El tema de hoy es, sin duda, un punto clave dentro de las organizaciones: la puntualidad de los empleados. A nadie nos gusta tener que esperar, sin importar que se trate de compromisos sociales, ni mucho menos cuando es en un contexto de trabajo. Y, sin embargo, la impuntualidad dentro de la oficina es algo que desgraciadamente suele presentarse, en ocasiones, más de lo que se quisiera.

Siempre hay empleados que parecieran estar casados con el retraso.

En ese sentido, la puntualidad de los empleados es un punto clave que los altos directivos y encargados de área deben abordar y controlar, ya que esta ligada a la productividad, a un ambiente tranquilo y de respeto, así como a la reputación de la empresa.

Hay que considerar que la puntualidad de los empleados eleva la moral en la organización, evita que el flujo de trabajo se vea cortado, elimina el descontento por parte de los trabajadores que si son puntales y, que quizá, deban cubrir a sus compañeros mientras estos llegan.

 

Beneficios de la puntualidad de los empleados

 

¿Tienes empleados con buenas capacidades y destrezas técnicas?, ¿qué tan puntuales son?, en este sentido, es importante fomentar la puntualidad de los empleados ya que esto da confianza.

La puntualidad además de poner en evidencia el compromiso y respeto por los compañeros de trabajo y la empresa, también genera relaciones positivas y ricas entre los compañeros, haciendo que el empleado puntual sea más valorado por los encargados de la empresa.

¿Qué otros beneficios se obtienen al fomentar la puntualidad?

 

1. Habrá fluidez en el trabajo en equipo

La puntualidad de los empleados evitará que existan retrasos en actividades y proyectos que deben realizarse en conjunto.

Eliminar la impuntualidad facilitará la coordinación, haciendo que los proyectos puedan terminarse a tiempo, aumentando así la productividad.

 

 

2. El salario que se paga a los empleados puntuales no tiene deducciones

Es normal que la paga del mes disminuya por retrasos, debido a que la mayoría de las empresas suelen hacer deducciones si el empleado incurre en impuntualidad por cierto número de días.

Y, nadie quiere ver su salario disminuido por descuentos a causa de la impuntualidad.

Por el contrario, hay empresas que ponen incentivos a la puntualidad, beneficiando así ambas partes.

 

3. Hay más tiempo para planear el día de trabajo

Llegar tarde significa llegar directo a las actividades, a realizar el trabajo. En cambio, si se llega a tiempo se puede planear y ver qué tareas hay por hacer, qué estrategias hacer para poder terminar el trabajo del día.

Llegar a la hora a la oficina hará que se termine el trabajo a tiempo, y así se podrá dedicar el resto del día para las actividades personales.

 

4. Organización

¿Tienes una reunión y llegaste tarde a la oficina?, esto significa que quizá no tendrás tiempo de checar el tema de la junta o de prepararte para ella. Incluso que no puedas terminar tus actividades a la hora para ir a la reunión.

Las juntas son importantes y se pueden usarlas para destacar y proponer, pero si no existe la puntualidad en los empleados no se podrá hacer.

 

5. Se forma un ambiente de respeto

El respeto también se manifiesta en la puntualidad, si el empleado llega a tiempo esta transmitiendo que tiene consideración no solo por la empresa, también por sus compañeros.

Esto sin duda crea y fomenta relaciones de trabajo sanas, con respeto mutuo, confianza y fluidez en el trabajo.

 

 

 

6. Mejora el desempeño laboral

La puntualidad disminuye el estrés y por ende la productividad aumenta. Al llegar tarde se debe terminar todo en el tiempo que queda y es ahí donde pueden ocurrir errores, o incluso olvido de alguna tarea.

Al impulsar la puntualidad de los empleados se podrá cumplir con los plazos asignados con facilidad, las actividades estarán bien hechas y sin tener que invertir energía extra y estrés innecesario.

 

7. Consideración

¿Tienes una emergencia?, ¿necesitas llevar a tus hijos al doctor?, cuando se trata de empleados puntuales es sencillo que se den un par de horas o la tarde para hacer este tipo de diligencias.

Sin embargo, si es un empleado impuntual, es probable que se tenga más problemas para poder conseguir permisos por salidas especiales.

 

8. Obtienes valor

Es obvio que los empleados puntuales tendrán preferencia entre los que no lo son, ya que son más confiables, trasmiten compromiso y respeto.

En otras palabras, la puntualidad aumenta el valor como trabajador y da oportunidades de crecimiento.

