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Los errores más comunes en la nómina y cómo evitarlos

Dentro de las empresas la nómina es una de las actividades que quizá no se note mucho su presencia, sin embargo, apenas existe algún error o equivocación con los pagos, y su impacto es evidente. Por otra parte, es común ver como este proceso no cuenta con mucho aprecio dentro de una organización, al mismo tiempo es uno de los más importantes. Es así ya que los errores en la nómina traen insatisfacción laboral, además del peligro de tener problemas en cuestiones fiscales.

Su buen o malo procedimiento tienen un impacto directo en la empresa, por lo tanto el objetivo deberá ser evitar cualquier consecuencia negativa.

La buena noticia es que los errores pueden resolverse y prevenirse y puede hacerse de forma sencilla, debe haber compromiso, planificación y por supuesto tener las herramientas adecuadas para dar el impulso a las actividades que hay que realizar.

 

Cuáles son los errores en la nómina  que se presentan comúnmente

 

Es verdad que los errores pueden cometerse en cual parte del proceso de nómina, sin embargo, existen algunos que suelen ser recurrentes, por lo que vale la pena tenerlos presente para poder evitarlos.

En este sentido, un elemento que es capaz de aportar valor y hacer más llevadero la gestión de la nómina es la implementación de sistemas de nómina, con él es posible automatizar la nómina lo que ayuda a minimizar errores y ahorrar tiempo.

 

Declaraciones anuales. Además de tener que cumplir cada mes con las normas fiscales, también es necesario realizar declaraciones anuales, esto requiere haber tenido un buen control durante todo el año para que dicha actividad no sea complicada ni tenga errores. Asimismo, es necesario que se realice dentro del plazo indicado, por lo tanto es preciso que además de tener lista la nómina del mes se tenga tiempo para llevar a cabo estas actividades.

 

Retrasos en fechas de pago. Hay un plazo límite para realizar el pago de la nómina, y por lo tanto existe una fecha límite para que este terminada. Cuando hay atrasos además de errores en la nómina, esto provoca insatisfacción laboral, también contribuirá a que los trabajadores pierdan la confianza en la empresa.

Al mismo tiempo, los retrasos también pueden traer problemas fiscales pues en muchas ocasiones el pago de impuestos tiene a su vez una fecha límite, y si no se ha realizado los cálculos a tiempo o existen errores, habrá que hacerlos de nuevo lo que atrasará aún más el proceso, corriendo el riesgo de  no alcanzar a cumplir con las responsabilidades fiscales.

 

 

Registros incompletos. Sin registros completos y actualizados, corre el riesgo de calcular mal el pago, clasificar mal a los empleados y mucho más. Los registras al día y con la mayor información posible dan seguridad y confianza, además evitan que se comenta errores tanto en el pago de los salarios así como en los cálculos fiscales, incluso si es necesario realizar auditorías estas puedan hacerse con más facilidad pues ya se contará con todos los datos necesarios.

Sin duda, esta serie de equivocaciones pueden evitarse y prevenirse, para poder hacerlo es necesario contar con herramientas adecuadas que harán que el proceso de nómina y automatizar la nómina se realice de forma rápida, sencilla, precisa y confiable.  

 

Cálculo equivocado. Son muchos los números que un encargado de nómina debe tomar en cuenta, las horas extras, las deducciones, las horas trabajadas, comisiones, entre otras cosas. Entonces debes considerar como es el pago de las horas extras, conocer el tipo de contrato que tiene el empleado pues también tiene incidencia en su pago. Por otro lado, si la organización no cuenta con las herramientas necesarias que faciliten el rastreo adecuado de horas extras esto puede traer consecuencias al momento de contabilizarlas. De cualquier manera, las equivocaciones una vez detectadas deberán corregirse, lo que llevará más tiempo.

Cuando hablamos de corrección de nómina nos referimos a  realizar ajustes sobre la cantidad que se pagó al trabajador. Si no se tiene una buena organización de los procesos de pago será común que se pierda información en el proceso, que se olvide de contabilizar día de incapacidad,  periodo vacacional, trabajos en días de asueto, entre otros. Por lo tanto, cuando se detectan se tiene que agregar dinero al pago inicial o restar por malos cálculos. Por supuesto que los errores detectados deben ser corregidos de inmediato.

 

En este sentido, el software de nómina Employee Central Payroll  de SuccessFactors es el sistema de gestión en nómina ideal, es un programa en donde puedes automatizar tareas, almacenar datos, realizar cálculos de impuestos, llevar un control de horas trabajadas, horas extras, vacaciones y más.

El sistema de nómina facilita la ejecución de informes, la presentación de impuestos, la distribución de recibos de pago y más. También puede ayudar a detectar y evitar errores, y si se llegará a detectar algo puede cambiarse en tiempo real, sin esperar a que todo el proceso este terminado.

 

 

Conocer los errores de nómina más comunes es un excelente paso para evitarlos y así contar con un proceso de nómina sin problemas. Hay que tener presente que realizar la nómina es un trabajo minucioso, y puede afectar a muchos otros elementos de la organización, como la satisfacción de los empleados e incluso los valores de la empresa.

Por eso la importancia de invertir y perfeccionar el proceso de nómina para que tu empresa no sufra consecuencia de los errores en la nómina. Por eso hay que utilizar las mejores herramientas para la gestión de nómina.

 

Dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender las necesidades de tu departamento de recursos humanos?, con SuccessFactors y su módulo para la gestión de la nómina, como Employee Central Payroll podrás optimizar esta área de la organización.

 

 

Un software de rh es la solución completa para gestionar los rrhh en las empresas. Podrás acceder a información, automatizar actividades y ahorrar costos. 

 

¿Necesitas ver la información en tiempo real y que este incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, o quizá, ¿necesitas que tu sistema de nómina este fluidamente unido al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso?, en definitiva necesitas minimizar los errores en la nómina.

 

No importa cuál sea tu necesidad, con un sistema de rh podrás suplirlas. Recuerda, con el módulo de Employee Central Payroll de SAP SuccessFactors puedes hacerlo. ¿Quieres saber más sobre estos módulos? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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