Siempre tendrás la opción de llevar tú mismo la nómina, o bien, subcontratar los servicios de una maquila de nómina que para que se haga cargo. De esta manera, estarás asegurando que el cálculo, los impuestos y en general, todo el sistema de nómina estará bien hecho.
Debes escoger bien quien se encargará de esta tarea, que sea puntual y que haga un trabajo a la medida de tus requerimientos. Y, por supuesto, que cuente con todo el conocimiento legal para el pago de los impuestos.
Al mismo tiempo, y al lado de la maquila de nómina, existe otra opción, Employee Central Payroll de SuccessFactors, una solución que ofrece PayNext, pero de esto hablaremos más adelante.
Ventajas de la maquila de un sistema de nómina
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La información estará a tu alcance
Aunque la nómina sea llevada por terceros, como empresa podrás acceder a toda la información de tu nómina en el momento que lo necesites. Por supuesto, todos, pero todos los datos están actualizados, lo que garantiza que puedes estar al tanto de lo que ocurre con tu sistema de nómina.
Al mismo tiempo, habrá especialistas que podrán ayudarte en resolver las dudas o aclarar cualquier situación que no te haya quedado clara.
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Disminución de los precios
Ya no necesitarás softwares internos para realizar tu nómina, ni actualizaciones de estos, además, no será necesario contar con empleados que tengan que estarse capacitando continuamente en este ramo.
Lo anterior, hará que tener un área encargada de nómina dentro de tu empresa ya no sea necesario. Todo esto evidentemente supone un ahorro de inversión no solo en capacitación, o en mantenimiento de software, también en sueldos.
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Seguridad en los procedimientos
Es de suma importancia que el sistema de nómina se lleve correctamente y que los cálculos para el pago de sueldos e impuestos estén realizados de forma eficiente. Con una maquila de nómina esto es posible, puesto que los encargados de esta tarea son profesionales y especialistas.
Además, cada uno de los datos utilizados están protegidos, por lo que no se corre el riesgo de que la información se filtre.
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Información legal al día
Tu nómina saldrá con los cálculos legales actualizados, ya que en este tipo de sistema de nómina hay profesionales que están al tanto de los cambios y reformas a la ley, para que no existan fallas ni problemas a la hora de realizar la nómina.
Desventajas de la maquila de un sistema de nómina
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No tendrás todo el control
Inevitablemente perderás control sobre la información y confidencialidad de tu empresa. También es posible que batalles un poco en acceder a los datos que necesites, puesto que, será un tercero quien este a cargo de ella.
Tienes que elegir bien quien llevará tu sistema nómina, para que no se te presente este problema.
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Se pueden presentar inconsistencias en el trabajo
Aunque esto también puede pasar si llevas la nómina dentro de tu empresa, aquí tu estas pagando por un servicio, y la verdad es que puedes encontrarte con algunos fallos en cuestiones legales y sueldos mal calculados.
Esto puede suceder debido a que los encargados de llevar el sistema de nómina no tengan un alto sentido de pertenencia con tu organización.
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Puede haber fallas en la seguridad
Es inevitable no incluir información confidencial en los datos que se le dará a la empresa para que se hará cargo de tu nómina, esto por supuesto supone un riesgo en la confidencialidad.
Para evitar esto, es preciso que realices un análisis y evaluación profunda de la maquila de nómina, solo así tendrás la seguridad que tu información estará segura.
También es importante que averigües si existe alguna sanción o procedimiento en caso de que ocurra alguna fuga de información.
¿Qué otras opciones tienes?
Estamos de acuerdo que para llevar el sistema de nómina lo mejor es tener apoyo, y si bien, la maquila de nómina cumple bien con este propósito, existen otras alternativas para esta actividad tan fundamental dentro de una organización.
Hablo de Employee Central Payroll de SuccessFactors, el cual se convierte en un apoyo excelente para la realización de tu nómina; además, el control y la construcción de la misma queda dentro de tu organización.
También contarás siempre con toda la información que requieres al alcance de tu mano, todo queda almacenado y puedes verla cuando la necesites sin perder tiempo solicitando los datos a terceros.
Al mismo tiempo, las tareas e información que se van generando se te presentan en tiempo real. Lo mismo paso con las cuestiones legales, este sistema de nómina esta al día con las modificaciones y actualizaciones de impuestos.
Y, sí, la seguridad de tus datos está garantizada al contar con un soporte y respaldo de la información. Estamos hablando que son más de 32 mil clientes los que han optado por utilizar este sistema, creo que este es un buen número de empresas que han confiado en Employee Central Payroll de SuccessFactors.
Entre todos estos clientes se encuentran grandes, medianas y pequeñas empresas, esto es posible ya que este programa es capaz de adaptarse a los requerimientos y necesidades de la empresa sin importar su tamaño.
¿Te animas a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos? Al hacerlo obtendrás beneficios de una solución de nómina global basada en la nube, que te da seguridad, escalabilidad y flexibilidad.
Recuerda, con este sistema, tu nómina estará perfectamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.
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