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Todo lo que necesitas saber sobre un software de nómina

La administración de nómina es una de las actividades más importantes dentro de la empresa, también es una tarea diaria, laboriosa y cansada. Sin embargo, no genera ingresos por sí misma, es por eso por lo que lo ideal es realizarla con el menor tiempo y esfuerzo posible.

La idea es lograr una nómina correcta, sin errores, a tiempo y disminuyendo gastos, esto es posible si se implementa un software de nómina.

No se puede seguir haciendo nóminas con viejas técnicas, hoy en día las empresas deben implementar la tecnología a sus procesos o se quedarán atrás.

 

¿Qué es un software de nómina?

¿Cuánto tiempo inviertes en realizar la nómina?, ¿existen atrasos o errores importantes que deben corregirse?, ¿cuánto es la inversión de tiempo y dinero para que la nómina salga perfecta?

El software de nómina es un sistema pensado para hacer ligera y flexible la gestión de esta, para que la carga de trabajo de los encargados sea menor, para aumentar la producción, automatizar tareas, disminuir errores y realizar cálculos precisos de impuestos y sueldos.


¿Para qué sirve un sistema de nómina?

 

La razón por la que un sistema de nómina se convierte en el brazo derecho de los encargados de esa tarea, es porque con ella son capaces de calcular impuestos y sueldos de manera automática.

El cálculo del pago es exacto puesto que dentro del sistema se encuentra el registro de faltas, horas trabajadas, vacaciones, etc.

Además, puede automatizarse el pago de los empleados (depósito bancario, cheques) respetando deducciones e impuestos.

Básicamente, sirve para que todo el proceso de nómina pueda realizarse de manera óptima, eficaz y con precisión.

 

 

 

¿Qué funcionalidades nos ofrece un sistema de nómina?

 

  1. Ahorro de espacio

La información se queda dentro del sistema, por lo que ya no será necesario guardar registros en físico ni acumular papeles. De hecho, si los archivos que se van almacenando en el sistema ya no son necesarios, es fácil eliminarlos.

En otras palabras, la organización es sencilla.

 

  1. Se mantiene al día con las leyes fiscales

Hacer los cálculos además de sencillo, es confiable, ya que el sistema payroll está actualizado en lo que a leyes fiscales se refiere.

 

  1. Cálculos

Con un software de nómina no es necesario realizar cálculos por separado, puesto que las deducciones de impuestos y salarios se hacen ahí mismo. Además, puede automatizarse el pago, ya sea por cheque o depósito bancario.

 

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  1. Flexibilidad y versatilidad

Este tipo de software para nómina es funcional para empresas pequeñas, medianas y grandes; es decir, su beneficio es visible sin importar el tamaño de la organización.

¿Por qué?, sencillo, el sistema de nómina impulsa el crecimiento y productividad en las pequeñas empresas y hace ahorrar a las grandes organizaciones.

 

  1. Da acceso a empleados

Los empleados pueden acceder a información de sus movimientos, como: deducciones, horas trabajadas, permisos, vacaciones, etc. Pueden revisar sus números pudiendo pedir revisiones o explicaciones de lo que consideren.

Esto crea confianza entre los trabajadores y empresa.

 

  1. Desde a nube

Este sistema está en la nube y esto hace que se pueda acceder a la información o realizar algunas acciones en cualquier lugar dentro y fuera de la oficina, dando libertad y oportunidad de conectarse desde cualquier dispositivo.

 

 

 

¿Cómo saber si necesito un software de nómina en mi empresa?

 

¿Sigues haciendo la nómina con viejas prácticas?, ¿continúas dejando toda la responsabilidad a una sola persona para que realice el proceso y gestión de la nómina?

O quizá estas pagando a terceros para que te lleve la nómina, eso implica un gasto y que la información de tu empresa este en manos de otros.

¿Qué tanto tardas en realizar la nómina, los encargados sufren de estrés excesivo?, también está el error humano y las consecuencias de este, ¿qué tanto afecta a tu empresa esto?, sabías que un sistema de nómina minimiza y agiliza el proceso.

