Preparar la nómina de tus empleados en una hoja de Excel es un verdadero dolor de cabeza. Aunque seas fan de los post it de colores y las carpetas perfectamente ordenadas en el archivo de la oficina es momento de aceptar que los tiempos cambian y que es necesario evolucionar. La computación en la nube se ha convertido en un término que se escucha con frecuencia en el mundo de los negocios y lo mejor, es que tu departamento de recursos humanos puede ver beneficios reales con estos sistemas desde el principio. En esta publicación te explicaremos cómo la gestión de nómina en línea puede beneficiarte a ti y a tu empresa.
¿Qué es la gestión de nómina?
Un proceso de gestión de nómina en línea se refiere básicamente a la administración de los registros financieros de tus colaboradores como por ejemplo: sueldos, salarios, bonificaciones, deducciones, etc. Todas las empresas pequeñas, medianas o grandes deben gestionar sus nóminas correctamente.
Existen tres métodos básicos para gestionar las nóminas de los empleados: la gestión de nómina interna, la gestión de nómina con outsourcing o la gestión de nómina en la nube ¿Cuál utilizas tu? Veamos un poco sobre qué trata cada uno:
- Gestión de nómina interna
Una empresa que gestiona su nómina internamente es aquella que cuenta con un equipo de profesionales de recursos humanos que se encargan de hacer los cálculos de los salarios, deducciones, compensaciones y particularidades como seguridad social, impuestos, tiempo de trabajo, etc. con la ayuda de hardwares, software de paquetes físicos e incluso manualmente.
- Gestión de nómina subcontratada o con outsourcing
Es cuando una empresa subcontrata a una consultoría en contabilidad o en gestión de recursos humanos para que asuma toda la carga laboral que conlleva la gestión de nómina en línea. Esta es una solución que a simple vista para ser la más idónea para olvidar por completo el dolor de cabeza que conlleva preparar la nómina, sin embargo es importante considerar que cuando se subcontrata este tipo de servicio se pierde autonomía en cuanto a los datos de los empleados y además, suele ser un servicio costoso.
- Gestión de nómina en línea
La gestión de nómina en línea consiste básicamente en realizar todos los asuntos de tus empleados a través de un programa informático en Internet. Podríamos decir que la gestión de nómina en línea es una mezcla entre la gestión de nómina interna y el outsourcing de nómina ya que se requiere de la contratación de un proveedor quien es el que pone a disposición el software con el que el usuario puede interactuar con los datos y acceder a distintas funcionalidades.
Tener la posibilidad de gestionar los asuntos de tus empleados a través de un sistema en línea permite reducir tu carga de trabajo, garantizar la exactitud de los pagos, ser más eficiente y tener tiempo para desarrollar iniciativas atractivas para los empleados como por ejemplo planes de crecimiento, bonos e incentivos, capacitaciones, etc.
Veamos de una forma mucho más detallada las ventajas que tiene para tu empresa gestionar los asuntos de nómina con ayuda de un sistema en la nube.
Gestión de nómina en línea: 4 ventajas
- Una opción fácil de usar
Uno de los beneficios más significativos de este tipo de tecnología es que es una opción muy fácil de usar. Anteriormente, instalar un software empresarial significaba que un técnico pasara horas instalando el sistema en cada computador de la empresa, sin contar que la configuración podía tardar días en estar lista. Adicional a esto, los empleados debían ser entrenados durante semanas para que así lograran entender toda la plataforma.
Un software de gestión de nómina en línea es fácil de instalar y de utilizar. Su plataforma intuitiva permite que los empleados puedan estar a bordo desde el primer día sin tener que recurrir a personal técnico, gastos de instalación ni largos procesos de capacitación.
Con este sistema podrás fomentar la colaboración, fortalecer las comunicaciones, impulsar la productividad, romper las barreras y aprovechar los datos de tus empleados de una forma fácil y segura.
- Permite ahorrar costes
Al contrario de lo que muchos piensan, manejar los asuntos de nómina en papel no es barato. En el mundo empresarial el tiempo es dinero y con un software de este tipo que simplifique las actividades de nómina podrás ahorrar una cantidad significativa de tiempo en comparación con la realización manual de todos los cálculos.
Además, con un sistema como este no necesitas invertir en hardware como servidores o paquetes de software físicos, ahorras papel gracias a que toda la información se aloja en Internet, no necesitas subcontratrar o contratar más empleados para atender los asuntos de recursos humanos y además, es una solución que ayuda a optimizar el presupuesto del departamento, lo que significa que tu empresa podrá ahorrar dinero a largo plazo ya que con un sistema en la nube solo tienes que pagar una cuota mensual en función del número de usuarios y módulos contratados.
- No necesitas personal técnico
Con la nómina en la nube no se requiere personal técnico para gestionar el mantenimiento de la infraestructura informática. La mayoría de estos sistemas cuentan con partners que ofrecen asesoría o servicio técnico remoto en caso de que tengas dudas con alguna funcionalidad del sistema.
- No hay que pagar por instalación
La mayoría de los proveedores de software en la nube ofrecen una tarifa por usuario. El sistema está alojado en la nube y no necesita una instalación en un hardware sino que el sistema está 100% disponible en la web. Esto facilita la adopción del sistema y el aprovechamiento inmediato de cada una de sus funcionalidades.
Anímate a incorporar lo mejor de la tecnología en tu departamento de recursos humanos y comienza a obtener beneficios de una solución de nómina global basa en la nube, ofrecida con seguridad, escalabilidad y flexibilidad. Con este sistema, tu nómina estará fluidamente unida al sistema de recursos humanos en un ambiente completamente seguro y preciso.
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