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Control de asistencia con acceso biométrico: 6 ventajas

¿Está tu empresa controlando la asistencia de los empleados con tarjetas, barreras y torniquetes de acceso? Una empresa en crecimiento siempre necesita más: más clientes, más recursos y más personal. Llevar un control de asistencia con acceso biométrico sobre a qué hora entran y salen los empleados no solamente es importante para garantizar la seguridad de tu gente sino también para remunerar de forma transparente pero, aferrarte a mecanismos de control obsoletos solo puede traerte dos cosas: retrasos y problemas.

Los sistemas de control de acceso han evolucionado en los últimos años gracias a los avances de la tecnología. Las tarjetas o torniquetes de acceso que comúnmente veíamos en las empresas han sido sustituidos por sistemas de control de asistencia con acceso biométrico, que además de aportar más seguridad y fiabilidad son mucho más fáciles de utilizar.

¿Te gustaría mejorar el control de asistencia del personal? Entonces este material es para ti. Porque te explicamos 6 ventajas del control de asistencia con acceso biométrico que puede ayudarte a despejar dudas e incluso animarte a tomar la decisión de despedirte para siempre de las tarjetas y torniquetes de acceso.

¿Cómo funciona un control de acceso biométrico?

Un sistema de control de asistencia con acceso biométrico es una tecnología que se basa en métodos matemáticos para el reconocimiento único de los humanos. Es decir, utiliza rasgos físicos o de comportamiento para identificar a las personas y en este caso es la huella dactilar, la retina o los rasgos faciales.

De esta manera, las empresas pueden restringir el acceso de personas de manera selectiva a sus instalaciones y gestionar los horarios laborales de los empleados con mayor facilidad ya que las características con intransferibles.

6 Ventajas del control de asistencia con acceso biométrico

Son muchas las ventajas que presenta la biometría aplicada al control de acceso con respecto a otras alternativas. Veamos las 6 ventajas más importantes:

Permite fortalecer la seguridad de la empresa

La seguridad de los recursos de tu empresa es importante así como también el bienestar de todos los que día a día trabajan en ella. Sin un sistema de control de asistencia con acceso biométrico los trabajadores pueden perder llaves o tarjetas de entrada que pueden ser duplicadas fácilmente y esto supone un gran riesgo para la organización.

Con un sistema de este tipo se evita correr estos riesgos así como también ahorrar costos de duplicados y trámites de gestión.

Es un sistema fácil de configurar

Se puede instalar con facilidad sin que suponga un retraso de las actividades de recursos humanos ni del resto de los departamentos.

Fácil acceso

Los controles de asistencia con acceso biométrico tienen grandes cualidades que el resto de sistemas de asistencia no pueden igualar: son 100% seguros (ningún empleado podrá hacerse pasar por otro), son fáciles de utilizar (solo deben poner su huella para acceder) y además no supone un problema con respecto a contraseñas o PIN, puesto que solo se necesitará a la persona para acceder a las instalaciones.

Proporciona una mayor control de entradas y salidas

Una empresa bien organizada está encaminada al éxito y esto aplica para absolutamente todo: la forma en la que desarrolla sus procesos, la manera en la que contrata a sus empleados e incluso los controles que tengan sobre las personas que entran y salen de las oficinas.

Tener un sistema de control de asistencia ayuda a las empresas a conocer y tener datos certeros sobre quien entra y sale de sus instalaciones, obteniendo un mayor control sobre las personas que están dentro sin que suponga costes extras.

Asimismo, este tipo de sistema recoge toda la información asociada a las entradas y salidas del personal y llevar un seguimiento de las faltas o retrasos de los empleados de una forma mucho más exacta y confiable que permiten a los responsables de recursos humanos estar atentos a posibles fallas o conductas indisciplinarias de los empleados que puedan afectar el logro de los objetivos empresariales.

Es un mecanismo muy sencillo de utilizar

Otra de las ventajas del control de asistencia con acceso biométrico es que es un sistema muy fácil de utilizar así que no tienes que preocuparte por ningún tipo de problema asociado a la adopción o resistencia al cambio. Tus empleados solo tendrán que poner su huella al entrar a la empresa y listo. Además, es una alternativa fiable, seguro y de buen rendimiento.

