¿Qué tan puntuales están siendo tus empleados? Tener empleados impuntuales es un verdadero dolor de cabeza para cualquier empresa. La asistencia y puntualidad es crítica en el ámbito laboral, sobre todo para aquellos trabajos orientados al cliente. La mala asistencia socava la moral de los empleados, cuesta dinero, requiere tiempo y reduce el compromiso.

Si bien, algunos empleados vienen con malos hábitos y son impuntuales por naturaleza. Sin embargo, siempre hay algo que como empleador puedes hacer para fomentar la asistencia y tomar acciones que te permitan mantener la asistencia bajo control.

En esta publicación te enseñamos algunos consejos para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados en el trabajo.

5 consejos para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados

Tal como mencionamos anteriormente, la asistencia y puntualidad de los empleados  es crítica para el orden y éxito de cualquier empresa, sobre todo cuando el trabajo de un empleado depende del trabajo del empleado anterior en trabajos tales como la fabricación o el ensamblaje de productos.

Los maestros, especialistas en atención al cliente, proveedores de asistencia técnica, profesionales de la salud y otros empleados de servicio directo son ejemplos de empleados que tienen estaciones de trabajo que los empleados deben contratar diariamente. De lo contrario, los empleadores no pueden programar y encontrar reemplazos de personal para hacer su trabajo.

Esta asistencia incluye la llegada oportuna a su estación de trabajo también. Por ejemplo, si una enfermera llega tarde al trabajo en la unidad de cuidados intensivos, la enfermera del turno anterior no puede irse a su casa para un descanso bien merecido. Si se espera que un empleado cuente con una estación intermedia en una línea de ensamblaje, uno de los empleados tiene que trabajar en dos estaciones, lo cual es inconveniente e incluso puede poner en peligro al empleado o al empleador para encontrar un reemplazo.

Para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados te proponemos estos 5 consejos:

1. Comprométete a manejar el ausentismo

Una de las cosas más importantes que debes hacer para gestionar correctamente la asistencia y puntualidad de los colaboradores es administrar el ausentismo.

Tus empleados deben ser conscientes del impacto de su ausencia en el lugar de trabajo. Con esto no queremos decirte que cada vez que un empleado falte tengas que darle un discurso y hacerle sentir culpable por haber faltado; de hecho, muchas ausencias son legítimas y necesarias, sino más bien de describir el impacto que la ausencia tuvo en sus compañeros y en el lugar de trabajo en general.

Cuando los empleados toman conciencia de lo importante que es para la empresa el hecho de que asistan puntualmente todos los días, comienzan a pensarlo dos veces antes de ausentarse.

2. Siempre que sea posible, se flexible

Al igual que cualquier otro proceso de recursos humanos, cuando se trata de gestionar la puntualidad de los empleados es necesario ser flexible.

Si un empleado informa que tiene una cita médica a primera hora o alguno de sus hijos está enfermo, puedes proponerle trabajar más tarde o más temprano para recuperar el tiempo, trabajar desde casa, etc.

Esto ayuda a ajustar la mentalidad de los empleados de cumplir con los objetivos que la empresa busca más que cumplir con un horario.

3. Recompensa la buena asistencia

Recompensar o reconocer a tus empleados más puntuales puede marcar la diferencia. Si bien, es normal no querer que las personas sientan que debes pagarles más por hacer por su trabajo. Pero las recompensas por la asistencia positiva ayudan a hacerles saber que aprecias y valoras su compromiso.

4. Penaliza la mala asistencia

Los empleados que tienen buena asistencia y trabajan arduamente son afectados moralmente por aquellos que son impuntuales. Por ello, es importante que proporciones consecuencias en aquellos empleados que llegan tarde constantemente o que tienen un número elevado de ausencias al mes.

La disciplina progresiva es crítica para fomentarla asistencia y puntualidad. A largo plazo, tus empleados más comprometidos lo agradecerán.

5. Apóyate en las tecnologías

Para fomentar la asistencia y puntualidad de los empleados es importante contar con herramientas que te permitan rastrear eficientemente el horario de entrada y salida de las personas como por ejemplo un software de asistencia. Este tipo de sistemas te permiten garantizar que las reglas de tiempo libre sean las mismas para todos los empleados, lo que es importante para el sentido de equidad y justicia en el lugar de trabajo.

