El día tiene 24 horas, pero en realidad estamos trabajado 6, 8 o hasta 10 horas. Parecen ser demasiadas para algunas personas, pero para otras es poco lo que se invierte para poder sacar todos los pendientes. ¿Por qué algunas personas conocen cómo aprovechar cada segundo de su tiempo? La respuesta es simple: administración del tiempo.
La también llamada gestión del tiempo es muy importante en el entorno laboral para evitar las sobrecargas que terminen por hacer que nos llevemos trabajo a casa. Por tal motivo, en Paynext queremos mostrarte las maneras más efectivas para lograr una mejor administración del tiempo en todas las empresas.
Tabla de contenido
- ¿Qué es la administración del tiempo
- Ventajas de una correcta administración del tiempo de trabajo
- 7 tips para lograr una mejor administración del tiempo
- Conclusiones
¿Qué es la administración del tiempo?
También la podemos llamar gestión o manejo del tiempo, y se trata de la principal razón para mejorar la productividad y efectividad en los negocios, empresas o para los trabajadores independientes. Es un proceso en donde los involucrados planifican sus horas para aumentar el rendimiento y la eficiencia, sea cual sea la actividad que realizan.
Para poder lograrlo de manera efectiva, las empresas siempre cuentan con una metodología de trabajo que permite que la administración del tiempo sea primordial, planificando procesos y tareas según el horario laboral que se tiene. Además, para poder gestionar de manera rápida, siempre se identifican todas las prioridades, además de tomar en cuenta otros aspectos como la vida fuera del trabajo.
Por ejemplo, si esta semana tienes un proyecto que te tomará 30 horas terminarlo, pero hay 2 días inhábiles en el calendario, hay que administrar las actividades para entregar a tiempo el trabajo sin afectar los días de asueto y de merecido descanso.
A diferencia de otras técnicas para aumentar la productividad y los resultados, la administración del tiempo es personal, es decir, el propio trabajador tiene que planificar sus horas de trabajo. También puede ‘universalizarse’, pero esto es sólo para equipos pequeños que tienen un agenda similar o proyectos compartidos.
Para hacerlo un poco más resumido, se trata de planificar el tiempo que se le dedica a algunas actividades específicas, sin invadir la vida diaria del trabajador, logrando un correcto equilibrio entre vida y trabajo.
Ventajas de una correcta administración del tiempo de trabajo
A pesar de que la palabra ‘gestión del tiempo’ puede ser bastante positiva, hay algunas ventajas que hay que tener en cuenta para poder utilizar estas técnicas en el futuro. Aquí te mostramos algunas:
- Menor estrés: al gestionar tu tiempo tendrás entregas de trabajo a tiempo y sin los denominados ‘bomberazos’. Por tal motivo, el estrés, la enfermedad de este nuevo siglo, se verá significativamente reducido, por lo que tu salud mejorará.
- Mayor productividad y eficiencia: como ya te lo explicamos arriba, la administración del tiempo mejora la productividad de los miembros del equipo al poder incluso adelantar tareas, por lo que la eficiencia de las actividades será máxima.
- Mejor reputación profesional: a ojos de la organización, un equipo de trabajo eficiente mejorará su reputación, por lo que siempre serán vistos como un conjunto fuerte y respetable.
- Mayores oportunidades de crecimiento: esto va de la mano con el punto anterior, ya que la administración del tiempo hará que puedas crecer laboralmente dentro de la organización.
- Mejores oportunidades en todos los rubros de tu vida: Imagínate: al acabar tus trabajos semanales en 4 días, tendrás uno extra para poder estudiar, pasar tiempo con tus hijos o para adelantar proyectos. Por tal motivo, siempre habrá mejores oportunidades.
Recuerda que la administración del tiempo permitirá siempre aumentar el rendimiento y alcanzarás todos tus objetivos, pero con la ventaja de que no tendrás que esforzarte de más.
7 tips para lograr una mejor administración del tiempo
Gestionar el tiempo en la empresa tendrá muchos beneficios como ya te lo explicamos en PayNext. Pero, te queremos mostrar algunos tipos para poder lograrlo de manera efectiva:
1.- Registra todo tu tiempo en la oficina
Antes de tratar de elegir una mejor administración del tiempo, debes de saber en dónde exactamente está el problema. La mejor manera de hacerlo es registrar cómo utilizas tu tiempo dentro de la oficina para que la estrategia rinda frutos. Por esa razón, lo ideal es llevar un registro de las actividades dentro de tu lugar de trabajo, pero siempre tratar de colocar absolutamente todo lo que haces.
