La clave para mantenerse vivo es la adaptación al cambio, esto es algo que aplica tanto en la naturaleza como en el mundo empresarial. Y hoy en día están ocurriendo cambios en la gestión del departamento de RRHH, en especial en la manera de llevar la nómina y el control de tiempo y asistencia. Están implementando un sistema de administración de personal.
Las actividades de este departamento son vitales, ya que los encargados tienen la responsabilidad de llevar control y orden de los empleados; los cuales representan el activo más importante para una organización.
Y para poder llevar a cabo estas tareas, para poder evolucionar y adaptarse al nuevo mundo empresarial es necesario incluir la tecnología.
¿Qué es un sistema de administración de personal?
Un sistema de administración de personal es un programa creado para facilitar las distintas funciones y actividades del área de RH. Es una herramienta que entre las principales funciones que tiene esta la gestión de nómina y la de control de tiempo y asistencia, dos de los pilares de este departamento.
Asimismo, este sistema de administración de personal es útil para automatizar tareas, aumentar la productividad, minimizar errores y permitir que la empresa se adapte a las nuevas maneras de llevar los negocios.
¿Para qué sirve un sistema de administración de personal?
Si tu empresa cuenta con una plantilla grande de empleados, este tipo de software es perfecto para llevar la gestión del departamento de RH.
Lo que quiero decir es que éste programa ayuda a controlar las asistencias y las ausencias del personal, calcular horas trabajadas, horas extras, vacaciones. También el cálculo de los impuestos, en fin, la gestión de la nómina.
También sirve para realizar auditorías, seleccionar empleados y evaluar su desempeño. Por supuesto, es importante saber que cada paquete tiene distintas funcionalidades.
¿Qué funcionalidades nos ofrece un sistema de administración de personal?
Cada departamento de recursos humanos tiene necesidades específicas; sin embargo, la particularidad es que todos necesitan de un sistema de administración de personal para hacer más eficiente su gestión.
Entre las principales funciones que ofrecen estos softwares son:
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Software de nóminas
Uno de los programas estrella, el programa para llevar cada uno de los procesos de la nómina. Este puede integrarse junto con los sistemas de la empresa; además automatiza tareas, crear reportes, calcular impuestos y mantenerse al día en cuestiones legales.
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Control de tiempo y asistencia
Llevar control en las horas de trabajo ayuda a detectar errores y ver cuál es la productividad real de los empleados. Asimismo, tener información en tiempo real sobre asistencias, ausencias, hora de llegada y de salida, sirve para crear mejores estrategias y decisiones sobre el personal, también para aplicar tácticas que mejoren el desempeño laboral.
Si te interesa saber qué más puedes hacer con el sistema de control de asistencia en el trabajo, da click aquí
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Selección de personal
Todo el proceso que implica esta tarea puede realizarse en el sistema de administración de personal. También es posible gestionar a los candidatos apoyándose en bases de datos, análisis de personal, evaluación de candidatos, etc. todo esto se encuentra dentro del sistema.
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Autoservicio
El empleado puede tener acceso a la información sobre sus horas trabajadas, también puede verificar su nómina, entre otros datos. Esto crea confianza, además de reducir los problemas de comunicación.
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Elimina la redundancia
La información se almacena en una misma base de datos y los encargados de los procesos pueden ver los avances, la información y los archivos compartidos. Esto hace que las actividades no se repiten, pues todos los implicados están al tanto de en dónde se está.
¿Cómo saber si necesito un sistema de administración de personal en mi empresa?
¿Necesitas gestionar al personal de la empresa?, ¿tienes una gran cantidad de trabajadores en tu plantilla, tienes a partir de 500 empleados hasta 2,000 o más?, ¿tienes sucursales?
¿Tardas demasiado tiempo en la gestión de la nómina?, ¿no puedes tener control sobre las ausencias, o quizá, aun lo manejas con plantillas Excel o viejas prácticas?
¿El trabajo sobrepasa a los encargados y sus niveles de estrés son elevados?
Si la respuesta fue sí en algunas de estas preguntas, no lo dudes, necesitas un sistema de administración de personal.
¿Cómo buscar el sistema de recursos humanos indicado?
El mercado ofrece una amplia variedad de sistema de administración de personal, por lo que es necesario analizar las opciones a fin de escoger el ideal para la empresa.
Y para poder hacerlo existen ciertos criterios que se deben considerar:
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Investigación
Recopila información sobre el sistema, ¿qué programas ofrece?, ¿qué funcionalidades tiene?
Investiga que actividades puedes hacer con el software, o si tiene las herramientas para satisfacer las necesidades y lograr los objetivos de la organización.
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Análisis
Además de informarte sobre las funcionalidades y herramientas del sistema, debes analizar cada una de ellas, exactamente qué tareas puedes gestionar o automatizar.
También analiza si se pueden personalizar, o bien, si es posible adaptarlo conforme vaya cambiando o ampliándose la empresa.
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Presupuesto
¿Con qué presupuesto cuenta la empresa para la adquisición de un sistema como este?, tenerlo claro es importante, tener un máximo y un mínimo, o quizá, qué tanto puedas extender el presupuesto en caso de encontrar un programa que realmente ayude a la empresa, pero supere lo planeado.
Aclarar situaciones como estas evitará problemas y malentendidos dentro de la organización.
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Testimonios
Tener respaldo de clientes vale oro, y para constatar que el software que estás pensando comprar es tan bueno como dice ser, busca testimonios, casos reales, busca estadísticas.
