Una de las labores más importantes que los profesionales de recursos humanos deben hacer es administrar el pago de nómina de forma correcta. La nómina es una actividad importante para cualquier compañía que desee creer y sea consciente de la importancia del talento humano para lograrlo ya que las tareas de nómina no se limitan a simplemente dar un cheque a cada empleado cada mes sino que abarca detalles como cumplir con leyes federales, estatales y locales, generar informes financieros exactos, etc.
En otras palabras, podríamos decir que como responsable de recursos humanos es necesario que cumplas y administres adecuadamente los deberes de nómina. Por suerte, como responsable de recursos humanos puedes idear estrategias para administrar el pago de nómina de forma correcta y gestionar actividades como el pago y la puntualidad de los empleados que ayudan a fortalecer tus operaciones de nómina y de recursos humanos en general.
En Paynext hemos preparado para ti y tu empresa 7 tips para lograr administrar el pago de nómina de forma correcta y eficiente. ¿Preparado? Comencemos.
Administrar el pago de nómina: 7 tips para hacerlo
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Presta atención a la frecuencia
Tener una frecuencia de pago definida para la nómina es fundamental para desarrollar esta actividad de forma organizada y correcta. El pago de la nómina no es algo que debe tomarse a la ligera y ser realizado cuando sobre un poco de tiempo en la oficina, es recomendable que elijas un periodo de pago constante como por ejemplo; semanal, quincenal o mensual.
Examina las leyes de pago de tu localidad y en base a ello establece un calendario de pagos para tu recurso humano.
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Apóyate en los depósitos directos
Los cheques de pago son una de las cosas que han quedado en el pasado cuando se trata de administrar el pago de los colaboradores de forma correcta ya que además de generar retraso en la contabilidad de la empresa en general, son más susceptibles a robo o extravío.
Puedes apoyarte en los depósitos directos para pagar al día a tus empleados, hoy día muchas entidades bancarias ofrecen planes de cuentas nómina a empresas con las que puedes incluso, asociar el software para nómina y hacer el pago a un montón de empleados con dos o tres clics.
Investiga acerca de los planes de cuentas nómina de las entidades bancarias de tu localidad y anímate a implementar esta modalidad de pago.
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Implementa un sistema de cronometraje
¿Crees que es lógico pagar lo mismo a un empleado que falto tres días en el mes y a otro que fue puntual y no tuvo ninguna falta? Cuando se trata de administrar el pago de nómina, la asistencia y el horario de trabajo de los empleados es algo que debe tomarse muy en cuenta.
Para ello, puedes hacer que los trabajadores llenen hojas de tiempo semanales o instalar un reloj de tiempo. Este tipo de sistemas pueden ayudarte a conocer con exactitud a qué hora está llegando a la oficina cada empleado y si logras integrar un sistema que logre administrar el pago de nómina e integrar la puntualidad de los empleados dicha información, puede verse reflejada de forma directa en el recibo de pago
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Recuerda retener los impuestos federales
Un consejo que no puede faltar en este artículo es tomar en cuenta los respectivos impuestos federales sobre nómina al momento de pagar a tus empleados como por ejemplo, la seguridad social, obligaciones tributarias federales, contribuciones de seguro de desempleo, etc.
Estos impuestos varían según el país o localidad en la que se encuentre tu empresa, así que si es necesario pide asesoría con un experto, ya que el incumplimiento de estos pagos podría traer graves consecuencias para tu empresa.
Asimismo, es recomendable que para no olvidar este tema entregues a todos tus empleados los respectivos formularios para que sean completados y devueltos a tiempo antes de comenzar a generar los respectivos pagos. Esto es algo que puedes hacer durante el proceso de onboarding.
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No olvides los beneficios
Los beneficios para tus empleados no pueden faltar al momento de administrar la nómina. Si proporcionas a tus empleados beneficios como seguro de salud, cuentas de gastos flexibles, planes de jubilación, etc. esto es algo que debe reflejarse cada mes en el recibo de pago del empleado.
Tu departamento de recursos humanos debe prestar atención a estos beneficios, ya que los mismos deben ser constantes y entregado de forma correcta para realmente funcionen y sean apreciados por los colaboradores.
Otros de los beneficios que debes reflejar a tus empleados es el tiempo libre remunerado como por ejemplo duelo, vacaciones, días de enfermedad, días personales, etc.
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Trabaja de la mano del departamento de contabilidad
El departamento de recursos humanos es una unidad que debe trabajar de forma integrada con el resto de los departamentos de la empresa como por ejemplo, el departamento de contabilidad y finanzas.
La contabilidad de nómina permite controlar los gastos asociados a la nómina de la empresa, asignar salarios, realizar deducciones en los pagos, realizar conciliaciones de pagos e informes de impuestos y contabilidad, etc.
Por ello, es necesario que desarrolles una relación armónica entre tu departamento de recursos humanos y los encargados del área de contabilidad de tu empresa.
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Automatiza el pago de tu nómina
Otro de los mejores consejos que podemos darte para administrar el pago de tus empleados de forma correcta y eficiente es invertir en tecnologías que te permitan automatizar el proceso.
Hoy día cuentas con opciones de software diseñados especialmente para procesar la nómina de cualquier empresa y capaces de tomar en cuenta aspectos como: beneficios, impuestos federales, puntualidad de los empleados y asuntos contables.
Con un software para nómina, tu departamento de recursos humanos puede ser mucho más eficiente con el tema de los pagos, dejando todas las actividades administrativas en manos del sistema y ocupándose de las tareas mucho más estratégicas como por ejemplo: desarrollar planes de beneficios, mejorar los procesos de onboarding, impulsar el reclutamiento de calidad, etc.
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