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Conviértete en un experto en la gestión de tiempo

Sí, la gestión de tiempo casi siempre se considera una tarea difícil, pero esto no quiere decir que sea algo imposible; es decir, con constancia y dedicación es posible alcanzar un nivel de conocimiento y habilidades para poder administrar el tiempo de la manera más eficiente posible.

Sinceramente, tener una empresa exitosa que cumpla con las expectativas y metas de esta, es viable si se aprende a manejar el tiempo, por lo que, toda la plantilla de colaboradores y gerentes deben involucrarse en esta tarea.

Para ello existen estrategias que puedes seguir que te ayudarán a convertirte en un entendido de esta práctica.

 

Matriz de Eisenhower: una herramienta infalible para la gestión de tiempo

 

Con esta matriz es sencillo realizar listas de las actividades por hacer y dar prioridad a lo que realmente debe tenerlo; en otras palabras, podrás organizar tu día y enfocarte en aquellas tareas que te harán avanzar.

Las actividades se dividen en cuatro:

1. Urgente e importante. Toda actividad que debe hacerse en ese mismo día

2. Importante, sin ser urgente. Pueden esperar, pueden programarse

3. Urgente, sin ser importante. Estas actividades pueden delegarse

4. No es urgente ni importante. Estas tareas pueden desaparecer y no pasará nada

 

Una de las ventajas de esta matriz es que puede ser usada para planear tareas diarias y semanales.
Ahora bien, posiblemente te estarás preguntando la diferencia entre urgente e importante, ¿cómo identificar la una de la otra?
Empecemos con lo que se considera urgente, y para entender qué tan urgente es una actividad es preciso ver el tiempo que se tiene para terminarla; es decir, entre mas cerca este la fecha limite será urgente.

 

Por su parte, las tareas importantes se medirán de acuerdo a las prioridades, en otras palabras: la actividad que has catalogado como importante, ¿te aportará y te llevará a alcanzar, por ejemplo, el objetivo del departamento?
Una vez establecidas la división de las actividades debes definir cuándo te ocuparás de cada una de ellas. También debes tener claro el tiempo que te llevarán, el objetivo es terminarlas antes que se conviertan tareas urgentes.

 

Por supuesto, también están las emergencias, cuando surja alguna debe tener prioridad, eso sí, después de resolverla podrás regresar a la matriz y la división de tareas.
La Matriz de Eisenhower es un buen ejercicio para la administración de tiempo.

 

3 aspectos que tienes que solucionar si quieres ser un maestro en la gestión de tiempo

 

1. Que tu trabajo sea de valor

No se trata de estar todo el día lleno de actividades, sino de averiguar cuánto es el tiempo de verdadero trabajo; es decir, de las horas en total de la jornada semanal, ¿cuántas de esas horas es de trabajo?, y de esas horas, ¿cuántas dedicas a realizar tareas que ayuden a cumplir objetivos?
Esto no quiere decir que tendrás que trabajar mas horas, sobrecargarse es contraproducente, lo que quiero decir es que, si haces una buena planeación de tus actividades, creas un horario y avanzas en tareas importantes, habrás tenido una jornada exitosa.
Si quieres conocer más sobre prácticas sencillas pero efectivas para la Administración del Tiempo da click aquí

 

2. ¿La tarea en la que estás, te hará avanzar?

¿De verdad piensas que tener una bandeja de entrada vacía, que checar y contestar todos los mails es saber gestionar el tiempo?, por supuesto que hay correos que deben contestarse, pero no todos serán urgentes ni importantes como para pasar media mañana al pendiente de ellos.
Esta tarea puede volverse obsesiva o dar a pensar que terminarla es avanzar, por desgracia, existen otras actividades parecidas a esta que pueden tomar una buena parte de la jornada laboral sin aportar un progreso real.
Para evitar estas cuestiones, es primordial aprender a priorizar tareas y responsabilidades, reconocer lo importante de lo urgente.

3. Usa la tecnología a tu favor

La tecnología puede ayudar a bloquear todas aquellas páginas web y redes sociales, incluso, el correo electrónico; en fin, poner un muro en todo aquello que están quitando tiempo. Hay que evitar esas distracciones y delimitarlas a un espacio pequeño y específico de tiempo.
Por otro lado, usar la tecnología es también implementar software para la gestión de tiempo en el trabajo, el cual te ayuda a manejar distintas tareas, proyectos en equipo y personales. Te da plantillas compartidas en donde todos los involucrados están al tanto de los avances; actividades que como gerente puedes monitorear y conocer las horas de trabajo productivo de los empleados.

Y es que es necesario estar al pendiente de la productividad, del tiempo trabajado y del tiempo libre de los trabajadores, y para poder tener un verdadero control existen estos sistemas, que además están en el la nube.
Podrás obtener registros, reportes y datos duros que te ayuden a administrar mejor el tiempo, creando así mejores estrategias para obtener un beneficio directo de crecimiento y formar una fuerza laboral con mejores resultados.

 

Si quieres saber porque un sistema de control de asistencia es una herramienta indispensable en tu empresa da click aquí

Finalmente, si se deseas mantenerte en este mercado cada vez más competido, es preciso comenzar a implementar la tecnología de la manera más inteligente, echar mano de un software que te ayude a tener una gestión de tiempo optimizada y automatizada.
Que respalde tus estrategias y planes, que te haga convertirte en un verdadero maestro en la administración de las horas de trabajo.

 

Para saber para qué sirve un sistema de control de asistencia de personal en el trabajo da click aquí

Ahora dime, ¿te gustaría incorporar una solución completa que permita atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa?, con Employee Central Time and Attendance Management, es posible.

 

 

 

Pon atención a lo que te voy a decir, con este software de control de asistencia del personal, podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
¿Necesitas gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo?, ¿contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso de autoservicio a todos los datos de cualquier lugar?, con el módulo de Employee Central Time and Attendance Management de SAP SuccessFactors puedes hacerlo.

 

¿Quieres saber más sobre el módulo de Employee Central Time and Attendance Management? Solicita una Demo. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software. Estarás a paso a ser un experto en la gestión de tiempo.

 

 

PayNext | Employee Central Time and Attendance Management

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