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Demo gratuita
Si no lo puedes probar será difícil que te convenzas, conociéndolo podrás saber cómo funciona y cómo se adapta a la empresa. Por eso, busca aquellos sistemas que ofrezcan demos gratuitas.
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Soporte
¿El proveedor cuenta con un buen soporte?, ¿tiene atención al cliente personalizada y disponible para resolver dudas o problemas?, si no tiene este respaldo será difícil poder exprimir al máximo la herramienta.
Errores que pueden existir al implementar un software de recursos humanos
- ¿Conoces los objetivos que se quieren lograr con la implementación del sistema de administración de personal?, ¿qué necesidades específicas y concretas quieres resolver?, si no tienes esto claro tendrás problemas al momento de introducir el sistema.
Si no se aclaran las metas que se quieren conseguir con ese tipo de software, no tiene sentido utilizarlo.
- ¿Tienes claro qué tipo de software ocupas?, ¿necesitas optimizar tu nómina?, ¿necesitas control de tiempo y asistencia?, en otras palabras, ¿qué prioridades tienes?
Si tu prioridad es gestionar tu nómina, entonces deberás inclinarte en las herramientas que ayuden a los objetivos.
Da click si quieres saber por qué un software de nómina es una herramienta fundamental para tu empresa
Y, por último, ¿sabes qué puedes obtener al implementar cada uno de los módulos que adoptes de manera individual y en conjunto? Esto también debes tenerlo claro.
- ¿Tienes encargados para implementar el sistema de administración de personal?, ¿cuentas con empleados conocedores de esa tecnología que sepan lidiar con el nuevo proceso y adaptarse al cambio a la vez que empujan a los demás empleados?
Si no se establecen roles de quién estará a cargo de qué, en otras palabras, si no existe una gestión del cambio y un orden en el proceso de implementación, será un caos.
- ¿El proveedor del software te brinda apoyo? Un error es no verificar que el proveedor pueda respaldarte en caso de algún problema o duda.
Aunque el sistema sea sencillo de utilizar, al ser algo nuevo siempre puede haber algunos conflictos, y, esto, con un apoyo externo y experimentado se puede resolver sin que tengas que perder tiempo.
Tener un equipo que te respalde en el proceso de implementación de software es vital.
Ventajas de contar con un software de recursos humanos en mi empresa
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La toma de decisiones es mejor
Tomar decisiones es más rápido y confiable, puesto que se cuenta con datos, información, reportes y estadísticas que respalda el proceso.
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Agilidad en los procesos
No solo los procesos de nómina y control de asistencia se darán de manera más rápida, también los trámites que los empleados necesitan como, información sobre sus horas trabajadas, días vacacionales, etc.
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Aumento en la productividad
La automatización en los procesos, obtener información en tiempo real, así como detectar errores en tiempo real para corregirlos, son algunas de las funciones que hacen que la productividad mejore de manera considerable.
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Disminución de costos
Esto ocurre debido a la automatización, ya que con ella no es necesario contar con tanto personal a cargo de la nómina u otras actividades, por lo que los empleados en el área de RH pueden ser enviados a que realicen otras actividades.
Recordemos que el departamento de RH no genera dinero por sí mismo, así que minimizar los costos en esta área es vital.
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Se consigue una mejor comunicación
El software de recursos humanos hace que la comunicación sea rápida y disminuyan los obstáculos que la detienen.
Esto provoca que las dificultades sean detectadas a tiempo y se puedan resolver más fácilmente, además de fortalecer la confianza y hacer que el trabajo fluya.
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La información queda dentro de la empresa
La diferencia de contratar a terceros para que te lleven la nómina es que, con un sistema de RH, la información no sale de la empresa, queda protegida y respaldada por la seguridad que te garantiza el proveedor.
¿Por qué automatizar los procesos de mi departamento de recursos humanos con un sistema de administración de personal en la nube?
Contar con un software en la nube es tener una opción sencilla y rápida, además, puedes acceder a ella sin estar dentro de la oficina, esta flexibilidad se convierte en una ventaja en cuestión de productividad, puesto que todos los implicados pueden acceder a la información cuando la necesiten y modificar datos si es preciso.
Asimismo, automatizar los procesos ahorra tiempo y disminuye errores, además, evita que se dupliquen actividades. La complejidad de gestiones como la de nómina disminuye considerablemente.
Al mismo tiempo, es posible tener un verdadero control de tiempo y asistencia de los empleados.
Además, el poder integrar estos programas junto con los sistemas internos del negocio da amplitud de movimientos y permite sacar el máximo provecho de estas herramientas.
En conclusión, este tipo de software ha ido ganando demanda dentro de las empresas, es verdad que empresas pequeñas no tendrán tantos problemas en manejar nóminas de sus empleados, sin embargo, para empresas grandes o en crecimiento esta tarea trae mucha carga y se vuelve compleja.
Es aquí donde este tipo de sistemas se vuelve una herramienta imprescindible para el departamento de RH, y es que la exigencia y precisión en las tareas que deben desempeñar en el área es importantísima para el flujo de una empresa.
Por lo que, mantener procesos automatizados y toda la información en un sistema de recursos humanos, construye una base sólida para que la gestión de este departamento sea confiable, eficaz y capaz de enfrentar problemas y cambios.
Ahora dime, ¿te animas a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos?, si lo haces comenzarás a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube.
Tendrás seguridad, escalabilidad y flexibilidad.
Recuerda, con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.
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