La gestión de tiempo se vuelve imprescindible cuando se trata de administrar una organización. Si deseas aumentar la productividad y además quieres tener un equilibrio en tu vida personal, debes aprender a manejar tus horas de trabajo.
Y ante esto no hay razón porque asustarse, puesto que, con las técnicas adecuadas puedes tomar el control del tiempo, haciendo que el trabajo sea eficiente, productivo y relativamente libre de estrés. Puede parecer irreal, pero al poner en práctica ciertas herramientas verás resultados.
Consejos para lograr una gestión de tiempo precisa
Si sientes que necesitas tener más organización y aumentar tu productividad, si ves que tu día pasa de manera desenfrenada y sin embargo al final del mismo consideras que no hay grandes avances, entonces estos consejos te servirán para aumentar tu eficiencia y mantenerte con más calma.
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Establece objetivos
Asegúrate de realizar actividades que respalden tus objetivos comerciales, tanto a corto como a largo plazo, dichos objetivos deben estar definidos en términos claros y alcanzables. Quiero decir que, si pones algo como, aumentar mis ventas, es vago y abstracto y no sabrás por dónde empezar.
Entonces, ¿qué tipo de objetivos ponerse?, aquellos que sean inteligentes, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Así tendrás tareas claras y una guía paso a paso para ayudarte a llegar a donde necesitas ir, esto es gestión de tiempo.
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Prioriza
Tienes que asegurarte que estás haciendo las tareas correctas para avanzar. Para hacerlo debes aprender a priorizar de acuerdo a la urgencia o importancia de lo que realizas.
De esta manera tendrás 4 categorías en las cuales separar tus tareas:
- Importante y urgente
- Importante pero no urgente
- Urgente pero no importante
- No urgente ni importante
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¿Realmente se trata de gestionar el tiempo?
Cada día tendremos las mismas 24 horas, y cada hora durará lo mismo que el día anterior, entonces, lo que se debe entender es que lo que se gestiona es realmente a nosotros mismos y como usamos el tiempo con el que contamos cada día. Aunque parece algo obvio, en realidad no lo es, y comprender esto puede cambiar la manera en que nos manejamos con el tiempo.
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En qué inviertes el tiempo
¿Estás seguro que estas siendo productivo con las horas que tienes en tu jornada laboral?, por lo común solemos perder bastante tempo en actividades innecesarias, incluso aunque en teoría sean tareas laborales. Debes hacer un análisis y encontrar qué cosas son las que te están quitando el tiempo.
Por ejemplo, ¿pasas mucho tiempo en tu creo electrónico revisados correos?, ¿inviertes tiempo en internet, más del necesario?… y así podría continuar. Se honesto al momento de hacer el recuento de las actividades en las que gastas tus horas. Recuerda el objetivo es saber gestionar el tiempo.
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Fuera distracciones
Presta atención a la cantidad de veces que alguien te interrumpe cuando estás en medio de una tarea importante. Rastrea también las auto interrupciones, como redes sociales, WhatsApp, etc. los teléfonos inteligentes pueden ser altamente adictivos.
Ármate de toda la fuera de voluntad y apaga tu teléfono o déjalo lejos y revísalo a ciertas horas. Estar siempre activo no siempre es bueno, por el contrario, planifica un descanso en el día para ponerte al día con el correo electrónico, hacer llamadas telefónicas, hablar con el personal, etc.
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Delega
Una de las herramientas de la gestión de tiempo es poder delegar, la cuestión es encontrar qué actividades son las que puedes transferir a otros miembros del equipo. Si tienes empleados capaces y dedicados, entonces qué estás haciendo encargándote de todo. De esta manera los directivos podrán ocuparse en pensar en lo que se avecina y no verse atascados en las operaciones diarias.
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Mide el tiempo que empleas en las tareas
¿Cuántos horas productivas tienes realmente cada semana?, dar seguimiento del tiempo se convierte en una herramienta eficaz para medir cuánto tiempo te lleva una sola tarea. Con este simple rastreador de horas podrás hacer varias tareas o proyectos durante el día.
Puedes realizar el rastreo a través de un software de tiempo, esto te facilitará tus actividades y podrás hacerlo directamente desde tu computadora. Una vez que tengas el registro de horas y tiempo real de cada actividad podrás ver dónde estás gastando tu activo más valioso y dónde se está desperdiciando.
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Cuida de ti
Una de las mejores maneras de cuidarse es comer bien, dormir las horas que tu cuerpo necesita, hacer ejercicio, todo esto ayuda a mejorar la concentración. También es bueno apartar tiempo para distraerte y hacer aquello que te gusta, esto renovará energías y te ayudará a seguir avanzando y creciendo en la empresa y en tu vida en general.
Cuidarse uno mismo agudiza la memoria, acelera tu capacidad de aprender e incluso disminuye tus niveles de estrés.
Finalmente, tener un poco de tiempo libre cada día para dedicarlo a las personas y cosas que amas fuera de la organización, es importante para la salud mental y puede ayudar a mantener niveles de energía altos y el interés y la pasión por el trabajo.
Una buena gestión de tiempo en el trabajo ahorrará muchos dolores de cabeza y aumentará la productividad.
Ahora dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.
Con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.
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