Si las respuestas a estas preguntas no son muy alentadoras, te estará dando un indicio que debes cambiar la manera de realizar la gestión de tu nómina e implementar un sistema payroll.

 

¿Cómo buscar el software de nómina indicado?

Es normal que se tengan dudas sobre la implementación de un software para nómina, es un cambio y esto siempre conlleva resistencia.

Por otra parte, para tener seguridad que lo que vas a implementar te traerá beneficios reales, debes estar consciente qué es lo que estas adquiriendo.

Algunas de los aspectos a considerar son:

  • Políticas de seguridad del proveedor, por ejemplo, investiga cómo es su respaldo para dar seguridad a la información de la empresa.
  • ¿Tiene un grupo de soporte?, es decir, ¿el proveedor da asesoría y esta disponible para resolver dudas o problemas que puedan surgir al implementar el sistema?
  • Otro punto que debes considerar es la flexibilidad del programa, es decir, si se puede integrar a los sistemas de tu empresa, como ERP, entre otras. Es importante tomar en cuenta la capacidad de adaptación al crecimiento de la organización, y si es posible realizar cambios al sistema de acuerda a las modificaciones de la empresa.

 

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  • También revisa si se actualiza constantemente y, cuando esto suceda no se interponga en tus actividades diarias.
  • ¿Qué cantidad de dinero puedes o estás dispuesto a invertir en un sistema payroll?, esto ira relacionado al tipo de empresa que se tenga, lo que te llevará a buscar un proveedor que te ofrezca un sistema funcional para la organización.
  • ¿Qué dicen los clientes de los proveedores?, compara y de ser posible prueba el sistema antes de adquirirlo. Algunos ofrecen demo gratis.
  • No te dejes apantallar por el precio del proveedor, revisa la calidad y seguridad que brindan. Revisa si se trata de un proveedor establecido, con credibilidad, si tiene respaldo.

 

Errores que pueden existir al implementar un software de nómina

 

Existen ciertos errores que suelen ser comunes al momento de implementar un sistema payroll en la empresa:

  1. Mala gestión de cambio

No poder gestionar de manera efectiva los cambios que supone la implementación del sistema de nómina. Este punto es algo que no debe pasarse por alto ya que suele presentarse en un buen número de empresas.

En este sentido, se debe poner atención a las necesidades, preocupaciones y opiniones de los encargados de recursos humanos, mantener una comunicación amplia y clara con los empleados, a fin de gestionar estas situaciones.

 

  1. Deficiencia en la capacitación

Es verdad que este tipo de sistemas no son difíciles de manejar, de cualquier manera, es necesario que los encargados tengan capacitación adecuada y el soporte para sacarle el máximo provecho.

En ese sentido, habrá que dedicar tiempo para instruir a los empleados.

 

  1. Falta de comprensión de la información

La información y datos que da el sistema no solo sirve para la nómina, también para realizar planeaciones y estrategias a fin de tomar buenas decisiones que puedan representar beneficios a largo plazo y corto plazo.

 

  1. Falta de planeación

Antes de introducir un software de nómina, debe haber planeación, tener en cuenta aspectos, como: ¿qué objetivo y metas se tienen al sumar este sistema a recursos humanos?, ¿qué impacto se espera obtener al implementarlo?

Tener esto claro es fundamental, es parte de la organización.

 

 

Ventajas de contar con un software de nómina en mi empresa

 

Quizá el propósito número uno y, por lo tanto, la ventaja principal, es hacer más ligera la carga del proceso de nómina simplificando las tareas.

Sin embargo, existen otras ventajas de contar con un software de nómina:

 

  1. Cambios en la productividad

La automatización de los procesos hace que la productividad aumente al disminuir el número de horas que se dedica a la construcción de la nómina. Esto trae como consecuencia que los trabajadores puedan atender otras actividades importantes para el flujo de la empresa.

 

  1. Aumenta la confianza

Se genera un ambiente de transparencia y confianza al momento en que los trabajadores pueden ver los movimientos y los números en sus pagos.

Y una empresa sólida es la que se construye bajo la confianza en su plantilla de trabajadores.