 

9. Aumentará la seguridad en el trabajador

El empleado puntual tendrá más confianza, ya que será capaz de terminar cada una de su asignaciones, actividades y proyectos. Además, al contar con tiempo suficiente podrá hacer un buen trabajo, ya que podrá checar y verificar que todo esté en orden antes de entregarlo.

Tendrá menos posibilidad de olvidar algún punto.

 

10. Se crea un ambiente de confianza

Si se llega tarde de manera constante, esto podría dar un mensaje sobre lo poco que importa el trabajo, sus compañeros, o que su permanencia en la empresa no es importante.

En cambio, la puntualidad en un trabajador crea confianza y asegura la permanecía en el trabajo, incluso aumenta la posibilidad de promoción a un puesto mejor.

La puntualidad ayuda a ganarse el respeto de los demás.

 

Finalmente, impulsar la puntualidad de los empleados traerá ventajas, es una cuestión de ganar-ganar, es un esfuerzo que debe hacerse si se desea crear un negocio que vaya creciendo, alcanzando metas y formando una plantilla confiable de trabajadores.

 

 

 

 

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con Employee Central Time and Attendance Management, software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors, podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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¿Necesitas tener control en tu gestión de tiempo en el trabajo?, imagino que sí. Puesto que, si se quiere alcanzar las metas, cumplir objetivos y aumentar la productividad, es preciso saber administrar el tiempo.

Para tener éxito es imprescindible poner en práctica diversas habilidades y contar con herramientas que te facilitan el control de tu tiempo.

Y, dentro de las opciones con las que cuentas están las distintas aplicaciones de administración de tiempo; las puedes instalar en tu computadora, o bien, en tu teléfono celular.

Lo bueno es que puedes encontrar apps gratuitas y de buena calidad.

 

 

10 aplicaciones gratuitas que funcionan para la gestión de tiempo en el trabajo

 

Y llegamos al punto clave, lee con atención y analiza y evalúa que apps se adaptan más a las necesidades de tu organización:

Además, construye informes donde se muestran estadísticas con la productividad del trabajador.

 

1. Sesame Time

Sin importar el tamaño de tu empresa, es importante que cuente con una gestión de tiempo para el trabajo; en ese sentido, esta aplicación sirve para administrar los horarios laborales. Su uso es sencillo, y de entrada no es necesario que se instale.

¿Necesitas tener control en tus actividades?, ¿quieres que cada empleado se haga responsable de su gestión de tiempo, pero seguir teniendo información sobre cómo invierte sus horas laborales?, esta aplicación te lo permite.

Además, construye informes donde se muestran estadísticas con la productividad del trabajador.

 

2. Trello

Esta aplicación es sencilla e intuitiva; además, si necesitas realizar tareas en grupo o de manera personal, puede hacerse. Tiene la ventaja de poder adaptarse a los distintos tipos de actividades de una oficina.

Es una de las más usadas para la gestión de tareas en equipos. Te permite tener control del trabajo a través de notas, las cuales puedes compartir con los demás integrantes; a su vez, ellos también queden realizar anotaciones.

Y todo lo puedes organizar dependiendo de las categorías de cada tarea o proyecto.

 

3. ATracker

¿Quieres saber cuánto tardas en realizar cada una de tus actividades?, entonces esta aplicación te funcionará. Es una herramienta compatible con distintos dispositivos, y lo que hace es arrojar estadísticas a través de gráficos en donde se puede ver como se gasta el tiempo durante la oficina.

Al ver el gráfico se observará cuántas actividades se hicieron, cuánto tiempo se invirtió en cada una, cuáles tomaron más tiempo. Esta información es valiosa para tomar decisiones y llevar una gestión de tiempo en el trabajo.

 

4. Wunderlist

Un buen control implica sencillez, y esta aplicación te lo da. Hacer listas es una práctica importante para la buena gestión de tiempo en el trabajo, puesto que así sabes lo que debes hacer.

En este sentido, Wunderlist te ayuda con la creación de listas de actividades del día a día.

Además, si precisas crear lista para trabajos en equipo, también puedes hacerlo. Por otro lado, una de sus ventajas es que es posible instalarla en dispositivos android, ios, windows, web, mac, windows pone.

 

5. StayFocusd

¿Eres de los que se distraen constantemente?, las redes sociales representan una gran tentación para cualquier persona de la oficina. Si pierdes mucho tiempo en internet, esta aplicación te beneficiará.

Lo que hace es poner un bloqueo a todas esas páginas que representan una distracción constante, principalmente redes sociales. De esta manera será imposible entrar a ciertos sitios, mientras duré el tiempo programado de bloqueo.

