¿Tú y tus empleados logran avanzar en sus actividades del día a día?, ¿son productivos y sacan de la lista de pendientes las tareas importantes?, ¿qué tanto es lo que procrastinan?, ¿qué tanto tiempo se pierde en tareas sin sentido?
Por otro lado, ¿tiene un tiempo de esparcimiento?, ¿pueden descansar para cargar energía?, planear y llevar control de horario y de actividades es también dejar tiempo libre para el descanso.
Lo que quiero decir es, ¿qué prácticas usas para tener un registro del tiempo laboral de cada uno de tus empleados?
Conoce las distintas técnicas para tener un control de horario de tus empleados
Existen diversas formas de llevar un control de horario, algunas involucran la tecnología y otras siguen las fórmulas tradicionales y probadas, otras tantas combinan ambas cosas.
De cualquier manera, aquí dejo:
11 claves que pueden ser de gran ayuda, no solo al departamento de rh, sino a la empresa en su totalidad.
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Controla a los trabajadores que no se encuentran dentro de la oficina
Sí, es posible rastrear a los empleados que no laboran dentro de la oficina, esto se hace gracias a sistemas de recursos humanos destinados a controlar la asistencia. Por supuesto, estamos hablando de sistemas basados en la nube, en donde cualquier dispositivo puede conectarse, en este caso, teléfonos celulares conectados al sistema para que los empleados confirmen las horas de trabajo, de esta manera todo se realiza de manera legal.
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Checador de horario
¿Recuerdas los antiguos checadores de tarjeta?, pues bien, esto es algo parecido, pero actualizado para usar la tecnología en el control de horario. Aquí lo que se usa ya no son las tarjetas para ser perforadas, no, aquí los empleados cuentan con tarjetas de identificación y solo es necesario pasarlas por el dispositivo para que se registre y se almacene de manera automática dentro del sistema y así obtener el cálculo de asistencia.
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¿Estás seguro de que las horas que trabajan tus empleados son las correctas?
No hay duda de que contar con un sistema que optimiza y automatice la captura de horas trabajadas es una buena herramienta, puesto que así obtienes información para, por ejemplo, realizar tu nómina, aunque también es información valiosa para realizar estrategias y planeaciones organizacionales.
Lo mejor es que sea un sistema automatizado, pero si no es posible, por lo menos que sea manual, ya que, al no contar con uno, seguir y aprobar horas trabajadas se vuelve una tarea complicada.
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Contar con un sistema automatizado que cumpla con las normas
Imagínate incumplir con lo reglamentado en las leyes fiscales, esto puede pasar si no se tiene un registro exacto de horas trabajadas y un control en el horario de los empleados. Implementar un sistema automatizado de rastreo de tiempo y asistencia disminuye notablemente los errores y da cálculos más exactos para evitar problemas de incumplimientos legales.
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Implementar un sistema de asistencia que los empleados puedan usar
Sin duda, poder monitorear los datos de asistencia aporta gran valor a la empresa; ahora, imagínate que los mismos empleados puedan mantener ese registro para ellos; es decir, que puedan consultar sus horas trabajadas, sus horas extras, etc. A los trabajadores les gusta contar con un sistema de autoservicio, ya que les evita acudir a cada momento al departamento de RRHH, esto también trae beneficio para esta sección, ya que la carga del departamento disminuye, al poder contestarse ellos mismos sus dudas a través del software.
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Implementar un sistema que pueda integrarse sin dificultad a otras aplicaciones
Es verdad que realizar seguimiento de las horas trabajadas es de gran ayuda, sin embargo, eso es solo parte de la situación. Una solución completa sería que ese mismo sistema pudiera integrarse compartiendo datos con otras aplicaciones, ya que el intercambio e integración de información da fluidez y confianza en los cálculos e informes. En este sentido, se debe buscar que el software que se use pueda hacerlo.
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Un sistema que además de controlar el horario, facilite la realización de informes y tareas administrativas.
La idea de usar un sistema de tiempo y asistencia es que facilite las tareas diarias, que sea sencillo de usar, que sea intuitivo, que se convierta en la mejor herramienta para las distintas funciones del departamento.
Y para probar que software es el más adecuado para la empresa, lo mejor es ver proveedores que ofrezcan demos gratuitos. Nada como probar primero.
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Usar un software que este en la nube
Los sistemas internos cumplen su función, pero si necesitas control en el horario de tus empleados y estos no están en la oficina, o necesitas un informe y no puedes consultar los datos porque no te encuentras en el lugar de trabajo, entonces la situación se complica.
Es por eso por lo que contar con sistemas de control de asistencia que se encuentren dentro de la nube amplia las posibilidades y da opciones de ingresar horas y tiempo en cualquier momento y lugar. También monitorea las horas trabajadas, aunque el empleado no se encuentre en oficina.
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Nuevas tecnologías que escanean retinas y necesitan huellas dactilares, ayudan a tener seguridad dentro del lugar de trabajo
Las tarjetas de identificación se han convertido en elementos esenciales para controlar el acceso al lugar de trabajo, además, son útiles para dar seguimiento a los horarios de trabajo. Sin duda, implementar la identificación de empleados con datos biométricos como huellas dactilares y escaneo de retinas, está ganando terreno por la confianza y seguridad que da a la organización.
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Registros de asistencia en línea
El beneficio de dejar atrás prácticas anticuadas es que, cuando se registran y se mantiene un control de horario vía internet a través de sistema de asistencia, también es posible generar información para informes de nómina y otras tareas importantes de la empresa.
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Hacer de forma manual el registro de horas trabajadas
Si la empresa no es lo suficientemente grande para subirse a la nube o implementar algún sistema de asistencia, es posible seguir utilizado hojas de cálculo. Solo en estos casos continuar empleando hojas de cálculo puede resultar eficaz.
Finalmente, contar con un sistema de control de horario que sea centralizado hace que mantener un registro de horas sea sencillo, y que el seguimiento de datos no requiera de mucho esfuerzo y se pueda mantener la información al día. Si se hace una elección inteligente y adecuada, el resultado será realizar las actividades de tiempo y asistencia de forma rápida, sencilla y sin complicaciones.
En ese sentido, con Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors, no tendrás problemas en cumplir con los requisitos legales, puesto que tiene un soporte que cubre las normas de 19 países y 11 idiomas, además, no batallarás con la automatización de control de horario ni con la creación de reportes e integración de sistemas.
Escucha, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.
Y llegamos al punto clave, con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.
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