¿Sientes que no te alanza el tiempo?, ¿las actividades te desbordan?, el objetivo no tendría que ser trabajar más, sino encontrar espacio para realizar las tareas que necesitas terminar en el día a día, es decir, hacer una buena gestión de tiempo.
Poder administrar el tiempo es sinónimo de un aumento en la productividad, crecimiento económico, bienestar, efectividad. Y créeme, es posible terminar los pendientes de una jornada laboral sin tener que hacer horas extras.
Enfócate en obtener resultados, sé inteligente con tu tiempo, esto es posible siguiendo algunas claves básicas.
5 claves que te ayudan a llevar una buena gestión de tiempo
1. Qué actividades son importantes y cuáles urgente
¿Es urgente o importante?, ojo, que no es lo mismo. Es común dejarse llevar por las tareas urgentes, esas actividades que pensamos deben hacerse inmediatamente, pero, ¿en dónde dejamos esas actividades que son importantes?, esas que deben hacerse sí o sí y que suponen una prioridad.
Debes tener claro que tareas son prioridad, ya que estas son los que dan resultados, las que hacen avanzar, la gestión de tiempo implica separar lo importante de lo urgente. Además, ten clara las metas que se quieren alcanzar, se específico, y sobre todo pon un tiempo para terminar cada tarea.
Al día termina por lo menos una tarea importante o al menos avanza en ella, y no te angusties tanto por lo urgente, la mayoría de las veces puede esperar 24 horas para ser resuelto.
Has un repaso del día o de la semana y ve a qué tipo de actividades te has enfocado, puede que te sorprendas al darte cuenta que te enfocas en lo urgente o cotidiano y muy poco en lo importante.
2. Actúa
¿Por qué retrasar las actividades que debes hacer?, no importante que tanto las postergues las terminarás haciendo, la procrastinación roba tiempo, ya que no solo es evadir una tarea, también es perder tiempo en cosas que no generan productividad.
Has un esfuerzo, tan grande como sea necesario, y dedica tus energías en hacer y no en evadir las responsabilidades. Puedes dedicar las primeras horas del día para realizar esas actividades en las que no tienes muchas ganas, ya que será cuando estés más despierto.
Si gestionas tu tiempo, podrás empezar y terminar las actividades que necesitas hacer cada día. No pospongas, empieza, comenzar bastará para que desees terminarla. Al fin y al cabo, ya estarás en movimiento.
3. Realiza una lista de las tareas que debes hacer.
Imagínate, si solo piensas en las cosas que tienes que hacer, estarás con el estrés, lo mejor siempre es tener por escrito los pendientes, hacer una lista te da la sensación de control.
Otra cosa que puede ayudar a optimizar tu tiempo es partir esas actividades en tareas más pequeñas, de esta manera no te parecen inmensas y tendrás la seguridad de poder acabarlas.
Lo mejor es apuntar pendientes de manera mensual y a partir de ahí ir separando a tareas de la semana, hasta llegar a la lista de tareas por día. Ojo, no solo escribas las tareas pendientes, ponles un tiempo límite, no pongas un tiempo vago, debe ser preciso, por ejemplo, de 10 a 11 am. voy a terminar ese reporte.
Y pon atención en la palabra terminar, es decir, no vas a empezar tal actividad, vas a terminar y solo tienes ese par de horas o ese par de días, si se trata de una actividad grande.Eso sí, al momento de establecer tiempos hay que ser realistas.
Y si tienes más concentración y energía por las mañanas, aprovecha eso y ponte las tareas importantes en ese horario. Gestionar tu tiempo implica saber cuándo eres más productivo.
4. Di no
¿Tienes tareas importantes que realizar?, entonces di no si te piden atender eso que bien puede esperar, no permitas que te saturen de actividades que no traerán productividad. Si no se trata de una prioridad, di no.
Hay que aprender a decir que no a que aquello que roba tiempo, no dejes impresionarte o intimidarte porque tienes que negarte a ese compañero o compañera que ocupa ‘’ese puesto’’. Por supuesto, cada vez que necesites dar un alto, hazlo con tacto. Si dices que sía todo tendrás una recarga de trabajo y un estrés que no necesitas.
Recuerda que tienes un tiempo límite para hacer tus tareas, y no puedes ocuparlo en actividades que no son importantes para ti y tu desempeño.
5. No tienes que hacerlo todo tu.
Sí, tienes habilidad para realizar distintas tareas, pero, ¿eso significa que debes hacerlo todo tú?, si te quita tiempo, si no es una tarea importante, delégala. Centra tu atención en las actividades que están destinadas para ti, que son de tu especialidad.
No eres el único que es capaz de aportar soluciones y experiencia, alrededor están compañeros de trabajo que son tan aptos y son capaces de realizar esa actividad que para ti supondría pérdida de tiempo.
Una buena gestión de tiempo es saber que tareas puedes delegar y cuáles no, y en que debes enfocarte al 100%. Pasar pendientes a otros te produce alivio, minimiza el estrés y mejora tu productividad.
¿En qué gastas tu tiempo?, ¿qué resultados estas teniendo con las actividades en las que te enfocas?, estas cosas pueden ser una pista para darte cuenta en que y como inviertes tu tiempo.
Puesto que es innegable la importancia de llevar una buena gestión del tiempo, es preciso evaluar como repartes tus actividades y poner en práctica estos consejos básicos que bien implementados traen resultados.
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