Por ejemplo, cuando los empleados se administran en todos los departamentos, debes asegurar que todos reciban el mismo trato y que no existan las excepciones al momento de gestionar las asistencias ya que un tratamiento dispar podría crear problemas con la motivación y el compromiso.

Estas herramientas de gestión de asistencia y puntualidad son importantes para gestionar las ausencias no programadas para las cuales muchos lugares de trabajo tienen problemas con la cobertura laboral.

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A lo largo de nuestras publicaciones en el blog hemos abordado diversos temas sobre cómo lograr que tu empresa sea verdaderamente exitosa. Si bien, la mayoría de los temas que hemos platicado son cuestiones estratégicas que muchas veces, por más sencillo que queramos presentarlo, no dejan de ser sofisticadas y complejas. Pero hoy hemos venido con un tema que es tan sencillo como importante para cualquier organización: la puntualidad en la empresa apoyado de un software de asistencia. Así es, un sistema de control de asistencia que muchas veces es tan subestimado puede ayudarte a controlar el orden en tu organización, garantizar la eficiencia, mejorar la imagen, controlar los gastos, entre otras cosas.

¿Estás controlando la asistencia de tus empleados manualmente? Es momento de dejar de hacer de vigilante en la puerta cada mañana. En este post te explicaremos las ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa. Veamos:

¿Por qué es importante controlar la puntualidad en la empresa con un software de asistencia?

Una persona que llega diez minutos tarde al trabajo cada día habrá perdido unas 44 horas en un año.

Controlar la asistencia y puntualidad en la empresa es importante porque permite evitar la cohesión. La puntualidad de unos contrasta con la impuntualidad de otros y esto puede llegar a desanimar y desmotivar a aquellos trabajadores que se muestran más comprometidos con la empresa.

Por otro lado, controlar la puntualidad permite evitar daños a la imagen de la empresa. Si un empleado es impuntual muestra falta de organización, falta de interés, mala imagen, etc. y cuando los clientes, proveedores o público externo en general comienzan a notar esto, es inevitable que la imagen de la empresa se ve afectada.

Otra de las razones por las que resulta tan importante controlar la asistencia de los empleados es porque afecta directamente la productividad. Por ejemplo, en una reunión de trabajo la falta de puntualidad puede provocar tensiones, retrasos acumulados, pérdidas de ritmo, etc.

Por último, podríamos decir que cuando la impuntualidad comienza a formar parte de la cultura de la empresa favorece la creación de una cultura de retraso. No controlar la puntualidad en la empresa hace que llegar tarde sea algo completamente normal, que el hecho de que un proyecto esté listo a tiempo sea motivo de celebración y que todos aprendan a vivir con el retraso con resignación y paciencia.

4 ventajas de contar con un software de asistencia en la empresa

1. Permite evitar los accesos no autorizados

Una de las claves que garantizan la seguridad tanto de una empresa como de cualquier otro lugar es controlar quien entra y quién sale, sobre todo cuando se cuenta con una plantilla de personas no autorizadas. Con un software de asistencia en la empresa es posible evitar el acceso a aquellas personas que no cuentan con autorización para acceder a las instalaciones y permitir la libre circulación del personal, así como controlar de forma fácil los tiempos de entrada y salida de los empleados.

Todo esto ha permitido que millones de empresas hayan mejorado los procesos y controles de asistencias del personal, los responsables de recursos humanos ya no tienen que hacer de vigilante en la entrada de la oficina para saber a qué hora ha entrado o salido cada trabajador. Toda esta información es registrada en el sistema de forma rápida y segura.

2. Funciona como un sistema adicional de seguridad

Otra de las ventajas que tiene para las empresas contar con un software de asistencia es que puede trabajar como un sistema adicional de seguridad y cuanto mayor seguridad tenga una empresa es mejor, ¿Cierto?

Los sistemas de control de asistencia cada día cuentan con mayor implantación en las empresas, la posibilidad de integrarlos con cualquier sistema de control de accesos permite controlar de manera eficaz la seguridad de la organización.

»También te puede interesar leer: Puntualidad de los empleados en la empresa

3. Ayuda a controlar los derechos de acceso de los empleados

Cada empresa es única y por eso, los nuevos sistemas de asistencia de empleados cuentan con campos configurables y 100% personalizables con los que los profesionales de recursos humanos pueden configurar qué derechos de acceso tienen los empleados.