Ahorro de dinero y bajo costo

Un sistema de control de asistencia con acceso biométrico puede ayudar a tu departamento de recursos humanos a optimizar el presupuesto de salarios y compensaciones para los empleados gracias a que les brinda la información necesaria para distribuirlo equitativamente. Con este sistema podrás ahorrar dinero gracias a que permite remunerar al empleado por el tiempo trabajado de una forma justa, equitativa y transparente.

Además, este tipo de sistemas pueden adquirirse actualmente a un costo relativamente bajo que solo pagas una vez. El único coste que ocasiona es el del mantenimiento de la base de datos.

Si aún no cuentas un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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PayNext | Time And Attendance by Workforce

Software de asistencia y puntualidad - 09/27/2018

por que es importante llevar un control de asistencia del personal

Por qué es importante llevar un control de asistencia del personal

Una de las actividades esenciales que los gerentes o departamentos de recursos humanos necesitan realizar para llevar un máximo control de sus trabajadores y de las operaciones generales de la empresa es el control de asistencia. Marcar una tarjeta todos los días, anotar la hora de llegada o anunciarse cuando digan su nombre son algunos de los mecanismos utilizados para saber si un empleado está o no cumpliendo sus horas de trabajo. Pero, ¿Qué tan importante es el control de asistencia del personal para una empresa? En este artículo te lo contamos.

La primera función de un control de asistencia es básica: saber cuando un empleado entra o sale de la empresa. Los empleadores necesitan saber qué colaboradores están trabajando, cuándo y todo lo relacionado el tiempo dentro de oficina.

La otra razón es porque los empleadores tienen que considerar el costo del ausentismo el cuál aunque no lo parezca, tiene un impacto mayor que el costo de los salarios y beneficios; recopilar los datos de asistencia permite ir más allá de conocer la cantidad de horas que los empleados trabajan, comprender las necesidades laborales, las tendencias de vacaciones y tener una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.

Con un control de asistencia bien desarrollado los gerentes pueden conocer con certeza el monto exacto de los costos indirectos de la empresa como, por ejemplo: la rotación de personal, productividad perdida, volumen de negocios, reentrenamiento, programación, etc. y así, detectar las fallas que pudieran existir, optimizar el presupuesto de recursos humanos, etc.

Ahora, veamos con mayor detalle otras razones por las que es importante llevar un control de asistencia del personal:

Importancia de llevar un control de asistencia del personal:

Define un horario para todos

Si bien, los millenials y las nuevas generaciones de empleados han demostrado el poder de la autonomía en el trabajo. Sin embargo, para que una empresa sea exitosa debe ser ordenada y controlar todos sus procesos, entre esos el horario de entrada y salida de cada colaborador. Establecer un horario para todos permite que tus empleados sean conscientes de que deben cumplir sus funciones dentro de ese tiempo, ser más productivos y responsables con la empresa.

Mayor orden en la nómina

Disponer de un control de asistencia ayuda a calcular de forma ágil y exacta si los empleados cumplen con las horas pautadas y así, pagar de acuerdo a las horas trabajadas. Esto también es importante cuando se trabaja con distintos tipos de horas laborales: extras, nocturnas, festivos, etc.

control de asistencia del personal

Permite recopilar información valiosa

Monitorear la asistencia de los empleados permite a las empresas obtener y recopilar información con la que pueden hacer un seguimiento más profundo como, por ejemplo: verificar qué empleados tienen más ausencias injustificadas, qué empleados tienen retrasos constantes, etc. y así tomar decisiones de contratación importantes para la empresa, detectar necesidades laborales en los empleados e idear planes que permitan aumentar la productividad y generar mayores ganancias.

Cuando se monitorea la asistencia de los empleados debe seguirse la premisa de que los empleados que están a tiempo son los más están preparados para cumplir con sus deberes y por ende, los que cumplirán con todas sus tareas diarias.