 

 

6. Rescuetime

¿Quieres saber en qué inviertes tu tiempo mientras trabajas?, déjame decirte que esta aplicación no solo toma registro de las actividades propias de la oficina, sino que te da un recuento de cada una de las actividades que realizas dentro de tu computadora o celular, puesto que es posible descargarlo en windows, mac y Linux, y dispositivos android e ios.

Al ver las gráficas te impactará de que manera pierdes tu tiempo y en qué actividades lo haces. Es genial ya que te da los datos para poder realizar cambios en tus procesos de laborales, y dejar así de invertir el tiempo en tonterías.

 

7. Timely

Si deseas crear un calendario con tus actividades en donde se pueda marcar el tiempo que invertirás para terminar cada tarea, esta aplicación es para ti. Podrás tener una excelente gestión de tiempo en el trabajo ya que te da la posibilidad de organizar el día a día.

Te da la opción de crear tus propios proyectos, ya sea de manera individual o en equipo, y te va marcando las horas que vas invirtiendo en ellos. Estos números se ven reflejados cuando se pone un límite de tiempo para cada actividad.

 

8. Toggl

Sí, ya te he hablado de otras aplicaciones en donde puedes tener un registro de tus actividades diarias, y, por lo tanto, saber en qué gastaste tu tiempo. Pero esta aplicación además de proporcionarte esta información, se distingue por permitirte ver el tiempo que invertiste en cada actividad, y te presenta un comparativo de días anteriores, incluso semanas.

Un dato importante es que esta app te da la posibilidad de crear un presupuesto para cada tarea; es decir, puedes conocer cuál es el costo real para cada actividad o proyecto.

 

9. Podio

Es una aplicación sencilla e intuitiva, esta orientada a la gestión de tiempo en el trabajo para actividades en equipo. Una de sus ventajas es que puede ser usada en la nube.

Además, si precisas de utilizar programas como CRM o sistemas internos de la empresa, puedes instalarlos dentro de la aplicación. Y si eres de los que usa Google y sus aplicaciones, déjame decirte que esta app también puede añadirse a ella.

 

10. Time And Attendance

Esta aplicación resulta super útil, en donde puedes realizar la gestión de tu tiempo en el trabajo de manera rápida y transparente. Puedes ver los distintos tiempos de cada uno de los empleados en sus tareas. Esta aplicación también trabaja desde la nube.

Además, si necesitas tener una vista completa de las tareas de la totalidad de los empleados, lo puedes hacer. Te da herramientas para un control de asistencia, así como para monitorear las ausencias laborales.

Todo esto se traduce en la disminución de costos y aumento en la productividad.

 

En conclusión, lo mejor es realizar un análisis de tus metas y las necesidades para elegir la mejor app según el tipo de organización y objetivos que se han planteado.

Imagina lo que podrías conseguir al elegir una buena herramienta que ayude con el control de tiempo de tu trabajo.

La razón es simple, solo así serás capaz de aumentar la productividad y eliminar la pérdida de tiempo.

 

Ahora dime, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

 

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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PayNext | Time And Attendance by Workforce

 

Déjame hacerte unas preguntas: ¿con qué sistema de control de asistencia cuentas?, ¿tienes un checador?, ¿realmente puedes llevar un registro?, ¿tu sistema de control de asistencia te permite tomar decisiones o crear estrategias a favor de la empresa?

¿Los empleados tienen muchas inasistencias?, ¿cuántas de ellas son justificadas?, ¿existen retrasos e impuntualidad?, ¿los trabajadores comienzan la jornada hasta 30 minutos o una hora después de la hora de llegada? No se trata de tener un cuartel militar, pero si un control y conocimiento sobre el nivel de productividad, el uso de las horas dentro de la oficina.

 

Lo que quiero decir es que la productividad de una empresa depende de varios factores, y uno de ellos es tener un control sobre la asistencia y puntualidad de los empleados en la empresa.

 

 

Por eso, contar con un sistema adecuado, que te permita tener un control real es indispensable, sobre todo si se quiere alcanzar las metas que se han fijado en la empresa.

 

Por qué es importante tener un sistema de control de asistencia

 

Un sistema de control de asistencia te permitirá tomar mejores decisiones, puesto que tendrás información completa e informes detallados con datos precisos y útiles. Al mismo tiempo, contar con herramientas que ayuden el monitoreo de la asistencia de los trabajadores se traduce en la disminución de costos, tiempo y estrés.

 

Un adecuado sistema de control de asistencia promueve el aumento de la productividad y la eficiencia.

 

Qué clase de soluciones se pude tener con un sistema de control de asistencia

 

• Control a través de tarjetas

Quizá lo hayas escuchado, pues representa uno de los sistemas con más alto índice de uso. Funciona por medio de un lector que lee una tarjeta de banda magnética, o bien, una tarjeta de proximidad.

