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ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa_imgdest

Software de asistencia en la empresa: 4 ventajas de contar con uno

A lo largo de nuestras publicaciones en el blog hemos abordado diversos temas sobre cómo lograr que tu empresa sea verdaderamente exitosa. Si bien, la mayoría de los temas que hemos platicado son cuestiones estratégicas que muchas veces, por más sencillo que queramos presentarlo, no dejan de ser sofisticadas y complejas. Pero hoy hemos venido con un tema que es tan sencillo como importante para cualquier organización: la puntualidad en la empresa apoyado de un software de asistencia. Así es, un sistema de control de asistencia que muchas veces es tan subestimado puede ayudarte a controlar el orden en tu organización, garantizar la eficiencia, mejorar la imagen, controlar los gastos, entre otras cosas.

 

¿Estás controlando la asistencia de tus empleados manualmente? Es momento de dejar de hacer de vigilante en la puerta cada mañana. En este post te explicaremos las ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa. Veamos:

 

¿Por qué es importante controlar la puntualidad en la empresa con un software de asistencia?

 

Una persona que llega diez minutos tarde al trabajo cada día habrá perdido unas 44 horas en un año.

Controlar la asistencia y puntualidad en la empresa es importante porque permite evitar la cohesión. La puntualidad de unos contrasta con la impuntualidad de otros y esto puede llegar a desanimar y desmotivar a aquellos trabajadores que se muestran más comprometidos con la empresa.

Por otro lado, controlar la puntualidad permite evitar daños a la imagen de la empresa. Si un empleado es impuntual muestra falta de organización, falta de interés, mala imagen, etc. y cuando los clientes, proveedores o público externo en general comienzan a notar esto, es inevitable que la imagen de la empresa se ve afectada.

Otra de las razones por las que resulta tan importante controlar la asistencia de los empleados es porque afecta directamente la productividad. Por ejemplo, en una reunión de trabajo la falta de puntualidad puede provocar tensiones, retrasos acumulados, pérdidas de ritmo, etc.

 

 

Por último, podríamos decir que cuando la impuntualidad comienza a formar parte de la cultura de la empresa favorece la creación de una cultura de retraso. No controlar la puntualidad en la empresa hace que llegar tarde sea algo completamente normal, que el hecho de que un proyecto esté listo a tiempo sea motivo de celebración y que todos aprendan a vivir con el retraso con resignación y paciencia.

 

4 ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa

 

  1. Permite evitar los accesos no autorizados

Una de las claves que garantizan la seguridad tanto de una empresa como de cualquier otro lugar es controlar quien entra y quién sale, sobre todo cuando se cuenta con una plantilla de personas no autorizadas. Con un software de asistencia en la empresa es posible evitar el acceso a aquellas personas que no cuentan con autorización para acceder a las instalaciones y permitir la libre circulación del personal, así como controlar de forma fácil los tiempos de entrada y salida de los empleados.

Todo esto ha permitido que millones de empresas hayan mejorado los procesos y controles de asistencias del personal, los responsables de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilante en la entrada de la oficina para saber a qué hora ha entrado o salido cada trabajador. Toda esta información es registrada en el sistema de forma rápida y segura.

 

  1. Funciona como un sistema adicional de seguridad

Otra de las ventajas que tiene para las empresas contar con un software de asistencia es que puede trabajar como un sistema adicional de seguridad y cuanto mayor seguridad tenga una empresa es mejor, ¿Cierto?

Los sistemas de control de asistencia cada día cuentan con mayor implantación en las empresas, la posibilidad de integrarlos con cualquier sistema de control de accesos permite controlar de manera eficaz la seguridad de la organización.

 

»También te puede interesar leer: Puntualidad de los empleados en la empresa

 

  1. Ayuda a controlar los derechos de acceso de los empleados

Cada empresa es única y por eso, los nuevos sistemas de asistencia de empleados cuentan con campos configurables y 100% personalizables con los que los profesionales de recursos humanos pueden configurar qué derechos de acceso tienen los empleados.

Con un sistema de este tipo es posible crear grupos e incluso franjas de horario determinadas. Por ejemplo, si tu empresa ha decidido establecer un horario especial durante el mes de diciembre esto puede configurarse en el sistema fácilmente.

 

  1. Ofrece control eficaz del tiempo trabajado

Las empresas que manejan la asistencia de sus empleados manualmente difícilmente pueden monitorear con eficiencia cuantas horas realmente ha laborado un colaborador. Por suerte, los software de asistencia poseen funcionalidades especialmente diseñadas para contabilizar el tiempo trabajado de cada persona.