Ayuda a establecer beneficios especiales objetivamente

Cuando hablamos de ofrecer beneficios especiales para empleados, un aspecto que debe garantizarse es la objetividad y transparencia en el proceso. ¿Cómo son evaluados los bonos e incentivos de tus trabajadores? Llevar un control de asistencia permite ser objetivo en la evaluación del empleado, con estos datos podrás dar beneficios adicionales a la puntualidad de los empleados o que trabajen más horas de las pautadas, así fortalecer la relación laboral y fomentar el compromiso.

¿Cuáles son los tipos de informes de asistencia de empleados?

Anotar la hora de llegada y salida de cada empleado en un folio todos los días es cosa del pasado. Hoy día las empresas cuentan con tecnologías que permiten rastrear la asistencia, recopilar la información y crear informes fácilmente como, por ejemplo, un software de asistencia.

Con este tipo de herramientas los gerentes o responsables de recursos humanos pueden crear informes de diferentes tipos como, por ejemplo,

Timecard: rastrea los patrones de entrada y salida de los empleados, excepciones, ediciones de los supervisores
Programación: revisión de los horarios de trabajo de los empleados, cobertura de turnos, comparación de horas reales / programadas
Gestión de la mano de obra: recopilación de excepciones específicas, beneficios, salarios, datos históricos
Seguimiento de costos: moneda, horas, pago histórico, pago bruto.
Previsiones presupuestarias: seguimiento del presupuesto laboral y planificación
Crear informes personalizados de acuerdo a las necesidades laborales y de nómina de la compañía.

Otra de las grandes ventajas de este tipo de herramientas es que incluyen módulos personalizados en los que puedes incluir excepciones o tratamientos especiales para ciertos empleados como por ejemplo aquellos empleados que trabajan ciertos días desde casa o aquellos que básicamente desarrollan su labor fuera de oficina.

Si aún no cuentas con un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP Time And Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus colaboradores integrado de manera perfecta con tu nómina.

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de puntualidad podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time And Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos desde cualquier lugar.

¿Quieres saber más sobre el nuevo módulo de Time And Attendance de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

PayNext | Time And Attendance by Workforce

Software de asistencia y puntualidad / Software de RH - 09/06/2018

Puntualidad de los empleados en la empresa

No hay nada más frustrante para un gerente o dueño de negocio que un empleado llegue constantemente tarde al trabajo. Cuando un empleado llega tarde a su puesto de trabajo, retrasa el trabajo de los demás compañeros y de la empresa en general, interrumpe el equilibrio del negocio y además, no es justo para el resto de los compañeros de trabajo. Si bien, podríamos decir que llegar tarde es muchas veces una cuestión inevitable que puede ocurrir por un sinfín de circunstancias; sin embargo, como responsable de recursos humanos es importante que intervengas y pongas orden en la puntualidad de los empleados con un software de control de puntualidad, ¿Sabes cómo hacerlo? En este artículo te lo enseñamos.

Es normal que sientas un poco de incertidumbre y hasta un poco de vergüenza manejar este los temas de puntualidad en tu empresa, ya que muchas veces este asunto puede traer incomodidades tanto para tu departamento como para los colaboradores, pero la impuntualidad es algo que debe detenerse a tiempo ya que cuesta dinero al negocio.

Por eso, en esta ocasión en Paynext hemos preparado un listado con 7 tips y consejos para mejorar la puntualidad de los empleados de forma inteligente y sencilla. ¿Estás preparado? Veamos…

Puntualidad de los empleados en la empresa

Comienza dando el ejemplo para lograr la puntualidad de los empleados

Si, este primer consejo puede que parezca un poco básico pero es importante ya que muchos líderes de recursos humanos o gerentes de negocio cometen el error de exigir a sus empleados puntualidad mientras que ellos son los primeros en llegar tarde todos los días a la oficina.

Comienza dando el ejemplo, no exijas algo que ni tú mismo practicas. Sabemos que tu puesto de trabajo y responsabilidades muchas veces exigen actividades fuera de oficina y tengas la oportunidad de ser un poco más flexible con tu horario de trabajo, pero siempre que puedas procura llegar a tiempo para así dar el ejemplo y demostrar a tus colaboradores el valor que tiene la puntualidad para ti.

