Un software de recursos humanos es la unión entre el departamento de rh y las nuevas tecnologías, haciendo que las tareas y procesos puedan optimizarse, agilizarse y automatizarse.

Con un software de recursos humanos puedes realizar actividades de gestión de nómina, contabilidad, administración de tiempo. También serás capaz de planificar tus costes del departamento de forma más consciente.

Además, tendrás las herramientas para tomar decisiones con más información y por ende con mayor eficiencia, dando como resultado un aumento de productividad, disminución de costos y mayor efectividad en las actividades.

Esto es vital, ya que este departamento funciona como la base para cualquier empresa, de ahí la importancia de contar con una herramienta como esta. Un sistema que puede usarse desde la nube, fácil de manejar y adaptable al funcionamiento de tu empresa.

¿Quién usa un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (Software de recursos humanos)?

Esto puede variar dependiendo de la organización; sin embargo, existe un grupo de personas dentro de la empresa que pueden dar uso a un software de recursos humanos.

1. Los trabajadores

Me refiero a la plantilla de empleados, el sistema de recursos humanos da la opción de autoservicio. Esto quiere decir que podrán ver sus horas trabajadas, asistencias, días vacacionales, ausencias, etc. esto les dará confianza y despejará un poco el trabajo en rh.

2. Altos mandos de la empresa y gerentes de área

Un sistema de recursos humanos guarda información valiosa para crear estrategias de planeación, también para ver los costos de nómina. Al mismo tiempo, es posible ver el desempeño de los empleados, evaluar el uso de tiempo y el rendimiento laboral, las características de los trabajadores, etc. En fin, los encargados de altos mandos y gerentes podrán analizar, crear estrategias e implementar acciones contundentes con toda la información arrojada por el sistema.

3. Recursos humanos

Con este software se puede realizar la nómina sin problemas y gestionar el tiempo y asistencia de los empleados. También, se facilita el proceso de contratación y gestión de personal y se cuenta con información en tiempo real para minimizar errores. Además, se aumenta la productividad y disminuye los costes del departamento.

¿Cómo implantar e implementar un Sistema de Gestión de Recursos Humanos?

1. Establece un presupuesto y un tiempo de implementación

Para poder mantenerte dentro del tiempo y presupuesto, lo ideal es que desde el inicio se fijen expectativas adecuadas, de lo contrario los altos mandos quedarán insatisfechos. Una alternativa es, una vez establecido el presupuesto, anexa un pequeño monto extra para contingencias.

Por supuesto, dicho presupuesto quedará establecido cuando se haya elegido un proveedor. Considerando también que el presupuesto no solo es el costo del sistema de recursos humanos, la implementación también conlleva un gasto, como ajustes técnicos, de infraestructura y otros.

2. Arma al equipo de implementación

Involucra a todos los empleados que usarán el software de recursos humanos en el proceso de implementación, de esta manera sabrás sus opiniones, impresiones y contribuciones. Puedes crear equipos de implementación de acuerdo al área o actividades, ya sea dentro o fuera del departamento de rh.

Así podrás estar el pendiente de cualquier contingencia y generarás la sensación de inclusión.  Eso sí, no impongas asignaturas, lo mejor es que des libertad para aquellos que quieran formar parte del proceso y sepan dar comentarios constructivos.

Incluso puedes poner a un encargado por departamento, para que la retroalimentación sea fluida y así los usuarios finales estén satisfechos con cada paso de la implementación.

3. Implementación paso a paso

No implementes el software de recursos humanos de manera general, hazlo por fases, será más sencillo de controlar y evaluar el proceso de implementación. Además, de esta forma se podrá comprender mejor el sistema y su funcionamiento.

Si en cada fase existe comunicación y evaluación, se tendrá seguridad que cada módulo implementado se entiende, se prueba y se aprueba. Mantén la comunicación en cada paso, informa los avances y las soluciones, esto crea confianza.

4. Seguridad de la información

Hay que asegurar que mientras se encuentra en la fase de implementación, los datos confidenciales y cruciales de la empresa están seguros.

Para poder proteger la información como es debido, una excelente opción es trabajar junto con el área de TI de la organización. Asegúrate que se tenga un plan para la copia de seguridad y la transferencia segura de los datos de los empleados alojados en el sistema de recursos humanos.

Por supuesto, también debes conocer bien el sistema de seguridad del software que se implementará, puesto que puede tener sus propias características de seguridad y respaldo de datos que pueden ayudar en el movimiento de información de una plataforma a otra.

5. Considera riesgos

Considera contar con el apoyo de los alto mandos de la empresa, y verifica que áreas de la misma pueden ser más resistentes a este cambio. También, investiga si es preciso realizar cambios o ajustes en la infraestructura para ayudar a la implementación. A esto se le llama anticipar riesgos.

Y, claro, considera los riesgos específicos de tu empresa, pero si lo piensas, es común que los riesgos estén relacionados con el tiempo, el presupuesto y la seguridad.

Es vital evaluar todos los riesgos y tener un plan establecido para todas las contingencias.

Finalmente, si después de todo te sigues preguntando por qué usar sistemas de recursos humanos, bueno, déjame decirte que existen buenas razones para hacerlo. Entre ellas que este tipo de software permite el autoservicio de los empleados, almacenan datos en un solo lugar y los gerentes pueden acceder a la información de manera oportuna en lo que respecta al desarrollo de los empleados.

Esto libera al personal de recursos humanos para funciones más estratégicas.

Y entre las opciones que tienes dentro de un software de recursos humanos están Employee Central Payroll y Time And Attendance para que puedas tener control total en tu departamento de rh.

Employee Central Payroll, te da seguridad en los cálculos de la nómina, minimiza costes y ahorra tiempo. Además, te asegura mantenerte al día con las normas fiscales.

Por su parte, Time And Attendance, te da información en tiempo real haciendo que puedas tener control sobre ausencias, asistencias y más. Al mismo tiempo, conocerás la productividad de los empleados al tener acceso a las horas de trabajo de cada uno. Podrás crear estrategias para optimizar el desempeño que los trabajadores.

Dime, ¿te animas a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos?, si lo haces comenzarás a obtener beneficios de una herramienta basada en la nube. Tendrás seguridad, escalabilidad y flexibilidad.

Recuerda, con estos sistemas tu departamento de recursos humanos funcionará en un ambiente completamente seguro y preciso. ¿Quieres lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos?, SAP SuccessFactors lo hace posible.

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