Para mejorar la vida de la empresa debe existir un monitoreo y control de asistencia del personal, de esta manera será posible determinar qué es lo que está mal con el sistema actual y cuáles son las áreas que necesitan atención y cambios.
El monitoreo da información valiosa que puede usarse de manera eficaz para capacitar o educar a los empleados y también para modificar o reorientar la empresa. Por otra parte, tener un control de tiempo y asistencia ayuda a tener jornadas de trabajo mejor balanceadas y evitar cargas innecesarias que lo único que ocasionan es una disminución de la productividad a casusa del estrés y el cansancio.
Por este tipo de cuestiones la gestión y el control óptimo de tiempo y asistencia es vital.
‘’Controlar’’ el control de asistencia del personal
La información obtenida sobre cómo los empleados están usando su tiempo puede ofrecer herramientas para evaluar objetivamente el desempeño, si saben aprovecharse. Sin duda, el control de asistencia del personal es útil para comprender dónde hay pérdidas de tiempo y así poder redefinir procesos y determinar la rentabilidad de los empleados, especialmente si alguno trabaja en múltiples proyectos.
Sin embargo, este tipo de control plantea preguntas sobre la privacidad de los trabajadores y también qué métricas rastrear y cuánto deben monitorear a los empleadores.
Para evitar cualquier mal entendido lo ideal es que los trabajadores sepan que se les está monitoreando y se está llevando un control de asistencia del personal. Ya sea que se trate de una nueva contratación o la plantilla existente, es bueno explicarles el proceso y los resultados que arrogará el software de tiempo y asistencia.
Lo mejor es ser claro con los objetivos y lo que la organización espera obtener del seguimiento. Y, por qué no, plantearse la posibilidad de incentivos para los empleados que realicen un seguimiento activo de su tiempo y participen en el programa. Es decir, aunque se utilice un sistema digital para hacerlo es necesario la implicación de los trabajadores.
Y mucho cuidado con usar los datos obtenidos para objetivos que no sean los ya establecidos. Esto puede causar dos problemas, por un lado, la confianza de los empleados puede verse afectada, y por otro, la implementación de cualquiera que sea el método que uses para el control de asistencia de personal corre el riesgo de no ser efectivo.
Tipos de controles control de asistencia de personal
Para poder tener un verdadero control de asistencia de personal es posible echar mano de distintas técnicas y herramientas, pero para efectos de este artículo me centraré en las que gozan de mayor aceptación.
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Registro clásico
Es decir, llevar el registro de forma manual, este tipo de control es ideal para pequeñas o medianas empresas, puesto que llevarlo a cabo no requiere de grandes inversiones, su implementación es relativamente sencilla y si la empresa tiene una plantilla de trabajadores especialmente pequeña el registro no representa problema.
Ahora bien, si estamos hablando de una organización grande, simplemente este tipo de registro es imposible y es cuando hay que acudir a otras técnicas.
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Registro de asistencia
Este también se hace de forma manual, pero aquí el registro se hace a través de un formato ya establecido, en donde los trabajadores ponen información propia de su puesto, así como la hora en la que entraron y la hora en la que salieron de su jornada laboral.
Y de nueva cuenta, este tipo de registro puede ser útil para pequeñas o medianas empresas, pero apenas comience a crecer, ya no será posible mantener estos procedimientos.
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Registro digital
Estoy hablando de software de control de tiempo y asistencia de personal, estos son perfectos para grandes empresas o empresas medianas en crecimiento. Por supuesto, al utilizar este tipo de sistemas se debe de contar con un respaldo de seguridad que proteja la información ahí vertida, ya que se está guardando datos importantes. Por eso, como empresa asegúrate que el proveedor que elijas cuente con la regulación pertinente.
Toda la información de la plantilla de trabajadores debe estar segura para que nadie externo a la empresa pueda acceder a ella. Al optar por este tipo de sistema estas garantizando que el proceso de control de asistencia de personal de tu empresa se realice en forma optimizada, automatizada y segura.
Finalmente, para poder llevar un buen con control de asistencia de personal es necesario tener bien establecidos los objetivos, de esta manera podrás rastrear la productividad, y establecer qué ganaras con el seguimiento y qué métricas son las que te importarán.
Establecer qué es lo que se va a monitorear y controlar traerá datos precisos y resultados coherentes. Ya que desviarse de lo previamente establecido puede causar conflictos, no solo en los resultados, también entre los empleados y la empresa.
Te puedes dar cuenta del tiempo que tardan en completar proyectos, o descubrir qué empleados están comprometidos, y de ser necesario redefinir los procesos de trabajo.
Debes considerar no rastrear más de lo que necesitas, además considera sí realmente requieres información sobre ciertos aspectos de la jornada laboral, en cambio, solo toma en cuenta lo relevante para el desempeño laboral de los empleados.
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Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
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