El pago de nómina de los empleados es un proceso delicado y debe ponerse atención a cada detalle, el incumplimiento o malos procesos además de generar insatisfacción laboral, pueden llevar a la empresa a infringir cuestiones fiscales. Para tener una nómina adecuada y que las empresas estén seguras que lo han hecho bien, existen una serie de puntos que deben considerar en su gestión. De esta manera se está asegurando que los trabajadores reciben el pago por su trabajo y que la empresa cumple con sus obligaciones.
Aspectos a considerar al pagar la nómina de los empleados
No solo se trata de pagar la nómina, también de llevar una buena administración de sus procedimientos, de los cálculos, las cuestiones fiscales, entre otros aspectos que deben considerarse para que todo el proceso pueda hacerse en confianza y seguridad.
Considera las leyes fiscales. Un punto muy importante es mantenerse al día con los cambios en las normas legales con respecto a los impuestos, y en general todo lo relacionado con los temas laborales a fin de que los trabajadores hagan validos sus derechos, por ejemplo, el subsidio del empleo
cuando así lo ameritan. Al mismo tiempo, cuando una empresa está actualizada con sus obligaciones evita sanciones debido a la omisión o malos cálculos en impuestos y otras obligaciones.
Para poder cumplir con este paso a cabalidad es necesario que se cuente con personal a cargo que esté experimentado, que tenga la capacidad de cumplir con todo los pasos; además de esto, contar con un software de nómina que funcione como base y soporte de la gestión de las actividades, esto es garantía para las organizaciones.
Cumplimiento de política internas. Hablamos de que a final de mes la empresa entregue al trabajador los incentivos, bonificaciones, prestaciones y más beneficios que hayan acordado. Este tipo de bonos no están escrito en la ley, pero es un acuerdo establecido entre empleados y dueños.
Resguardo de los datos. Para realizar la nómina es necesario información confidencial de los empleados y de la empresa, y es importante que se mantenga a salvo y protegida. Es por eso que los encargados de hacerla deben ser personas confiables.
Por otro lado, una manera de tener todos los datos a resguardados es hacer la nómina de los empleados a través de un sistema de gestión de nómina, ya que solo las personas a quienes se les ha asignado el acceso pueden ver la información. Asimismo, el software mismo tiene un sistema de seguridad que guarda los datos de la empresa.
Calidad. Hay que establecer procesos que permitan tener la nómina a tiempo, procedimientos de calidad que aseguren la reducción de errores, así como de retrasos. Asimismo, es súper importante cumplir con las fechas que se han acordado para el día de pago.
Pago oportunidad de las obligaciones de seguridad social. Es necesario que la empresa cumpla en tiempo y forma con sus obligaciones de seguridad social así como aquellas cuestiones que se consideran fiscales. Este punto por extraño que parezca no es tomado en serio por las organizaciones, lo que hace que quede en el abismo un tema delicado y esencial para el trabajador.
Estos aspectos también están implicados dentro de los procesos de nómina, además, si no son cumplidos a tiempo es posible que tanto los empleados como sus familias se vean afectadas seriamente.
La importancia de conocer los procesos de la gestión de nómina
Además de tener encargados capacitados de llevar la gestión de la nómina, y que estén al día con las cuestiones fiscales y reglamentación, es necesario que la plantilla de trabajadores en general entiendan cómo es el proceso de su pago.
Quiero decir que cuando se conoce el desglose del pago, sobre todo el cómo y por qué se les descuenta, o de qué es el abono que les llega, entre otras cuestiones, se está dando seguridad en los empleados. Además genera tranquilidad y confianza, en general, hay satisfacción laboral.
Por otro lado, es esencial que se tengan conocimiento de las prestaciones sociales y su manejo dentro de la nómina. Son aspectos que deben cumplirse en tiempo y forma, poder realizar su manejo de manera adecuada protege a la empresa de posibles demandas o sanciones. Contar con un software de nómina ayuda enormemente para poder estar al día en estos datos, así como la automatización de los cálculos y pagar la nómina sin retrasos.
Por último, debe pagarse de manera correcta las liquidaciones, cuando un empleado termina el contrato laboral, realizar el cálculo de las obligaciones pendientes, de esta manera estará previendo posibles demandas por incumplimiento.
Así que ya sabe, la nómina además de requerir personas experimentadas, también necesita de un sistema que la respalde, y que dé las herramientas necesarias para poder llevar cada paso con seguridad y confianza.
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