Paynext Blog

Time Management: Planificar prácticas sencillas pero efectivas para la Administración del Tiempo

Time management es saber usar de manera inteligente el tiempo con el objetivo de convertirse en alguien productivo, eficiente y útil en la oficina. Pero hay algo más, en el fondo esta práctica abarca otro aspecto: poder tener control de uno mismo; es decir, tener la capacidad de mantenerse enfocado y concentrado en los resultados que se quieren obtener.

Imagina lo que podrías conseguir si cuentas con un sistema de administración de tiempo que te da las herramientas adecuadas, precisas y oportunas para llegar a tus metas, y, además, tienes la capacidad de enfocarte y concentrarte. ¡El paquete completo!

Qué métodos de Time Management te ayudan a gestionar tu tiempo

¿Te ha pasado que las actividades dentro de la oficina superan las horas de trabajo?, seguro que sí, tareas apiladas esperando a ser terminadas. Lo triste es que si extendieras tu jornada laboral, dos o tres horas más para terminar tus pendientes, no los terminarías.

En consecuencia, es normal llenarse de frustración al ver que la lista de tareas no baja.

Lo que quiero decir es que contar con una buena administración de tiempo que te de herramientas para poder terminar proyectos, pendientes y actividades diarias, debe ser prioritario.

Prácticas que puedes implementar:

1.- Cuantificar el tiempo.

¿Qué actividades vas a realizar?, ¿cuántas horas te tomará cada una de ellas? Para hacerlo más preciso considera el tiempo que pasas en la oficina, así como la cantidad de actividades que realizas. Al hacer esto sabrás lo que tienes que hacer al día.

Con este control podrás tomar mejores decisiones y realizar planeaciones que te acerquen a la meta de la organización.

2.- Contar con plantillas de actividades.

Esta práctica de Time Management tiene como objetivo crear una rutina. Por ejemplo, dentro de la plantilla puedes poner que por la mañana al llegar a la oficina lo primero que harás es revisar tu correo electrónico, lo segundo será checar las actividades pendientes y a media mañana quizá te tomarás un tiempo para descansar y distraerte un poco, etc.

Esto significa que tener una rutina hará que la eficiencia aumente, puesto que tendrás la guía de actividades. Por supuesto, la lista la tendrás que haber hecho de manera previa.

time management administración del tiempo_quote

Además, el tener una plantilla te dará control y podrás detectar qué aspectos no están funcionando. Por ejemplo, podrás ver si existen distracciones innecesarias o si se está involucrando en actividades qué bien podrías delegar.

3.- Localizar metas

¿Sabes cuál es tu meta?, ¿sabes a dónde quieres llegar? Esto es importante si se quiere medir y saber qué tanto se ha avanzado o cuál ha sido el progreso del trabajo.

En este sentido es importante ponerse objetivos inteligentes; es decir, metas que se puedan medir que sean realistas y específicas.

4.- Tareas pendientes

¿Qué proyectos quedaron pendientes del día anterior o incluso de la semana anterior? Haz una lista de lo que te queda por hacer, esto disminuirá el estrés, puesto que sabrás lo que te toca realizar al día y te ayudará a concentrarte en lo que es urgente y, más allá en lo que es importante.

La ventaja de hacer una lista de tareas es la posibilidad de tener el panorama total, y poder controlar la administración de tiempo.

time management administración de tiempo_ notarel

5.- Aprende a priorizar

Es importante que sepas distinguir entre lo que es urgente lo que es importante, solo así podrás enfocarte en las tareas que te ayuden a ir hacia las metas. Y es que si te detienes un momento te darás cuenta que lo urgente no suele ser importante y lo importante no suele ser urgente.

En este sentido, puedes dividir las actividades en grupos que te facilitarán identificar a lo que debes prestar atención:

  • Urgentes e importantes
  • Importantes y no urgentes
  • Urgentes y no importantes

Recuerda, las tareas importantes son las que te hacen llegar al objetivo organizacional.