 

¿El resultado? Un departamento de recursos humanos sin dolores de cabeza y una nómina muy bien calculada.

El control de asistencia permite contabilizar el tiempo trabajado, las horas extras, las vacaciones, festivos y todas aquellas excepciones que puedan presentarse para así manejar mejor las remuneraciones de los empleados.

Existen diversos sistemas de control de asistencia, según tu empresa podrás escoger la tecnología que más te convenga y mejore tu eficiencia. Si aún no cuentas un sistema de control de asistencia para controlar la puntualidad en la empresa  te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

 

 

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

 

¿Quieres saber más sobre el módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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control de puntualidad del personal

En qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad del personal

¿Imaginas estar en una oficina en la que cada empleado llegue y asista cuando mejor le parezca? Es imposible no plantearse un escenario completamente caótico cuando no se cuenta con un sistema de control de puntualidad del personal o cuando simplemente no se lleva una revisión de entradas y salidas, de asistencias o de las actividades diarias de cada trabajador.

La asistencia y la puntualidad de los empleados son muy importantes para cualquier empresa y la razón es muy simple: estas impactan directamente en la productividad. Si un empleado está a tiempo en su lugar de trabajo podrá planear y ejecutar sus actividades diarias llevándolas a cabo de forma satisfactoria mientras que un empleado que no dedique las horas necesarias a la empresa y falte constantemente a su lugar de trabajo difícilmente logre cumplir con sus objetivos a tiempo.

 

 

Lo sabemos, en ocasiones resulta complicado mantener un control sobre la hora de entrada y salida de cada trabajador, sobre todo cuando el volumen de empleados es alto. Por suerte la tecnología ha permitido que, al igual que otros aspectos de la vida cotidiana, el control de puntualidad del personal pueda ser realizado de forma sencilla, rápida y eficiente a través de un sistema especializado.

Los profesionales de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilantes en la entrada de la oficina y apuntar en una anticuada carpeta a qué hora ha llegado y se ha ido cada trabajador. Con este tipo de sistemas puede llevarse un control de puntualidad y asistencia del personal de forma automatizada y segura.

A continuación, veamos con mayor detalle en qué nos ayuda contar con un sistema de control de puntualidad de personal:

 

La importancia de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa

 

  • Registro automatizado de incidencias

Con un sistema de control de puntualidad de personal es posible llevar un registro mucho más seguro y eficiente de incidencias como: faltas, retardos, vacaciones, permisos, ausencias, asistencias, entre otras.

Toda esta información es almacenada en la nube a disposición de los profesionales de recursos humanos o los encargados de nómina para que estos puedan hacer un correcto cálculo del pago de cada trabajador.

  • Pagos sin errores

El día de pago es probablemente el momento más esperado por todos los trabajadores, ¿Imaginas lo frustrante que podría ser recibir un pago equivocado para un empleado? sobre todo cuando este es mucho menos de lo que esperaba.

En el mundo laboral también aplica la típica frase de “cuentas claras, amistades largas”. Como responsable de nómina, es importante que hagas un cálculo correcto a trabajador al momento de pagar. Lo sabemos, esto puede verse cuesta arriba cuando hay una gran cantidad de empleados e incidencias que analizar.

Por suerte, esto ha dejado de ser una preocupación para muchas empresas ya que otra de las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad de personal es que permite calcular nóminas justas tomando en cuenta los horarios de la empresa y el registro de entrada y salida de cada trabajador.

Si un empleado ha trabajado una hora extra no tendrá que preocuparse por tener que hacértelo saber, el sistema lo registrará de forma automática y por supuesto, el trabajo extra estará reflejado en su recibo de pago.

 

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  • Mejores decisiones

Gracias a que toda la información es alojada en un mismo sistema, es posible tener diversos reportes que pueden ser exportados en diferentes formatos para su análisis. Toda esta información puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a tomar mejores decisiones con respecto a contrataciones de empleados, bonificaciones, promociones, etc.

Por lo general, estos reportes pueden adaptarse a las necesidades de cada organización. Algunos de los reportes más importantes con los que cuenta un sistema de control de puntualidad son: reporte de faltas y retardos, reportes de nómina, reporte de horas extras, reporte de accesos, reporte de vacaciones y justificaciones, reporte de Kardex, reporte de entradas y salidas.

  • Configuración de horarios

Configurar los horarios de tu empresa es importante; tal como mencionamos anteriormente, resulta muy difícil lograr que una empresa sea exitosa y trabaje de forma organizada cuando los empleados tienen la libertad de entrar y salir cuando mejor les convenga.

