Para poder realizar una gestión de tiempo efectivo es necesario estar consciente, ya que mientras más desconcentrados estemos y nuestra atención esta dispersa, el control de tiempo que tengamos será deficiente volviéndonos improductivos e invirtiendo más horas de trabajo en tareas que pueden hacerse en menos horas.
Contar con una buena administración de tiempo puede traducirse en éxito profesional, pero no solo eso, también en triunfo personal, y es que existen estrategias efectivas que nos darán lo necesario para poder realizar todo aquello que deseemos, incluido el descanso.
Cuando avanzamos en nuestra vida laboral es cuando el desafío de poder establecer un equilibrio entre el trabajo y la vida privada debe comenzar a equilibrarse. Es aquí cuando nos enteramos de que tan diestros somos con nuestro tiempo. Es normal ver como los trabajadores terminan agotados por las pesadas jornadas, el estrés, así como los plazos irreales que en ocasiones imponen para entregar proyectos. Esto puede solucionarse si se administra bien el tiempo.
¿Qué estrategias considerar para mejorar en gestión de tiempo efectivo?
Para poder rendir mejor y que nuestra productividad no disminuya, al mismo tiempo que minimizamos el estrés, es necesario aplicar ciertas estrategias para poder cumplir con las responsabilidades sin morir en el intento.
- Comunica tus prioridades. Para poder tener una buena gestión de tiempo efectivo es necesario que te apropies del tiempo y que hables sobre cuáles son tus prioridades a los compañeros de trabajo, pero también a tus amigos y familiares. Aquí no se trata de hacer una lista de tareas, sino de prioridades; es decir, a qué actividades debes darle el primer lugar. Por ejemplo, responder los correos electrónicos rara vez son prioridad, en cambio, si les haces saber a tus colaboradores que les darás una respuesta, pero no de inmediato y cuando lo hagas será lo más detenidamente posible, ellos quedarán tranquilos. De esta manera estarás teniendo más control sobre tu tiempo.
- Aprovecha tus horas más productivas. El hecho de despertar a las 5 de la mañana no te convertirá en una persona exitosa. Esto será posible solo si eres de esas personas que su hora pico de productividad es por las mañanas. Para poder sacarle el mayor provecho debes tener claro que tipo de personas eres; es decir, si trabajas mejor por las noches, mañanas o tardes. La realidad es que hay muchos empleados que laboran desde la mañana siendo que su hora de productividad es en la tarde, lo que resulta un gran desafío para quienes tienen que trabajar y hacer un proyecto importante fuera de su horario pico.
- Dormir lo suficiente. Cuando no se ha dormido bien, cuando se está en el trabajo sin poder mantener los ojos abiertos, es difícil que se pueda ser productivo ni cumplir con la cuota diaria de tareas. Es importante que además de dormir las horas, estas sean de un descanso constructivo, es decir, un tiempo en donde realmente descansemos. Un buen sueño nos dará: restauración, consolidación de la memoria y salud metabólica, está comprobado que si dormimos lo suficiente estas tres funciones se cumplen en nuestro organismo.
- Descansos constructivos. Es verdad que hoy en día está mal visto que los empleados tomen descansos, la frenética jornada laboral no lo permite. Sin embargo, esta comprobado que tomar periodos breves que nos distraigan hará que nuestra concentración aumente y podamos tomar mejores decisiones, así como mantener una creatividad. De hecho, estar metido en una actividad por largo rato tan solo ocasiona un bajo rendimiento, por lo tanto, lo mejor es que ante una actividad que es larga lo más prudente es tomar descansos. Los tiempos libres pueden ser tomados cada 50 o 90 minutos. Para que tu reposo sea constructivo puedes realizar alguna actividad física para estírate o desentumirte, hablar con tus compañeros, comer algo, entre otros.
- Evitar reuniones inútiles. Las reuniones son el gran problema de muchas empresas, agendando junta tras junta y lo único que hacen es quitar tiempo valioso. Lo mejor es alentar que nuestros trabajadores a realizar sus tareas sin ser interrumpidos, estamos hablando que ellos son los que están detrás de la cara de la empresa, por qué quitarles el tiempo en reuniones que para su desempeño y puesto resulta improductivo y no está agregado valor. Los empleados no deberían verse obligados a permanecer o estar en reuniones en donde no son necesarios. Porqué hacer una junta semanal si puedes mandar mensajes a todo el equipo comunicando exactamente lo mismo en menos tiempo y sin quitar horas de trabajo.
Para poder tener una gestión de tiempo efectivo podemos seguir con las prácticas de antaño o implementar software de tiempo y asistencia para que nos ayude y se convierta en un auxiliar en cada uno de los procesos laborales, y así poder tener un mejor control y registro de cada una de las tareas de todos los empleados.
Para llevar un buen manejo de nuestro tiempo y de toda la empresa está Employee Central Time and Attendance Management de SAP, que permite automatizar tareas, controlar asistencias, ausencias, llegadas y salidas, así como el tiempo dedicado a cada actividad, entre otras.
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Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
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