Con un sistema de este tipo es posible crear grupos e incluso franjas de horario determinadas. Por ejemplo, si tu empresa ha decidido establecer un horario especial durante el mes de diciembre esto puede configurarse en el sistema fácilmente.

4. Ofrece control eficaz del tiempo trabajado

Las empresas que manejan la asistencia de sus empleados manualmente difícilmente pueden monitorear con eficiencia cuantas horas realmente ha laborado un colaborador. Por suerte, los software de asistencia poseen funcionalidades especialmente diseñadas para contabilizar el tiempo trabajado de cada persona.

¿El resultado? Un departamento de recursos humanos sin dolores de cabeza y una nómina muy bien calculada.

El control de asistencia permite contabilizar el tiempo trabajado, las horas extras, las vacaciones, festivos y todas aquellas excepciones que puedan presentarse para así manejar mejor las remuneraciones de los empleados.

Existen diversos sistemas de control de asistencia, según tu empresa podrás escoger la tecnología que más te convenga y mejore tu eficiencia. Si aún no cuentas un sistema de control de asistencia para controlar la puntualidad en la empresa  te invitamos a conocer el nuevo SAP Time and Attendance by Workforce, un software que gestiona la asistencia de tus trabajadores integrado de manera perfecta con tu nómina.

Anímate a incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de Time and Attendance by Workforce de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar.

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¿Qué hacen tus empleados cuando están en la oficina? La mayoría de los empleadores quedan mudos al escuchar esta pregunta y esto es realmente grave. Por regla general, la clave para impulsar un negocio es tener empleados productivos. Contar con trabajadores que sepan sacar el máximo provecho al tiempo dentro de la empresa es un recurso valioso pero, ¿cómo lograr que esto sea posible? Esto es precisamente el tema que platicaremos en esta publicación. A continuación explicaremos cómo un software de gestión de tiempo y asistencia de empleados puede ayudarte a aumentar la productividad en tu empresa.

Beneficios de contar con una herramienta para la gestión de tiempo y asistencia en tu empresa:

• Adiós al trabajo manual

Un sistema de control de asistencia en los empleados permite que tu departamento pueda ser más eficiente y productivo no solo gracias a que deja a un lado el trabajo manual, sino que además aumentará la precisión de tu nómina. Anteriormente, los encargados de nómina pasaban horas ingresando manualmente los detalles de la nómina como hora de llegada de los empleados, asistencia, etc. pero por suerte, esto es cosa del pasado.

Cambiar a estos sistemas permite liberar hasta ocho horas de nómina cada semana. La asistencia de cada empleado se ingresa en una base de datos que va integrada con la nómina y así dejar para siempre el trabajo fuera de línea al mismo tiempo que se garantiza un pago justo y seguro.

 

• Control en tiempo real

¿Qué hacen tus empleados en la oficina? Tal como lo mencionamos anteriormente, la mayoría de los profesionales de recursos humanos suelen quedar sin palabras cuando alguien les hace esta pregunta. En líneas generales, los empleadores suponen que los colaboradores “trabajan” mientras están en la oficina pero en realidad no conocen qué es lo que realmente hacen.

Con una herramienta como un software de gestión de tiempo y asistencia tu departamento de recursos humanos puede ser capaz de saber con precisión cuáles son las actividades de cada empleado dentro de la empresa, desde sus horas de llegada, qué tiempo dedican a cada labor e inasistencias de forma inmediata.

Usando el software de administración del tiempo, las horas del personal son rastreadas en tiempo real. Cada minuto se registra y se envía a la base de datos central. También, permite gestionar rápidamente todo lo que tiene que ver con solicitudes de permiso, días de capacitación, vacaciones, etc.

• Mejores decisiones

Una empresa verdaderamente productiva es aquella que toma decisiones correctas y evita perder el tiempo en asuntos que no le benefician en lo absoluto. Una herramienta de gestión de tiempo y asistencia hace posible que los ejecutivos puedan tomar decisiones con certeza, gracias a que cuentan con datos precisos, actualizados y objetivos con respecto al uso del tiempo laboral con los que pueden detectarse riesgos y oportunidades para un mejor manejo de los recursos humanos y aprovechamiento del tiempo.