Con un sistema de control de puntualidad del personal puedes configurar fácilmente los horarios de tu empresa: horas de entrada, salida, comidas, horas extras permitidas y tolerancias de entrada.

Una vez que estos datos son ingresados en el sistema los profesionales de recursos humanos pueden dejar de jugar a ser vigilantes y centrarse en actividades mucho más estratégicas para el departamento.

Ahora que conoces las ventajas de contar con un sistema de control de puntualidad del personal en una empresa es momento de poner manos a la obra y encontrar el sistema ideal.

En Paynext te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

 

 

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La importancia de la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial

¿Recuerdas todos esos premios y estrellas doradas de asistencia que tus profesores te daban desde preescolar? Todos estos tenían un propósito: ayudarte a desarrollar una ética de trabajo y estar listo para asumir cualquier desafío que se te presentara. Lo mismo ocurre con los empleados en las pequeñas y medianas empresas, ya sea que apenas estén comenzando en su primer trabajo o haya pasado años en la fuerza laboral, llegar a tiempo a la oficina y listo para trabajar alimenta su éxito. Sin embargo, una buena asistencia significa mucho más que solo poner el cuerpo en el asiento a tiempo. En esta publicación abordaremos la importancia de la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial de tu negocio.

Como empleador, es importante que incluyas como parte de la ética empresarial iniciativas que premien y valoren la asistencia de tus empleados. Tener un equipo que se presente a trabajar todos los días a tiempo con una actitud feliz y positiva, no solamente ayuda a elevar la moral de todos sino que también permite aumentar la productividad y cumplir con los objetivos planteados.

A continuación, veamos algunos consejos para lograrlo:

 

¿Cómo impulsar la asistencia y puntualidad en la empresa?

 

  • Educa a tus colaboradores

Una buena asistencia no significa deslizarse por la puerta cinco minutos después de la hora. Cuando un empleado está a tiempo a la oficina y preparado para trabajar a nivel físico y mental su ética se ve demostrada y por eso, es importante que eduques a tu equipo y los motives a llegar a tiempo dándoles tips o herramientas de planificación con las que puedan ordenar su día a día y lograr salir a tiempo de casa, dándose el tiempo suficiente para garantizar que las necesidades de sus familiares, los atascos de tráfico y las alertas meteorológicas no se conviertan en un problema.

 

  • Impulsa la productividad con pequeños detalles

Son muchos los empleados que pierden una gran parte de tiempo cuando llegan a oficina encendiendo luces y computadoras, organizando escritorios y preparando todo lo que necesitan para comenzar a trabajar. Esto es un grave error.

Los gerentes o responsables de departamentos deben impulsar la productividad de sus equipos y una manera de hacerlo es asegurando que estos tengan todo preparado para comenzar a trabajar en cuanto lleguen. Esto también incluye tener el café listo o cualquier otra bebida que ponga a tus colaboradores en marcha y 100% productivos desde el minuto uno.

Esto puede ayudar a motivar a tus empleados a llegar a tiempo todos los días. Poco a poco te irás dando cuenta como comenzarán a preocuparse por la asistencia y puntualidad y desarrollar hábitos como por ejemplo llegar 15 minutos antes a la oficina para preparar todo, tomar café u ordenar cuáles son las tareas más urgentes del día.

 

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  • Controla el absentismo

¿Sabías que solo el 15% de los trabajadores en todo el mundo reportan sentirse entusiastas y altamente involucrados en su lugar de trabajo? Los empleados no comprometidos son un gran problema para la ética empresarial ya que suelen crear estrés para aquellos que por el contrario, si valoran la buena asistencia y puntualidad.

El ausentismo crónico conduce a un círculo vicioso y tóxico en las oficinas, detrás de un empleado irresponsable hay un compañero resentido por tener que asumir sus responsabilidades. Esto es algo que sin duda afecta el ambiente laboral y el logro de los objetivos empresariales.

Por eso, es importante que tengas controlado el temas de las ausencias de tus empleados y para esto puedes apoyarte en alguna tecnología especializada como un software de asistencia en el que cada empleado tiene su control de asistencia y registra su hora de llegada y salida, permisos especiales, solicitud de vacaciones, etc. a través de un sistema. La mayoría de estos sistemas están conectados con los softwares de recursos humanos o programas utilizados para el cálculo de salarios, bonificaciones e incentivos.