6.- Sin evadir

No evites hacer alguna actividad, y si deliberadamente estás procrastinando o tardas más de lo debido, cuestiónate qué problema puedes estar teniendo que te impide realizar esta actividad de manera fluida.

Recuerda, las cosas se deben hacer bien, pero también hacerlas de forma correcta.

7.- Hecha mano de herramientas de Time Management

Hoy en día existen herramientas de administración de tiempo que hacen sencillo tu día a día en la oficina. Puedes usar tu teléfono para recordarte citas importantes o reuniones, también existen softwares especializados para llevar a la práctica el time management.

Lo importante aquí es mantener un equilibrio, terminar las tareas importantes, disminuir el estrés, aumentar la productividad, y por supuesto, tener mayor organización y poder dar seguimiento a todos los proyectos de la empresa.

Finalmente, time managenet es un método que se puede aprender y mejorar, y que mejor si cuentas con una actitud positiva para implementarlo; pero, sobre todo, tener herramientas y sistemas de administración de tiempo que te respalden.

En definitiva, esto se trata de una actividad del día a día, no se llega a un fin cuando se trata de gestionar el tiempo. Entonces toca evaluar y ver de qué manera se gastan las horas en la oficina, ¿se hace de manera inteligente?, ¿qué métodos se usan?, ¿se ha considerado el uso de un software que facilite el proceso y de mayor control?

Que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Recuerda, con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el Módulo de Time and Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

time management administración de tiempo

PayNext | Time And Attendance by Workforce

Una demo es una excelente opción de conocer SuccessFactors
Sucess Factors
SOLICITA DEMO GRATIS

Monterrey

San Alberto #112 Col. Residencial Santa Bárbara.
San Pedro Garza García, Nuevo León.
Tel: 01 (81) 4780 4706

México

World Trade Center: Montecito #38,
Piso 38, Oficina 9.
Col Nápoles, México, D.F.
Tel: 01 (55) 3603 2749

Copyright © 2019 Paynext. All rights reserved.

Aviso de Privacidad

Con fundamento en los artículos 15 y 16 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares hacemos de su conocimiento que Corponet Implements SA de CV, con domicilio en San Alberto 112 Col. Residencial Santa Barbara San Pedro Garza García Nuevo León 66226 México es responsable de recabar sus datos personales, del uso que se le dé a los mismos y de su protección. Su información personal será utilizada para las siguientes finalidades: proveer los servicios y productos que ha solicitado; notificarle sobre nuevos servicios o productos que tengan relación con los ya contratados o adquiridos; comunicarle sobre cambios en los mismos; elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo; realizar evaluaciones periódicas de nuestros productos y servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos; evaluar la calidad del servicio que brindamos, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones que hemos contraído con usted. Para las finalidades antes mencionadas, requerimos obtener los siguientes datos personales:

  • Nombre completo
  • Teléfono fijo y/o celular
  • Correo electrónico
  • Puesto

Es importante informarle que usted tiene derecho al Acceso, Rectificación y Cancelación de sus datos personales, a Oponerse al tratamiento de los mismos o a revocar el consentimiento que para dicho fin nos haya otorgado. Para ello, es necesario que envíe la solicitud en los términos que marca la Ley en su Art. 29 a Departamento de Mercadotecnia, responsable de nuestro Departamento de Protección de Datos Personales, ubicado en San Alberto 112 Col. Residencial Santa Barbara San Pedro Garza García Nuevo León 66226 México, o bien, se comunique al teléfono 8147375069 o vía correo electrónico a marketing@paynext.com.mx, el cual solicitamos confirme vía telefónica para garantizar su correcta recepción. En caso de que no desee de recibir mensajes promocionales de nuestra parte, puede enviarnos su solicitud por medio de la dirección electrónica:marketing@paynext.com.mx