Reúnete con tus empleados y discute el tiempo de llegada esperado para todos

Cuando se trata de horarios de trabajo y de oficina es importante que todos los colaboradores tengan muy en claro la misma información. Por eso, es recomendable que lleves a cabo una reunión con tus empleados y discutas con ellos el horario establecido por la oficina, explícales la importancia de su trabajo y las consecuencias que trae para la empresa el hecho de que un empleado llegue tarde, repasa diferentes escenarios, enséñales tips para llegar temprano, etc.

Conoce lo que les motiva

Una buena forma de lograr que todos tus colaboradores lleguen a tiempo a la oficina es conociendo lo que les motiva e ideando estrategias a partir de esa información.

Por ejemplo, si tus empleados son amantes del café puedes coordinar para que todos los días esté disponible café recién hecho en el área de cafetería y ofrecer café a aquellos empleados que lleguen a tiempo.

Otra idea podría ser organizar un sorteo el último día de cada mes para los empleados que llegaron a tiempo al trabajo todos los días en el que puedan ganar incentivos como horas extras pagadas, días de vacación adicional, pases para el cine, posibilidad de trabajar desde casa una vez a la semana, etc.

Investiga las causas del porqué tus empleados llegan tarde

Antes de regañar a un empleado porque ha llegado tarde a su trabajo, ¿Qué te parece investigar a profundidad que podría estar pasando?

Es cierto que los empleados que odian su trabajo con claramente ineficientes y propensos a llegar tarde todos los días, pero si un día comienzas a notar que un empleado está llegando tarde todos los días es momento de buscar la causa de la tardanza:

¿Baja moral? Conversa cómo se siente con respecto a su trabajo.

¿Aburrido de su trabajo? Proponle nuevos retos.

¿Problemas en el tráfico? Investiguen nuevas rutas de acceso juntos.

Son muchas las formas en las que puedes ayudar así que vale la pena intentar ayudar lo mejor que puedas.

Recompensa la puntualidad

Está bien acercarte a un empleado cuando llega tarde pero, ¿Qué pasa con aquellos que son perfectamente puntuales? Acá puede hacerse algo al respecto también.

Reconoce la puntualidad de tus empleados, hazles saber que notas su esfuerzo y compromiso con la empresa, un par de palabras amables y de agradecimiento pueden ser el catalizador que necesita un empleado para continuar siendo puntual y eficiente.

Es también válido un poco de disciplina

Lamentablemente, es común que algunos responsables de recursos humanos tengan que lidiar con colaboradores irresponsables que no les importa aparecer a tiempo al trabajo; así que para estos casos de emergencia en donde las tácticas blandas ya no son suficientes te recomendamos usar la disciplina y mostrar tu lado estricto.

Estas medidas disciplinarias deben aplicarse con el empleado que ha cometido la falta y no con todo tu personal. Algunas ideas de medidas disciplinarias podrían ser:

Emitir una advertencia verbal
Emitir una advertencia o llamado de atención por escrito
Eliminar sus bonificaciones
Como último recurso, despedir al colaborador.

Monitorea la llegada de tus empleados

Otro tip para mejorar la puntualidad de tus empleados es apoyarte en la tecnología para monitorear su llegada a la oficina.

Hoy día puedes encontrar un montón de soluciones tecnológicas o software de control de puntualidad diseñados especialmente para automatizar el control de la asistencia de los colaboradores y mejorar el rendimiento de la fuerza laboral en general como por ejemplo el Time And Attendance by Workforce de SuccessFactors.

Esta nueva funcionalidad de SAP SuccessFactors es un solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de puntualidad podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos desde cualquier lugar y revisar el workforce time and attendance.

¿Quieres saber más sobre el nuevo módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors? Solicita una Demo, es completamente gratuita y además, te permitirá observar la solución en escenarios reales y similares a los de tu empresa.