 

 

  • Evita el presentismo

El presentismo es el hábito de ir a trabajar enfermo, agotado o distraído por asuntos personales u otras responsabilidades que no tienen nada que ver con el trabajo. Tener empleados enfermos, desatentos o distraídos que van a la oficina únicamente por el hecho de que “deben asistir” es un gran peligro para tu empresa, ya que son más propensos a tener accidentes, tener dificultades para trabajar en equipo y llevarse bien con los compañeros de trabajo, etc.

Por ello, es importante que observes a tus empleados frecuentemente, te acerques a ellos y detectes si realmente están involucrados con el trabajo o si se notan enfermos. Valora el bienestar de tus empleados y hazles saber que te preocupas por ellos.

La productividad perdida cuesta a las empresas más de $1,5 millones en todo el mundo. Con estos consejos verás como poco a poco tus empleados comenzarán a ver la asistencia y puntualidad como parte de la ética empresarial y apreciar el tiempo que pasan en la oficina.

 

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gestión de tiempo y asistencia

Gestión de tiempo y asistencia de los empleados ¿cómo aumenta la productividad?

¿Qué hacen tus empleados cuando están en la oficina? La mayoría de los empleadores quedan mudos al escuchar esta pregunta y esto es realmente grave. Por regla general, la clave para impulsar un negocio es tener empleados productivos. Contar con trabajadores que sepan sacar el máximo provecho al tiempo dentro de la empresa es un recurso valioso pero, ¿cómo lograr que esto sea posible? Esto es precisamente el tema que platicaremos en esta publicación. A continuación explicaremos cómo un software de gestión de tiempo y asistencia de empleados puede ayudarte a aumentar la productividad en tu empresa.

Beneficios de contar con una herramienta para la gestión de tiempo y asistencia en tu empresa:

 

  • Adiós al trabajo manual

Un sistema de control de asistencia en los empleados permite que tu departamento pueda ser más eficiente y productivo no solo gracias a que deja a un lado el trabajo manual, sino que además aumentará la precisión de tu nómina. Anteriormente, los encargados de nómina pasaban horas ingresando manualmente los detalles de la nómina como hora de llegada de los empleados, asistencia, etc. pero por suerte, esto es cosa del pasado.

Cambiar a estos sistemas permite liberar hasta ocho horas de nómina cada semana. La asistencia de cada empleado se ingresa en una base de datos que va integrada con la nómina y así dejar para siempre el trabajo fuera de línea al mismo tiempo que se garantiza un pago justo y seguro.

 

  • Control en tiempo real

¿Qué hacen tus empleados en la oficina? Tal como lo mencionamos anteriormente, la mayoría de los profesionales de recursos humanos suelen quedar sin palabras cuando alguien les hace esta pregunta. En líneas generales, los empleadores suponen que los colaboradores “trabajan” mientras están en la oficina pero en realidad no conocen qué es lo que realmente hacen.

Con una herramienta como un software de gestión de tiempo y asistencia tu departamento de recursos humanos puede ser capaz de saber con precisión cuáles son las actividades de cada empleado dentro de la empresa, desde sus horas de llegada, qué tiempo dedican a cada labor e inasistencias de forma inmediata.

Usando el software de administración del tiempo, las horas del personal son rastreadas en tiempo real. Cada minuto se registra y se envía a la base de datos central. También, permite gestionar rápidamente todo lo que tiene que ver con solicitudes de permiso, días de capacitación, vacaciones, etc.

 

 

  • Mejores decisiones

Una empresa verdaderamente productiva es aquella que toma decisiones correctas y evita perder el tiempo en asuntos que no le benefician en lo absoluto. Una herramienta de gestión de tiempo y asistencia hace posible que los ejecutivos puedan tomar decisiones con certeza, gracias a que cuentan con datos precisos, actualizados y objetivos con respecto al uso del tiempo laboral con los que pueden detectarse riesgos y oportunidades para un mejor manejo de los recursos humanos y aprovechamiento del tiempo.

Estos sistemas ayudan a administrar el tiempo y tareas diarias de los trabajadores, priorizándolas de acuerdo al nivel de importancia que tenga para la empresa y para el logro de objetivos y metas.

Por ejemplo, si tu departamento de ventas tiene como objetivo aumentar su cartera de clientes lo ideal sería priorizar aquellas actividades que permitan alcanzar dicha meta como por ejemplo: hacer llamadas a clientes, preparar presentaciones, detectar nuevos prospectos, etc.

 

  • Ajustar cuando sea necesario

Una empresa no puede impulsar al 100% su productividad de un día para otro. Es necesario observar, analizar y ajustar los procesos poco a poco para sacar el mejor partido a los recursos con los que se cuenta.

