¿Imaginas estar en una oficina en la que cada empleado llegue y asista cuando mejor le parezca? Es imposible no plantearse un escenario completamente caótico cuando no se cuenta con un sistema de control de puntualidad del personal o cuando simplemente no se lleva una revisión de entradas y salidas, de asistencias o de las actividades diarias de cada trabajador.
La asistencia y la puntualidad de los empleados son muy importantes para cualquier empresa y la razón es muy simple: estas impactan directamente en la productividad. Si un empleado está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria mientras que un empleado que no dedique las horas necesarias a la empresa y falte constantemente a su lugar de trabajo difícilmente logre cumplir con sus objetivos a tiempo.
Lo sabemos, en ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora de entrada y salida de cada trabajador, sobre todo cuando el volumen de empleados es alto. Por suerte la tecnología ha permitido que, al igual que otros aspectos de la vida cotidiana, el control de puntualidad del personal pueda ser realizado de forma sencilla, rápida y eficiente a través de un sistema especializado.
Los profesionales de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilantes en la entrada de la oficina y apuntar en una anticuada carpeta a qué hora ha llegado y se ha ido cada trabajador. Con este tipo de sistemas puede llevarse un control de puntualidad y asistencia del personal de forma automatizada y segura.
A continuación, veamos con mayor detalle en qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad de personal:
La importancia de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa
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Registro automatizado de incidencias
Con un sistema de control de puntualidad de personal es posible llevar un registro mucho más seguro y eficiente de incidencias como: faltas, retardos, vacaciones, permisos, ausencias, asistencias, entre otras.
Toda esta información es almacenada en la nube a disposición de los profesionales de recursos humanos o los encargados de nómina para que estos puedan hacer un correcto cálculo del pago de cada trabajador.
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Pagos sin errores
El día de pago es probablemente el momento más esperado por todos los trabajadores, ¿Imaginas lo frustrante que podría ser recibir un pago equivocado para un empleado? sobre todo cuando este es mucho menos de lo que esperaba.
En el mundo laboral también aplica la típica frase de “cuentas claras, amistades largas”. Como responsable de nómina, es importante que hagas un cálculo correcto a trabajador al momento de pagar. Lo sabemos, esto puede verse cuesta arriba cuando hay una gran cantidad de empleados e incidencias que analizar.
Por suerte, esto ha dejado de ser una preocupación para muchas empresas ya que otra de las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad de personal es que permite calcular nóminas justas tomando en cuenta los horarios de la empresa y el registro de entrada y salida de cada trabajador.
Si un empleado ha trabajado una hora extra no tendrá que preocuparse por tener que hacértelo saber, el sistema lo registrará de forma automática y por supuesto, el trabajo extra estará reflejado en su recibo de pago.
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Mejores decisiones
Gracias a que toda la información es alojada en un mismo sistema, es posible tener diversos reportes que pueden ser exportados en diferentes formatos para su análisis. Toda esta información puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a tomar mejores decisiones con respecto a contrataciones de empleados, bonificaciones, promociones, etc.
Por lo general, estos reportes pueden adaptarse a las necesidades de cada organización. Algunos de los reportes más importantes con los que cuenta un sistema de control de puntualidad son: reporte de faltas y retardos, reportes de nómina, reporte de horas extras, reporte de accesos, reporte de vacaciones y justificaciones, reporte de Kardex, reporte de entradas y salidas.
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Configuración de horarios
Configurar los horarios de tu empresa es importante; tal como mencionamos anteriormente, resulta muy difícil lograr que una empresa sea exitosa y trabaje de forma organizada cuando los empleados tienen la libertad de entrar y salir cuando mejor les convenga.
Con un sistema de control de puntualidad del personal puedes configurar fácilmente los horarios de tu empresa: horas de entrada, salida, comidas, horas extras permitidas y tolerancias de entrada.
Una vez que estos datos son ingresados en el sistema los profesionales de recursos humanos pueden dejar de jugar a ser vigilantes y centrarse en actividades mucho más estratégicas para el departamento.
Ahora que conoces las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa es momento de poner manos a la obra y encontrar el sistema ideal.
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