Lo importante aquí es ver en dónde está el problema. Puedes ver que estás haciendo demasiadas cosas a la vez o simplemente tienes bastante tiempo muerto que puedes aprovechar. Este proceso es personal y le dirá a cada uno de los empleados como mantenerte de la manera más eficiente.
2.- Ten en cuenta todas tus actividades personales
Como te hemos mencionado, el gestionar tu tiempo implica también tomar en cuenta todas tus actividades personales, especialmente las que tendrás en la semana. Si precisamente la semana que sigue tiene el cumpleaños de tu hijo, es necesario tenerlo en cuenta para planificar mejor tus actividades siguientes.
Recuerda que lo más importante es tener un equilibrio entre la vida personal y el trabajo, una de las metas de administrar mejor tu tiempo.
3.- Actividades según su jerarquía
¿El reporte de ventas de esta semana es más importante que planificar tus OKR del primer trimestre del siguiente año? Seguramente tu respuesta es sí. La administración del tiempo implica acomodar tus actividades según el orden de importancia y lo que requiera más atención.
Por esa razón, al llegar a la oficina, ve toda tu lista de pendientes y comienza a jerarquizar utilizando algunas categorías como ‘muy urgente’ ‘Urgente’ ‘puede esperar’ ‘tienes más de una semana’ y algunas otras más que se te ocurran. Eso sí, siempre elige 3 tareas importantes para hacer durante el día, ya que así tendrás más tiempo para trabajos que puedan surgir de urgencia.
4.- La automatización de tu trabajo
Si te dedicas al trabajo administrativo, sabes que muchas de estas actividades pueden consumir bastante tiempo. Por esa razón, debes de intentar hacerla en mejor tiempo, por lo que apoyarte de softwares administrativos y la tecnología puede ser algo muy bueno para mejorar tu administración del tiempo.
Hay algunos sistemas que te permiten centralizar todas las tareas administrativas para poder automatizar los proceso y una gran cantidad de tareas en poco tiempo. Hay varios softwares para diversos tipos de actividades y profesiones, por lo que mantente actualizado en tu rubro.
5.- Delegar actividades, lo mejor para ti
Esto tiene mucho que ver con el trabajo en equipo. La administración del tiempo requiere confiar en tus colaboradores y compañeros de equipo, esto para comenzar a delegar actividades, ya que así será más eficiente el trabajo de todos.
Esto implica ayudar y ser ayudado, además de siempre saber quién es el experto en diversas áreas (legal, diseño, marketing, etc.).
6.- ‘No’, la palabra mágica
Así como puedes ayudar o ser ayudado, también tienes que aprender a decir ‘no’, ya que es una de las mejores maneras para mejorar tu administración del tiempo. Esto debido a que muchas veces, por querer ayudar a otros colegas, tomamos más trabajo del que podemos realizar durante la semana.
Al comenzar a aceptar más trabajo, tu ritmo laboral se verá afectado muchísimo, por lo que tus actividades primordiales se atrasarán.
7.- Descansa cuando lo necesites
¿Intentaste alguna vez trabajar cansado y con sueño? Una actividad que quizá hagas en 1 hora la termines haciendo en 3 debido al agotamiento físico y mental. Aunque no lo creas, es más productivo descansar y comenzar de nuevo el día de mañana que trabajar cuando tu mente simplemente ya no quiere.
Al estar descansado, tus tareas y tu productividad mejorarán día con día, por lo que un momento de relajación siempre es conveniente.
Conclusiones
La administración del tiempo siempre es lo mejor para aumentar la productividad y la eficiencia del equipo. Planificar tus horarios te dará más oportunidad de avanzar en tus tareas y también tomar en cuenta tu vida personal. Estos 7 tips te ayudarán a gestionarte mejor y conservar la calma en los momentos de mayor estrés.
Recuerda que el uso de la tecnología puede ayudarte a la administración del tiempo, por lo que en PayNext te mostramos las características de un software de control de tiempo y asistencia, por lo que automatizarás todas tus tareas y serás mucho más productivo día con día.
