Una de las actividades esenciales que los gerentes o departamentos de recursos humanos necesitan realizar para llevar un máximo control de sus trabajadores y de las operaciones generales de la empresa es el control de asistencia. Marcar una tarjeta todos los días, anotar la hora de llegada o anunciarse cuando digan su nombre son algunos de los mecanismos utilizados para saber si un empleado está o no cumpliendo sus horas de trabajo. Pero, ¿Qué tan importante es el control de asistencia del personal para una empresa? En este artículo te lo contamos.
La primera función de un control de asistencia es básica: saber cuando un empleado entra o sale de la empresa. Los empleadores necesitan saber qué colaboradores están trabajando, cuándo y todo lo relacionado el tiempo dentro de oficina.
La otra razón es porque los empleadores tienen que considerar el costo del ausentismo el cuál aunque no lo parezca, tiene un impacto mayor que el costo de los salarios y beneficios; recopilar los datos de asistencia permite ir más allá de conocer la cantidad de horas que los empleados trabajan, comprender las necesidades laborales, las tendencias de vacaciones y tener una pista de auditoría para el cumplimiento normativo.
Con un control de asistencia bien desarrollado los gerentes pueden conocer con certeza el monto exacto de los costos indirectos de la empresa como, por ejemplo: la rotación de personal, productividad perdida, volumen de negocios, reentrenamiento, programación, etc. y así, detectar las fallas que pudieran existir, optimizar el presupuesto de recursos humanos, etc.
Ahora, veamos con mayor detalle otras razones por las que es importante llevar un control de asistencia del personal:
Importancia de llevar un control de asistencia del personal:
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Define un horario para todos
Si bien, los millenials y las nuevas generaciones de empleados han demostrado el poder de la autonomía en el trabajo. Sin embargo, para que una empresa sea exitosa debe ser ordenada y controlar todos sus procesos, entre esos el horario de entrada y salida de cada colaborador. Establecer un horario para todos permite que tus empleados sean conscientes de que deben cumplir sus funciones dentro de ese tiempo, ser más productivos y responsables con la empresa.
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Mayor orden en la nómina
Disponer de un control de asistencia ayuda a calcular de forma ágil y exacta si los empleados cumplen con las horas pautadas y así, pagar de acuerdo a las horas trabajadas. Esto también es importante cuando se trabaja con distintos tipos de horas laborales: extras, nocturnas, festivos, etc.
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Permite recopilar información valiosa
Monitorear la asistencia de los empleados permite a las empresas obtener y recopilar información con la que pueden hacer un seguimiento más profundo como, por ejemplo: verificar qué empleados tienen más ausencias injustificadas, qué empleados tienen retrasos constantes, etc. y así tomar decisiones de contratación importantes para la empresa, detectar necesidades laborales en los empleados e idear planes que permitan aumentar la productividad y generar mayores ganancias.
Cuando se monitorea la asistencia de los empleados debe seguirse la premisa de que los empleados que están a tiempo son los más están preparados para cumplir con sus deberes y por ende, los que cumplirán con todas sus tareas diarias.
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Ayuda a establecer beneficios especiales objetivamente
Cuando hablamos de ofrecer beneficios especiales para empleados, un aspecto que debe garantizarse es la objetividad y transparencia en el proceso. ¿Cómo son evaluados los bonos e incentivos de tus trabajadores? Llevar un control de asistencia permite ser objetivo en la evaluación del empleado, con estos datos podrás dar beneficios adicionales a la puntualidad de los empleados o que trabajen más horas de las pautadas, así fortalecer la relación laboral y fomentar el compromiso.
¿Cuáles son los tipos de informes de asistencia de empleados?
Anotar la hora de llegada y salida de cada empleado en un folio todos los días es cosa del pasado. Hoy día las empresas cuentan con tecnologías que permiten rastrear la asistencia, recopilar la información y crear informes fácilmente como, por ejemplo, un software de asistencia.
Con este tipo de herramientas los gerentes o responsables de recursos humanos pueden crear informes de diferentes tipos como, por ejemplo,
- Timecard: rastrea los patrones de entrada y salida de los empleados, excepciones, ediciones de los supervisores
- Programación: revisión de los horarios de trabajo de los empleados, cobertura de turnos, comparación de horas reales / programadas
- Gestión de la mano de obra: recopilación de excepciones específicas, beneficios, salarios, datos históricos
- Seguimiento de costos: moneda, horas, pago histórico, pago bruto.
- Previsiones presupuestarias: seguimiento del presupuesto laboral y planificación
- Crear informes personalizados de acuerdo a las necesidades laborales y de nómina de la compañía.
Otra de las grandes ventajas de este tipo de herramientas es que incluyen módulos personalizados en los que puedes incluir excepciones o tratamientos especiales para ciertos empleados como por ejemplo aquellos empleados que trabajan ciertos días desde casa o aquellos que básicamente desarrollan su labor fuera de oficina.
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