Para un segundo y contesta estas preguntas: ¿Te alcanza el tiempo para hacer todas las actividades del día?, ¿Sientes que las tareas te desbordan?, ¿Qué estrategias usas para la administración de tiempo en la empresa?
Considera que, al no tener un sistema de planeación de tiempo, será imposible aumentar la productividad, la eficacia y la calidad. En otras palabras, llegar a las metas planteadas será complicado.
La razón es simple, tener un buen sistema de gestión de tiempo es una excelente herramienta para sortear las exigencias diarias en una oficina.
Cómo lograr los objetivos de una organización con una buena gestión de tiempo
- Planea tu jornada laboral de manera previa
Si quieres tener una buena administración de tiempo debes planificar, de lo contrario reinará el caos. Lo mejor es hacerlo un día antes, es decir, al terminar tu día de trabajo planea el siguiente, así cuando llegues a la oficina sabrás por dónde empezar.
También puedes ampliar tu planeación a toda la semana, de esta manera tendrás una vista general y tan solo deberás colocar puntos o reajustar actividades para el día siguiente, puesto que ya tendrás el panorama completo.
- Busca la mejor manera para controlar tu tiempo.
Existen diversos sistemas de gestión de tiempo, busca y encuentra cual es el mejor para la empresa.
Por ejemplo, puedes crear un cuadro en donde separes las actividades en urgentes e importantes, en sus diferentes combinaciones:
- Urgentes e importantes
- Importantes y no urgentes
- Urgentes y no importantes
- No importantes ni urgentes
Así sabrás en que enfocarte primero, priorizar actividades, dejar otras en segundo lugar e incluso para al día siguiente.
- Analiza en qué gastas tu tiempo
¿Cuánto tiempo dedicas a cada tarea?, ¿cuánto tiempo pierdes?, ¿cuántas actividades importantes terminas al día?, ¿Haces buen uso de las horas de trabajo? Ve a detalle las tareas que realizaste en una semana, así sabrás en que gastaste tu tiempo.
Cuando hagas el análisis te impactarás en lo que inviertes los minutos. Y si lo haces de manera objetiva y sincera, sacarás gran provecho a esta práctica.
- Consigue un buen software de gestión de tiempo
Siempre tienes la opción de modernizarte, utilizar las nuevas tecnologías y tener control en la administración de tiempo dentro de tu organización.
Para ello, encuentra un software de gestión de tiempo que se adapte a lo que necesitas para lograr tus metas y ayudar a que las actividades se hagan rápido.
5.- No te quedes pegado a tu correo electrónico
No puedes estar pegado a tu correo electrónico o de lo contrario no avanzaras con tus actividades. Así que establece un horario para checarlo, puede ser por la mañana, recién inicies tu jornada laboral, y quizá, también al medio día.
6.- Descansa
Sí, leíste bien, descansa. Una jornada larga sin hacer pausa lo único que trae es cansancio y saturación mental. En consecuencia, tu concentración disminuye y los malestares corporales se hacen presentes.
Así que, tomate un descanso cada hora, no tiene que ser muy largo, con 10 minutos bastará. Incluso puedes hace un poco de estiramiento para regresar fresco y reanimado al trabajo.
7.- Desconéctate
Estar conectado a redes sociales puedes ser una gran tentación, pero si realmente quieres tener una buena administración de tiempo y terminar las actividades diarias de la oficia, lo mejor es mantenerte desconectado.
Elimina las alertas de tus redes sociales, ya tendrás tiempo para checarlas.
8.- Concédete distracciones
Esta bien, mantenerse alejado de las redes sociales y del teléfono celular contestando WhatsApp, quizá sea poco realista. Entonces, para mantenerte en control, planifica un horario para consultar y entrar a tus redes sociales.
Pon un horario, no más de 15 minutos, te distraerás, contestarás tus mensajes personales y regresarás a tus tareas con una dosis de calma.
9.- Claridad
Cualquiera que sea la meta y los objetivos que se persigan, deben tener claridad. Si en una planeación o durante el proceso algo no está claro o existen trabas, detente.
Parar y clarificar te ahorrará tiempo, puesto que continuaras con las ideas claras y precisas de lo que se debe hacer.
10.- No digas sí a todo
Si te piden que te involucres en alguna actividad que te quitará tiempo y te impedirá terminar esa tarea que es importante, di no.
Aprende a priorizar, de lo contrario terminarás haciendo cosas que no te corresponden, saturado de trabajo y estresado.
11.- No te satures
Una cosa a la vez, asígnate una tarea y cuando la hayas terminado solo entonces empieza la otra. Esto te ayudará a enfocarte mejor en cada actividad, terminarla en menos tiempo y ser más productivo.
Además, cometerás menos equivocaciones al estar más concentrado.
12.- Limita tu tiempo para cada tarea
Pon un tiempo limite para terminar la tarea, antes de empezar asigna una o dos horas para cada actividad. Y si es un pendiente grande, quizá te pueda llevar un par de días.
Delimitando te apegarás al horario y avanzarás más.
13.- Delega
Si tienes muchas actividades y otro compañero está calificado para hacer alguna, delégasela. No pasa nada si no lo haces tú.
Estas rodeado de profesionales que pueden ayudarte. Así podrás enfocarte solo en las tareas importantes, gestionar el tiempo y lograr las metas.
14.- Revalúa si es necesario
Imagina que ya tienes la planeación de las actividades del día, pero sucede un imprevisto. No pierdas la calma.
Lo mejor es hacer un alto y volver a replantear el día, planea todo de nuevo si es necesario. Aunque parezca que pierdas tiempo haciendo esto, al final, verás los resultados.
15.- Mantén el orden
Mantén limpio tu escritorio, aún más, mantenlo en orden. Este orden se reflejará en tu trabajo y en tu mente. Para ello, tomate un tiempo al final de la semana y reorganiza tu espacio, así podrás empezar la siguiente semana de forma despejada.
Como ves, son varias las técnicas que puedes usar para la administración de tiempo, considera cada una de ellas. En particular, me gustaría resaltar el uso de un software para la gestión de tiempo.
Pon atención a lo que te voy a decir, entre todas las opciones que tienes esta WorkForce Time and Attendance, este sistema te permite visualizar toda la información de tiempo y trabajo de la plantilla completa de empleados, sin importar que se trate de jornadas de tiempo completo, parcial o por proyectos.
Además, puedes personalizar las aplicaciones de acuerdo a tus necesidades. Es sencillo de usar, y puede abrirse en computadoras, teléfonos celulares y tabletas, de esta manera la comunicación nunca se corta.
También te permite recopilar los datos de las actividades laborales, la eficacia obtenida, el rendimiento y los resultados en las distintas actividades.
En resumen, con WorkForce Time and Attendance, tienes una herramienta para la administración de tiempo que te ayuda a tener un control en los costes laborales, a simplificar las tareas, te respalda para la adaptación al cambio y mejora la productividad. Todos estos elementos te llevan a conseguir tus metas.
Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.
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