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Nómina y RRHH: ¿Es realmente el departamento de nómina responsabilidad de RRHH?

El día de hoy hablaremos de la relación entre nómina y rrhh ¿dónde ubicar la gestión de nómina?, siempre habrá dilema sobre cuál debería ser el departamento de nómina encargado; mientras unos argumenten que el área de finanza debe hacerse cargo, otros tantos apoyan el hecho de que es la nómina responsabilidad de RRHH. Algunos más dicen que es una tarea de ambos departamentos; sin embargo, la verdadera pregunta es si realmente importa determinar quién debe ser el encargado, o quizá cuestionarse más en sus procesos y su adecuada ejecución.

 

Al día de hoy la discusión sobre quién debe ser el responsable continua, ya que además de abarcar las finanzas y el flujo de efectivo, también existe gestión de los empleados; y es precisamente esta dualidad la que hace que sus procesos en muchas ocasiones no puedan ser direccionado a un área específica. Nadie niega la importancia de la administración de la nómina, pero en muchas ocasiones cuesta ubicarla dentro de la empresa.

 

¿Nómina y RRHH?

 

Por otra parte, los que están a favor de que nómina y rrhh estén en el mismo departamento argumentan que los que gestionan el talento de una empresa tiene una mejor comprensión y mayor sensibilidad del procesamiento de la nómina, debido a los problemas que surgen si su proceso no está adecuado o no está a tiempo.

Además, los que trabajan en recursos humanos saben cómo manejar ese tipo de información pues tienen experiencia, ya que todos los datos de esta actividad son confidenciales.

 

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Lo que sucede es que algunos encargados de las empresas consideran que precisamente al llevar información confidencial y financiera, la nómina debe permanecer dentro de RRHH, ya que también pueden solucionar las dudas y situaciones que los mismos trabajadores pudieran tener con respecto a este tema. Además, es responsable de la mayor parte de los elementos procesados ​​en la nómina, como salario, bonificaciones, deducciones, entre otras.

 

Es verdad que la nómina también son finanzas y cuentas precisas, pero en su raíz es un trato con las personas, debido a que los trabajadores esperan un pago en tiempo y forma. Por lo tanto, si consideramos que el departamento de recursos humanos se encarga de gestionar a los empleados, podemos pensar que tiene la preparación y capacidad para tratar las preguntas y los problemas que surgen de la nómina.

Situaciones concretas como la contratación, el despido, los aumentos salariales, las deducciones de beneficios, días vacacionales, bonificaciones, entre otras son vistas y tratadas en RRHH. Es decir, en su mayoría los problemas que puedan presentarse con la nómina, los encargados de este departamento lo solucionan. Es por eso que algunos lo consideran como el departamento de nómina.

 

¿Nómina en departamento de finanzas?

Por otro lado, están los del bando financiero, aquellos que les parece más lógico que la nómina este dentro del departamento de finanzas. Al mismo tiempo, es necesario que quien la realice conozca de contabilidad, haga cálculos, sepa de normas fiscales y sus consecuencias en caso de incumplirlas, es decir, tener una detallada y precisa la legislación fiscal.

Se puede decir, a favor del área de finanzas, que la nómina está mejor posicionada dentro de la función financiera porque, después de todo, los profesionales de recursos humanos no están capacitados como contadores.

 

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Además, habrá quien argumente que la nómina pertenece al área de finanzas, puesto que representa el gasto más grande para la mayoría de las organizaciones y, por lo tanto, las conciliaciones y el cumplimiento tributario son vitales para la salud financiera de la empresa. Por lo tanto, parece lógico que sean ellos quienes lo manejen.

 

Dado que las opiniones son encontradas y fuertes sobre el posicionamiento del departamento de nómina y continúan generando discusión, la pregunta sigue siendo si realmente importa dónde se ubica los procesos de esta actividad. Quizás no haya una respuesta correcta o incorrecta y que el posicionamiento de la nómina y rrhh dependa de la empresa a la que atiende.

 

Mientras tanto, la realidad dentro de las organizaciones es que la gestión de la nómina no termina de pertenecer ni a uno u otro departamento, y que las opiniones realmente están divididas. Al mismo tiempo, nadie niega que exista un vínculo estrecho con ambas áreas.

 

Es posible que esta división lo que nos esté diciendo es que quizá la nómina debe estar entre ambos departamentos, puesto que la diferenciación de esta gestión se vuelve complicada.

 

Por otra parte, siempre habrá una pequeña fracción de personas que opine que lo mejor es llevar la administración de la nómina con terceros. Pero, ¿por qué sacar la información confidencial de la empresa si dentro existe personal capacitado para llevarla a cabo?

 

Quizá la pregunta debería estar orientada a los procesos que se tiene para realizarla, a cuestionarse si podrán mejorarse, a considerar implementar sistemas especializados, software que se encarguen de ser un soporte para la gestión de esta tarea.

Sin importar que sea RRHH o finanzas el departamento de nómina, o si ambos lo hacen, se pueda apoyar de un sistema basado en la nube que haga que las actividades sean confiables, seguras, automatizadas, cumpliendo con las normas fiscales. Además que minimicen errores, ahorren tiempo y costos.

