La gestión de nómina no es un trabajo sencillo, por eso los encargados de realizarla deben permanecer concentrados en sus tareas. Imagínate, tienen que hacer cálculos exactos para el pago de compensaciones, de impuestos y otros.
Sin embargo, los errores pueden pasarle a cualquiera, también a los profesionales más versados en la administración de nómina. Y cuando esto sucede, cuando el pago de algún empleado no está bien hecho, cuando los impuestos no se realizan como debían, resulta frustrante; sin mencionar los problemas que estos contratiempos pueden ocasionar.
De aquí la importancia de contar con un sólido proceso de pago de nómina y un plan de cumplimiento tributario para evitar posibles errores y cargos a la empresa.
Responsabilidad de los encargados de la gestión de nómina
Para que los procesos internos de la empresa funcionen de manera optima es preciso llevar una excelente gestión de nómina. Los pagos deben estar a tiempo y el salario debe ser exacto si se quiere establecer una relación de confianza con los empleados.
Los responsables deben estar conscientes de la importancia de sus tareas, también de la posibilidad de incurrir en equivocaciones. De cualquier manera, la empresa debe considerar la opción de abastecerlos de herramientas que faciliten su trabajo.
La razón es simple, ellos se encargan de los finiquitos, indemnizaciones, las nóminas ordinarias, retroactivas y extraordinarias. También de la responsabilidad fiscal, impuestos, retenciones, prestaciones. Además, deben realizar la declaración anual y estar atentos a lo procesos de pagos.
Ahora ves porque es común que sucedan errores.
Cuáles son los errores más comunes dentro de la gestión de nómina
Nadie es infalible y todos son propensos a cometer alguna equivocación, y dentro de las más recurrentes se encuentran:
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No estar actualizados con las nuevas normas fiscales
Las leyes fiscales y las regulaciones aplicables a la nómina están en constante cambio. Por eso es necesario que se conozcan las normas y se este al día en sus modificaciones. En este sentido, un error común al momento de llevar la gestión de la nómina es desconocer la ley, lo que lleva el riesgo de sufrir sanciones, o bien, la pérdida de tiempo al tener que cambiar los cálculos realizados bajo las normas vencidas.
Tienes dos opciones, o calendarizas que debes checar los cambios y actualizaciones de las normas, o implementas un software que te mantenga actualizado de manera automática.
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Incumplir con los pagos
Sin importar el tamaño de la empresa existe un calendario, una fecha en cual cumplir con el pago de los salarios; por lo general los pagos se realizan de manera quincenal, luego hay ciertas empresas que lo hacen de forma semanal o mensual. No importa la periodicidad, con que se cumplan los plazos.
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Sin planificación clara
Uno de las grandes equivocaciones es la falta de planeación al momento de llevar la gestión de nómina. Contar con un plan evitará cometer errores, puesto que tendrás presente que siempre habrá información que verificar, días festivos, vacaciones y horas extras a las cuales dar seguimiento. Todo esto debe estar de un plan de nómina.
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Errores en los cálculos finales
Desgraciadamente equivocarse a la hora de realizar el cálculo de las nóminas es algo recurrente, más allá de conocer los cambios o no en los impuestos, hablo de errar en las tarifas a pagar. Por eso, realizar un calculo preciso debe ser prioridad.
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Ignorar la realización de los descuentos o retenciones al salario
No considerar los avisos sobre descuentos o retenciones a los salarios de los empleados, sobre todo cuando estos deben ser inmediatamente atendidos. Al mismo tiempo se debe verificar que se hagan las deducciones necesarias en cada sueldo, y por supuesto, supervisar que se hagan de forma correcta.
La mejor herramienta para evitar los errores en la gestión de nómina
Las equivocaciones suceden, pero con las herramientas adecuadas es posible afinar las habilidades de administración de nómina y mejorar los resultados de su empresa. Aprendiendo y minimizando los errores más comunes en la nómina.
En este sentido, contar con un sistema que automatice procesos e integre la fuerza laboral para identificar cualquier diferencia y evitar penalizaciones severas resulta un gran apoyo. Puesto que las equivocaciones pueden acarrear altos costos, dañando las relaciones laborales entre empresa y empleados.
Afortunadamente, las organizaciones tienen la opción de implementar sistemas de nómina. Con un software de nómina aseguran estar al día con las leyes fiscales, además pueden confiar en los cálculos, ya que se hacen de manera automática, quitando la necesidad de hacerlo de manera separada.
Además, contribuye a que los encargados de la administración de nómina no se vean tan abrumados y superados por las tareas a realizar; dejando atrás procesos manuales y malas organizaciones.
Esto significa que los errores en la gestión de nómina disminuyen, y aumenta la productividad gracias a la automatización de tareas. También crece la confianza entre los empleados, no solo por recibir sus pagos a tiempo, sino por la transparencia en los movimientos y la posibilidad de autoservicio.
Por otra parte, la actualización no solo es para las normas fiscales, también abarca la información y datos de la empresa. Esa acumulación de información sirve para la creación de la nómina.
En conclusión, los errores se cometerán, pero el objetivo es minimizarlos, y cuando ocurran poder detectarlos y corregirlos a tiempo, sin necesidad de perder horas de trabajo. Y para poder lograrlo existen los sistemas de nómina, la mano derecha para llevar a buen término la gestión de nómina. Y SuccessFactors Payroll se encarga de esto.
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