Con un software de gestión de tiempo y asistencia es posible reconocer las áreas de oportunidad, analizar qué hacer y luego realizar los ajustes correspondientes. De esta forma tu empresa podrá ser más productiva y los objetivos se alcanzarán con mayor facilidad.

La idea principal es crear un ambiente laboral productivo, sin presiones ni procesos incómodos que puedan afectar la armonía y percepción de los empleados con respecto a tu trabajo como empleador.

 

  • Supervisión sobre cada tarea

Una empresa que cumple los objetivos que se plantea es una empresa productiva. Por eso, no podemos terminar esta publicación sin hacer mención a cómo un software de gestión de asistencia puede ayudarte a mantener controlado el cumplimiento de los objetivos de tus empleados.

Con este software puedes ser más eficiente a la hora de demandar el cumplimiento de objetivos a tus empleados, ya que reconocerás a ciencia cierta la capacidad de trabajo que tiene cada uno y su compromiso con las metas de la organización.

Otra ventaja de usar el software de seguimiento de tiempo es que puede darles a sus empleados acceso a sus horarios. Tus empleados pueden ser más independientes ya que pueden revisar sus propios horarios, tener más control sobre su programación e incluso, enviar solicitudes de tiempo libre.

Mira por tu ventana. Si hay una fila de empleados malhumorados afuera esperando para marcar un reloj antes de comenzar su turno o marcar en un cuaderno de asistencia su nombre puede que sea el momento de invertir en un software de gestión de asistencia en los empleados  y comenzar a ser verdaderamente productivo.

 

 

Si aún no cuentas con un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, un software de nómina que ofrece las últimas innovaciones y entrega de servicios en una solución que representa la próxima generación de automatización de nómina.

Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube, ofrecida con seguridad, escalabilidad y flexibilidad. Con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.

Optimiza los RRHH y la nómina de tu empresa para lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos con la ayuda de este software de nómina de SuccessFactors.

¿Te interesa conocer mucho más sobre esta innovación de SuccessFactors? Solicita una Demo de SuccessFactors Payroll. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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Control de asistencia con acceso biométrico

Control de asistencia con acceso biométrico: 6 ventajas

¿Está tu empresa controlando la asistencia de los empleados con tarjetas, barreras y torniquetes de acceso? Una empresa en crecimiento siempre necesita más: más clientes, más recursos y más personal. Llevar un control de asistencia con acceso biométrico sobre a qué hora entran y salen los empleados no solamente es importante para garantizar la seguridad de tu gente sino también para remunerar de forma transparente pero, aferrarte a mecanismos de control obsoletos solo puede traerte dos cosas: retrasos y problemas.

Los sistemas de control de acceso han evolucionado en los últimos años gracias a los avances de la tecnología. Las tarjetas o  torniquetes de acceso que comúnmente veíamos en las empresas han sido sustituidos por sistemas de control de asistencia con acceso biométrico, que además de aportar más seguridad y fiabilidad son mucho más fáciles de utilizar.

¿Te gustaría mejorar el control de asistencia del personal? Entonces este material es para ti. Porque te explicamos 6 ventajas del control de asistencia con acceso biométrico que puede ayudarte a despejar dudas e incluso animarte a tomar la decisión de despedirte para siempre de las tarjetas y torniquetes de acceso.

¿Cómo funciona un control de acceso biométrico?

Un sistema de control de asistencia con acceso biométrico es una tecnología que se basa en métodos matemáticos para el reconocimiento único de los humanos. Es decir, utiliza rasgos físicos o de comportamiento para identificar a las personas y en este caso es la huella dactilar, la retina o los rasgos faciales.

De esta manera, las empresas pueden restringir el acceso de personas de manera selectiva a sus instalaciones y gestionar los horarios laborales de los empleados con mayor facilidad ya que las características con intransferibles.

6 Ventajas del control de asistencia con acceso biométrico

Son muchas las ventajas que presenta la biometría aplicada al control de acceso con respecto a otras alternativas. Veamos las 6 ventajas más importantes:

  1. Permite fortalecer la seguridad de la empresa

La seguridad de los recursos de tu empresa es importante así como también el bienestar de todos los que día a día trabajan en ella. Sin un sistema de control de asistencia con acceso biométrico los trabajadores pueden perder llaves o tarjetas de entrada que pueden ser duplicadas fácilmente y esto supone un gran riesgo para la organización.

Con un sistema de este tipo se evita correr estos riesgos así como también ahorrar costos de duplicados y trámites de gestión.