Cuando se trata de tarjetas de proximidad, estas son leídas por radiofrecuencia, es decir, cada tarjeta tiene dentro un circuito.  La ventaja de este tipo de tarjetas es que son más duraderas que las de banda magnética, esto ocurre debido a que no es necesario algún contacto para que sea detectada.

Mientras tanto, las tarjetas de banda magnética cuentan con un dispositivo electrónico, y es eso precisamente lo que el aparato lee para registrar la asistencia.

 

• Sistema de control biométricos

No te voy a mentir, estos sistemas de control de asistencia son costosos, pero tiene una razón, su tecnología es de primera, y da la posibilidad de identificar a los empleados a través de sus rasgos físicos.

Este sistema ofrece 5 maneras de identificación, es decir, se puede optar por adquirir cualquiera de los distintos sistemas de control.

Esta el sistema de identificación por biometría vascular, este lo que hace leer las venas de las manos, también está la identificación por huellas dactilares, uno de los más seguros.

Otro sistema que se aplica a la lectura de las extremidades superiores es la biometría de perfil de mano, aquí se identifica la morfología de las manos.

Por supuesto, también esta la identificación por escáner de ojo o de iris, claro, aquí ya estamos hablando de necesitar una seguridad extrema. Y, por último, está la identificación por biometría facial.

 

 

• Sistema de informes

Esto es, reunir la información sobre la asistencia de los empleados, por supuesto, esto abarca, además de las horas totales de trabajo, información acerca de las inasistencias, días de vacaciones, entre otros.

En fin, los reportes sobre la asistencia tienen como objetivo contar con datos reales y confiables, y uno de sus fines es saber cuántas horas fueron las que se trabajaron realmente y así poder medir la productividad.

 

• Time trackers

No todo en los sistemas de control de asistencia es súper tecnología, también existen programas que pueden instalarse en computadoras y ayudan a realizar un balance de las horas que se trabajaron; básicamente, la hora en que se encendió la computadora y el minuto en que se apagó.

Y no solo eso, también se puede tener control sobre la cantidad de horas que se utilizó para cada una de las actividades del día.

 

• Software especializado

También puedes echar mano de algún software especializado y utilizarlo como tu sistema de control de asistencia. Lo especial de estos softwares es que el registro lo llevan en tiempo real, lo que elimina la posibilidad de obtener reportes alterados o un recuento de asistencia con error.

Esto significa que estos programas ayudan con los problemas de productividad de una empresa, dando información confiable para continuar con el flujo de trabajo.

 

Finalmente, existen diversos tipos de sistemas de control de asistencia, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades de la organización, pero también de sus políticas como empresa.

En este sentido, la tecnología a crecido y se ha implementado dentro de los sistemas de asistencia, y hoy en día es común tener un software para mantener el control de asistencia, de hecho, se ha establecido como una necesidad.

¿Por qué es una herramienta tan importante?, la razón es simple, tener un sistema de control de asistencia no se presenta como una opción, sino como una realidad. Entonces, lo mejor es poseer un sistema que garantice el monitoreo, la obtención de información y datos, así como el conocimiento de las funciones y tareas.

Toda esto ayuda para tomar decisiones, acercarse a las metas de la organización y maximizar la productividad.

 

 

 

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Imagina lo que podrías conseguir al implementar un buen sistema de gestión de tiempo en la oficina. Es común tener distracciones, montones de tareas y pendientes por hacer, el agobio puede ser tal que pareciera que el tiempo se esfuma.

No es sencillo tener control de cada actividad del día, pero es algo que debe hacerse o por lo menos intentarse. Esto es serio, porque se habla de objetivos que deben cumplirse.

Pero despreocúpate, que no hay razón para volverse loco, siempre que administres bien el tiempo.

¿Qué es la gestión de tiempo?

Pero, ¿qué es exactamente la gestión de tiempo?, te preguntarás con toda la razón del mundo. Es la técnica de planear y dar dirección al uso de tiempo de manera consciente; encaminándolo a realizar tareas concretas de una forma eficiente, inteligente y controlada.

Es un ejercicio para lograr un equilibrio y aumentar la productividad.

¿Qué pasa cuando administro mal el tiempo?

Imagina que tienes que entregar el reporte del mes, y por estar en actividades que no son de tu área, te atrasas. Por lo tanto, te ves en la obligación de realizar dicha tarea a toda prisa y así poder entregarlo a tiempo.