 

En este sentido, está Employee Central Payroll, un software que te da todas esas ventajas y hace que la gestión de la  nómina se realice de forma efectiva, con las herramientas necesarias.

 

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No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con el módulo de Employee Central Payroll de SAP SuccessFactors puedes pagar la nómina de los empleados. ¿Quieres saber más sobre estos módulos? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software que te permite hacer tu nómina digital.

 

 

PayNext | SAP SuccessFactors Payroll | Software de Nómina

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Factores a tener en cuenta al pagar la nómina de los empleados

El pago de nómina de los empleados es un proceso delicado y debe ponerse atención a cada detalle, el incumplimiento o malos procesos además de generar insatisfacción laboral, pueden llevar a la empresa a infringir cuestiones fiscales. Para tener una nómina adecuada y que las empresas estén seguras que lo han hecho bien, existen una serie de puntos que deben considerar en su gestión. De esta manera se está asegurando que los trabajadores reciben el pago por su trabajo y que la empresa cumple con sus obligaciones.

 

Aspectos a considerar al pagar la nómina de los empleados

 

No solo se trata de pagar la nómina, también de llevar una buena administración de sus procedimientos, de los cálculos, las cuestiones fiscales, entre otros aspectos que deben considerarse para que todo el proceso pueda hacerse en confianza y seguridad.

 

Considera las leyes fiscales. Un punto muy importante es mantenerse al día con los cambios en las normas legales con respecto a los impuestos, y en general todo lo relacionado con los temas laborales a fin de que los trabajadores hagan validos sus derechos, por ejemplo, el subsidio del empleo

cuando así lo ameritan. Al mismo tiempo, cuando una empresa está actualizada con sus obligaciones evita sanciones debido a la omisión o malos cálculos en impuestos y otras obligaciones.

Para poder cumplir con este paso a cabalidad es necesario que se cuente con personal a cargo que esté experimentado, que tenga la capacidad de cumplir con todo los pasos; además de esto, contar con un software de nómina que funcione como base y soporte de la gestión de las actividades, esto es garantía para las organizaciones.

 

 

Cumplimiento de política internas. Hablamos de que a final de mes la empresa entregue al trabajador los incentivos, bonificaciones, prestaciones y más beneficios que hayan acordado. Este tipo de bonos no están escrito en la ley, pero es un acuerdo establecido entre empleados y dueños.

 

Resguardo de los datos. Para realizar la nómina es necesario información confidencial de los empleados y de la empresa, y es importante que se mantenga a salvo y protegida. Es por eso que los encargados de hacerla deben ser personas confiables.

Por otro lado, una manera de tener todos los datos a resguardados es hacer la nómina de los empleados a través de un sistema de gestión de nómina, ya que solo las personas a quienes se les ha asignado el acceso pueden ver la información. Asimismo, el software mismo tiene un sistema de seguridad que guarda los datos de la empresa.

 

Calidad. Hay que establecer procesos que permitan tener la nómina a tiempo,  procedimientos de calidad que aseguren la reducción de errores, así como de retrasos. Asimismo, es súper importante cumplir con las fechas que se han acordado para el día de pago.

 

Pago oportunidad de las obligaciones de seguridad social. Es necesario que la empresa cumpla en tiempo y forma con sus obligaciones de seguridad social así como aquellas cuestiones que se consideran fiscales. Este punto por extraño que parezca no es tomado en serio por las organizaciones, lo que hace que quede en el abismo un tema delicado y esencial para el trabajador.

 

 

Estos aspectos también están implicados dentro de los procesos de nómina, además, si no son cumplidos a tiempo es posible que tanto los empleados como sus familias se vean afectadas seriamente.

La importancia de conocer los procesos de la gestión de nómina

 

​Además de tener encargados capacitados de llevar la gestión de la nómina, y que estén al día con las cuestiones fiscales y reglamentación, es necesario que la plantilla de trabajadores en general entiendan cómo es el proceso de su pago.

 

Quiero decir que cuando se conoce el desglose del pago, sobre todo el cómo y por qué se les descuenta, o de qué es el abono que les llega, entre otras cuestiones, se está dando seguridad en los empleados. Además genera tranquilidad y confianza, en general, hay satisfacción laboral.

 

Por otro lado, es esencial que se tengan conocimiento de las prestaciones sociales y su manejo dentro de la nómina. Son aspectos que deben cumplirse en tiempo y forma, poder realizar su manejo de manera adecuada protege a la empresa de posibles demandas o sanciones. Contar con un software de nómina ayuda enormemente para poder estar al día en estos datos, así como la automatización de los cálculos y pagar la nómina sin retrasos.

 

Por último, debe pagarse de manera correcta las liquidaciones, cuando un empleado termina el contrato laboral, realizar el cálculo de las obligaciones pendientes, de esta manera estará previendo posibles demandas por incumplimiento.

Así que ya sabe, la nómina además de requerir personas experimentadas, también necesita de un sistema que la respalde, y que dé las herramientas necesarias para poder llevar cada paso con seguridad y confianza.

 

Con Employee Central Payroll  tiene las herramientas para gestionar la nómina en confianza, automatizada y con seguridad que cumplirá con todas las normas fiscales actuales.

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