Estos sistemas ayudan a administrar el tiempo y tareas diarias de los trabajadores, priorizándolas de acuerdo al nivel de importancia que tenga para la empresa y para el logro de objetivos y metas.

Por ejemplo, si tu departamento de ventas tiene como objetivo aumentar su cartera de clientes lo ideal sería priorizar aquellas actividades que permitan alcanzar dicha meta como por ejemplo: hacer llamadas a clientes, preparar presentaciones, detectar nuevos prospectos, etc.

• Ajustar cuando sea necesario

Una empresa no puede impulsar al 100% su productividad de un día para otro. Es necesario observar, analizar y ajustar los procesos poco a poco para sacar el mejor partido a los recursos con los que se cuenta.

Con un software de gestión de tiempo y asistencia es posible reconocer las áreas de oportunidad, analizar qué hacer y luego realizar los ajustes correspondientes. De esta forma tu empresa podrá ser más productiva y los objetivos se alcanzarán con mayor facilidad.

La idea principal es crear un ambiente laboral productivo, sin presiones ni procesos incómodos que puedan afectar la armonía y percepción de los empleados con respecto a tu trabajo como empleador.

• Supervisión sobre cada tarea

Una empresa que cumple los objetivos que se plantea es una empresa productiva. Por eso, no podemos terminar esta publicación sin hacer mención a cómo un software de gestión de asistencia puede ayudarte a mantener controlado el cumplimiento de los objetivos de tus empleados.

Con este software puedes ser más eficiente a la hora de demandar el cumplimiento de objetivos a tus empleados, ya que reconocerás a ciencia cierta la capacidad de trabajo que tiene cada uno y su compromiso con las metas de la organización.

Otra ventaja de usar el software de seguimiento de tiempo es que puede darles a sus empleados acceso a sus horarios. Tus empleados pueden ser más independientes ya que pueden revisar sus propios horarios, tener más control sobre su programación e incluso, enviar solicitudes de tiempo libre.

Mira por tu ventana. Si hay una fila de empleados malhumorados afuera esperando para marcar un reloj antes de comenzar su turno o marcar en un cuaderno de asistencia su nombre puede que sea el momento de invertir en un software de gestión de asistencia en los empleados  y comenzar a ser verdaderamente productivo.

Si aún no cuentas con un software de asistencia en tu empresa te invitamos a conocer el nuevo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, un software de nómina que ofrece las últimas innovaciones y entrega de servicios en una solución que representa la próxima generación de automatización de nómina.

Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube, ofrecida con seguridad, escalabilidad y flexibilidad. Con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.

Optimiza los RRHH y la nómina de tu empresa para lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos con la ayuda de este software de nómina de SuccessFactors.

¿Te interesa conocer mucho más sobre esta innovación de SuccessFactors? Solicita una Demo de SuccessFactors Payroll. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

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No hay nada más frustrante para un gerente o dueño de negocio que un empleado llegue constantemente tarde al trabajo. Cuando un empleado llega tarde a su puesto de trabajo, retrasa el trabajo de los demás compañeros y de la empresa en general, interrumpe el equilibrio del negocio y además, no es justo para el resto de los compañeros de trabajo. Si bien, podríamos decir que llegar tarde es muchas veces una cuestión inevitable que puede ocurrir por un sinfín de circunstancias; sin embargo, como responsable de recursos humanos es importante que intervengas y pongas orden en la puntualidad de los empleados con un software de control de puntualidad, ¿Sabes cómo hacerlo? En este artículo te lo enseñamos.

Es normal que sientas un poco de incertidumbre y hasta un poco de vergüenza manejar este los temas de puntualidad en tu empresa, ya que muchas veces este asunto puede traer incomodidades tanto para tu departamento como para los colaboradores, pero la impuntualidad es algo que debe detenerse a tiempo ya que cuesta dinero al negocio.

Por eso, en esta ocasión en Paynext hemos preparado un listado con 7 tips y consejos para mejorar la puntualidad de los empleados de forma inteligente y sencilla. ¿Estás preparado? Veamos…

Puntualidad de los empleados en la empresa

1. Comienza dando el ejemplo para lograr la puntualidad de los empleados

Si, este primer consejo puede que parezca un poco básico pero es importante ya que muchos líderes de recursos humanos o gerentes de negocio cometen el error de exigir a sus empleados puntualidad mientras que ellos son los primeros en llegar tarde todos los días a la oficina.