Sí, la falta de planeación, de control de tiempo y dar prioridad a los que no lo es, trae consecuencias:

• Plazos no cumplidos
• La calidad del trabajo disminuye de forma considerable
• Aumento del estrés
• El prestigio profesional se ve mermado
• Se produce una inestabilidad laboral (¿se lograrán las metas?)
• El flujo de trabajo es ineficiente
• Baja la productividad
• Existen perdida de tiempo
• Distracciones constantes
• Se termina por poner énfasis en la velocidad y no en calidad del trabajo

Qué beneficios existen cuando hay una buena gestión de tiempo dentro de la oficina

Los esfuerzos siempre se ven recompensados, y con la administración de tiempo es igual. Tener la disciplina para planear y controlar el uso de las horas, te beneficiará en diversas maneras.

1.- No hay retrasos en los plazos para entregar trabajos

¿Por qué sucede esto?, bueno, cuando ya tienes un horario para cada tarea, tu cerebro también se programa para cumplir con el lapso de tiempo. Es cuando se pueden cumplir con los plazos establecidos.

2.- La calidad del trabajo mejora

Saber priorizar es un aspecto significativo de la gestión de tiempo, puesto que trae como consecuencia mayor concentración al realizar las tareas que llevarán a conseguir el objetivo de la empresa.

Al priorizar, es sencillo dejar lo mejor en cada actividad.

3.- Aumenta la productividad

Si te dedicas a actividades que no son prioridad o ni siquiera son importantes, la productividad bajará. Por el contrario, cuando sabes que tareas sí importan y te centras en ellas, la jornada de trabajo será más provechosa.  

4.- Reduce el estrés

Si mantienes una buena gestión de tiempo, por lo tanto, una planeación de tus actividades, no tendrás una saturación de trabajo, ni verás como se llena la pizarra de tareas y proyectos que no terminarás a tiempo. En consecuencia, el estrés disminuirá.

5.- Aumenta la posibilidad de crecer dentro del ámbito de trabajo

Ofrecer una mejor calidad de trabajo, un aumento en la productividad, ser eficiente y entregar los trabajos a tiempo, te dará notoriedad y posibilidades de crecimiento.  

6.- Evitas repeticiones

Un buen control hace que no inviertas tiempo en volver a realizar tareas a causa de errores; es decir, a mayor concentración las tareas salen como deben ser a la primera.

7.- No desperdicias tiempo

Al tener el día planeado no pierdes tiempo en ver qué otra cosa debes hacer. Tienes un horario para cada tarea, por lo tanto, sabes que se debe terminar sí o sí. No hay lugar para distracciones.

Qué puedes hacer para tener un mejor control de tu tiempo

La administración de tiempo no es cuestión de erudición, la realidad es que cualquier persona con disciplina y ganas, puede hacerlo.

En otras palabras, siempre se puede aprender a gestionar el tiempo.

Por eso, aquí te dejo 5 consejos que te ayudarán a tener dominio de las horas:

1.- Planificación

El desorden trae incertidumbre, en cambio, si se hace un espacio para planear el día, para colocar un horario para cada actividad, todo cambia.

Todo fluye, además, se puede tener una vista panorámica de todo lo que hay que hacer lo que te llevará a que tus decisiones sean más consientes, más inteligentes.

2.- Prioridades

¿Todas tus actividades son importantes?, no lo creo. El priorizar te abre los ojos a distinguir que tareas son realmente importantes o cuales son urgentes.

Te das cuenta que puedes postergar ciertas actividades y no pasa nada, poniendo así atención a lo que traerá resultados.

3.- No te satures de actividades

Una cosa a la vez, ya conoces el dicho: el que mucho abarca poco aprieta. Concéntrate en una sola actividad y termínala, solo entonces empieza otra, verás que avanzas con mas facilidad y te distraes menos.

4.- Planea la distracción

Sí, leíste bien, las distracciones van a estar ahí acechando, entonces, para ganarles la batalla, asigna un horario para checar tus redes sociales, contestar los mensajes de tu celular, correo personal, etc. 

Esto evitará que te veas tentado a interrumpir tu trabajo a cada momento.

5.- Software para administrar el tiempo

¿Quieres tener una buena gestión de tiempo dentro de la oficina?, entonces, un software se vuelve una excelente herramienta ya que te permite planear, hacer registros, controlar tareas, checar horarios, ver el tiempo invertido en cada actividad, etc.

Finalmente, la gestión de tiempo te asegura efectividad, un aumento de productividad, mejor control y la posibilidad de tomar decisiones más inteligentes. Para ello es preciso saber implementar herramientas y practicas que te lleven a manejar el tiempo en tu oficina de la mejor manera.

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

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