  1. Es un sistema fácil de configurar

Se puede instalar con facilidad sin que suponga un retraso de las actividades de recursos humanos ni del resto de los departamentos.

  1. Fácil acceso

Los controles de asistencia con acceso biométrico tienen grandes cualidades que el resto de sistemas de asistencia no pueden igualar: son 100% seguros (ningún empleado podrá hacerse pasar por otro), son fáciles de utilizar (solo deben poner su huella para acceder) y además no supone un problema con respecto a contraseñas o PIN, puesto que solo se necesitará a la persona para acceder a las instalaciones.

  1. Proporciona una mayor control de entradas y salidas

Una empresa bien organizada está encaminada al éxito y esto aplica para absolutamente todo: la forma en la que desarrolla sus procesos, la manera en la que contrata a sus empleados e incluso los controles que tengan sobre las personas que entran y salen de las oficinas.

Tener un sistema de control de asistencia ayuda a las empresas a conocer y tener datos certeros sobre quien entra y sale de sus instalaciones, obteniendo un mayor control sobre las personas que están dentro sin que suponga costes extras.

Asimismo, este tipo de sistema recoge toda la información asociada a las entradas y salidas del personal y llevar un seguimiento de las faltas o retrasos de los empleados de una forma mucho más exacta y confiable que permiten a los responsables de recursos humanos estar atentos a posibles fallas o conductas indisciplinarias de los empleados que puedan afectar el logro de los objetivos empresariales.

  1. Es un mecanismo muy sencillo de utilizar

Otra de las ventajas del control de asistencia con acceso biométrico es que es un sistema muy fácil de utilizar así que no tienes que preocuparte por ningún tipo de problema asociado a la adopción o resistencia al cambio. Tus empleados solo tendrán que poner su huella al entrar a la empresa y listo. Además, es una alternativa fiable, seguro y de buen rendimiento.

  1. Ahorro de dinero y bajo costo

Un sistema de control de asistencia con acceso biométrico puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a optimizar el presupuesto de salarios y compensaciones para los empleados gracias a que les brinda la información necesaria para distribuirlo equitativamente. Con este sistema podrás ahorrar dinero gracias a que permite remunerar al empleado por el tiempo trabajado de una forma justa, equitativa y transparente.

Además, este tipo de sistemas pueden adquirirse actualmente a un costo relativamente bajo que solo pagas una vez. El único coste que ocasiona es el del mantenimiento de la base de datos.

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por que es importante llevar un control de asistencia del personal

Por qué es importante llevar un control de asistencia del personal

Una de las actividades esenciales que los gerentes o departamentos de recursos humanos necesitan realizar para llevar un máximo control de sus trabajadores y de las operaciones generales de la empresa es el control de asistencia. Marcar una tarjeta todos los días, anotar la hora de llegada o anunciarse cuando digan su nombre son algunos de los mecanismos utilizados para saber si un empleado está o no cumpliendo sus horas de trabajo. Pero, ¿Qué tan importante es el control de asistencia del personal para una empresa? En este artículo te lo contamos.

La primera función de un control de asistencia es básica: saber cuando un empleado entra o sale de la empresa. Los empleadores necesitan saber qué colaboradores están trabajando, cuándo y todo lo relacionado el tiempo dentro de oficina.

La otra razón es porque los empleadores tienen que considerar el costo del ausentismo el cuál aunque no lo parezca, tiene un impacto mayor que el costo de los salarios y beneficios; recopilar los datos de asistencia permite ir más allá de conocer la cantidad de horas que los empleados trabajan, comprender las necesidades laborales, las tendencias de vacaciones y tener una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.

 

Con un control de asistencia bien desarrollado los gerentes pueden conocer con certeza el monto exacto de los costos indirectos de la empresa como, por ejemplo: la rotación de personal, productividad perdida, volumen de negocios, reentrenamiento, programación, etc. y así, detectar las fallas que pudieran existir, optimizar el presupuesto de recursos humanos, etc.

 

Ahora, veamos con mayor detalle otras razones por las que es importante llevar un control de asistencia del personal:

 

Importancia de llevar un control de asistencia del personal:

 

  • Define un horario para todos

Si bien, los millenials y las nuevas generaciones de empleados han demostrado el poder de la autonomía en el trabajo. Sin embargo, para que una empresa sea exitosa debe ser ordenada y controlar todos sus procesos, entre esos el horario de entrada y salida de cada colaborador. Establecer un horario para todos permite que tus empleados sean conscientes de que deben cumplir sus funciones dentro de ese tiempo, ser más productivos y responsables con la empresa.

