 

 

  • Ayuda a establecer beneficios especiales objetivamente

Cuando hablamos de ofrecer beneficios especiales para empleados, un aspecto que debe garantizarse es la objetividad y transparencia en el proceso. ¿Cómo son evaluados los bonos e incentivos de tus trabajadores? Llevar un control de asistencia permite ser objetivo en la evaluación del empleado, con estos datos podrás dar beneficios adicionales a la puntualidad de los empleados o que trabajen más horas de las pautadas, así fortalecer la relación laboral y fomentar el compromiso.

 

 

¿Cuáles son los tipos de informes de asistencia de empleados?

 

Anotar la hora de llegada y salida de cada empleado en un folio todos los días es cosa del pasado. Hoy día las empresas cuentan con tecnologías que permiten rastrear la asistencia, recopilar la información y crear informes fácilmente como, por ejemplo, un software de asistencia.

Con este tipo de herramientas los gerentes o responsables de recursos humanos pueden crear informes de diferentes tipos como, por ejemplo,

  • Timecard: rastrea los patrones de entrada y salida de los empleados, excepciones, ediciones de los supervisores
  • Programación: revisión de los horarios de trabajo de los empleados, cobertura de turnos, comparación de horas reales / programadas
  • Gestión de la mano de obra: recopilación de excepciones específicas, beneficios, salarios, datos históricos
  • Seguimiento de costos: moneda, horas, pago histórico, pago bruto.
  • Previsiones presupuestarias: seguimiento del presupuesto laboral y planificación
  • Crear informes personalizados de acuerdo a las necesidades laborales y de nómina de la compañía.

 

Otra de las grandes ventajas de este tipo de herramientas es que incluyen módulos personalizados en los que puedes incluir excepciones o tratamientos especiales para ciertos empleados como por ejemplo aquellos empleados que trabajan ciertos días desde casa o aquellos que básicamente desarrollan su labor fuera de oficina.

Si aún no cuentas con un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP Time And Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus colaboradores integrado de manera perfecta con tu nómina.

 

 

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de puntualidad podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time And Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos desde cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el nuevo módulo de Time And Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

 

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