Imagina lo que podrías conseguir al implementar un buen sistema de gestión de tiempo en la oficina. Es común tener distracciones, montones de tareas y pendientes por hacer, el agobio puede ser tal que pareciera que el tiempo se esfuma.
No es sencillo tener control de cada actividad del día, pero es algo que debe hacerse o por lo menos intentarse. Esto es serio, porque se habla de objetivos que deben cumplirse.
Pero despreocúpate, que no hay razón para volverse loco, siempre que administres bien el tiempo.
¿Qué es la gestión de tiempo?
Pero, ¿qué es exactamente la gestión de tiempo?, te preguntarás con toda la razón del mundo. Es la técnica de planear y dar dirección al uso de tiempo de manera consciente; encaminándolo a realizar tareas concretas de una forma eficiente, inteligente y controlada.
Es un ejercicio para lograr un equilibrio y aumentar la productividad.
¿Qué pasa cuando administro mal el tiempo?
Imagina que tienes que entregar el reporte del mes, y por estar en actividades que no son de tu área, te atrasas. Por lo tanto, te ves en la obligación de realizar dicha tarea a toda prisa y así poder entregarlo a tiempo.
Sí, la falta de planeación, de control de tiempo y dar prioridad a los que no lo es, trae consecuencias:
- Plazos no cumplidos
- La calidad del trabajo disminuye de forma considerable
- Aumento del estrés
- El prestigio profesional se ve mermado
- Se produce una inestabilidad laboral (¿se lograrán las metas?)
- El flujo de trabajo es ineficiente
- Baja la productividad
- Existen perdida de tiempo
- Distracciones constantes
- Se termina por poner énfasis en la velocidad y no en calidad del trabajo
Qué beneficios existen cuando hay una buena gestión de tiempo dentro de la oficina
Los esfuerzos siempre se ven recompensados, y con la administración de tiempo es igual. Tener la disciplina para planear y controlar el uso de las horas, te beneficiará en diversas maneras.
1.- No hay retrasos en los plazos para entregar trabajos
¿Por qué sucede esto?, bueno, cuando ya tienes un horario para cada tarea, tu cerebro también se programa para cumplir con el lapso de tiempo. Es cuando se pueden cumplir con los plazos establecidos.
2.- La calidad del trabajo mejora
Saber priorizar es un aspecto significativo de la gestión de tiempo, puesto que trae como consecuencia mayor concentración al realizar las tareas que llevarán a conseguir el objetivo de la empresa.
Al priorizar, es sencillo dejar lo mejor en cada actividad.
3.- Aumenta la productividad
Si te dedicas a actividades que no son prioridad o ni siquiera son importantes, la productividad bajará. Por el contrario, cuando sabes que tareas sí importan y te centras en ellas, la jornada de trabajo será más provechosa.
4.- Reduce el estrés
Si mantienes una buena gestión de tiempo, por lo tanto, una planeación de tus actividades, no tendrás una saturación de trabajo, ni verás como se llena la pizarra de tareas y proyectos que no terminarás a tiempo. En consecuencia, el estrés disminuirá.
5.- Aumenta la posibilidad de crecer dentro del ámbito de trabajo
Ofrecer una mejor calidad de trabajo, un aumento en la productividad, ser eficiente y entregar los trabajos a tiempo, te dará notoriedad y posibilidades de crecimiento.
6.- Evitas repeticiones
Un buen control hace que no inviertas tiempo en volver a realizar tareas a causa de errores; es decir, a mayor concentración las tareas salen como deben ser a la primera.
7.- No desperdicias tiempo
Al tener el día planeado no pierdes tiempo en ver qué otra cosa debes hacer. Tienes un horario para cada tarea, por lo tanto, sabes que se debe terminar sí o sí. No hay lugar para distracciones.
Qué puedes hacer para tener un mejor control de tu tiempo
La administración de tiempo no es cuestión de erudición, la realidad es que cualquier persona con disciplina y ganas, puede hacerlo.
En otras palabras, siempre se puede aprender a gestionar el tiempo.
Por eso, aquí te dejo 5 consejos que te ayudarán a tener dominio de las horas:
1.- Planificación
El desorden trae incertidumbre, en cambio, si se hace un espacio para planear el día, para colocar un horario para cada actividad, todo cambia.
Todo fluye, además, se puede tener una vista panorámica de todo lo que hay que hacer lo que te llevará a que tus decisiones sean más consientes, más inteligentes.
2.- Prioridades
¿Todas tus actividades son importantes?, no lo creo. El priorizar te abre los ojos a distinguir que tareas son realmente importantes o cuales son urgentes.
Te das cuenta que puedes postergar ciertas actividades y no pasa nada, poniendo así atención a lo que traerá resultados.
3.- No te satures de actividades
Una cosa a la vez, ya conoces el dicho: el que mucho abarca poco aprieta. Concéntrate en una sola actividad y termínala, solo entonces empieza otra, verás que avanzas con mas facilidad y te distraes menos.
4.- Planea la distracción
Sí, leíste bien, las distracciones van a estar ahí acechando, entonces, para ganarles la batalla, asigna un horario para checar tus redes sociales, contestar los mensajes de tu celular, correo personal, etc.
Esto evitará que te veas tentado a interrumpir tu trabajo a cada momento.
5.- Software para administrar el tiempo
¿Quieres tener una buena gestión de tiempo dentro de la oficina?, entonces, un software se vuelve una excelente herramienta ya que te permite planear, hacer registros, controlar tareas, checar horarios, ver el tiempo invertido en cada actividad, etc.
Finalmente, la gestión de tiempo te asegura efectividad, un aumento de productividad, mejor control y la posibilidad de tomar decisiones más inteligentes. Para ello es preciso saber implementar herramientas y practicas que te lleven a manejar el tiempo en tu oficina de la mejor manera.
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