 

  • Mayor orden en la nómina

Disponer de un control de asistencia ayuda a calcular de forma ágil y exacta  si los empleados cumplen con las horas pautadas y así, pagar de acuerdo a las horas trabajadas. Esto también es importante cuando se trabaja con distintos tipos de horas laborales: extras, nocturnas, festivos, etc.

 

control de asistencia del personal

 

  • Permite recopilar información valiosa

Monitorear la asistencia de los empleados permite a las empresas obtener y recopilar información con la que pueden hacer un seguimiento más profundo como, por ejemplo: verificar qué empleados tienen más ausencias injustificadas, qué empleados tienen retrasos constantes, etc. y así tomar decisiones de contratación importantes para la empresa, detectar necesidades laborales en los empleados e idear planes que permitan aumentar la productividad y generar mayores ganancias.

Cuando se monitorea la asistencia de los empleados debe seguirse la premisa de que los empleados que están a tiempo son los más están preparados para cumplir con sus deberes y por ende, los que cumplirán con todas sus tareas diarias.

 

 

 

  • Ayuda a establecer beneficios especiales objetivamente

Cuando hablamos de ofrecer beneficios especiales para empleados, un aspecto que debe garantizarse es la objetividad y transparencia en el proceso. ¿Cómo son evaluados los bonos e incentivos de tus trabajadores? Llevar un control de asistencia permite ser objetivo en la evaluación del empleado, con estos datos podrás dar beneficios adicionales a la puntualidad de los empleados o que trabajen más horas de las pautadas, así fortalecer la relación laboral y fomentar el compromiso.

 

 

¿Cuáles son los tipos de informes de asistencia de empleados?

 

Anotar la hora de llegada y salida de cada empleado en un folio todos los días es cosa del pasado. Hoy día las empresas cuentan con tecnologías que permiten rastrear la asistencia, recopilar la información y crear informes fácilmente como, por ejemplo, un software de asistencia.

Con este tipo de herramientas los gerentes o responsables de recursos humanos pueden crear informes de diferentes tipos como, por ejemplo,

  • Timecard: rastrea los patrones de entrada y salida de los empleados, excepciones, ediciones de los supervisores
  • Programación: revisión de los horarios de trabajo de los empleados, cobertura de turnos, comparación de horas reales / programadas
  • Gestión de la mano de obra: recopilación de excepciones específicas, beneficios, salarios, datos históricos
  • Seguimiento de costos: moneda, horas, pago histórico, pago bruto.
  • Previsiones presupuestarias: seguimiento del presupuesto laboral y planificación
  • Crear informes personalizados de acuerdo a las necesidades laborales y de nómina de la compañía.

 

Otra de las grandes ventajas de este tipo de herramientas es que incluyen módulos personalizados en los que puedes incluir excepciones o tratamientos especiales para ciertos empleados como por ejemplo aquellos empleados que trabajan ciertos días desde casa o aquellos que básicamente desarrollan su labor fuera de oficina.

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puntualidad-de-los-empleados

Puntualidad de los empleados en la empresa

No hay nada más frustrante para un gerente o dueño de negocio que un empleado llegue constantemente tarde al trabajo. Cuando un empleado llega tarde a su puesto de trabajo, retrasa el trabajo de los demás compañeros y de la empresa en general, interrumpe el equilibrio del negocio y además, no es justo para el resto de los compañeros de trabajo. Si bien, podríamos decir que llegar tarde es muchas veces una cuestión inevitable que puede ocurrir por un sinfín de circunstancias; sin embargo, como responsable de recursos humanos es importante que intervengas y pongas orden en la puntualidad de los empleados con un software de control de puntualidad, ¿Sabes cómo hacerlo? En este artículo te lo enseñamos.

Es normal que sientas un poco de incertidumbre y hasta un poco de vergüenza manejar este los temas de puntualidad en tu empresa, ya que muchas veces este asunto puede traer incomodidades tanto para tu departamento como para los colaboradores, pero la impuntualidad es algo que debe detenerse a tiempo ya que cuesta dinero al negocio.

Por eso, en esta ocasión en Paynext hemos preparado un listado con 7 tips y consejos para mejorar la puntualidad de los empleados de forma inteligente y sencilla. ¿Estás preparado? Veamos…

 

Puntualidad de los empleados en la empresa

 

  1. Comienza dando el ejemplo para lograr la puntualidad de los empleados

Si, este primer consejo puede que parezca un poco básico pero es importante ya que muchos líderes de recursos humanos o gerentes de negocio cometen el error de exigir a sus empleados puntualidad mientras que ellos son los primeros en llegar tarde todos los días a la oficina.