Comienza dando el ejemplo, no exijas algo que ni tú mismo practicas. Sabemos que tu puesto de trabajo y responsabilidades muchas veces exigen actividades fuera de oficina y tengas la oportunidad de ser un poco más flexible con tu horario de trabajo, pero siempre que puedas procura llegar a tiempo para así dar el ejemplo y demostrar a tus colaboradores el valor que tiene la puntualidad para ti.

 

2. Reúnete con tus empleados y discute el tiempo de llegada esperado para todos

Cuando se trata de horarios de trabajo y de oficina es importante que todos los colaboradores tengan muy en claro la misma información. Por eso, es recomendable que lleves a cabo una reunión con tus empleados y discutas con ellos el horario establecido por la oficina, explícales la importancia de su trabajo y las consecuencias que trae para la empresa el hecho de que un empleado llegue tarde, repasa diferentes escenarios, enséñales tips para llegar temprano, etc.

3. Conoce lo que les motiva

Una buena forma de lograr que todos tus colaboradores lleguen a tiempo a la oficina es conociendo lo que les motiva e ideando estrategias a partir de esa información.

Por ejemplo, si tus empleados son amantes del café puedes coordinar para que todos los días esté disponible café recién hecho en el área de cafetería y ofrecer café a aquellos empleados que lleguen a tiempo.

Otra idea podría ser organizar un sorteo el último día de cada mes para los empleados que llegaron a tiempo al trabajo todos los días en el que puedan ganar incentivos como horas extras pagadas, días de vacación adicional, pases para el cine, posibilidad de trabajar desde casa una vez a la semana, etc.

4. Investiga las causas del porqué tus empleados llegan tarde

Antes de regañar a un empleado porque ha llegado tarde a su trabajo, ¿Qué te parece investigar a profundidad que podría estar pasando?

Es cierto que los empleados que odian su trabajo con claramente ineficientes y propensos a llegar tarde todos los días, pero si un día comienzas a notar que un empleado está llegando tarde todos los días es momento de buscar la causa de la tardanza:

¿Baja moral? Conversa cómo se siente con respecto a su trabajo.

¿Aburrido de su trabajo? Proponle nuevos retos.

¿Problemas en el tráfico? Investiguen nuevas rutas de acceso juntos.

Son muchas las formas en las que puedes ayudar así que vale la pena intentar ayudar lo mejor que puedas.

5. Recompensa la puntualidad

Está bien acercarte a un empleado cuando llega tarde pero, ¿Qué pasa con aquellos que son perfectamente puntuales? Acá puede hacerse algo al respecto también.

Reconoce la puntualidad de tus empleados, hazles saber que notas su esfuerzo y compromiso con la empresa, un par de palabras amables y de agradecimiento pueden ser el catalizador que necesita un empleado para continuar siendo puntual y eficiente.

6. Es también válido un poco de disciplina

Lamentablemente, es común que algunos responsables de recursos humanos tengan que lidiar con colaboradores irresponsables que no les importa aparecer a tiempo al trabajo; así que para estos casos de emergencia en donde las tácticas blandas ya no son suficientes te recomendamos usar la disciplina y mostrar tu lado estricto.

Estas medidas disciplinarias deben aplicarse con el empleado que ha cometido la falta y no con todo tu personal. Algunas ideas de medidas disciplinarias podrían ser:

• Emitir una advertencia verbal
• Emitir una advertencia o llamado de atención por escrito
• Eliminar sus bonificaciones
• Como último recurso, despedir al colaborador.

7. Monitorea la llegada de tus empleados

Otro tip para mejorar la puntualidad de tus empleados es apoyarte en la tecnología para monitorear su llegada a la oficina.

Hoy día puedes encontrar un montón de soluciones tecnológicas o software de control de puntualidad diseñados especialmente para automatizar el control de la asistencia de los colaboradores y mejorar el rendimiento de la fuerza laboral en general como por ejemplo el Time And Attendance by Workforce de SuccessFactors.

Esta nueva funcionalidad de SAP SuccessFactors es un solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de puntualidad podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

Con el módulo de tiempo y asistencia de SAP SuccessFactors podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos, tener acceso de autoservicio a todos los datos desde cualquier lugar y revisar el workforce time and attendance.

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