 

  1. Minimiza el error

Al hacer la nómina con viejas practicas la posibilidad del error es latente. Entérate, con un software para nómina las equivocaciones y malos cálculos se reducen considerablemente, automáticamente el estrés de los encargados disminuye, haciendo que realicen sus actividades con más seguridad.

 

  1. Te mantienen actualizado

La actualización no es solo en información y datos propios de la empresa, también en cuestiones fiscales. Esto quiere decir que ya no tendrás que preocuparte por estar al día en los constantes cambios de leyes e impuestos, el sistema de nómina se encargará de eso.

Tienes la seguridad de cumplir con las normas sin sufrir alguna sanción.

 

 

¿Por qué automatizar este proceso con un software de nómina?

 

El mundo de los negocios esta cambiando y existen nuevas maneras de llevar el control y agilizar procesos, es indispensable irse adaptando a los cambios, básicamente estos están basados en la tecnología, un software de nómina facilita la vida en la oficina y da impulso a la organización.

Además, un sistema basado en la nube es accesible y flexible, un sistema payroll automatiza tareas y ahorra tiempo.

Imagina lo que podrías conseguir con un sistema que además de minimizar errores, también los detecte en tiempo real para que puedan corregirse al instante, sin esperar que la nómina esté terminada.

 

Ya no tendrás que preocuparte por sobrepagos, o algún faltante en el salario. En otras palabras, tendrás exactitud.

Evitarás que haya tareas repetidas, puesto que toda la información y procesos estarán en el sistema, los encargados podrán ver los avances y los datos en tiempo real, eliminando redundancias en las actividades.

Por supuesto, todo queda almacenado con seguridad y respaldo. Además, la empresa tiene control de su información, cosa que no sucede cuando un tercero se encarga de la nómina.

Puedes obtener informes, reportes, y realizar un auditoria.

 

Aún hay más, el sistema puede configurarse para controlar quien o quienes ven la información. Puede restringirse accesos, mientras unos tienen acceso total, otros podrán tener un acceso parcial.

La automatización de nómina dinamiza los procesos y da tranquilidad en la precisión de las tareas efectuadas. Eso sí, es necesario que la o las personas que están a cargo del sistema sepan sacar todo el provecho de cada una de sus herramientas.

Invertir en un software para nómina aumenta la eficiencia, ya que elimina procesos innecesarios.

La automatización significa velocidad, disminución de errores y confiabilidad.

 

Finalmente, elegir el mejor sistema payroll es dar un paso a ser una organización inteligente, que transforma sus procesos para permanecer en el mercado.

Piensa un segundo, ¿por qué continuar con viejas prácticas elevando el nivel de trabajo de los encargados de la nómina?, ¿si como empresa puedes tener el control de la nómina, porqué dejarla a un tercero?, exacto, esto puede cambiarse al introducir un sistema de nómina.

Y dentro de la oferta de software está Payroll, un software de nómina de SAP SuccessFactors dentro del módulo de Employee Central, con un respaldo de clientes alrededor de 180 países.

Siendo las medianas y grandes empresas el mayor número de sus usuarios con un 80%.

 

 

El software de nómina Employee Central Payroll, cuenta con certificaciones que avalan la seguridad de la información almacenada. Este es un proveedor con más de 20 años en el mercado.

Ahora dime, ¿te animas a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos?, si lo haces comenzarás a obtener beneficios de una solución de nómina global basada en la nube.

Tendrás seguridad, escalabilidad y flexibilidad.

 

Recuerda, con este sistema payroll, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos de SuccessFactors en un ambiente completamente seguro y preciso.

¿Quieres lograr una completa transformación del negocio, simplificar los procesos y reducir costos?, este software de nómina de SuccessFactors lo hace posible. Decídete a optimizar los RRHH.

¿Te interesa conocer mucho más sobre esta innovación de SuccessFactors? Solicita una Demo de SuccessFactors Payroll. Es totalmente gratuita y con ella podrás conocer esta solución operando en vivo y con escenarios de negocio similares a los de tu organización y también te ayudará a resolver las dudas que tengas sobre este software.

 

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