Comienza dando el ejemplo, no exijas algo que ni tú mismo practicas. Sabemos que tu puesto de trabajo y responsabilidades muchas veces exigen actividades fuera de oficina y tengas la oportunidad de ser un poco más flexible con tu horario de trabajo, pero siempre que puedas procura llegar a tiempo para así dar el ejemplo y demostrar a tus colaboradores el valor que tiene la puntualidad para ti.

 

  1. Reúnete con tus empleados y discute el tiempo de llegada esperado para todos

Cuando se trata de horarios de trabajo y de oficina es importante que todos los colaboradores tengan muy en claro la misma información. Por eso, es recomendable que lleves a cabo una reunión con tus empleados y discutas con ellos el horario establecido por la oficina, explícales la importancia de su trabajo y las consecuencias que trae para la empresa el hecho de que un empleado llegue tarde, repasa diferentes escenarios, enséñales tips para llegar temprano, etc.

 

 

  1. Conoce lo que les motiva

Una buena forma de lograr que todos tus colaboradores lleguen a tiempo a la oficina es conociendo lo que les motiva e ideando estrategias a partir de esa información.

Por ejemplo, si tus empleados son amantes del café puedes coordinar para que todos los días esté disponible café recién hecho en el área de cafetería y ofrecer café a aquellos empleados que lleguen a tiempo.

Otra idea podría ser organizar un sorteo el último día de cada mes para los empleados que llegaron a tiempo al trabajo todos los días en el que puedan ganar incentivos como horas extras pagadas, días de vacación adicional, pases para el cine, posibilidad de trabajar desde casa una vez a la semana, etc.

 

  1. Investiga las causas del porqué tus empleados llegan tarde

Antes de regañar a un empleado porque ha llegado tarde a su trabajo, ¿Qué te parece investigar a profundidad que podría estar pasando?

Es cierto que los empleados que odian su trabajo con claramente ineficientes y propensos a llegar tarde todos los días, pero si un día comienzas a notar que un empleado está llegando tarde todos los días es momento de buscar la causa de la tardanza:

¿Baja moral? Conversa cómo se siente con respecto a su trabajo.

¿Aburrido de su trabajo? Proponle nuevos retos.

¿Problemas en el tráfico? Investiguen nuevas rutas de acceso juntos.

Son muchas las formas en las que puedes ayudar así que vale la pena intentar ayudar lo mejor que puedas.

 

  1. Recompensa la puntualidad

Está bien acercarte a un empleado cuando llega tarde pero, ¿Qué pasa con aquellos que son perfectamente puntuales? Acá puede hacerse algo al respecto también.

Reconoce la puntualidad de tus empleados, hazles saber que notas su esfuerzo y compromiso con la empresa, un par de palabras amables y de agradecimiento pueden ser el catalizador que necesita un empleado para continuar siendo puntual y eficiente.

 

  1. Es también válido un poco de disciplina

Lamentablemente, es común que algunos responsables de recursos humanos tengan que lidiar con colaboradores irresponsables que no les importa aparecer a tiempo al trabajo; así que para estos casos de emergencia en donde las tácticas blandas ya no son suficientes te recomendamos usar la disciplina y mostrar tu lado estricto.

Estas medidas disciplinarias deben aplicarse con el empleado que ha cometido la falta y no con todo tu personal. Algunas ideas de medidas disciplinarias podrían ser:

  • Emitir una advertencia verbal
  • Emitir una advertencia o llamado de atención por escrito
  • Eliminar sus bonificaciones
  • Como último recurso, despedir al colaborador.

 

 

 

  1. Monitorea la llegada de tus empleados

Otro tip para mejorar la puntualidad de tus empleados es apoyarte en la tecnología para monitorear su llegada a la oficina.

Hoy día puedes encontrar un montón de soluciones tecnológicas o software de control de puntualidad diseñados especialmente para automatizar el control de la asistencia de los colaboradores y mejorar el rendimiento de la fuerza laboral en general como por ejemplo el Time And Attendance by Workforce de SuccessFactors.

 

Esta nueva funcionalidad de SAP SuccessFactors es un solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de puntualidad podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos desde cualquier lugar y revisar el workforce time and attendance.

¿Quieres saber más sobre el nuevo módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo, es completamente gratuita y además, te permitirá observar la solución en escenarios reales y similares a los de tu empresa.

 

 

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