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Las 10 mejores formas de hacer que los empleados completen hojas de tiempo

Dentro de las empresas es normal que existan técnicas y métodos para poder dar un seguimiento al uso del tiempo de los trabajadores, sin embargo, también es común observar como estos empleados detestan tener que llenar esta hojas que tienen que estar precisas y sin faltar nada. Para las organizaciones llevar una buena gestión de tiempo de los trabajadores es importante ya que esto les dará información trascendental respecto a cómo se está desempeñando la productividad y como están utilizando las horas de trabajo.

 

¿Cómo conseguir que los trabajadores llenen las hojas de seguimiento de tiempo?

Si estas teniendo problemas para poder llevar un control de tiempo de tus empleados y te has dado cuenta de que ellos no tienen mucha disponibilidad en poner de su parte en participar en el control, puedes aplicar estos pasos para que puedas hacerlo con más facilidad y obtengas buenos resultados.

 

Hazlo simple. Si quieres que participen en el control de tiempo, entonces mantén los procesos sencillos y simples. Esto quiere decir que ellos deberán poder hacerlo en un par de minutos a lo máximo unos 10, de lo contrario además de sentirse fastidiados estarán invirtiendo mucho tiempo en lugar de estar haciendo las tareas para la empresa. Es irónico que en el afán de tener un mejor de control de tiempo en ocasiones se terminen implementando técnicas que absorben muchos minutos a los empleados. Entre más simple lo hagas no tendrás problema con que los trabajadores se impliquen.

 

Facilidad en el llenado. No solo basta con hacerlo rápido, tiene que ser fácil, si el proceso que estás implementando es complicado no tendrá buenos resultados. Debe ser en la medida de lo posible automatizado, sencillo, de esta manera los colaboradores podrán enviarte sus reportes al día  y sin demora.

 

 

 

Claridad. Para que los trabajadores quieran participar deben tener información, en este sentido, hazles saber cómo es que se usará la información que se obtenga; también es importante dejar en claro que uso no se le dará, esto crea confianza. Asimismo, si conocen la importancia de la gestión de tiempo, si saben que para la empresa todos los datos que se reúnen sirven para minimizar tareas, generar mejores horarios de trabajo, entre otras cosas, no lo dudes y comuníqueselos. Además, si les indica que al tener un mejor control de tiempo está ayudando a que los procesos de nómina y facturación sean más eficientes, te aseguro que no serán indiferentes a estas actividades.

 

Flexibilidad. Para una buena gestión de tiempo de los trabajadores no debe ser tan riguroso o exigir formas de registros súper precisas a cada minuto y segundo. Si no implementa un poco de flexibilidad los empleados solo inventarán excusas al momento de llenarla.

 

Agrupa los elementos a seguir. Si no agrupas los informes lo único que lograras es que se conviertan en enormes hojas de llenado además de pesadillas. Lo mejor es que los elementos que se encuentren de la misma categoría se coloquen en el mismo grupo, de esta manera estarás facilitando el llenado; además de hacerlo más sencillo, los empleados no se sentirán agobiados y no lo verán como algo interminable.

 

Automatización. Una gran herramienta para hacer que los empleados se impliquen en la actividad es la automatización de seguimiento del tiempo. Lo mejor es que se eliminen todos los procesos manuales los cuales solo atrasan el seguimiento. Por otro lado, al tener automatizado el proceso las equivocaciones humanas se irán disminuyendo de forma considerable. Al mismo tiempo al contar con una herramienta en la nube da accesibilidad y facilidad para los trabajadores ya que podrán llenarlo en donde quiera que estén.

 

Recordatorios automatizados. Si dentro del sistema pones recordatorios de forma automatizada para que los trabajadores hagan sus llenados de tiempo, harás que los envíos tardíos minimicen y no tendrás tanto problema en tener la recopilación de hojas de tiempo.

 

 

No des penalizaciones por la honestidad. Si los empleados están dentro de un proyecto y se les pides que reporten el tiempo dedicado a esto, ellos lo harán. Sin embargo, cuando también dedican tiempo a otras actividades es posible que no las quieran reportar, pero si lo hacen, eso es una ventaja ya que de esta manera podrás detectar problemas para corregirlos, por lo tanto, no hay que sancionarlos, sino analizar lo que está pasando y  armar una estrategia para erradicar la situación que lo genera.

 

Escoge los proyectos. No todos los proyectos son problemáticos, hay algunos que se resuelven a tiempo y forma, en este caso no es necesario utilizar las hojas de seguimiento. Resérvelas para aquellas actividades que son necesarias horas extras o existen retrasos.

 

No des recompensas y penalización. Es posible que lo primero que piense es dar penalización a aquellos empleados que no cumplan con el plazo para enviar las hojas de seguimiento, sin embargo, ya sea que considere en penalizarlo o recompensarlo no es buena idea ya que aunque es posible que el problema se resuelva a corto plazo, esto puede generar un ambiente de desconfianza y frustración, lo que solo traerá más problemas.

 

Como ves, para tener una buena gestión de tiempo de los trabajadores debes simplificar procesos, a la vez que automatizarlos. Una buena herramienta para hacer sencilla esta actividad es la implementación del software de tiempo y asistencia de SAP, un sistema que te permite automatizar y dar la opción de hacer el llenado desde la nube.

¿Te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia en la empresa? con Employee Central Time and Attendance Management, es posible. Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.

 

Sistema de control de asistencia indispensable_cta

 

¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.

¿Quieres saber más sobre el módulo de Employee Central Time and Attendance ManagementSolicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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